社保档案数字化管理制度

社保档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范社会保险档案数字化管理全流程工作，提升社保档案管理规范化、信息化、便民化水平，保障社保档案数据安全完整，充分发挥档案支撑社保公共服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国社会保险法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规及国家社保档案数字化标准规范，结合社会保险管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于各级社会保险经办机构（以下简称“经办机构”）开展的各类社会保险档案数字化采集、整理、存储、传输、利用、保管、销毁全流程管理，覆盖职工养老保险、城乡居民养老保险、基本医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险各类社保业务档案，以及社保经办机构内部管理类、党群类档案的数字化工作，包括存量档案数字化加工和增量档案电子化管理。第三条社保档案数字化管理遵循以下基本原则：统一规划、分级负责，严格执行国家统一的技术标准和业务规范，统筹推进本区域数字化工作，各级经办机构落实本级主体责任；规范标准、保证质量，严格执行各环节质量要求，确保数字化成果真实准确与实体档案一致；安全可控、保密优先，严格落实保密管理和个人信息保护要求，保障档案数据全生命周期安全；共享便利、服务高效，在合规前提下推进档案数据跨区域、跨部门共享，支撑社保业务“一网通办”“跨省通办”。第四条社保档案数字化管理的总体目标为：2030年前完成所有存量到期应数字化社保档案数字化加工，实现新增档案电子化归档全覆盖，建成省级集中统一的社保档案数字化管理体系，实现档案数据可检索、可共享、可利用，全面替代实体档案日常业务利用，大幅提升社保经办效率和服务便民水平。第二章组织管理与职责分工第五条省级社会保险经办机构统筹管理全省社保档案数字化工作，履行以下职责：制定全省社保档案数字化中长期规划和统一技术标准、业务规范；统筹推进省级社保档案数据中心建设，集中存储全省数字化社保档案原始数据；组织开展全省社保档案数字化业务培训和工作督导；组织开展全省数字化工作质量抽查和安全检查；协调跨区域、跨部门档案数据共享对接工作。第六条市级、县级经办机构是本级社保档案数字化工作的责任主体，履行以下职责：制定本级社保档案数字化工作年度实施方案，落实工作经费预算；组织开展本辖区存量实体档案的梳理、鉴定、出库移交数字化加工；对数字化加工全流程进行现场监督和质量管控；组织开展本级数字化成果的验收工作；负责本级数字化档案的日常管理、利用审批和安全管控；按要求向上级汇集数字化档案数据。第七条经办机构内设部门职责分工：档案管理部门牵头负责数字化工作的组织实施，全流程质量和安全管理；信息部门负责提供数字化工作所需软硬件技术支持，做好档案管理系统与核心业务系统的对接，保障网络和系统安全；业务部门负责对拟数字化档案的业务真实性、完整性进行前期审核，对数字化过程中发现的业务错漏问题配合修正；财务部门负责落实数字化工作经费，包括设备采购、外包服务、存储运维、数据备份等经费的预算编制和拨付；保密管理部门负责对数字化工作中的保密事项进行审核监督，落实保密管理要求，查处违规泄密行为。第八条委托社会化机构开展数字化加工的，应当明确加工机构的资质要求和职责：加工机构必须具备合法的档案数字化加工资质，近3年无涉密违法违规、信息泄露等不良记录，入选政府采购档案服务服务机构名录；经办机构应当与加工机构签订正式服务合同和保密协议，明确双方权利义务、质量要求、安全责任和违约责任；加工机构应当严格按照本制度规定的流程和质量标准完成加工任务，服从经办机构现场管理和质量抽检，不得复制、留存、泄露任何社保档案信息，加工完成后所有存储介质中的档案数据必须彻底清除，所有纸质档案余料统一交回经办机构处理，不得带离加工场地；加工机构应当指定专门的现场负责人和安全管理员，所有加工人员必须经过保密培训和业务培训，考核合格后方可上岗。第三章数字化前处理工作规范第九条档案出库清点：数字化加工前，档案管理部门应当对拟数字化的档案进行逐卷逐件清点，核对档案数量、编号，与档案管理系统目录数据进行比对，做到账物相符，填写《社保档案数字化出库登记表》，明确出库时间、档案批次、档案件数、案卷编号范围、经办人签字确认；对出现破损、字迹褪变的档案，应当先进行修复、脱酸、补强处理，对装订妨碍扫描的档案，应当拆除装订，拆除过程中不得损坏档案原件，保留所有原始凭证材料，拆除的金属装订物统一回收销毁，不得随意丢弃。第十条档案鉴定审核：数字化前必须完成档案价值鉴定，对已经超过保管期限且无保存价值、按规定程序报批同意销毁的档案，不再进行数字化；对涉及国家秘密、敏感工作信息的档案，应当按保密规定划定密级，单独存放，符合数字化要求的按涉密加工流程处理，不得违规数字化接入非涉密网络；对缺失核心材料的档案，应当退回业务部门补全后再开展数字化。第十一条目录数据整理：原有档案目录核心要素不完整、不规范的，应当先进行目录数据补录修正，确保每一件档案的件号、案卷号、参保人姓名、社会保障号码、档案类别、形成日期、保管期限、业务经办机构等核心目录要素准确完整，目录信息与实体档案内容一致，为扫描后数据挂接做好准备。第十二条档案分页编号：对装订成卷的多件档案，按照业务办理单元拆分单件，每一页标注唯一页号，空白页不编号，补充修正页标注对应页号，确保扫描后档案顺序准确不混乱。第四章数字化加工流程与质量管控第十三条扫描技术参数标准：社保档案扫描统一执行以下参数要求：分辨率，普通业务档案扫描分辨率不低于300dpi，字迹偏小、原始模糊的档案分辨率不低于400dpi；色彩模式，普通白纸黑字档案采用黑白二值扫描，带有彩色印章、彩色图表、照片的档案采用24位真彩色扫描；文件格式，扫描成品保存为JPEG格式用于日常利用，同时保存TIFF格式原版图像用于长期存档；图像命名，统一按照“档案类别-年度-统筹区代码-案卷号-件号-页号”规则命名，确保跨区域数据交换可识别。第十四条扫描图像预处理：扫描完成后必须逐张进行图像预处理，具体要求：纠偏处理，对倾斜角度大于3度的图像进行旋转纠偏，保证图像边框端正，符合阅读习惯；去污处理，去除图像上的脏点、污渍、多余装订孔痕迹，不得涂抹修改原始档案内容，因去污造成原始信息丢失的判定为不合格；裁边处理，去除图像多余白边，保留档案原始边框和所有内容，不得裁切掉原始档案的文字、印章；拼接处理，对超过扫描幅面的大幅档案，分幅扫描后进行无缝拼接，保证内容完整、比例准确，拼接痕迹不影响内容识别。第十五条OCR识别处理：所有数字化档案必须完成光学字符识别（OCR）处理，生成可检索全文文本，OCR识别准确率要求：整体汉字识别准确率不低于98%，身份证号、社会保障号码、缴费金额、待遇标准等核心数字信息识别准确率不低于99.5%，识别错误的内容必须进行人工校对修正，确保数字化档案支持全文检索。第十六条数据挂接：扫描图像和OCR文本应当准确挂接到社保档案管理信息系统，挂接准确率必须达到100%，挂接完成后按不低于10%的比例抽检，核对目录数据、数字图像、实体档案三者信息是否一致，发现错挂、漏挂立即修正。第十七条实体档案归库：数字化加工完成并验收合格后，实体档案应当按照原整理顺序装订、归库，重新装订采用符合档案长期保存要求的装订材料，不得损坏档案原件；归库时填写《社保档案数字化归库登记表》，核对档案数量无误后由经办人、负责人签字归档，发现实体档案丢失、缺损的，立即启动追查程序，按档案管理规定追究相关人员责任。第十八条加工过程三级质检制度：数字化加工过程实行三级抽检管控，加工班组自检：加工人员每日完成当日加工任务后，对当日加工成果100%自检，不合格品立即返工；加工机构质检：加工机构现场质检人员对当日加工成果按不低于20%比例抽检，批次合格率低于99%的，整批退回返工；经办机构抽检：经办机构档案管理人员每周对初检完成的批次按不低于5%比例抽检，批次总合格率低于99.5%的，要求加工机构整批次重新加工。第五章数字化成果质量验收标准第十九条所有完成加工的数字化成果必须经过经办机构组织的正式验收，验收合格后方可正式入库纳入管理，验收内容包括实体档案完整性、目录数据准确性、图像质量、OCR质量、数据挂接准确率五个维度。第二十条数字化成果质量合格具体标准：实体档案合格率100%，无丢失、无缺损、顺序无错乱，所有原始材料完整保留；目录数据合格率，核心目录要素准确率100%，非核心目录要素准确率不低于99%；图像质量合格率不低于99.5%，图像清晰可识别，无缺页、漏扫、倾斜、污渍影响阅读，参数符合标准要求；OCR识别合格率，整体识别准确率不低于98%，核心信息准确率100%；数据挂接准确率100%，不存在错挂、漏挂问题。第二十一条验收程序：加工机构完成批次加工后，向经办机构提交验收申请、批次成果清单、自检报告；经办机构组织档案、信息、保密部门组成验收小组，按不低于10%的比例抽验成果；验收合格的，出具数字化成果验收合格意见书，双方签字确认；验收不合格的，出具整改通知书，明确整改要求，限期整改后重新验收，整改后仍不合格的，终止服务合同，按合同约定追究加工机构违约责任。第六章数字化档案存储与安全管理第二十二条存储架构：数字化社保档案数据实行省级集中存储、分级授权管理，省级社保档案数据中心存储全省数字化档案的原始数据和备份数据，各级经办机构仅可存储本级业务使用的缓存数据，原始数据不得分散存储在市级、县级节点。第二十三条存储硬件要求：存储介质采用企业级磁盘阵列，存储容量按每100万件档案不低于10TB标准预留空间，每年根据新增档案规模完成扩容，存储设备可用性不低于99.99%，具备冗余备份、故障自动切换功能，满足7*24小时业务访问需求。第二十四条网络安全管理：数字化社保档案数据存储在社保内部业务专网，与互联网实行物理隔离，严禁将未脱敏的原始档案数据存储在连接互联网的设备上，严禁通过互联网传输原始档案数据；跨部门、跨区域共享数据必须通过合规政务共享交换平台传输，严格落实数据脱敏要求。第二十五条分级权限管理：建立严格的用户权限分级管理制度，不同岗位分配不同操作权限：系统管理员仅负责系统维护和权限分配，不得直接查阅、下载档案内容；档案管理人员仅负责档案数据维护、日常管理，不得违规向外部提供档案数据；业务经办人员仅可查阅办理业务所需的对应档案信息，不得查阅无关档案；查询服务人员仅可按规定为公众提供本人档案查询服务，不得违规查询他人信息；所有操作系统自动留存操作日志，操作日志保存期限不低于5年，所有操作可追溯。第二十六条保密与个人信息保护：涉密档案数字化必须在符合保密要求的涉密场所开展，使用涉密存储设备，加工人员符合涉密人员管理要求，数字化成果不得接入非涉密网络；所有涉及个人信息的社保档案，严格按《个人信息保护法》要求管理，严禁违规泄露、买卖、公开社保档案个人信息；工作人员离岗离职时，必须交回所有存储介质，注销系统权限，签订离岗保密承诺书，明确离岗后继续承担保密责任。第二十七条外包加工现场安全管控：外包数字化加工的加工场地原则上必须设在经办机构指定的内部安全区域，确需在外设置场地的，加工场地必须符合安全保密要求，全程安装监控设备，监控录像保存期限不低于6个月；加工人员进出场地必须登记，严禁携带个人移动存储设备、具有拍照功能的电子设备进入加工场地，经办机构安排专人全程现场监督。第七章数字化档案利用与共享管理第二十八条数字化社保档案利用范围包括：社保业务经办审核、待遇核发、关系转移等内部业务利用；纪检监察、审计、司法机关等法定部门查档；参保单位、参保个人查询自身社保信息；跨区域社保经办机构业务协同共享；政务服务跨部门信息共享。第二十九条利用审批流程：内部业务利用，经办人员凭系统权限直接查阅，批量导出档案数据的，需经本部门负责人审批，登记利用台账；外部法定单位查档，需出具单位介绍信、查档人工作证件，经档案管理部门负责人审批，登记后可查阅，复制件加盖档案查询专用章，不得带出原始数字档案存储设备；个人查询，参保个人凭本人身份证件或实名认证后可线上线下查询本人档案，代理查询需出具委托人授权委托书和代理人身份证件，方可查询；跨部门跨区域共享，需签订共享协议，明确共享范围、用途、安全责任，限定仅用于约定的政务服务用途，不得挪作他用。第三十条利用效力：数字化社保档案复制件，加盖经办机构档案查询专用章后，与实体档案具有同等法律效力，可用于政务办理、司法诉讼等场景。第三十一条共享服务支撑：数字化档案数据按照全国社会保险公共服务平台统一标准完成接口对接，支撑社保业务“跨省通办”，跨区域办理业务需要调阅档案的，通过全国社保档案共享通道调阅数字化成果，无需参保人员转移纸质实体档案，提升服务效率。第八章备份与应急管理第三十二条多重备份制度：数字化社保档案数据实行三重备份：在线备份，原始数据每日做增量备份，每周做一次全量备份，存储在线存储设备；离线备份，每季度对新增数据做一次全量离线备份，离线介质采用蓝光光盘或企业级加密移动硬盘，存放在符合档案保管要求的专用库房，与在线存储场地异地存放，异地距离不低于50公里，避免灾害同时损毁所有数据；异灾备份，省级数据中心在不同行政区域建立异灾备份中心，每月同步一次全量数据，发生重大灾害后可快速恢复数据。第三十三条备份介质管理：离线备份介质建立统一台账，登记备份时间、容量、批次、存放位置，每半年对备份介质进行一次可读性检测，发现介质损坏、数据读取异常的，立即重新制作备份，防止数据丢失。第三十四条应急管理：各级经办机构制定社保档案数字化数据安全应急预