AI办公高级应用案例教程（微课版） 课件 任务十三 制作公司采购流程图、任务十四 制作库存管理表

AI融合创新系列教材AI办公高级应用案例教程（微课版）制作公司采购流程图任务十三（一）常见的思维导图类AI工具（二）使用AI工具生成思维导图的方法一、知识准备知识准备TreeMind树图支持在线绘制思维导图、逻辑图、组织架构图、鱼骨图等多种类型的图形，并提供了丰富的思维导图资源库，同时它还具有跨平台文件同步、团队协作与管理等功能，可以帮助用户提高学习和工作效率。如右图所示。（一）常见的思维导图类AI工具1．TreeMind树图亿图脑图是一款跨平台的思维导图软件，可在手机端、PC端和网页中进行多端操作，它提供了丰富的智能布局、多样性的展示模式，以及精美的设计元素和预置的主题样式，广泛应用于人们的学习、工作、生活等场景中。（一）常见的思维导图类AI工具2．亿图脑图为了简化操作，提高用户制作思维导图的效率，亿图脑图还引入了AI功能，用户可以基于该功能一键生成思维导图，如右图所示。Xmind‌AI作为一款知名的思维导图工具，融入了AI智能辅助功能，能够根据用户输入的初步信息智能推荐流程结构和节点内容，大大节省了用户构思和绘制的时间。（一）常见的思维导图类AI工具3．XmindAI用户可以登录Xmind‌AI官网，单击“一键生成”按钮，打开“一键生成思维导图”对话框，如左图所示，在其中单击“文本”“文档”或“网页”选项卡，以快速生成思维导图。图片转思维导图功能适用于已有图片的情况，如采购流程图、业务流程图等，AI能够自动识别图片中的关键信息、流程节点和逻辑关系，并将其转化为结构化的思维导图，从而省去了手动绘制的烦琐过程，同时还能对转化后的思维导图进行编辑和优化。如左图所示。（二）使用AI工具生成思维导图的方法1．图片转思维导图文档总结转思维导图适用于已有整理好的文字文档的场景，如采购流程详细文字文档、项目策划书等，AI可以快速提炼出这些文档的核心内容，并梳理出各个主题的主要部分、逻辑结构以及关键要点，用户只需在自动生成的思维导图的基础上进行微调，如添加或修改节点、调整分支布局等，就能确保最终生成的思维导图更贴合实际需求，并具备清晰度和准确性。如右图所示。（二）使用AI工具生成思维导图的方法2．文档总结转思维导图二、案例分析（一）案例目标本案例以制作一份完整的采购流程图为核心目标，要求清晰呈现从采购需求提出到物资验收入库的全过程，并明确各环节的具体操作步骤、时间节点等关键信息。通过该流程图，公司内部员工能够直观了解采购的工作流程，便于各部门之间协同配合，同时也为新员工提供清晰的操作指引，以提高采购工作的准确性和效率。二、案例分析（二）制作思路使用DeepSeek生成采购流程标准框架和关键控制点的文档。该文档需包含采购流程各环节的具体说明，从而为后续思维导图的制作提供内容基础，其具体操作如下。三、案例制作

利用DeepSeek生成采购文档（一）使用DeepSeek生成采购文档将DeepSeek生成的采购文档成功保存到Word中后，要对文档内容进行优化排版、统一格式等操作，以便AI工具能生成结构清晰、层次分明的采购流程图，其具体操作如下。三、案例制作1为所选文本应用“标题1”样式（二）使用Word编辑采购文档三、案例制作3编辑文档2为所选文本应用“标题2”样式在TreeMind树图中，以整理后的采购文档为依据，自动构建采购流程的思维导图框架，然后对生成的思维导图进行整体检查和美化，确保各主题之间的逻辑关系正确，且内容美观，其具体操作如下。三、案例制作1单击“点击上传文档”按钮（三）使用TreeMind树图生成思维导图三、案例制作3单击“AI一键总结”按钮2上传文档三、案例制作5单击“退出分屏”按钮4查看文档分析进度三、案例制作6选择思维导图骨架7更改思维导图的配色四、拓展案例制作效果与思路使用亿图脑图一键生成思维导图1使用亿图脑图生成的思维导图2输入生成思维导图的具体要求感谢聆听AI办公高级应用案例教程（微课版）AI融合创新系列教材AI办公高级应用案例教程（微课版）制作库存管理表任务十四（一）跨表/跨源数据整合（二）智能分析与预测一、知识准备知识准备要实现跨表数据整合，可以借助Excel中的函数，如VLOOKUP函数、INDEX+MATCH函数等，通过设定匹配条件，从不同工作表中提取出所需数据并进行整合。也可以利用AI工具，如ChatExcel内置的“多表合并”功能，如右图所示。（一）跨表/跨源数据整合1．跨表数据整合跨表数据整合是指对同一文件不同工作表中的数据进行关联、合并或汇总等操作。（一）跨表/跨源数据整合2．跨源数据整合跨源数据整合是指整合来自不同数据源的数据。这些数据源可能包括Excel文件、ERP系统、CRM系统、CSV文件等。例如，库存的基础信息可能存储在公司的ERP系统中，而每日的销售数据则可能来自线上销售平台的CSV导出文件，若要形成完整的库存管理数据，就需要进行跨源数据整合。（二）智能分析与预测1．智能分析智能分析是指利用AI技术对大量数据进行自动化处理和解读，从而发现数据背后隐藏的关联关系、异常模式或业务规律，从而为库存优化提供数据支持。例如，在处理结构化数据（如Excel表格等）时，ChatExcel可以基于自然语言指令快速完成数据清洗、趋势识别、销量预测等任务。（二）智能分析与预测2．智能预测智能预测是在智能分析的基础上，利用AI预测算法（如时间序列分析、回归分析等）并结合历史数据和实时变量（如即将到来的促销活动、市场趋势、供应链变化等），对未来一段时间内的库存需求（如销售量、补货量、缺货风险等）进行定量预判，以帮助企业提前调整库存策略，避免积压或缺货。上图所示为使用匡优Excel进行智能预测的效果。二、案例分析（一）案例目标本案例以制作一份适用于企业日常库存管理的库存管理表为目标，要求该表格能够准确、高效地记录和反映商品的结存、进货、销售量及实时库存等情况。其目的是为企业库存管理提供可靠的数据支持，便于管理人员能及时做出决策，优化库存结构，同时降低库存成本。二、案例分析（二）制作思路使用ChatExcel对不同工作表中的数据进行合并，可以确保数据的一致性与完整性，从而提升库存管理的效率与准确性，其具体操作如下。三、案例制作1使用ChatExcel合并数据（一）使用ChatExcel整合数据2查看合并结果后下载保存基于结存与进货工作表中的数据，接下来将使用OfficeAI自动计算商品的实时库存和剩余件数，其中，实时库存的计算公式为：实时库存=上月结存+本月进货-销售量。在进行计算之前，需要先在Excel中对“合并后的结余工作表.xlsx”工作簿中的数据进行初步处理，以确保数据和字段的正确性，并为后续的自动化计算做好准备，其具体操作如下。三、案例制作1输入文本后调整列宽（二）使用OfficeAI计算实时库存和剩余件数三、案例制作2输入提示词3查看计算结果三、案例制作4输入提示词5查看计算结果使用匡优Excel的数据分析功能对库存数据进行深入挖掘，可以识别库存管理中的薄弱环节和改进机会，并依据分析结果及时调整采购计划、销售策略或库存结构，以实现库存管理的持续优化，其具体操作如下。三、案例制作1