合成生物学海河实验室采购管理办法(试行)

合成生物学海河实验室采购管理办法(试行)第一章总则第一条为规范合成生物学海河实验室（以下简称“实验室”）采购管理工作，提高资金使用效益，保障采购质量，防范生物安全、伦理及合规风险，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国生物安全法》《科学事业单位财务制度》《天津市政府采购管理办法》等法律法规及国家、天津市相关规定，结合实验室合成生物学研究的特殊性，制定本办法。第二条本办法适用于实验室及所属分支机构、项目组使用各类资金（含财政资金、横向科研资金、自有资金、捐赠资金等）开展的货物、工程、服务采购活动，包括但不限于仪器设备、生物试剂、菌株质粒、实验耗材、科研服务、工程修缮、信息化建设等。涉密采购活动除遵循本办法外，还需符合国家保密管理相关规定。第三条采购工作应当遵循以下原则：（一）公开透明原则：采购活动的流程、结果等关键信息依法依规公开，接受内部及外部监督；（二）竞争择优原则：通过公平竞争选择优质供应商，保障采购项目的技术先进性、质量可靠性与性价比；（三）安全合规原则：严格遵守生物安全、伦理审查、知识产权保护、保密管理等规定，防范各类风险；（四）勤俭节约原则：合理配置资源，优先选择节能、环保、性价比高的产品与服务，杜绝铺张浪费；（五）归口管理原则：实验室采购工作由采购管理部门统一归口，各需求部门分工协作，确保流程闭环。第四条实验室成立采购管理委员会（以下简称“管委会”），作为采购工作的决策机构，由实验室主任、分管财务与科研的副主任、财务部门负责人、采购部门负责人、科研管理部门负责人、生物安全委员会代表、纪检监察部门负责人组成，主要职责包括：（一）审议实验室采购管理办法及配套制度；（二）审定重大采购项目（单项预算500万元及以上）的采购方式与实施方案；（三）协调解决采购工作中的重大争议问题；（四）监督检查采购预算执行与采购活动合规性。第五条各部门职责分工：（一）采购管理部门：负责采购工作的统筹实施，包括需求汇总审核、采购方式确定、采购文件编制、采购组织实施、合同签订与履约跟踪、档案归档等；（二）需求部门：负责提出真实、准确的采购需求，提交技术参数、用途说明、预算明细、伦理审查意见、生物安全评估报告等材料，参与履约验收与供应商评价；（三）财务部门：负责采购预算的审核、执行监控、资金支付及成本核算，确保资金使用符合财政及科研经费管理规定；（四）科研管理部门：负责审核采购项目的科研必要性，协调技术专家参与需求评审、采购评审与验收工作；（五）生物安全与伦理委员会：负责审核涉及生物安全、伦理风险的采购项目，出具专项审查意见，监督后续使用环节的合规性；（六）纪检监察部门：负责监督采购活动全流程，查处违规违纪行为，受理供应商及内部人员的投诉举报；（七）技术专家委员会：负责审核采购项目的技术参数合理性、排他性风险，参与评审与验收工作，出具专业意见。第二章采购预算管理第六条采购预算编制应当遵循“统筹规划、精准细化、厉行节约”的原则，与实验室年度科研计划、基础设施建设计划、日常运维需求紧密衔接。第七条需求部门应当于每年10月底前提交下一年度采购预算，预算需明确采购项目名称、技术参数、数量、单价、总预算、资金来源、实施时间、用途说明等内容；涉及生物安全、伦理风险的项目，需同步提交生物安全与伦理委员会的预审查意见。第八条采购预算审核流程：（一）财务部门审核预算的合理性、资金来源合规性，核对是否符合科研经费管理办法及财政资金使用规定；（二）科研管理部门审核项目与科研计划的匹配性，协调技术专家审核技术参数的必要性；（三）采购管理部门汇总审核后的预算，形成实验室年度采购预算草案，提交管委会审议；（四）审议通过的采购预算报实验室主任办公会批准后，作为年度采购执行的依据。第九条采购预算执行过程中，因科研需求调整、市场价格波动等原因确需调整预算的，需按以下流程办理：（一）单项预算调整幅度在10%以内且调整金额不超过20万元的，由需求部门提交调整申请，经财务部门、采购管理部门审核后执行；（二）单项预算调整幅度超过10%或调整金额超过20万元的，需提交管委会审议，审议通过后方可执行；（三）严禁无预算、超预算开展采购活动，确需紧急采购且未纳入年度预算的，需提交主任办公会特批。第十条财务部门、采购管理部门应当每季度联合开展采购预算执行监控，形成预算执行分析报告，对执行进度滞后、超预算风险较高的项目及时预警，督促需求部门调整采购计划。第三章采购方式及适用范围第十一条实验室采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、框架协议采购及特殊物品定点采购，具体适用范围及限额标准如下：（一）公开招标：适用于单项或批量采购预算金额达到200万元及以上的货物/服务项目、400万元及以上的工程项目，符合政府采购公开招标限额标准，且具备充分市场竞争条件的项目。（二）邀请招标：适用于公开招标成本过高或技术复杂、有特定要求，只能从有限范围供应商处采购的项目；邀请供应商数量不得少于3家，且需符合资格条件。（三）竞争性谈判：适用于技术复杂或性质特殊，无法确定详细规格、标准的项目；招标后没有供应商投标或合格供应商不足3家的项目；紧急采购且公开招标无法满足时间要求的项目（需提前报管委会批准）。（四）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需继续从原供应商处添购，且添购金额不超过原合同采购金额10%的项目。采用单一来源采购需经管委会审议，并在实验室内部公示3个工作日无异议后方可实施。（五）询价：适用于货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目，单次采购预算金额不超过50万元的货物项目可采用此方式，询价供应商数量不得少于3家。（六）框架协议采购：适用于一年内需多次采购的通用货物（如常规生物试剂、实验耗材、办公设备等），通过公开招标或竞争性谈判确定框架协议供应商，在协议有效期内（一般不超过2年）按协议约定价格、条款执行采购。（七）特殊物品定点采购：针对合成生物学研究特有的高致病性微生物菌株、重组DNA材料、定制化基因编辑试剂等，经生物安全与伦理委员会审核后，确定具备相应资质的定点供应商，按年度签订框架协议实施采购。第四章采购实施流程第十二条一般采购实施流程：（一）需求申报：需求部门填写《采购需求申报表》，附技术参数书、预算明细、资金来源证明、生物安全/伦理审查意见（如需）、涉密项目审批文件（如需）等材料，提交采购管理部门。（二）需求审核：1.技术专家委员会审核技术参数的合理性、排他性，杜绝设置指向特定供应商的参数；2.财务部门审核预算与年度采购预算的一致性、资金来源合规性；3.生物安全与伦理委员会审核涉及生物安全、伦理风险的项目，出具最终审查意见；4.采购管理部门汇总各部门意见，反馈需求部门修改完善，审核通过后进入采购实施环节。（三）采购方式确定：采购管理部门根据项目预算、技术特性、市场竞争情况，对照本办法第十一条确定采购方式，重大项目提交管委会审定。（四）采购文件编制：采购管理部门负责编制采购文件（招标文件、谈判文件等），明确采购需求、评审标准、合同条款、生物安全要求、保密条款、知识产权条款等内容；技术参数不得带有倾向性或排他性，需经技术专家委员会复核。（五）采购公告发布：公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式需在政府采购平台、实验室官方网站发布公告，公告期限符合政府采购规定（公开招标公告不少于20日，竞争性谈判公告不少于3个工作日）。（六）供应商资格审查：采购管理部门对报名供应商的资质、业绩、信誉、生物安全资质（如需）等进行审查，筛选符合条件的供应商进入评审环节；涉密项目需审查供应商的涉密服务资质。（七）评审：1.评审委员会由5人及以上单数组成，其中技术专家占比不低于2/3，评审专家需从天津市政府采购专家库或实验室专家库中随机抽取；2.评审过程需严格遵循回避原则，与供应商存在利害关系的评审专家、采购人员需主动回避；3.评审需按照采购文件规定的标准和方法进行，评审记录需完整存档，评审结果需经全体评审专家签字确认。（八）结果公示：评审结束后，采购结果在政府采购平台、实验室官方网站公示，公示期限不少于3个工作日；公示期间收到的投诉，由纪检监察部门牵头调查处理。（九）合同签订：公示无异议后，采购管理部门在3个工作日内与中标/成交供应商签订合同；合同需明确标的、数量、质量、价款、履行期限、生物安全责任、保密义务、知识产权归属、违约责任等条款，涉及生物安全的项目需加入《生物安全承诺书》作为合同附件。（十）履约验收：1.货物类验收：常规货物由需求部门、采购管理部门共同完成初验；涉及仪器设备、生物材料的项目，需邀请技术专家、生物安全人员参与终验，仪器设备需完成校准、调试，生物材料需完成活性检测、基因型鉴定、纯度检测等，出具《验收合格报告》后方可入库；2.工程类验收：分初验、终验两个阶段，初验由施工方、需求部门、采购管理部门共同完成，终验需邀请工程技术专家、监理单位参与，对照施工图纸、合同条款逐项验收；3.服务类验收：对照服务内容、交付成果、时间节点进行验收，定制化科研服务需提交技术报告、原始数据等材料，经科研管理部门审核通过后出具验收意见。（十一）资金支付：需求部门凭《验收合格报告》、发票、合同等材料，提交财务部门办理付款；付款需按合同约定的进度支付，原则上预留5%的质量保证金，质保期满且无质量问题后支付。第十三条特殊采购实施流程：（一）涉密采购：需采用保密采购方式，选择具备涉密资质的供应商，评审专家需为涉密人员，采购文件、评审记录、合同等材料按密件管理，严禁在非涉密平台发布信息；（二）应急采购：因科研紧急需求（如突发疫情研究、实验样本时效性要求高）无法按常规流程采购的，需求部门提交《应急采购申请》，经主任办公会特批后，可直接从定点供应商或具备资质的供应商处采购，事后10个工作日内补全采购流程；（三）进口采购：涉及进口仪器设备、生物试剂的项目，需提前办理进口审批手续，委托具备进出口资质的代理机构实施采购，免税项目需按规定办理海关免税备案。第五章供应商管理第十四条实验室建立供应商名录制度，实行“入库审核、动态考核、失信淘汰”的管理机制。第十五条供应商入库需提交以下材料：（一）营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证书）；（二）相关资质证书（如生物安全许可证、GMP证书、涉密资质证书等，按需提供）；（三）近3年的业绩证明、信用报告；（四）《供应商诚信承诺书》，承诺遵守实验室采购规定，不围标串标、不提供虚假材料。第十六条采购管理部门每年度对供应商进行信用评价，评价指标及权重如下：（一）产品质量（40%）：包括生物材料活性、仪器设备稳定性、耗材合格率等；（二）交货及时性（20%）：是否按合同约定时间交付；（三）售后服务（20%）：包括响应速度、维修及时性、技术支持能力等；（四）合规性（20%）：是否存在违规行为、投诉举报记录等。第十七条评价结果分为优秀（85分以上）、合格（60-84分）、不合格（60分以下）：（一）优秀供应商可优先获得框架协议采购资格，在同等条件下优先中标；（二）合格供应商保留名录资格；（三）不合格供应商取消下一年度参与资格；（四）存在围标串标、提供虚假材料、违反生物安全规定等严重违规行为的供应商，列入黑名单，永久禁止参与实验室采购活动，并通报行业主管部门。第六章采购合同与档案管理第十八条采购合同需经实验室法务人员审核，确保条款合法合规、权责清晰；涉及知识产权的项目，需明确约定成果归属：定制化科研服务成果知识产权原则上归实验室所有，仪器设备附带的软件使用权需明确为非独占、可转让使用权。第十九条合同履行过程中，需变更合同条款的，由需求部门、供应商协商提出变更申请，经采购管理部门、财务部门审核后签订补充协议；变更金额超过原合同金额10%的，需提交管委会审议。第二十条采购档案实行“一项目一档”管理，档案内容包括：（一）采购需求申报及审核材料；（二）采购文件、公告、供应商资格审查材料；（三）评审记录、评审报告、结果公示材料；（四）采购合同及补充协议；（五）验收报告、付款凭证；（六）投诉举报处理记录、供应商评价记录等。第二十一条采购档案需由采购管理部门统一归档，保存期限符合《会计档案管理办法》《政府采购法》规定：财政资金采购项目档案保存期限为15年，横向科研资金采购项目档案保存期限至项目结题后5年，涉密档案保存期限按密件管理规定执行。第二十二条内部人员借阅采购档案需经采购管理部门负责人批准，外部单位借阅需出具正式函件，经主任办公会批准后，在监督下查阅，严禁复制涉密档案内容。第七章监督与责任追究第二十三条纪检监察部门、采购管理部门、财务部门共同组成采购监督小组，对采购活动的全流程进行监督，重点监督以下内容：（一）采购方式、流程是否符合本办法及法律法规规定；（二）需求申报是否真实、准确，是否存在拆分项目规避公开招标的行为；（三）评审过程是否公正，是否存在评审专家、采购人员徇私舞弊的行为；（四）合同履行、验收是否符合约定，是否存在虚假验收的行为；（五）资金支付是否符合预算及合同约定。第二十四条内部人员在采购活动中存在以下行为的，由纪检监察部门依规追究责任：（一）未按规定流程开展采购活动，或擅自改变采购方式、调整采购预算的；（二）在需求申报、评审过程中设置排他性参数，为特定供应商谋取利益的；（三）接受供应商贿赂、礼品、宴请的；（四）泄露采购过程中的保密信息，影响采购公正的；（五）在验收环节弄虚作假，隐瞒质量问题的。第二十五条供应商存在违规行为的，按本办法第十七条规定处理；给实验室造成经济损失的，依法追究其赔偿责任；