项目招投标保证金退还制度

项目招投标保证金退还制度第一章总则第一条为规范项目招投标活动中保证金的缴纳、管理与退还流程，保障投标人合法权益，维护招投标市场秩序，防范廉政风险，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合公司实际经营与管理需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司及所属全资、控股子公司（以下统称“招标人”）各类工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目的招投标活动，包括但不限于公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等采购方式。参与投标的法人组织、其他组织或自然人（以下统称“投标人”）、招标代理机构及相关第三方服务单位均应遵守本制度。第三条保证金退还管理遵循“合法合规、及时高效、权责对等、公开透明”原则，确保资金安全、流程规范、责任明确。任何单位和个人不得擅自截留、挪用、侵占保证金，不得无故拖延或拒绝退还保证金。第四条公司招标采购部是保证金退还管理的归口部门，负责制度制定、流程优化、监督检查及跨部门协调；财务部负责保证金账户管理、资金划拨及账务处理；项目使用部门（或需求部门）配合招标采购部开展保证金退还的相关审核工作；纪检监察部门负责对保证金管理中的违规违纪行为进行监督查处。第二章保证金的缴纳第五条缴纳主体投标人应在投标文件提交截止时间前，按招标文件要求向招标人缴纳投标保证金。联合体投标的，须由联合体牵头方以联合体名义统一缴纳保证金，联合体各方对保证金缴纳义务承担连带责任。第六条缴纳方式保证金缴纳方式应符合招标文件约定，可采用以下一种或多种方式：（一）银行转账：投标人须从其基本存款账户将保证金汇至招标人在招标文件中指定的“投标保证金专用账户”，并注明“XX项目（项目编号：XXX）投标保证金”字样，确保款项可追溯。（二）银行保函：投标人应提供由基本存款账户开户行或具备资质的金融机构出具的《投标保证金保函》，保函应为不可撤销、见索即付形式，保函有效期需覆盖投标有效期及保证金退还期限，且保函格式需符合招标文件要求。（三）保证保险：投标人应提供经招标人认可的保险公司出具的《投标保证保险单》，保险条款需明确保险责任、理赔条件及有效期，保险单复印件需随投标文件一并提交。第七条缴纳金额与期限（一）保证金金额不得超过招标项目估算价值的百分之二（2%），但最高不得超过人民币捌拾万元（¥800,000.00）。具体金额以招标文件为准，招标人不得擅自提高或降低缴纳比例。（二）投标人应在投标截止时间前完成保证金缴纳（或保函、保险单提交），资金到账时间以招标人指定账户收款银行回单为准；采用保函或保险方式的，以招标人收到符合要求的保函或保险单时间为准。逾期未缴纳或提交无效的，视为投标人放弃投标资格。第八条账户管理（一）招标人应在招标公告及招标文件中明确保证金专用账户信息，包括账户名称、开户银行、账号、联行号等，并确保账户信息真实、准确、有效。（二）保证金专用账户实行专款专用，严禁用于收取其他款项或与招投标活动无关的资金往来。招标代理机构不得以任何名义代收保证金，禁止使用个人账户、非招标人指定账户或临时账户收取保证金。（三）财务部每月末应核对保证金专用账户流水，确保资金到账、退款记录清晰，与招标采购部台账信息一致，发现问题及时上报处理。第三章保证金退还条件与程序第九条正常退还情形保证金在以下情形下应全额退还（不计利息）：（一）未中标人保证金退还：招标人应在中标通知书发出后5个工作日内，向所有未中标的投标人退还保证金。（二）中标人保证金退还：中标人应在书面合同签订后5个工作日内，向招标人提交保证金退还申请，招标人审核通过后5个工作日内退还保证金。（三）项目终止或取消：因招标人原因（如项目暂停、资金未落实、需求变更导致招标失败等）导致项目终止或取消的，招标人应在决定终止或取消之日起3个工作日内退还所有投标人保证金；因不可抗力（如自然灾害、战争、政策调整等）导致项目无法实施的，招标人应在不可抗力事件结束后5个工作日内退还保证金。（四）其他符合招标文件约定及法律法规规定的退还情形。第十条不予退还情形投标人存在以下情形之一的，招标人有权没收保证金，不予退还：（一）投标人在投标有效期内（自投标截止之日起至中标通知书发出前）无正当理由撤销投标文件的；（二）中标人收到中标通知书后，无正当理由不与招标人订立合同，或者在订立合同时向招标人提出附加条件、更改合同实质性内容的；（三）投标人在投标过程中提供虚假材料、业绩证明、财务报表等，骗取中标的；（四）投标人之间或投标人与招标人之间恶意串通，排挤其他投标人公平竞争，或以行贿等不正当手段获取中标的；（五）中标人未按招标文件要求在规定时间内提交履约保证金的（如招标文件有约定）；（六）投标人违反招投标法律法规或招标文件约定的其他情形，被行政监督部门认定中标无效的；（七）法律法规或招标文件明确规定的其他不予退还情形。第十一条退还程序（一）未中标人保证金退还1.招标采购部应在确定中标人并公示结束后1个工作日内，向财务部提供《未中标投标人名单》及保证金金额明细表。2.财务部在收到明细表后2个工作日内，通过银行转账方式将保证金退还至投标人原缴纳账户，并注明“XX项目未投标保证金退款”。3.退款完成后，财务部应在1个工作日内将退款凭证提交招标采购部，招标采购部在3个工作内核对到账情况，并在《保证金管理台账》中标注“已退还”。（二）中标人保证金退还1.中标人应在书面合同签订后3个工作日内，向招标采购部提交《保证金退还申请表》（需加盖单位公章及法定代表人签字或盖章），并附以下材料：（1）中标通知书复印件；（2）书面合同复印件；（3）投标人收款账户信息（账户名称、开户银行、账号、联行号）；（4）招标采购部要求的其他补充材料。2.招标采购部应在收到申请材料后2个工作日内完成审核，重点核对合同签订情况、材料完整性及账户信息准确性。材料齐全有效的，签署审核意见后提交财务部；材料不齐或信息有误的，应一次性告知中标人在3个工作日内补充或更正，逾期未处理的，视为放弃退款申请。3.财务部在收到审核通过的申请后3个工作日内，通过银行转账将保证金退还至中标人指定账户，并注明“XX项目中标保证金退款”。4.退款完成后，财务部应在1个工作日内将退款凭证反馈招标采购部，招标采购部更新《保证金管理台账》，并将相关材料归档保存。（三）保函、保险方式保证金的退还1.采用银行保函方式的，招标采购部应在退款条件成就后2个工作日内，向中标人或未中标人出具《投标保证金保函返还通知书》，通知其办理保函注销手续。投标人应在收到通知书后5个工作日内，将保函原件交回招标采购部，招标采购部核对无误后予以退还。2.采用保证保险方式的，招标采购部应在退款条件成就后2个工作日内，向保险公司出具《投标保证保险解除通知书》，办理保险单注销手续。保险公司在确认无误后，向投标人出具保险单注销证明，招标采购部将证明复印件交投标人留存。第四章特殊情况处理第十二条项目暂停或延期（一）因招标人原因（如项目需求调整、暂停审批等）导致投标截止时间延期的，已缴纳保证金的投标人可选择继续参与投标或申请无息退还保证金。选择退还的，应在招标人发布延期通知后3个工作日内提出书面申请，招标人应在申请收到后2个工作日内完成退款。（二）因不可抗力或政策调整导致项目暂停的，招标人应在暂停决定作出后2个工作日内通知所有投标人，暂停期间保证金不予计息。项目恢复后，保证金退还流程按正常程序执行；项目最终取消的，按本制度第九条第（三）款执行。第十三条异议与投诉（一）投标人对保证金退还有异议的，应在知道或应当知道权益受损之日起10个工作日内，向招标采购部提交书面《异议函》，说明异议事项、理由、依据及证明材料。异议函需加盖单位公章及法定代表人签字或盖章。（二）招标采购部应在收到《异议函》后5个工作日内组织核查，必要时会同财务部、项目使用部门进行核实，并在核查结束后3个工作日内将处理结果书面答复异议人。异议处理期间，不影响其他符合退款条件的投标人保证金退还程序。（三）异议人对处理结果不服的，可依法向项目所在地县级以上人民政府有关行政监督部门（如财政、住建、发改等部门）投诉，投诉期间，招标人暂停争议保证金的退还（行政监督部门要求暂停的除外）。第十四条争议解决（一）因保证金退还发生的纠纷，当事人应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可依法向招标人所在地人民法院提起诉讼。（二）在争议解决期间，除法律法规或行政监督部门另有规定外，招标人应继续履行保证金退还义务，不得以争议为由拒绝或拖延退款。第十五条账户信息错误处理（一）因投标人提供的退款账户信息错误（如账户名称、账号、开户行等）导致退款失败的，招标人应在发现错误后3个工作日内通知投标人在5个工作日内更正账户信息。投标人在规定时间内更正的，招标人应按新账户信息重新退款；逾期未更正的，退款责任由投标人自行承担，保证金暂存于专用账户，待投标人提供正确信息后退还。（二）因投标人账户被冻结、注销等非招标人原因导致退款失败的，参照前款执行，由此产生的利息损失由投标人承担。第五章责任与监督第十六条招标人责任（一）招标人未按本制度规定及时退还保证金的，自逾期之日起按同期中国人民银行公布的活期存款基准利率向投标人支付利息，造成投标人损失的，应承担相应赔偿责任。（二）招标人或其工作人员违规收取、挪用、侵占保证金，或故意刁难投标人、拖延退款的，视情节轻重给予直接责任人及相关领导纪律处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（三）因招标人原因导致项目终止或取消，未及时退还保证金的，除支付利息外，还应向投标人支付保证金金额百分之五（5%）的违约金，违约金不足以弥补损失的，按实际损失赔偿。第十七条投标人责任（一）投标人提供虚假材料、恶意串通投标或存在其他违法违规行为的，保证金不予退还，并列入公司《供应商不良行为记录名单》，限制其参与公司未来3年内的所有招投标活动。（二）中标人无正当理由不与招标人订立合同，或在订立合同后擅自终止合同的，招标人有权没收保证金，并要求其赔偿由此造成的损失（包括重新招标增加的成本、工期延误损失等）。（三）投标人故意提供错误退款账户信息，或以其他方式妨碍保证金退还的，招标人有权暂停其参与公司招投标活动6个月至1年，并保留追究其法律责任的权利。第十八条招标代理机构责任（一）招标代理机构应严格按照招标文件约定及本制度要求，协助招标人做好保证金收取、退还管理工作，未按约定收取保证金或未及时通知退还的，承担相应责任，情节严重的，取消其代理资格。（二）招标代理机构及其工作人员泄露保证金账户信息、篡改退款记录或与投标人串通违规操作的，招标人有权解除代理合同，追究其违约责任，并报行业主管部门处理。第十九条监督机制（一）公司纪检监察部门、审计部门每半年对保证金管理情况进行一次专项检查，重点检查保证金收取、退还流程的合规性、资金安全性及台账完整性，检查结果向公司总经理办公会汇报。（二）保证金退还信息应在公司内部办公平台及招标公告发布平台同步公示，公示期不少于3个工作日，接受全体员工及社会监督。公示期间收到异议的，按本制度第十三条规定处理。（三）任何单位和个人发现保证金管理中存在违规行为的，可向纪检监察部门举报，举报电话、邮箱等信息在公