试用期签到留存制度

试用期签到留存制度为规范试用期员工考勤管理，确保员工出勤记录的真实性、完整性和可追溯性，保障员工合法权益与企业用工管理秩序，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动合同法实施条例》及公司《员工考勤管理制度》等相关规定，结合公司实际，制定本制度。本制度以国家法律法规为根本遵循，以公司内部管理需求为出发点，通过标准化签到流程与规范留存管理，防范用工风险，提升试用期员工管理效率。所有试用期员工适用同等签到标准，遵循真实性、规范性、可追溯性及公平性原则，确保管理的一致性与公正性。本制度适用于与公司签订劳动合同并处于试用期内的所有员工，包括全职试用期员工（含管理岗、技术岗、操作岗等）、非全日制用工试用期员工及公司外派至分支机构或项目现场的试用期员工。试用期员工在公司规定的办公地点出勤、外勤、出差、远程办公等场景均需遵守本制度签到要求。公司根据员工岗位性质及工作安排，采用线上签到、线下签到及外勤/出差签到等方式，确保签到的便捷性与准确性。线上签到通过公司指定的考勤系统（如企业微信、钉钉、OA系统等）进行人脸识别、指纹识别或密码签到，适用于现场办公及部分远程办公员工；线下签到在指定地点通过纸质《试用期员工签到表》或电子签到设备（如刷卡机、指纹机）签到，适用于无网络覆盖或特殊岗位员工；外勤/出差员工需通过考勤系统提交《外勤/出差申请表》（注明事由、地点、时间、审批人），并附现场工作照片、定位记录等佐证材料，经部门负责人审批后视为有效签到。签到时间与地点需严格遵循公司规定。上班签到以部门规定的上班时间为准，迟到5分钟内（含）为迟到，超过5分钟按迟到处理；下班签到以部门规定的下班时间为准，早退5分钟内（含）为早退，超过5分钟按早退处理。特殊岗位因工作需要调整上下班时间的，需由部门负责人提前3个工作日向人力资源部提交《考勤时间调整申请》，经审批后方可执行。现场办公员工在公司指定的办公区域打卡点签到；远程办公员工通过考勤系统在“居家办公”模块签到，并每日提交工作日报；外勤/出差员工以《外勤/出差申请表》中注明的地点为签到依据，需实时上传定位或现场照片。入职首日，试用期员工需在人力资源部引导下完成考勤系统信息录入（含姓名、工号、岗位、人脸/指纹信息等），并签署《试用期签到知情确认书》，明确签到要求及违规后果。日常签到时，线上签到由员工在规定时间内通过考勤系统完成，系统自动记录时间、地点及方式；线下签到由员工在《试用期员工签到表》上如实填写姓名、日期、签到/签退时间，并由部门考勤员每日核对签字。因系统故障、设备损坏等客观原因无法签到时，员工需在1个工作日内通过考勤系统提交《异常签到补录申请》，注明原因并附部门负责人签字的证明材料，经人力资源部审核后予以补录；忘记签到/签退的，需在24小时内提交《补签申请》，说明原因，部门负责人确认后，人力资源部根据实际情况处理（每月补签不超过3次，超出部分按迟到/早退处理）。特殊情况考勤需按规定处理。员工因病需请假，需提供二级及以上医院出具的《诊断证明》《病历》等材料，提前1个工作日通过考勤系统提交病假申请，经部门负责人审批后，病假期间无需签到，考勤记录按病假处理。员工因个人原因需请假，需提前3个工作日提交《事假申请》（紧急情况可事后补交，但需在请假后2个工作日内提交），说明事由及时间，经部门负责人审批后，事假期间无需签到，考勤记录按事假处理。员工未按规定请假或请假未获批擅自缺勤的，视为旷工，旷工期间需按签到要求记录缺勤，并按公司《员工奖惩管理制度》处理，旷工1天扣减3天日薪，连续旷工3天或累计旷工5天的，视为“严重违反用人单位规章制度”，公司有权解除劳动合同。试用期员工签到记录的留存管理由人力资源部、部门考勤员及IT部门共同负责。人力资源部负责统一收集、整理、归档及长期保存；部门考勤员负责本部门试用期员工每日签到记录的初步核对、汇总，并于每月最后一个工作日将《试用期员工月度考勤汇总表》提交人力资源部；IT部门负责考勤系统数据的安全存储、备份及维护，确保电子签到记录的完整性与安全性。电子记录需实时存储至公司指定服务器，每日自动备份，备份周期至少为30天，长期备份至少保留2年；外勤/出差审批材料、异常签到补录申请等需扫描为PDF格式与电子签到记录关联存储。纸质《试用期员工签到表》需使用公司统一模板，每月由部门考勤员装订成册，封面注明部门、员工姓名、试用期时间段、月份，经部门负责人签字后，于次月5日前提交人力资源部，存放在专用档案柜中，防潮、防火、防虫蛀，保存期限不少于2年。留存期限自员工入职之日起计算，至劳动合同终止或解除后不少于2年；涉及劳动争议的签到记录，需保存至劳动争议处理终结之日；超过保存期限的记录，由人力资源部会同档案管理部门按规定销毁，并做好销毁记录。员工可随时向人力资源部申请查阅本人试用期签到记录，人力资源部需在3个工作日内提供查询结果；部门负责人可查阅本部门试用期员工的签到记录，用于考勤管理与绩效评估；人力资源部、法务部因管理需要或劳动争议处理需查阅全公司签到记录时，需经人力资源部负责人签字批准；外部机构（如劳动监察部门、法院等）因公务需要查阅签到记录时，需出具正式公函，经公司分管领导审批后，由人力资源部专人陪同查阅，并做好记录。试用期员工未按规定签到或提供虚假签到信息的，按以下标准处理：迟到/早退每月累计3次以内（含），每次扣减当月绩效5%，超过3次的，每次扣减当月绩效10%，并予以口头警告；伪造考勤记录、代他人签到等行为，一经查实，立即解除劳动合同，且无需支付经济补偿。因员工个人原因导致签到记录丢失、损坏的，员工需配合人力资源部补录，无法补录的，按旷工处理。部门负责人未按规定审批员工请假、外勤申请，或纵容本部门员工虚假签到的，扣减当月管理绩效10%，情节严重的予以通报批评；部门考勤员未核对签到记录、汇总错误或未按时提交材料的，扣减当月绩效5%，连续2次错误的，予以岗位调整。人力资源部未按规定保存签到记录、导致记录丢失或无法追溯的，对直接责任人予以降薪处理，造成公司损失的，追究赔偿责任；