基金业务外包服务指引（试行）

基金业务外包服务指引（试行）1总则1.1为规范公开募集证券投资基金、私募投资基金（以下统称“基金”）管理人委托外包服务机构开展基金业务外包活动，防范业务操作风险、系统风险、道德风险，切实保护基金份额持有人及投资者合法权益，根据《中华人民共和国证券投资基金法》《私募投资基金监督管理暂行办法》《证券投资基金服务机构业务管理办法》《证券期货业网络安全管理办法》等法律法规及中国证券投资基金业协会（以下简称“中基协”）自律规则，制定本指引。1.2本指引所称基金业务外包，是指基金管理人在履职过程中，将自身依法可委托的非核心业务职能，委托给具备相应业务资质、运营能力的独立第三方服务机构（以下简称“外包机构”）完成的市场化经营行为。本指引所覆盖的外包业务范畴包括：基金份额登记服务、基金估值核算服务、基金信息技术系统服务、基金销售支付服务、投资者适当性管理辅助服务、合规风控辅助服务、行政运营辅助服务、后台运维服务共八大类，基金管理人开展其他类别外包服务的，应当参照本指引要求执行。1.3本指引适用于在中华人民共和国境内依法设立的公募基金管理人、持牌类私募资产管理人、其他已完成中基协登记的私募基金管理人开展的所有基金业务外包活动，为上述主体提供服务的外包机构应当严格遵守本指引的各项要求。1.4基金业务外包应当严格遵循以下四项基本原则：1.4.1合法合规原则。所有外包活动不得违反法律法规、监管规定及自律规则的强制性要求，不得通过外包形式规避基金管理人法定责任，不得损害基金份额持有人、投资者及其他相关方的合法权益。1.4.2权责清晰原则。基金管理人是基金运营管理的第一责任人，业务外包不免除基金管理人依法应当承担的任何法定责任；委托方与受托方应当通过具备法律效力的书面协议明确双方权利义务、责任划分、服务标准、争议解决机制等核心内容，禁止口头约定、模糊约定。1.4.3风险隔离原则。外包机构应当建立健全多维度业务隔离制度，确保不同基金管理人的委托业务之间、外包机构自有业务与委托业务之间、外包机构自有资产与受托管理的基金相关资产之间实现物理隔离、系统隔离、人员隔离、数据隔离，有效防范利益输送、利益冲突、风险传导。1.4.4信息保密原则。双方应当严格遵守《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等信息保护相关法律法规，对服务过程中获取的所有敏感信息承担保密责任，不得违规泄露、出售、非法提供基金持仓数据、投资者个人信息、未公开运营数据等敏感信息。1.5基金管理人应当建立健全外包业务治理架构，明确董事会、经营层、运营部门、合规部门、风控部门、财务部门在外包业务管理中的职责权限，指定高级管理人员分管外包业务管理工作，确保外包业务全流程受控。2外包机构准入管理2.1基金管理人应当建立标准化的外包机构准入评估机制，明确准入标准、尽调流程、评估维度、决策权限，对拟合作的外包机构开展全面尽职调查，禁止未完成尽调、评估不合格的机构参与任何外包业务合作。2.2基金管理人对外包机构开展尽职调查，应当至少覆盖以下维度，所有尽调材料应当留存原件或加盖公章的复印件，存档期限不少于外包合作终止后10年：2.2.1主体资质维度。外包机构应当具备独立法人资格，从事需经监管核准的基金服务业务的，应当取得对应有效资质：从事公募基金份额登记、估值核算服务的，应当取得中国证监会核发的基金服务业务许可证；从事私募基金份额登记、估值核算服务的，应当完成中基协基金服务机构备案，备案信息处于有效状态；从事基金销售支付业务的，应当取得中国人民银行核发的《支付业务许可证》，业务范围覆盖网络支付，且完成中基协基金销售支付机构备案；提供基金核心信息系统服务的，所提供系统应当通过证券期货业信息安全测评中心的安全测评，取得有效期内的测评报告。2.2.2运营能力维度。外包机构应当具备与所提供服务相匹配的人员、系统、场地资源：核心业务岗位人员应当具备3年以上基金运营相关从业经验，团队总规模不低于20人，其中专项细分领域服务机构团队规模不得低于10人，核心团队近1年人员流失率不得高于20%；业务处理系统应当具备724小时稳定运行能力，系统可用性不低于99.95%，年累计故障时长不得超过4.38小时；具备独立的业务操作场地、同城灾备场地、异地灾备场地，灾备系统恢复时间目标（RTO）不得高于4小时，恢复点目标（RPO）不得高于30分钟，能够满足业务连续性要求。2.2.3风控合规维度。外包机构应当建立覆盖业务准入、操作、复核、差错处理、应急处置全流程的风控制度、合规管理制度，配备不少于2名专职合规风控人员；近3年未因基金服务业务受到监管部门行政处罚、中基协等自律组织的纪律处分，未出现过造成投资者损失超过100万元的重大运营风险事件、批量投资者信息泄露事件。2.2.4财务稳健维度。外包机构最近1个会计年度末净资产不低于1000万元人民币，从事公募基金服务业务的净资产不低于5000万元人民币，资产负债率不得高于60%，不存在重大偿债风险、涉及核心业务的未决诉讼风险。2.2.5服务经验维度。外包机构应当具备与所提供服务对应的同类项目经验，已服务同类型基金管理人不少于3家，已稳定运营相关服务业务不少于2年，未出现过批量客户终止合作的情形。2.3尽职调查完成后，基金管理人运营部门应当形成书面尽调报告与合作可行性评估报告，明确是否同意合作的意见，经运营负责人、合规负责人、风控负责人、总经理共同审批通过后方可签署合作协议；涉及核心业务（份额登记、估值核算、核心信息系统）外包的，应当经董事会审议通过。2.4外包机构存在以下情形之一的，基金管理人应当将其纳入外包合作禁入名单，不得开展任何形式的合作：2.4.1不具备对应业务资质或资质已过期、被注销的；2.4.2近3年存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏等违法违规行为，或被纳入失信被执行人名单的；2.4.3出现过重大运营事故、批量投资者信息泄露事件，造成恶劣社会影响的；2.4.4被监管部门、自律组织采取暂停、撤销业务资格等处罚措施，尚在处罚期内的；2.4.5与基金管理人存在重大关联关系且无法保证服务独立性、公允性的；2.4.6存在其他可能损害基金份额持有人利益情形的。3外包业务范围与操作规范3.1基金管理人可以根据自身运营需求，将符合要求的业务委托给外包机构，不得将法定应当由自身承担的核心职责外包，禁止外包的业务清单包括：3.1.1基金投资决策的制定、交易指令的下达与最终审核；3.1.2基金产品合规性的最终审核、投资者适当性管理的最终确认；3.1.3基金管理人法定信息披露义务的最终责任、监管报送材料的最终审核责任；3.1.4基金风险控制、合规管理的最终决策权限；3.1.5其他法律法规明确要求基金管理人自行承担的职责。3.2份额登记服务操作规范3.2.1外包机构开展份额登记服务，应当履行以下职责：负责投资者基金账户的开立、维护、注销；完成基金份额申购、赎回、转换、分红、冻结、非交易过户等业务的登记处理；生成并向投资者、销售机构发送交易确认数据；负责份额持有人名册的登记、更新与保管；为投资者提供份额查询服务；配合基金管理人完成监管报送、信息披露、审计等工作所需的份额数据提供。3.2.2份额登记数据应当每日完成全量备份，备份数据应当分别存放在同城灾备与异地灾备场地，保存期限不得少于基金终止后20年；外包机构应当确保份额登记数据的真实性、准确性、完整性，业务处理差错率不得高于0.001%，出现数据差错的应当在2小时内启动差错处理流程，4小时内完成差错修正并书面告知基金管理人，因差错造成投资者损失的，应当按照协议约定承担全部赔偿责任。3.3估值核算服务操作规范3.3.1外包机构开展估值核算服务，应当履行以下职责：按照基金合同约定的估值政策、核算准则完成基金资产净值、单位份额净值的计算；完成基金日常会计核算、季度/年度财务报表编制；完成基金税收核算与纳税申报；配合基金管理人完成信息披露、审计、监管报送等工作所需的估值数据提供。3.3.2估值核算应当严格遵守《企业会计准则》《证券投资基金会计核算业务指引》等监管要求，对存在估值争议的标的资产，应当第一时间书面告知基金管理人，双方共同商定估值方法并留存书面记录后方可进行估值处理，不得擅自调整估值政策、估值参数；估值结果偏差率不得高于0.005%，出现估值差错的应当在1个工作日内完成差错调整，涉及投资者利益的应当配合基金管理人按照规定履行信息披露义务。3.4信息技术系统服务操作规范3.4.1外包机构提供的信息技术系统服务包括投资交易系统、运营管理系统、客户关系管理系统、信息披露系统的开发、运维、云服务等，所有服务应当符合《证券期货业网络安全管理办法》《证券期货业信息系统运维管理规范》等监管要求。3.4.2外包机构应当确保所提供系统的安全性、稳定性、兼容性，不得在系统中设置后门程序，不得违规采集、存储、使用基金管理人、基金投资者的敏感信息；系统发生故障的，应当在30分钟内响应，一般故障2小时内修复，重大故障按照应急预案要求处置，不得影响基金业务正常开展。3.4.3提供云服务的外包机构应当取得国家网信部门核发的云服务安全评估认证，所有业务数据存储地应当位于中华人民共和国境内，如需跨境传输数据的，应当符合数据跨境流动相关法律法规要求，经过基金管理人书面同意并履行监管报备程序后方可实施。3.5投资者适当性管理辅助服务操作规范3.5.1外包机构可以提供风险测评问卷设计、投资者风险等级划分、投资者适当性匹配、适当性档案管理等辅助服务，基金管理人应当对适当性管理的最终结果承担全部法定责任。3.5.2外包机构应当严格按照基金管理人的要求开展辅助工作，不得擅自调整投资者风险等级、基金产品风险等级，不得代替基金管理人作出适当性匹配结论；服务过程中获取的投资者信息应当严格保密，不得用于外包服务以外的其他任何用途。3.6合规风控辅助服务操作规范3.6.1外包机构可以提供合规咨询、合规审查辅助、风险指标监测、反洗钱筛查辅助、监管报表填报辅助等服务，合规风控的最终审核权限、决策权限应当由基金管理人自行行使。3.6.2外包机构应当配备具备基金从业资格、3年以上合规风控从业经验的专职人员提供服务，监测到风险指标异常、反洗钱可疑交易的，应当第一时间向基金管理人书面报送，不得隐瞒、延迟报送相关风险信息。3.7行政运营辅助服务操作规范3.7.1外包机构可以提供基金工商注册代办、中基协备案登记辅助、信息披露文件编制辅助、投资者通知发送、档案托管等行政类服务，相关服务应当符合监管要求，外包机构出具的所有文件、报送的所有材料应当经基金管理人审核确认后方可对外发布、报送。3.7.2提供档案托管服务的，纸质档案存放场地应当具备防火、防水、防盗、防虫害、防磁等功能，电子档案应当完成异地多副本备份，保存期限符合法律法规要求，不得擅自损毁、泄露托管档案。4外包协议管理4.1基金管理人应当与外包机构签订书面外包服务协议，协议内容应当明确、具体，不存在模糊性约定，协议签订前应当经基金管理人合规部门、风控部门审核通过，涉及核心业务外包的，应当聘请律师事务所出具法律意见书，确认协议内容合法合规、权责清晰。4.2外包服务协议应当至少包含以下核心条款：4.2.1服务内容与服务标准条款。明确约定具体的服务事项、服务频率、差错率阈值、响应时限、交付标准等内容，不得仅进行概括性约定。4.2.2服务费用条款。明确约定服务费用的计算标准、支付方式、支付频率，不得存在与服务内容无关的利益输送条款，不得直接或间接向投资者转嫁外包服务费用。4.2.3权利义务条款。明确基金管理人有权对外包机构的服务质量进行定期、不定期监督检查，有权要求外包机构定期报送服务报告；明确外包机构应当按照协议约定提供服务，接受基金管理人的监督，不得擅自转委托第三方开展外包服务，如需转委托的应当提前30个工作日书面告知基金管理人，经基金管理人书面同意后方可实施，且转委托不得降低服务标准、不得免除外包机构应当承担的任何责任。4.2.4数据安全与保密条款。明确双方的信息保密责任，保密范围包括但不限于基金投资运作数据、投资者个人信息、基金管理人内部运营数据、双方合作条款等，保密期限应当不少于协议终止后5年；明确信息泄露的责任划分与赔偿标准，因外包机构原因造成信息泄露的，应当赔偿全部损失，包括但不限于直接损失、间接损失、维权费用、声誉损失等。4.2.5风险隔离条款。明确外包机构应当建立业务隔离机制，不得将其自身债务、其他客户的债务与委托业务相关的资产、数据进行牵连，不得挪用基金资产、投资者资金。4.2.6差错处理与责任承担条款。明确业务差错的等级划分、认定标准、处理流程、责任划分，差错等级分为一般差错、重大差错：一般差错指未造成投资者损失、不影响信息披露与监管报送的微小差错，应当在发现当日完成修正；重大差错指造成投资者损失、影响信息披露准确性、导致监管报送逾期的差错，因外包机构原因造成重大差错的，除赔偿全部损失外，还应当向基金管理人支付不低于当期服务费用30%的违约金，情节严重的基金管理人有权直接终止协议。4.2.7应急处置条款。明确突发事件的处置流程、双方的应急职责，外包机构应当配合基金管理人完成应急预案的制定与演练。4.2.8协议终止与交接条款。明确协议终止的情形、终止后的交接流程，外包机构应当在协议终止后15个工作日内完成全部数据、档案的移交，不得拒绝移交、故意拖延移交，不得在移交过程中篡改、损毁数据与档案；协议终止后外包机构仍然应当承担保密义务。4.2.9违约责任条款。明确双方的违约责任，外包机构未按照协议约定提供服务的，应当支付违约金，违约金标准不得低于当期服务费用的10%，造成损失的还应当承担赔偿责任。4.3外包协议期限原则上不得少于1年，协议到期前3个月，双方应当启动续约评估工作，评估不通过的基金管理人应当提前做好更换外包机构的准备，避免影响基金正常运营。5外包业务日常管控5.1基金管理人应当建立健全外包业务全流程管控机制，对日常运营、风险监测、定期评估、机构更换等环节实施全闭环管理。5.2日常运营管控要求：5.2.1基金管理人应当指定至少2名专职对接人员负责与外包机构的日常对接，每日核对外包机构报送的业务数据，包括但不限于份额数据、净值数据、交易数据、资金数据等，核对无误后方可进行后续使用，发现数据异常的应当第一时间要求外包机构核实修正。5.2.2基金管理人应当要求外包机构按周报送业务周报，按月报送服务质量报告，按年报送年度运营报告，报告内容应当包括当期业务处理量、差错情况、系统运行情况、风险事件情况、人员变动情况、下一步工作计划等。5.3风险监测要求：5.3.1基金管理人应当建立外包业务风险监测指标体系，核心监测指标包括：业务差错率、系统可用性、数据报送及时率、需求响应及时率、风险事件发生率、核心人员流失率等，所有指标阈值应当符合本指引要求及双方协议约定。5.3.2监测指标超出阈值的，应当第一时间启动风险处置流程，要求外包机构在3个工作日内出具整改方案，明确整改措施、整改时限，整改期间暂停新增业务委托，整改不合格的应当终止合作。5.4定期评估要求：5.4.1基金管理人应当每半年对外包机构的服务质量开展一次全面非现场评估，评估内容包括资质有效性、服务达标情况、风险防控情况、系统稳定性、人员稳定性等，形成书面评估报告，经相关部门负责人签字后存档。5.4.2基金管理人应当每年对外包机构开展一次现场尽职调查，核实其运营能力、风控体系的实际运行情况，现场尽调应当覆盖其业务操作场地、灾备场地，访谈核心业务人员，抽查业务处理记录、风险处置记录、系统运行日志等材料，现场尽调报告应当经分管高管签字后存档。5.5外包机构更换管控要求：5.5.1基金管理人更换外包机构的，应当制定详细的更换方案，明确数据迁移、业务衔接、投资者告知、监管报备等工作流程，更换方案应当经合规、风控部门审核通过，必要时应当聘请第三方机构对数据迁移的准确性进行核验，确保数据迁移零差错。5.5.2更换外包机构的，应当提前10个工作日向监管部门、中基协报备，涉及基金份额持有人利益的，应当按照基金合同约定履行信息披露义务，告知投资者更换外包机构的原因、新外包机构的资质情况、对投资者权益的影响等内容。5.5.3更换完成后，基金管理人应当对新外包机构的前3个月服务质量进行重点监测，每日核对所有业务数据，确保业务平稳过渡。6应急处置与风险管理6.1基金管理人、外包机构应当分别制定外包业务突发事件应急预案，应急预案应当覆盖以下场景：6.1.1外包机构系统故障、网络中断导致业务无法正常开展的；6.1.2外包机构数据泄露、数据丢失的；6.1.3外包机构核心人员批量离职、运营能力不足的；6.1.4外包机构出现重大风险事件、被监管部门采取强制措施的；6.1.5其他影响基金业务正常开展的突发事件。6.2应急预案应当明确应急处置的组