防疫期间会议室制度

防疫期间会议室制度一、防疫期间会议室制度

1.1总则

为有效预防和控制新冠肺炎疫情的传播，保障公司员工的生命安全和身体健康，维护正常的工作秩序，根据国家及地方疫情防控相关法律法规和政策要求，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司所有会议室的预约、使用、清洁及消毒等环节，旨在确保会议室环境安全、卫生，降低病毒传播风险。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有会议室，包括但不限于办公楼层会议室、多功能厅、培训室等。所有员工在使用会议室前，必须遵守本制度相关规定。

1.3预约管理

1.3.1预约方式

员工可通过公司内部OA系统或指定邮箱进行会议室预约，预约时需填写会议主题、参会人数、使用时间、所需设备等信息。会议室管理系统将根据会议室使用情况自动分配，并在确认后通知预约人。

1.3.2预约优先级

会议室预约优先级按照部门级别、会议重要性及疫情防控要求确定。紧急会议或疫情防控相关会议可优先使用，其他会议需根据会议室使用情况进行安排。

1.3.3预约变更与取消

如需变更或取消会议室预约，预约人需提前24小时通过OA系统或指定邮箱通知会议室管理部门，以便重新安排会议室使用。

1.4使用规范

1.4.1参会人员管理

参会人员需提前15分钟到达会议室，配合工作人员进行体温检测和健康码查验。如体温超过37.3℃，或健康码显示异常，不得进入会议室，并需立即报告公司疫情防控领导小组。

1.4.2个人防护措施

所有参会人员进入会议室前需佩戴口罩、洗手或使用免洗消毒液。会议期间，应保持室内通风，建议参会人员间隔一定距离，避免面对面近距离交流。

1.4.3会议设备使用

使用会议室设备（如投影仪、麦克风等）前，需先进行清洁消毒，使用后由专人负责统一消毒。如遇设备故障，需及时报告会议室管理部门，不得自行拆卸维修。

1.5清洁消毒

1.5.1日常清洁

会议室每日需进行至少一次全面清洁，包括桌面、椅子、门把手、桌面文件等表面的擦拭消毒。清洁人员需佩戴口罩和手套，使用符合防疫标准的清洁消毒剂。

1.5.2重点消毒

会议室每使用一次后，需对参会人员接触较多的物品进行重点消毒，包括门把手、桌面、键盘、鼠标、电话等。消毒过程需严格按照消毒剂使用说明进行，确保消毒效果。

1.5.3空气消毒

会议室每日需进行至少两次空气消毒，使用紫外线消毒灯或电子消毒机进行，每次消毒时间不少于30分钟。消毒期间，会议室不得有人，消毒后需通风30分钟以上方可使用。

1.6应急处置

1.6.1疫情监测

会议室使用过程中，如发现参会人员出现发热、咳嗽等症状，需立即停止会议，并报告公司疫情防控领导小组。同时，对相关人员进行隔离观察，并通知专业防疫人员进行现场消毒处理。

1.6.2疫情报告

如发生疫情，会议室管理部门需第一时间向公司疫情防控领导小组报告，并配合相关部门进行流行病学调查和现场处置。所有涉及会议室的疫情防控措施需详细记录，存档备查。

1.6.3应急预案

公司需制定会议室疫情防控应急预案，明确应急处置流程、责任分工及物资保障等内容。会议室管理部门需定期组织应急演练，提高应急处置能力。

1.7培训与宣传

公司需定期对会议室管理人员和员工进行疫情防控知识培训，提高员工自我防护意识和能力。同时，通过公司内部宣传渠道，普及会议室疫情防控知识，营造良好的防疫氛围。

1.8监督与考核

公司疫情防控领导小组负责监督本制度的执行情况，定期对会议室疫情防控措施进行检查。对违反本制度的行为，将根据公司相关规定进行严肃处理，确保制度有效落实。

二、防疫期间会议室使用流程

2.1预约申请与审批

2.1.1预约申请

员工需根据实际工作需要，提前通过公司指定的会议室预约系统提交会议室使用申请。申请时，应详细填写会议主题、预计参会人数、所需使用时间段、是否需要特定设备（如投影仪、视频会议系统等）以及其他特殊需求。预约系统将根据会议室的空闲情况自动给出建议，员工确认后即可完成预约。若所需会议室已被预订，员工可选择其他时间段或替代会议室进行申请。

2.1.2预约审批

对于小型会议或部门内部会议，可直接由部门负责人进行审批。审批过程中，部门负责人需确认会议的必要性和参会人数是否符合疫情防控要求。对于大型会议或跨部门会议，需提交至公司疫情防控领导小组进行审批。领导小组将根据会议的重要性和疫情防控政策，决定是否批准会议及使用何种级别的会议室。

2.1.3预约确认

预约申请经审批通过后，会议室管理系统将发送确认通知至申请员工的邮箱或手机，员工收到确认通知后方可使用会议室。如需变更或取消预约，员工应提前至少24小时通过预约系统进行操作，并通知相关部门和人员。

2.2会前准备与通知

2.2.1物资准备

员工在会议开始前，应根据会议需求准备必要的会议物资，如纸笔、笔记本、饮用水等。同时，需提前检查所需设备是否正常工作，如投影仪、麦克风等，如有故障应及时报修。

2.2.2参会人员通知

员工在会议开始前，应通过邮件、短信或即时通讯工具等方式，通知参会人员会议的时间、地点、会议主题及注意事项。特别是要提醒参会人员提前准备好个人防护用品，如口罩、消毒湿巾等。

2.2.3环境检查

员工在会议开始前，应进入会议室进行环境检查，确保会议室的清洁和消毒工作已完成，通风系统正常运行，温度适宜。如发现任何问题，应及时与会议室管理部门联系处理。

2.3会议进行中的防护措施

2.3.1体温检测与健康码查验

参会人员在进入会议室前，需配合工作人员进行体温检测和健康码查验。如体温超过37.3℃，或健康码显示异常，不得进入会议室，并需立即报告公司疫情防控领导小组。工作人员将做好记录，并对相关人员进行隔离观察。

2.3.2个人防护

所有参会人员进入会议室前需佩戴口罩、洗手或使用免洗消毒液。会议期间，应保持室内通风，建议参会人员间隔一定距离，避免面对面近距离交流。如需传递文件或物品，应使用一次性手套或消毒后的物品传递工具。

2.3.3设备使用与消毒

使用会议室设备（如投影仪、麦克风等）前，需先进行清洁消毒，使用后由专人负责统一消毒。如遇设备故障，需及时报告会议室管理部门，不得自行拆卸维修。参会人员在使用设备前后，应使用消毒湿巾擦拭设备表面。

2.3.4会议控制

会议室管理人员或会议主持人应控制会议时间，避免长时间聚集。如会议时间较长，应安排中途休息，提醒参会人员离开会议室进行短暂通风和活动。

2.4会后清理与消毒

2.4.1物资清点与回收

会议结束后，参会人员应将个人物品清点带走，不得遗留会议室。会议室管理人员应及时回收会议物资，并进行清洁消毒。

2.4.2表面清洁消毒

会议室管理人员需对会议室进行全面的清洁消毒，包括桌面、椅子、门把手、桌面文件、键盘、鼠标、电话等表面的擦拭消毒。清洁人员需佩戴口罩和手套，使用符合防疫标准的清洁消毒剂。

2.4.3重点消毒

会议室每使用一次后，需对参会人员接触较多的物品进行重点消毒，包括门把手、桌面、键盘、鼠标、电话等。消毒过程需严格按照消毒剂使用说明进行，确保消毒效果。

2.4.4空气消毒

会议室每日需进行至少两次空气消毒，使用紫外线消毒灯或电子消毒机进行，每次消毒时间不少于30分钟。消毒期间，会议室不得有人，消毒后需通风30分钟以上方可使用。

2.4.5垃圾处理

会议结束后产生的垃圾，应分类收集并妥善处理。特别是废弃的口罩和手套，应放入专用的医疗垃圾袋中，并交由专业机构进行无害化处理。

2.5特殊情况处理

2.5.1参会人员出现不适症状

会议室使用过程中，如发现参会人员出现发热、咳嗽等症状，需立即停止会议，并报告公司疫情防控领导小组。同时，对相关人员进行隔离观察，并通知专业防疫人员进行现场消毒处理。

2.5.2突发疫情

如发生疫情，会议室管理部门需第一时间向公司疫情防控领导小组报告，并配合相关部门进行流行病学调查和现场处置。所有涉及会议室的疫情防控措施需详细记录，存档备查。

2.5.3设备故障

如遇会议室设备故障，需及时报告会议室管理部门，不得自行拆卸维修。会议室管理部门应尽快安排维修人员进行检查和维修，确保会议室设备正常运行。

2.5.4预约变更与取消

如需变更或取消会议室预约，员工应提前至少24小时通过预约系统进行操作，并通知相关部门和人员。会议室管理部门应及时更新会议室使用安排，确保会议室资源合理分配。

三、防疫期间会议室清洁消毒管理

3.1清洁消毒责任分工

3.1.1日常清洁消毒

会议室的日常清洁消毒工作由公司行政部门负责，具体可委托专业的保洁公司执行，或由公司内部设立专门的保洁岗位负责。保洁人员需严格按照公司制定的清洁消毒流程和标准进行操作，确保每次会议结束后会议室都能达到安全卫生的要求。

3.1.2重点区域消毒

会议室内的重点区域包括门把手、桌面、键盘、鼠标、电话、遥控器、空调开关等高频接触物品。这些区域需在每次会议结束后进行重点消毒，消毒频次应根据会议使用情况决定，至少每日消毒两次。

3.1.3空气消毒

会议室的空气消毒工作由行政部门负责安排，可使用紫外线消毒灯、电子消毒机或空气净化器等设备进行。空气消毒应在无人状态下进行，每次消毒时间不少于30分钟，每日至少进行两次。

3.2清洁消毒操作规范

3.2.1清洁剂选择

会议室清洁消毒所使用的清洁剂和消毒剂必须符合国家相关标准，具有有效的消毒效果，且对人体安全无害。不得使用未经批准或效果不明的清洁消毒产品。清洁剂主要用于去除污垢和灰尘，消毒剂则用于杀灭病原微生物。

3.2.2清洁工具使用

清洁工具如抹布、拖把等应区分使用，不得混用。用于清洁的抹布应定期清洗消毒，确保清洁工具本身不被污染。拖把头应定期清洗，避免交叉污染。

3.2.3清洁消毒流程

会议室的清洁消毒流程应遵循“先清洁后消毒”的原则。首先使用清水和清洁剂对会议室进行全面清洁，去除表面的污垢和灰尘。清洁完成后，再使用消毒剂对会议室进行消毒处理。清洁消毒过程中，应确保消毒剂能够充分接触物品表面，并按照要求保留足够的时间，以达到最佳的消毒效果。

3.2.4特殊物品消毒

对于电子设备如投影仪、麦克风等，应使用专门的电子设备消毒剂进行消毒，避免使用可能损坏设备的消毒剂。对于无法使用消毒剂的物品，如布艺沙发等，可采用紫外线消毒灯进行照射消毒。

3.3清洁消毒记录与监督

3.3.1清洁消毒记录

每次清洁消毒工作完成后，保洁人员需在清洁消毒记录表上签字确认，并注明清洁消毒的时间、使用的清洁剂和消毒剂种类、消毒方式等信息。清洁消毒记录表应存档备查，以备后续检查和追溯。

3.3.2监督检查

行政部门需定期对会议室的清洁消毒工作进行监督检查，确保保洁人员按照规定的流程和标准进行操作。如发现不合格的情况，应立即要求保洁人员进行整改，并对整改情况进行跟踪确认。

3.3.3疫情期间加强消毒

在疫情防控期间，应根据疫情形势和防控要求，适当增加会议室的清洁消毒频次和力度。对于使用频率较高的会议室，应每日进行多次清洁消毒，确保会议室的卫生安全。

3.4应急清洁消毒

3.4.1疫情发生时的清洁消毒

如会议室发生疫情，需立即停止使用，并报告公司疫情防控领导小组。疫情防控领导小组将组织专业防疫人员进行现场消毒处理。消毒过程中，应疏散无关人员，并设置警戒线，防止交叉感染。

3.4.2消毒效果验证

疫情消毒完成后，需对消毒效果进行验证，确保病原微生物已被有效杀灭。消毒效果验证可使用快速检测试纸或专业设备进行，验证结果应记录存档。

3.4.3会议室重新启用

消毒效果验证合格后，会议室方可重新启用。重新启用前，需确保会议室的通风系统正常运行，并通知相关部门和人员。

四、防疫期间会议室人员管理与健康监测

4.1参会人员进出管理

4.1.1进场登记与体温检测

会议室在使用前，需安排专人负责进出场管理。所有进入会议室的人员，无论是否为参会人员，均需进行登记，并接受体温检测。登记时需记录人员姓名、部门、联系方式等信息，便于后续追踪。体温检测应使用经过校准的电子体温计或额温枪，检测时保持一定距离，避免交叉感染。如体温正常且健康码显示无异常，方可进入会议室。如体温超过37.3℃，或健康码显示异常，不得进入会议室，并需立即报告公司疫情防控领导小组，按照公司规定进行后续处理。

4.1.2限制参会人数

为减少人员聚集，会议室的参会人数应严格控制。根据会议室的面积和通风情况，合理确定每次会议的最大参会人数。会议组织者在预约会议室时，应充分考虑参会人数，避免过度预订。如参会人数较多，可考虑分批次、分时段召开会议，或使用线上会议方式进行。

4.1.3疫情排查

每次会议开始前，会议组织者或工作人员应再次排查参会人员的健康状况，询问是否有发热、咳嗽、乏力等症状，以及近期是否有疑似病例或无症状感染者接触史。如有异常情况，应立即取消会议，并报告公司疫情防控领导小组。

4.2个人防护要求

4.2.1佩戴口罩

所有进入会议室的人员，无论是否为参会人员，均需全程佩戴口罩。口罩应为一次性医用口罩或更高级别的防护口罩，不得重复使用。会议组织者应在会议前提醒参会人员准备好口罩，并在会议过程中监督口罩佩戴情况。

4.2.2保持社交距离

参会人员在会议室内应保持一定的社交距离，避免近距离接触。会议组织者应在会议室桌椅摆放时，充分考虑人员间距，尽量采用错位就坐的方式。如参会人员较多，可适当增加会议室使用面积，或采取其他措施保持距离。

4.2.3洗手或使用消毒液

参会人员在进入会议室前，应使用洗手液或肥皂在洗手间洗手，或使用免洗消毒液进行手部消毒。会议组织者可在会议室入口处放置免洗消毒液，方便参会人员使用。会议期间，如需传递文件或物品，建议使用一次性手套或消毒后的物品传递工具。

4.3健康监测与报告

4.3.1日常健康监测

公司应要求所有员工每日进行自我健康监测，记录体温、咳嗽、乏力等症状情况。员工如出现不适症状，应及时报告部门负责人，并按照公司规定就医。部门负责人应及时将员工健康状况报告公司疫情防控领导小组。

4.3.2会议期间健康监测

会议组织者应在会议期间密切关注参会人员的健康状况，如发现有人出现发热、咳嗽等症状，应立即停止会议，并按照公司规定进行处理。同时，应将情况报告公司疫情防控领导小组，并配合相关部门进行流行病学调查。

4.3.3疫情报告

如发生疫情，会议组织者或工作人员应第一时间向公司疫情防控领导小组报告，并配合相关部门进行现场处置。所有涉及会议室的疫情防控措施需详细记录，存档备查。

4.4应急处置措施

4.4.1参会人员出现不适症状

会议室使用过程中，如发现参会人员出现发热、咳嗽等症状，需立即停止会议，并将该人员带至会议室外指定的隔离区域。会议组织者或工作人员应立即为其测量体温，并询问相关病史。如体温超过37.3℃，或健康码显示异常，应立即报告公司疫情防控领导小组，并通知专业防疫人员进行现场消毒处理。同时，应安排该人员就医，并做好后续追踪工作。

4.4.2突发疫情

如发生疫情，会议室管理部门需第一时间向公司疫情防控领导小组报告，并配合相关部门进行流行病学调查和现场处置。所有涉及会议室的疫情防控措施需详细记录，存档备查。同时，应根据疫情形势和防控要求，及时调整会议室使用安排，必要时可暂停会议室使用。

4.4.3隔离观察

如有参会人员被诊断为疑似病例或确诊病例，公司应按照相关规定对其进行隔离观察。隔离期间，应避免其进入会议室等人员密集场所。同时，应对其接触过的会议室进行彻底消毒，并追踪排查密切接触者。

4.5员工教育与培训

4.5.1防疫知识培训

公司应定期对员工进行防疫知识培训，提高员工的自我防护意识和能力。培训内容应包括新冠病毒的传播途径、症状表现、预防措施、应急处置流程等。培训方式可采用线上或线下相结合的方式，确保所有员工都能接受到培训。

4.5.2会议室使用规范培训

公司应加强对员工会议室使用规范的培训，确保员工了解并遵守会议室预约、使用、清洁消毒等各项规定。培训内容应包括会议室预约流程、参会人员进出管理、个人防护要求、应急处置措施等。培训过程中，应结合实际案例进行讲解，提高员工的实际操作能力。

4.5.3模拟演练

公司应定期组织模拟演练，检验员工的防疫知识和应急处置能力。模拟演练可模拟疫情发生时的各种场景，如参会人员出现不适症状、突发疫情等，让员工熟悉应急处置流程，提高应对突发事件的能力。演练结束后，应进行总结评估，并对发现的问题进行改进。

五、防疫期间会议室物资保障与设施维护

5.1防疫物资储备与管理

5.1.1物资种类与数量

公司行政部需根据会议室使用情况和疫情防控要求，储备充足的防疫物资，包括但不限于一次性医用口罩、75%酒精消毒液、免洗消毒液、消毒湿巾、体温计、洗手液、呕吐袋、一次性手套、鞋套等。具体物资种类和数量应根据公司规模、会议室数量、使用频率等因素综合确定，并定期检查库存，确保物资充足。

5.1.2物资采购与储存

防疫物资的采购应选择正规渠道，确保物资质量和有效性。采购的物资应分类存放于专用仓库或柜子中，并做好标记，避免混淆和过期。同时，应建立物资出入库登记制度，定期盘点库存，确保物资管理规范。

5.1.3物资发放与使用

防疫物资的发放应遵循“按需分配、优先保障”的原则。行政部应根据各部门需求和会议室使用情况，及时发放防疫物资。员工在使用防疫物资时，应爱惜节约，避免浪费。同时，应正确使用防疫物资，确保达到预期的防护效果。

5.1.4物资补充与更新

行政部应定期评估防疫物资的使用情况，根据实际需求及时补充物资。同时，应根据疫情防控政策的变化，及时更新防疫物资的种类和数量。例如，如政府推荐使用新的消毒剂或防护用品，行政部应及时采购并替换原有物资。

5.2会议室设施维护与更新

5.2.1设施检查与维护

行政部应定期对会议室内的设施进行检查和维护，确保设施完好可用。检查内容包括空调、通风系统、照明设备、电源插座、桌椅、投影仪、麦克风等。如发现设施损坏或老化，应及时维修或更换。

5.2.2设施更新与升级

根据会议室使用情况和员工需求，行政部应定期对会议室设施进行更新和升级。例如，可增加空气净化器、紫外线消毒灯、智能会议系统等设备，提高会议室的舒适性和安全性。同时，应根据疫情防控要求，对会议室进行改造，如增加通风设施、设置物理隔离等。

5.2.3设施消毒与保养

会议室内的设施应定期进行消毒和保养，确保设施清洁卫生。消毒时，应使用合适的消毒剂，避免损坏设施。保养时，应定期清洁设施表面，润滑转动部件，检查电气连接等，确保设施正常运行。

5.3应急物资准备

5.3.1应急物资种类与数量

公司行政部需根据应急预案，储备充足的应急物资，包括但不限于应急照明灯、急救箱、担架、呼吸机、防护服、隔离衣、消毒喷雾器等。具体物资种类和数量应根据公司规模、会议室数量、使用频率等因素综合确定，并定期检查库存，确保物资充足。

5.3.2应急物资储存与保管

应急物资应分类存放于专用仓库或柜子中，并做好标记，避免混淆和过期。同时，应建立应急物资出入库登记制度，定期盘点库存，确保物资管理规范。应急物资的存放位置应便于取用，并确保安全可靠。

5.3.3应急物资使用与培训

应急物资的使用应遵循“先救人、后救物”的原则。在发生突发事件时，应根据应急预案，及时调配应急物资，并组织人员进行应急处置。同时，应定期对员工进行应急物资使用培训，提高员工的应急处置能力。

5.4物资使用监督与评估

5.4.1使用情况监督

行政部应定期对防疫物资的使用情况进行监督，确保物资合理使用，避免浪费。监督方式可包括定期检查库存、随机抽查使用情况等。如发现物资使用不合理的情况，应及时进行纠正。

5.4.2使用效果评估

行政部应定期对防疫物资的使用效果进行评估，根据评估结果，调整物资的种类和数量。评估内容应包括物资的防护效果、使用便捷性、员工满意度等。评估方式可包括问卷调查、访谈等。

5.4.3改进与优化

根据物资使用监督和评估结果，行政部应不断改进和优化物资管理流程，提高物资管理效率。例如，可优化物资采购流程、改进物资储存方式、加强物资使用培训等。通过持续改进，确保防疫物资能够充分发挥作用，为公司疫情防控工作提供有力保障。

六、防疫期间会议室制度执行监督与考核

6.1监督机制建立

6.1.1监督组织

公司成立由疫情防控领导小组牵头，行政部、人力资源部、办公室等部门参与的会议室制度执行监督小组。监督小组负责制定监督计划，明确监督内容、方法和频次，并对监督结果进行汇总分析，提出改进建议。

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