学校档案管理制度

学校档案管理制度第一章总则第一条为规范学校档案管理工作，有效保护和利用学校档案资源，促进学校各项事业健康发展，依据国家有关档案法律法规及教育行政部门相关规定，结合本校实际，特制定本制度。第二条本制度所称学校档案，是指学校在教育教学、行政管理、科研活动、对外交流以及其他各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条学校档案工作是学校整体工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的重要标志之一。全校各部门及全体教职工均有保护学校档案的义务。第四条学校档案工作遵循统一领导、分级负责、集中管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章档案管理机构与职责第五条学校设立档案管理部门（如综合档案室），作为学校档案工作的职能管理机构，在学校分管领导的直接领导下，负责统筹、协调、指导和监督全校的档案工作。第六条档案管理部门的主要职责：1.贯彻执行国家及上级部门关于档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案管理规章制度。2.负责学校各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和数字化建设工作。3.指导和督促学校各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。4.组织开展档案业务培训，提高全校档案工作人员的业务素质和管理水平。5.负责对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁工作。6.开展档案宣传教育，增强全校师生员工的档案意识。7.维护档案的完整与安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。第七条学校各部门应确定一名负责人分管本部门档案工作，并指定专（兼）职档案员，负责本部门日常文件材料的收集、整理、装订和向学校档案管理部门移交归档。各部门档案员应保持相对稳定。第三章档案的收集与归档第八条归档范围：学校在各项工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.学校行政管理类：各类会议记录、工作计划、总结、报告、规章制度、请示批复、人事任免、奖惩、财务、审计、基建、设备等方面的文件材料。2.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程设置、学籍管理、成绩册、毕业生名册、教材、教案、教学研究成果等文件材料。3.学生管理类：学生入学登记表、学籍卡、奖惩材料、党团组织材料、毕业生档案材料等。4.科研管理类：科研项目申报、立项、研究过程、成果鉴定、获奖、专利等文件材料。5.对外交流与合作类：国内外学术交流、合作办学、校际往来等文件材料。6.声像与实物类：反映学校重要活动、重要人物、校园建设等的照片、录音、录像、光盘、奖杯、奖状、题词等。7.其他具有保存价值的文件材料。第九条归档时间：1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.教学档案：应在每学期或每学年结束后及时整理归档。3.科研档案：应在科研项目完成或鉴定验收后三个月内整理归档。4.基建档案：应在工程项目竣工验收后三个月内整理归档。5.其他专门档案，应根据其特点，在办理完毕后及时归档。第十条归档要求：1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实准确。2.文件材料应字迹清楚，符合归档要求，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写工具。3.归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，科学整理组卷，做到目录清晰，装订整齐。4.电子文件的归档应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第四章档案的管理与保管第十一条档案管理部门应建立健全档案接收、登记、整理、编目、保管、统计等管理制度，确保档案管理工作规范有序。第十二条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十三条档案的分类、编号应按照国家或行业标准执行，并编制科学的检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题索引等，方便档案的查阅利用。第十四条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十五条定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第十六条档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。档案管理部门应按照国家有关规定，结合学校实际，对档案进行鉴定，准确划分保管期限。第十七条对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。销毁档案必须严格履行审批手续，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。第五章档案的利用第十八条档案管理部门应积极开展档案利用工作，为学校教学、科研、管理、编史修志等各项工作提供服务。第十九条查阅档案必须遵守下列规定：1.本校教职工因工作需要查阅档案，须持所在部门介绍信或本人有效证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经学校档案管理部门负责人批准。查阅重要档案须报请学校分管领导批准。3.查阅档案时，必须在指定的阅览室内进行。不得擅自将档案带出室外。4.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如发现档案有破损或字迹模糊，应及时告知档案管理人员。5.查阅涉密档案，必须严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，履行相应的审批手续。第二十条档案一般不得借出。因特殊情况确需借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。第二十一条复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责办理，复制件须加盖档案管理部门证明章。第二十二条查档者应遵守保密制度和有关规定，不得泄露档案内容。对档案中涉及个人隐私、商业秘密和国家秘密的内容，应严格保密。第六章档案的信息化建设第二十三条学校应积极推进档案信息化建设，配备必要的硬件设备和软件系统，逐步实现档案管理的数字化、网络化。第二十四条电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁，应符合国家和行业有关电子文件管理的标准和规范，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十五条建立健全电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失或损坏。第二十六条档案管理系统应具备权限管理、日志记录等功能，确保电子档案的安全和可追溯。第七章责任与奖惩第二十七条对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，学校予以表彰和奖励。第二十八条对违反本制度，有下列行为之一的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、行政处分，直至追究法律责任：1.不按规定收集、整理、移交档案材料，造成档案材料缺失的。2.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失档案材料的。3.违反档案保密规定，泄露档案秘密的。4.擅自销毁档案的。5.在档案管理工作中玩忽职守，造成不良后果的。第八章