企业合同档案管理办法

企业合同档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范企业合同档案管理工作，确保合同档案的完整、安全、有效利用，维护企业合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及本企业实际情况，特制定本办法。第二条定义本办法所称合同档案，是指企业在生产经营活动中，与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的，具有保存价值的各类合同文本、附件、谈判记录、审批文件、履行凭证、争议解决材料等不同形式的历史记录。第三条适用范围本办法适用于企业及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成的各类合同档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。劳动合同及企业内部管理类协议可参照本办法执行，或另行制定专项管理规定。第四条管理原则合同档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级负责：企业档案管理部门负责统筹规划和监督指导，各业务部门负责本部门合同档案的形成、收集、初步整理和移交。（二）完整规范、安全保密：确保合同档案的齐全完整、整理规范，采取有效措施保障档案安全，严守国家秘密和商业秘密。（三）依法管理、有效利用：遵循相关法律法规，便于企业在经营决策、法律事务、审计监督等工作中有效利用合同档案。第二章管理机构与职责第五条档案管理部门职责企业档案管理部门是合同档案的归口管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级关于档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善企业合同档案管理规章制度。（二）指导、监督和检查各单位合同档案的形成、收集、整理、预归档工作。（三）负责对各单位移交的合同档案进行验收、整理、编号、入库保管，并建立健全合同档案检索体系。（四）负责合同档案的借阅、复制、利用等日常管理工作，确保档案利用的合规性。（五）组织合同档案的鉴定、统计、保管期限划分及到期档案的销毁工作。（六）负责合同档案管理系统的建设、维护和推广应用。（七）组织开展合同档案管理业务培训和宣传工作。第六条业务部门职责各业务部门是合同的承办部门，也是合同档案形成和前期管理的责任部门，主要职责包括：（一）负责在合同签订、履行、变更、解除、终止等全过程中，及时、完整地收集相关文件材料。（二）按照本办法及档案管理部门的要求，对本部门形成的合同文件材料进行初步整理、组卷，并在规定期限内移交档案管理部门归档。（三）配合档案管理部门进行合同档案的鉴定、利用等工作，对本部门移交档案的真实性、完整性负责。（四）指定专人（可兼职）负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作，并保持人员相对稳定。第七条法务部门职责法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，并对合同纠纷处理过程中形成的法律文书材料进行收集、整理后，及时移交档案管理部门归档。第三章合同档案的形成与收集第八条收集范围合同档案的收集范围应包括但不限于：（一）合同立项审批文件、可行性研究报告、会议纪要等；（二）合同对方主体资格证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等）；（三）合同谈判过程中的往来函电、会谈纪要、备忘录等；（四）合同文本（包括主合同、补充协议、附件、附图等）及其审批流转单；（五）合同签订过程中涉及的招投标文件、中标通知书等；（六）合同履行过程中的送货单、验收单、付款凭证、发票、对方收款凭证、往来函件等；（七）合同变更、解除、终止的协议及相关文件；（八）合同纠纷处理过程中的起诉状、答辩状、证据材料、判决书、调解书、仲裁裁决书等；（九）其他与合同相关的具有保存价值的文件材料。第九条收集要求（一）及时性：合同承办人员应在合同签订后、履行过程中及合同终止或纠纷处理完毕后，及时收集相关文件材料，避免遗漏。（二）完整性：确保收集的文件材料齐全，反映合同从酝酿、签订、履行到终止（或纠纷解决）的全过程。（三）真实性：收集的文件材料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，内容真实可靠。复印件应注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。（四）规范性：文件材料应符合国家及企业关于公文格式的要求，书写工整，字迹清晰，使用不易褪色的书写材料。第四章合同档案的整理与归档第十条整理原则合同档案的整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用”的原则。第十一条整理方法（一）组卷：一般以单个合同为单位进行组卷。复杂的合同项目或系列合同，可根据实际情况，以项目或系列合同为单位组卷。（二）排列：卷内文件材料应按照合同签订及履行的时间顺序或逻辑关系进行排列。通常顺序为：合同审批及前期文件、合同文本、合同履行文件、合同变更解除文件、纠纷处理文件等。（三）编目：卷内文件应逐页编写页码，并填写卷内文件目录和备考表。（四）装订：归档的合同档案应去除金属物，采用三孔一线或其他规范方式装订，做到整齐牢固，便于翻阅。第十二条归档时限（一）一般合同在签订生效后一个月内，由承办部门整理完毕并向档案管理部门移交归档。（二）履行周期较长的合同，可根据履行阶段，分阶段整理移交；合同全部履行完毕或终止后一个月内，完成全部材料的归档。（三）合同纠纷处理完毕后一个月内，相关处理文件材料应整理移交归档。第十三条归档验收档案管理部门对各部门移交的合同档案进行验收，重点检查其完整性、规范性。对不符合要求的，应退回移交部门补充完善。验收合格后，双方在《合同档案移交清单》上签字确认，办理交接手续。第五章合同档案的保管第十四条保管条件合同档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子合同档案的保管应符合国家关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十五条存放管理合同档案应按照档案分类方案和编号顺序进行排列存放，做到定位管理，便于查找。档案柜、架应有明显的标识。第十六条保密管理严格执行国家和企业的保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密的合同档案，应按密级进行管理，限制接触范围，严禁擅自复制、摘抄、传播。第十七条定期检查档案管理部门应定期对合同档案进行清点核对和检查，发现问题及时处理，确保档案完好无损。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。第六章合同档案的利用第十八条利用范围与权限企业内部人员因工作需要查阅、复制合同档案，须经所在部门负责人批准，并履行借阅登记手续。查阅涉密合同档案，须经企业分管领导或档案管理部门负责人批准。外部单位或人员查阅企业合同档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经企业档案管理部门负责人批准，必要时须报请企业分管领导批准。第十九条利用要求（一）查阅档案时，应在指定地点进行。确因工作需要带出档案库房的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。（二）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制涉密档案。（三）复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（四）严禁利用档案从事违法违纪活动。第二十条利用登记档案管理部门应建立合同档案利用登记簿，详细记录借阅人、借阅时间、借阅档案名称、份数、用途、归还时间等信息。第七章合同档案的鉴定与销毁第二十一条保管期限合同档案的保管期限分为永久、长期和短期。（一）永久保管：涉及企业重大权益、具有长远查考价值的合同档案，如重要的投资合同、战略合作协议等。（二）长期保管：一般经营活动中的重要合同，保管期限为合同有效期满后再加若干年。（三）短期保管：履行周期短、权利义务关系简单、查考价值不大的合同，保管期限为合同有效期满后再加若干年。具体保管期限标准由档案管理部门会同法务及相关业务部门制定。第二十二条鉴定档案管理部门应定期（一般每五年）会同法务、财务及相关业务部门对已到保管期限的合同档案进行鉴定。对仍有保存价值的，应重新划定保管期限；对已无保存价值的，应按规定程序予以销毁。第二十三条销毁程序（一）档案管理部门对鉴定后确需销毁的合同档案，编制《合同档案销毁清册》，报企业分管领导批准。（二）销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《合同档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。（三）《合同档案销毁清册》应永久保存。第八章合同档案的信息化管理第二十四条系统建设鼓励企业建立合同管理信息系统，对合同的起草、审批、签订、履行、归档等进行全过程信息化管理，实现合同档案的电子化存储和检索利用。第二十五条电子档案管理电子合同档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等应符合《电子档案管理基本术语》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家相关标准。确保电子合同档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子合同档案与纸质合同档案具有同等效力。第二十六条数据备份与安全合同管理信息系统及电子档案数据应定期进行备份，防止数据丢失或损坏。加强系统安全防护，防止未授权访问和信息泄露。第九章责任追究第二十七条