印章使用管理制度

印章使用管理制度一、总则印章作为单位对外行使权力、承担法律责任的重要凭证，其管理与使用直接关系到单位的合法权益与声誉。为规范印章的刻制、保管、使用及废止流程，确保印章使用的安全、规范、高效，防范潜在风险，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有印章的管理活动，全体员工均须严格遵守。印章管理遵循“统一领导、分级负责、严格审批、规范用印”的原则，确保每一次用印行为都有据可查、权责清晰。二、印章的刻制、启用与废止（一）印章的刻制单位各类印章的刻制均须履行审批程序。因工作需要新增印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、保管部门及建议保管人，经单位指定负责人批准后，由单位办公室（或指定专门部门，下同）统一到公安机关认可的正规刻制单位办理。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制印章，一经发现，将严肃处理。（二）印章的启用新印章刻制完成后，由办公室负责登记、留样备案（可采用印模存档），并发布正式启用通知，明确印章的启用日期、使用范围及保管责任人。启用通知应分发至相关部门，确保各部门知晓新印章的启用情况及管理要求。（三）印章的废止当印章因单位名称变更、机构调整、用途变化或磨损、遗失等原因不再使用时，原保管部门应及时向办公室提出废止申请。经批准后，办公室负责将废止印章统一回收。对于回收的废止印章，应妥善保管，并按照规定程序进行销毁或封存，销毁时需有两人以上在场监销，并做好记录存档。三、印章的保管（一）保管责任各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为单位正式员工，且应具备高度的责任心和良好的职业素养。保管人名单由办公室备案。印章保管实行“谁保管、谁负责”的原则，保管人需切实履行保管职责，确保印章安全。（二）保管要求印章保管应符合安全保密要求，存放于保险柜或带锁的专用抽屉等安全设施内。非工作时间，印章必须入柜上锁，严禁随意放置或带出办公场所。保管人不得擅自将印章交由他人代管，如确需临时交接，须经部门负责人批准，并办理书面交接手续，明确交接双方责任。保管人如因工作调动、离职等原因不再负责印章保管工作，须提前办理印章交接手续，将印章及相关记录完整移交给新的保管人，并由部门负责人监交，交接记录报办公室备案。四、印章的使用（一）用印审批所有用印行为均须严格履行审批程序。使用单位公章、合同专用章等重要印章，须由用印部门填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并经部门负责人审核、单位分管领导（或指定审批人）批准。对于涉及重大合同、协议、对外承诺、资金往来等特别重要或敏感事项的用印，须报请单位主要负责人审批。部门专用章的使用审批程序，可根据实际情况由相关部门制定，但须报办公室备案，并不得低于单位整体用印管理要求。（二）用印审核印章保管人在受理用印申请时，应对《用印申请单》及所附文件的完整性、合规性、审批手续的完备性进行认真审核。审核无误后方可予以用印。对不符合审批程序、文件内容不明确或存在疑问的用印申请，保管人有权拒绝用印，并及时向相关负责人报告。（三）用印登记建立健全用印登记制度。每次用印后，保管人应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印编号等信息，并由用印人签字确认。《印章使用登记簿》应妥善保管，定期归档。（四）用印规范用印时应确保印迹清晰、端正、完整，位置恰当（通常为文件落款处或指定位置）。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无具体内容的载体上加盖印章。严禁在与本单位工作无关的文件、材料上用印。用印过程中，保管人应在场监督，确保用印符合审批内容。如发现用印文件与审批内容不符，应立即停止用印，并报告审批人及办公室。（五）外出用印原则上禁止携带印章外出使用。确因特殊情况（如异地签约等）需外出用印的，须提出书面申请，详细说明外出用印的事由、时间、地点、随行人员等，经单位主要负责人批准后，由两名以上专人（其中至少一名为印章保管人或指定的责任心强的人员）携带，并对印章的使用和安全负全部责任。外出用印完毕后，须立即将印章带回单位妥善保管，并及时补办用印登记手续。五、监督与责任单位办公室负责对全单位印章管理和使用情况进行日常监督检查，定期或不定期抽查印章保管、用印登记等情况，发现问题及时督促整改。各部门负责人为本部门印章使用管理的第一责任人，应加强对本部门人员用印行为的教育和管理，确保严格遵守本制度规定。对于严格遵守本制度，在印章管理工作中表现突出的，单位可给予适当表彰或奖励。凡违反本制度规定，擅自刻制、保管、使用、出借印章，或在印章使用中玩忽职守、滥用职权，造成单位经济损失或不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的