测绘成果资料档案管理制度

测绘成果资料档案管理制度第一章总则第一条为规范测绘成果资料档案的管理工作，确保测绘成果的真实性、完整性、安全性和可利用性，充分发挥测绘成果在各项建设和管理活动中的基础保障作用，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称测绘成果资料档案（以下简称“测绘档案”），是指在测绘生产、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的文字、数据、图件、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其涵盖从项目立项、技术设计、外业观测、内业处理、质量检查、成果验收直至最终提交与应用的全过程。第三条测绘档案管理是本单位基础管理工作的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密、有效利用的原则。第四条本制度适用于本单位所有测绘项目（包括生产、科研、服务、开发等）形成的测绘成果资料的收集、整理、归档、保管、利用、保密、鉴定、销毁及数字化等管理工作。单位各部门及全体测绘从业人员均须严格遵守本制度。第二章管理机构与职责第五条本单位档案工作实行统一领导、分级管理的体制。单位负责人对档案工作负总责，分管领导具体负责。第六条综合管理部门（或指定的档案管理部门，下同）是测绘档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的测绘档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位测绘档案管理制度及工作细则。（二）负责测绘档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁的组织实施。（三）指导和督促各测绘生产部门及项目组做好测绘成果资料的形成、积累、整理和预归档工作。（四）组织开展测绘档案管理人员的业务培训和学习交流。（五）负责测绘档案的保密管理和安全防护工作，确保档案实体与信息的安全。（六）推动和组织实施测绘档案的数字化、信息化建设与管理。第七条各测绘生产部门（或项目承担部门）是测绘成果资料形成和预归档的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门测绘成果资料的日常收集、积累、初步整理和向综合管理部门移交归档工作。其主要职责包括：（一）严格按照本制度要求，组织和督促本部门人员在测绘生产过程中规范形成、收集和积累各类测绘成果资料。（二）负责对本部门形成的测绘成果资料进行初步审核、整理、组卷，并按期向综合管理部门移交归档。（三）协助综合管理部门做好本部门测绘档案的利用和保密工作。第八条测绘项目负责人是该项目测绘成果资料完整性、准确性和规范性的第一责任人，对项目从立项到验收全过程形成的所有资料的收集、整理和提交归档负直接责任。第九条测绘从业人员在各自的工作岗位上，负责及时、准确、完整地形成和积累本职工作中产生的测绘成果资料，并按规定移交项目负责人或部门兼职档案员。第三章测绘成果资料的形成与积累第十条测绘成果资料的形成应与测绘项目的立项、设计、生产、质检、验收等各个环节同步进行，确保资料的及时性和连续性。第十一条各类测绘成果资料的形成必须符合国家、行业相关技术标准、规范及本单位质量管理体系的要求，做到记录真实、数据准确、内容完整、格式规范、签署完备。第十二条测绘作业人员在作业过程中，应认真做好原始观测记录、计算资料、草图、注记等，确保字迹清晰、数据无误、签署齐全。原始记录不得随意涂改、抽换或销毁。第十三条测绘项目所使用的基础地理信息数据、成果资料及其他原始资料，应妥善保管，明确来源，确保其合法性和准确性，并作为项目档案的组成部分一并归档。第十四条各部门及项目组应建立健全测绘成果资料的积累制度，指定专人负责，定期检查，确保资料不丢失、不损坏、不泄密。第四章测绘成果资料的整理与归档第十五条测绘成果资料的整理应遵循其自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。整理工作包括分类、编号、组卷、排列、编写卷内目录、填写备考表、装订等环节。第十六条归档范围：（一）测绘项目立项及审批文件：项目任务书、委托书、合同（协议）、立项申请、批复文件等。（二）技术设计文件：项目技术设计书、专业设计书、技术总结等。（三）测绘基础资料：所利用的控制点成果、已有地图资料、其他资料的交接清单及说明。（四）测绘原始资料：观测记录、测量手簿、计算手稿、草图、注记、检核记录等。（五）过程性资料：各级质量检查记录、质量评定报告、验收报告、技术问题处理记录等。（六）成果性资料：测绘成果表、纸质图件、数字成果（包括数据、元数据、软件说明等）、成果说明、使用手册等。（七）其他有保存价值的文件材料：项目总结、验收证书、获奖材料、重要来往函件等。第十七条归档要求：（一）归档的测绘成果资料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复制件，但须注明原件保管处及复制原因，并由相关负责人签字确认。（二）文件材料应齐全完整，手续完备，符合形成规律。（三）纸张规格应统一，字迹材料应符合耐久性要求，不得使用易褪色的书写工具。（四）电子文件应连同其元数据一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件的存储介质应符合长期保管要求，并进行异地备份。（五）涉密测绘成果资料的整理、归档，必须严格执行国家保密法律法规的有关规定，单独整理、专柜存放。第十八条归档时间：测绘项目验收合格后三个月内，项目负责人应组织完成该项目所有成果资料的整理，并向本部门兼职档案员移交；部门兼职档案员在接收后一个月内，完成审核和组卷，并向综合管理部门正式移交归档。周期性、经常性测绘工作形成的成果资料，可按季度或年度整理归档。第十九条档案移交时，应填写《测绘成果资料档案移交清单》，一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。第五章测绘成果资料档案的保管与利用第二十条综合管理部门应建立符合档案保管要求的专门库房，配备必要的设施设备，如温湿度调控设备、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等设施，确保档案实体安全。第二十一条档案库房应建立严格的管理制度，非档案管理人员未经许可不得入内。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第二十二条综合管理部门应对接收的测绘档案进行科学管理，建立健全档案登记、统计制度，定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第二十三条测绘档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准参照国家及行业有关规定执行，并在案卷封面注明。第二十四条测绘档案的利用应遵循“服务为主、严格审批、确保安全”的原则。（一）本单位内部人员因工作需要查阅、复制测绘档案，须填写《测绘档案利用申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到综合管理部门查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。（二）外单位查阅本单位测绘档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明利用目的和范围，经单位分管领导批准后，由综合管理部门指定人员陪同查阅。（三）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录、抄录涉密档案内容。（四）档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。涉密档案一律不得外借。（五）利用档案所产生的成果，其著作权、知识产权等归属按国家有关法律法规及合同约定执行。（六）严禁利用档案从事危害国家安全、利益和侵犯他人合法权益的活动。第二十五条查（借）阅档案者应在指定地点查阅，遵守档案管理部门的有关规定。查阅完毕，档案管理人员应核对无误后，在《测绘档案利用登记表》上签字确认。第二十六条对于珍贵、重要或使用频繁的测绘档案，综合管理部门应优先进行数字化加工，以数字化副本替代原件提供利用，保护档案原件。第六章测绘成果资料档案的保密管理第二十七条测绘成果资料档案属于国家核心地理信息资源，其中许多涉及国家秘密和工作秘密。全体人员必须高度重视档案保密工作，严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度。第二十八条综合管理部门应会同保密管理部门，对测绘档案进行密级划分和标识。涉密档案的管理、传递、使用、复制、销毁等，必须严格按照相应密级的保密规定执行。第二十九条档案管理人员应熟知保密纪律和保密要求，严格执行保密制度，不得泄露档案内容。涉密档案管理人员应持证上岗，并签订保密承诺书。第三十条涉密测绘成果数据的存储、处理、传输应在符合保密要求的计算机信息系统和网络中进行，严禁在非涉密计算机、网络中处理、存储、传输涉密信息。第三十一条发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第七章测绘成果资料档案的鉴定与销毁第三十二条对于保管期限已满的测绘档案，由综合管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。第三十三条鉴定工作应严格按照档案保管期限表和有关规定进行。经鉴定确无继续保存价值的档案，应提出销毁意见，报单位负责人批准后，方可销毁。第三十四条销毁档案必须严格履行审批手续，填写《测绘档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等。第三十五条销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《测绘档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。涉密档案的销毁，应送指定的保密销毁机构处理。第八章测绘成果资料档案的数字化与信息化管理第三十六条为适应信息化发展要求，本单位应积极推进测绘成果资料档案的数字化、信息化建设，建立健全测绘档案管理信息系统。第三十七条测绘档案数字化应符合国家相关技术标准和规范，确保数字化成果的质量。数字化过程中应做好登记、著录、标引等工作，建立完善的档案目录数据库和全文数据库。第三十八条档案管理信息系统应具备档案著录、检索、利用、统计、保管、保密等功能，并确保系统安全可靠，防止信息泄露、丢失和篡改。第三十九条电子档案的管理应遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》等规定，明确电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、迁移等要求，确保其长期可读和有效利用。第九章责任追究第四十条对在测绘成果资料档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。第四十一条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定形成、收集、整理、归档测绘成果资料，造成资料残缺、丢失的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案材料的；（三）在档案整理、移交、保管过程中，玩忽职守，造成档案损坏、丢失或泄密的；（四）违反档案利用规定，擅自提供、复制、摘