行政档案管理制度

行政档案管理制度前言行政档案是单位在各项行政管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。它不仅是单位过往工作的真实写照，更是未来决策与发展的重要依据。为规范本单位行政档案管理工作，确保档案的完整、安全、有序与有效利用，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理职责，规范档案管理流程，提升档案管理水平，为单位的稳健运营提供坚实的信息支撑。第一章总则第一条目的与依据为加强本单位行政档案管理，提高档案利用效率，保护单位合法权益，根据国家有关档案管理的法律法规及本单位实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于单位各部门及全体员工在日常行政管理、业务开展、内部建设等活动中形成的各类行政档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化管理等工作。第三条基本原则行政档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则。确保档案的真实性、完整性、系统性和可用性。第二章管理机构与职责第四条管理机构单位综合管理部门（或指定专人）为本单位行政档案管理的归口部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应指定兼职档案员，负责本部门日常档案的初步收集、整理和移交。第五条档案管理部门职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度及实施细则。2.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训。3.负责单位各类行政档案的接收、分类、编号、登记、保管、统计、鉴定、销毁和利用工作。4.维护档案的完整与安全，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。5.推进档案管理的标准化、规范化和信息化建设。6.组织档案的编研、开发与利用，为单位各项工作提供服务。第六条各部门及兼职档案员职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案管理部门移交。2.确保移交档案的齐全、完整和规范。3.协助档案管理部门开展本部门档案的鉴定、利用等工作。4.遵守本单位档案管理的各项规定，对本部门形成的档案负责。第三章档案的收集与整理第七条档案收集范围档案收集范围包括但不限于：1.单位设立、变更、注销等相关的审批文件、登记证书、印章图样等。2.单位发展规划、年度工作计划、总结、会议纪要、重要决定等。3.各项管理制度、岗位职责、工作流程等规范性文件。4.对外行文、对内发文的正本、定稿及重要附件。5.与外单位签订的合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。6.重要的会议材料（会议通知、议程、报告、记录、决议等）。7.员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、离职等人力资源管理文件。8.财务、审计、资产管理等相关文件材料（按财务档案管理规定执行，本制度可作衔接）。9.重要的外事活动、宣传报道、荣誉奖励等材料。10.其他具有保存价值的行政业务文件材料。第八条档案收集要求各部门应在有关文件材料办理完毕后，及时进行收集。对于具有连续性的工作，应在阶段性工作完成后进行收集。每年年末，各部门应将本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行系统整理，并向档案管理部门移交。档案管理部门应对移交的档案进行核对验收。第九条档案整理规范1.分类：按照档案内容的性质、年度、部门等进行科学分类，确定相应的分类体系和类目。2.编号：根据分类方案，对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。3.排列：在同一类目下，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。4.编目：为整理好的档案编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，填写卷内备考表。5.装订：对需要长期保存的档案，应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物。第四章档案的保管第十条档案库房要求档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。保持库房整洁、干燥、通风。第十一条档案存放管理1.档案应存放在专用的档案柜、架内，排列有序，并标明柜号、架号、类别等信息，便于查找。2.不同载体的档案（如纸质档案、电子档案、声像档案等）应分别存放和管理。3.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员离开库房时应锁好门窗。第十二条档案保管期限根据档案的价值确定保管期限，分为永久、长期和短期三种。具体期限参照国家有关档案管理规定及单位实际情况确定。第十三条档案清点与检查档案管理部门应定期对库存档案进行清点核对，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修补、复制或数字化扫描。第五章档案的鉴定与销毁第十四条档案鉴定档案管理部门会同相关业务部门，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由单位分管领导、档案管理人员及相关部门负责人组成鉴定小组进行。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案，应登记造册，提出销毁意见。第十五条档案销毁1.销毁档案须严格按照规定程序进行，报单位主要负责人批准后方可执行。2.销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案。3.销毁清册应永久保存。第六章档案的利用第十六条档案利用范围与权限1.单位内部人员因工作需要，可按规定查阅相关档案。查阅涉密档案或敏感档案，须经单位分管领导或主要负责人批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人批准，并由相关业务部门陪同。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定执行，限制利用范围。第十七条档案利用手续查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅档案名称/编号、查阅时间等。档案管理人员应对查阅过程进行监督。第十八条档案利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录、抄录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。3.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。4.归还档案时，档案管理人员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅登记。第七章档案的信息化管理第十九条信息化建设单位应积极推进档案信息化建设，配置必要的硬件设备和档案管理软件，逐步实现档案的数字化扫描、存储、检索和利用。第二十条电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁，应符合国家有关电子档案管理的规定。2.确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。对重要的电子档案，应进行异地备份和离线保存。3.电子档案与纸质档案具有同等效力。第八章责任追究第二十一条奖励对在档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案利用中做出突出贡献的部门和个人，单位予以表彰和奖励。第二十二条处罚对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法