秘书职能范畴

第二章秘书职能范畴主要内容思考练习案例导入知识体系学习目标了解秘书职能范畴的特征掌握秘书文稿撰拟要领理解公文运行的特征掌握秘书文书整理的要领理解秘书会务工作原则和任务理解秘书日常、随机、受权事务的特征了解网络办公的特点及网络办公系统的结构能操作秘书日常办公事务能通过网络进行秘书日常事务的处理能应用参谋智能辅助的方法能处理管理失调时的协调辅助第二节参谋智能辅助第三节管理协调辅助第一节办公事务辅助第一节办公事务辅助一、办文本节点睛二、办会相关链接三、办事四、网络办公办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的、经常性的、基础性的，主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等。一、办文

办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。办文是秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，是其辅政的主要方式。秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料（见图2-1）。（一）文稿撰拟

图2-1秘书撰拟文稿的注意事项(一).文书的撰拟

1.文书的概念文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

2.文书的种类

通用文书、专用文书、常用事务文书。

(一).文书的撰拟

3、基本要求主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。

4、行文关系

上行文:报告、请示、意见。下行文：命令、决定、决议、通知、通报、批复、会议纪要、议案、通告、公告、指示。平行文：函。

5.文稿撰拟的范围法定公文的撰拟常用文书的撰拟领导讲话稿的撰拟公关文书的撰拟（一）文稿撰拟(二).文书处理

1、文书处理的涵义文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

2、文书处理的原则及时；准确；安全；统一规范。

(二)文书处理3.行文关系文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：（1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。（2）一般情况下不得越级行文。(二)文书处理（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。（4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。（5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。（6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。

相关知识:

收文办理程序收文程序的主要环节有：签收→登记→分办→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办等。注意：传阅、拟办、催办为非必选项。文件处理单来文标题

拟办意见

领导批示

办理结果

备注

文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给：收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：

相关知识

发文处理程序：发文程序的主要环节有：授意→拟稿→审核→签发→复核→缮印→校对→用印→登记→封发等。

发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行调整，增减其中的某些环节。文书运行的注意事项（见图2-2）。（二）文书运行图2-2文书运行的注意事项（二）文书运行文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理，主要包括文书立卷和案卷归档。文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。文书立卷的范围（见图2-3）。（三）文书整理

图2-3文书立卷的范围

文书立卷的原则（见图2-4）。文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成案卷后，一般在第二年的上半年向档案部门移交。归档的质量要求是：要维护文书材料的齐全、完整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。（三）文书整理

图2-4文书立卷的原则

办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。概念办理完毕的文件归类、管理和处理归卷清退销毁暂存有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；有利于保护机密；有利于排除无用信息的干扰。归档文件整理方法立卷以“件”为单位整理通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法。

适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法。概念

文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合档案质量要求的案卷是组卷（立卷）的实质。一、定义

平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。意味着文件由办理阶段进入管理阶段。实质是对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。

上海市××区教育局归卷类目

上海市××区教育局归卷类目一、办公室1－1.本局2003年度局办公会议记录永久1－2.本局召开学校校长会议记录永久1－3.……二、中教科2－1.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复永久2－2.本局关于中学招生工作的计划总结永久2－3.……三、幼小教科3－1.本局关于小学视导工作情况报告永久3－2.本局关于小学招生工作计划和总结永久3－3.……四、总务科4－1.2003年度教育经费预算决算表永久4－2.2003年各类学校核定年度预算表长期4－3.……条目类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。设置要求：与档案室档案分类保持一致。条目是归卷类目的主体。设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。一、归档文件的保管期限

归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。

1987年国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》明确的文书档案的保管期限：长期为16年至50年

短期为15年以下

问题特征即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。

注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。使用最频繁的立卷特征

问题要适度。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等。（一）“六个特征”立卷法名称特征即将相同名称的文件组合成一个案卷。优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。名称即文种（一）“六个特征”立卷法时间特征即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点。注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。指文件针对时间（一）“六个特征”立卷法通讯者特征即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。优点：有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度（一）“六个特征”立卷法地区特征即将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。优点：便于反映地区工作情况。适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文件的立卷。可以是行政区域、也可以是地理区域注意：不能和作者特征混淆。（一）“六个特征”立卷法（二）文件组卷应注意的问题结合运用两个或两个以上特征组卷除通讯者特征外，结合特征越多，形成案卷的专指性越强。

针对文件具体情况，保持文件间的有机联系，灵活选用立卷特征1、保持文件之间固有的不可分散性；2、区分不同价值的文件。卷内文件排列按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。拟写案卷题名题名基本结构：责任者（通讯者）－（时间）（地区）问题－名称。题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间。卷内文件编号装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号。全宗号目录号案卷号件号填写文件目录卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。卷内文件目录位置：案卷首页。顺序号文号责任者题名日期页号备注1、沪档〔2004〕3号上海市…关于………2004.1.1110、沪档〔2004〕20号上海市…关于………2004.12.3120/125卷内文件目录一个文号占一个顺序号无发文号可注收文号联合发文一般同时标出作者部分可以省略最后一份文件填写起始与终止页号一式数份，其余编制全引目录填卷内备考表卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。卷内备考表位置：卷尾。页面大小：与卷内文件一致。卷内备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。填写案卷封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题案卷题名文件所属的起止时间保管期限卷内文件总页数归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号案卷排列一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。编制案卷目录由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。备注保管期限页数年度题名档号归档号编制方法根据具体情况而定。（三）文书整理秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活动中查阅。秘书文献资料工作中必须注重的事项（见图2-5）。（四）文献材料的保管和利用

图2-5秘书文献资料工作必须注重的事项（四）文献材料的保管和利用

二、办会秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工作和文件材料处理事务。前提：会议的含义

从字面上来解释，“会”是聚集、会合的意思，“议”是讨论、议事的意思，两者组合起来就是将人聚集在一起议事的意思。只有是三个人以上聚合在一起，就某个和某些议题进行讨论以求获得解决方法才是会议。对会议的严格界定应该是：

某一社会群体为解决某一问题而吸收有关人员进行讨论、商议或表决的一种组织形式。1、会议的分类（1）按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议（2）按会议的形式分，可分为小组会、座谈会、报告会等（3）按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等（4）按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议（5）按会议召开的规律或时间，可分为定期例会、临时性会议（6）按与会者相互关系分，可分为纵向关系会议，即上下级之间召开的会议，横向关系会议，即每个与会者以平等身份和相同的权利参加的会议。（7）按会议的方式划分，现场会、观摩会、广播会、电视会茶话会等（8）按会议功能分，决策审批性会议、研究探讨性会议、总结交流会等2、会议的作用——会议是组织存在的表现。——会议是领导进行决策的有效手段。3、会议要素和成本预算（1）会议计划会议计划whywherewhenwhohow如何分工为什么召开什么时候召开什么地点什么人参加会议的六大要素议题主持人名称六大要素与会者时间地点与会者

与会者就是参加会议的正式成员。人们被召集来开会，是要花费一定的时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此与会者有必要性、重要性和合法性的特点：

必要性：指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围，有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人。

重要性：指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。

合法性：合法的身份和法定的资格。人民代表大会、董事会等。主持人主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证的作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一种是当然主持人。由其职务和地位，也就是组织章程或法规决定的。如单位的工作例会、党的组织会议等。一种是临时的主持人。各种代表会议。

议题

议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题的选定具有以下几个特点：必要性、重要性、明确性和可行性。名称正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正言不顺。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备；又用于会后宣传，扩大会议的效果，更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和尊严感。大中型的会议名称被制作成为横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。

时间会议时间有三种含义：一是会议召开的时间二是指整个会议需要的时间三是指每次会议的时间限度会议召开的时间

某个会议什么时间召开最合适？首先考虑的是需要。如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下周即将开始。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既有利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加会议的时间。再次是适宜，要考虑天气因素、环境等因素。地点会议地点，又称为会址。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或在其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等召开。专业性会议，应选择在有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在本单位的会议室。选择会址还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。3、会议的作用——会议是组织存在的表现。——会议是领导进行决策的有效手段。4、会议要素和成本预算（1）会议计划会议计划whywherewhenwhohow如何分工为什么召开什么时候召开什么地点什么人参加会议的六大要素议题主持人名称六大要素与会者时间地点与会者

与会者就是参加会议的正式成员。人们被召集来开会，是要花费一定的时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此与会者有必要性、重要性和合法性的特点：必要性：指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围，有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人。重要性：指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。合法性：合法的身份和法定的资格。人民代表大会、董事会等。主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证的作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一种是当然主持人。由其职务和地位，也就是组织章程或法规决定的。如单位的工作例会、党的组织会议等。一种是临时的主持人。各种代表会议。

议题

议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题的选定具有以下几个特点：必要性、重要性、明确性和可行性。名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正言不顺。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备；又用于会后宣传，扩大会议的效果，更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和尊严感。大中型的会议名称被制作成为横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。

时间会议时间有三种含义：一是会议召开的时间二是指整个会议需要的时间三是指每次会议的时间限度会议召开的时间

某个会议什么时间召开最合适？首先考虑的是需要。如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下周即将开始。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既有利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加会议的时间。再次是适宜，要考虑天气因素、环境等因素。地点会议地点，又称为会址。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或在其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等召开。专业性会议，应选择在有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在本单位的会议室。选择会址还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。秘书会务工作的原则（见图2-6）。（一）会务工作的原则和任务图2-6秘书会务工作的原则要有效地发挥会议的功能，必须从三方面入手（见图2-7）。（一）会务工作的原则和任务图2-7有效地发挥会议的功能秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的基础性工作。会前筹备工作主要包括：领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。具体来说有以下几方面：（二）会前筹备拟定会议方案制定会议方案包括会议的名称、时间、地点、与会人员、议题、议程、经费预算、材料准备、会场布置和会务安排。**集团2008年度产品销售订货会会议方案为落实我公司明年的销售计划，拟决定于2007年12月21日至23日，在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大会。现将会议方案呈报如下：1、会议任务收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量的要求，落实该产品的市场的占有量，探讨适合我集团产品销售的模式和产品销售分成比例。2、出席会议对象和名额出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的商家经理及我销售公司各片区经理，邀请本集团产品总装生产线领导和产品设计实验部全体成员参加，预计约320人。3、会议议程及日程安排（详见附表一）12月21日：全体与会人员报到12月22日：上午8：00。。。。。。4、会议机构设置本次会议程序简单，但规模较大，准备工作较复杂，故拟组建会议秘书组和会议接待组两个精干的机构，分别准备会议文件的起草、印制会议证件、布置会场和安排来宾食宿、宴请等工作。准备工作要求在12月18日之前落实完成。5、会议经费预算这次会议时间不长，以在我公司召开，我部只需提供来宾的食宿费用和会议常规费用，按每位来宾食宿每天人民币200元；外加宴请一次，按每桌人民1000元（含酒水）；会议文件制作及接待车辆费用约需人民币5000元，总计需经费293000元，该费请从公司产品销售费用中支付。6、会议的后勤保障与会人员将统一安排在集团宾馆住宿，会场布置由销售公司组织人员安排，总部只需派出两辆大巴和三辆中巴供会议使用。以上安排妥否，请批示。**集团销售公司二○○七年十二月二日1会议成本预算计算会议的成本的目的是为了提高会议质量。尤其是对于有明显投入的大中型会议，跨地区的、会期超过1天的，必须计算成本，作出预算。会议成本与会议效益往往出现以下三种情况：会议成本>会议效益会议成本=会议效益会议成本<会议效益

会议成本的组成第一，显性成本即会议明显的耗材费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。第二，隐性成本即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。

会议成本==（2*3）+（G平+S平）*T*N+会议后勤工作的实际开支

G表示参加会议人员各个人的单位工作小时工资数

S表示参加会议人员各个人每单位工作小时取得的工资外其他收入值

平表示为平均值

T表示参加会议人员各个人实际到会时间

n表示参加会议人数

某县工商局召开一次全市范围下属工商所所长工作会议，与会所长共60人，工商局参加与会议的共有15人，出席会议人员共有75人。会议秘书5人，会期3天。再假定，上述参加会议人员月平均工资是600元，日平均工资为20元，每个人工资外收入平均为8元，到会议地点平均路费补助为20元，会议期间住宿费每人每天30元，伙食补助每人每天10元，文件制作费平均每人50元。会议租用会议室5个，每个会议室平均收费200元，其他费用不计算。2、会议文件的准备会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划，以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会者带走，秘书应做好回收工作。二类是会议本身所产生的文件。如开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议纪要、闭幕词、会议总结等。3、会场准备会场布置（1）会标会标是会议的标志，可烘托气氛、突出主题。会标名称要准确。不能随意简化、省略。会标常用红底黄字或红底白字，悬挂端正。（2）会场的座位安排A、依照职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高的居中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。B、为工作便利起见，会议主持人有时候需要在前排的边座就座。C、在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。主席台座次安排A、主席台座次排序原则为：“以前为尊”、“以中为尊”，商务活动为“以右为尊”，政务活动“以左为尊”。B、主席台座次排序为①人数为单数时，以前排正中的位置为职务最高者的座位，商务活动则以居中位者的右手位为第二尊位，左手位为第三尊位。依此类推；政务活动则相反，以居中者的左手位为第二尊位，右手位为第三尊位，依此类推。975312468②人数为双数时，商务活动以中轴线为界，中轴线右边为第一尊位，中轴线左边为第二尊位，依此类推；政务活动则以中轴线为界，左边为第一尊位，右边为第二尊位，再依此类推安排。642135主席台人数为偶数时

主席台人数为奇数时

正门

2.小型会议、会谈的会场布置上级领导主方领导正门主方客方与外宾会谈B为客方A为主方与上级领导会谈B为主方领导A为上级领导与客人会谈

3.签字仪式4．合影

（与主席台座次一致）

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。面包车和巴士四、乘车座次五、用餐座次中餐西餐主陪副陪③场内其他人员座位的安排——会场在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份区域，并设立指示牌、标识、姓名台签，使与会者顺利入座。——在一些表彰、总结类型的大会上，为方便颁奖授牌，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签或在其前面桌上放置台签。——如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法设座。主席台席位会场设施

会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音机、录音、放音、唱片、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备要反复检查、调试，以免临时发生故障或出现差错。会议议程、程序的拟定（1）、议程会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，主管秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，引成文字，就是议程表，会前发给与会人员。会议议题：即召开会议所要解决的问题或事项。它是会议的宗旨、内容和任务，对整个会议起导向的作用。（1）议题的提出A、大中型会议的议题，由会议领导机关或领导人提出；B、代表会议或代表大会的议题，需通过法定程序确定。C、日常性会议的议题，由分管某项工作的领导人提出。（2）、程序会议内容除了议题之外，还有一些礼节性、结构性的或者将议程具体化的内容和项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等等。案例某公司销售团队会议议程公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在集团总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、销售二部经理的人选；2、东部地区销售活动的总结；3、上次会议记录；4、销售一部关于内部沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订6、公司销售人员的招聘和重组。某公司销售团队会议议程公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在公司总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、销售二部经理的人选；2、东部地区销售活动的总结；3、上次会议记录；4、销售一部关于内部沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订6、公司销售人员的招聘和重组。修改：

公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在公司总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、宣布会议议程；2、说明有关人员缺席情况；3、东部地区销售活动的总结；4、销售一部关于团队沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订；6、公司销售人员的招聘和重组；7、销售二部经理的人选。3、会议日程：是对会议议程在日期时间上的安排程序。一般采用简短文字或表格形式。**集团公司2008年度产品销售订货会日程表日期时间内容安排地点参加人员负责人备注12月21日全天来宾报到**宾馆大厅会议秘书组张三12月22日上午8:00集团陈总经理致辞**会议室全体与会代表李四10:00销售公司王经理作报告**会议室全体与会代表李四下午2：00分组讨论1-3号会议室全体与会代表各片区经理4：30各组代表讨论情况汇报**会议室全体与会代表李四6：00晚宴宾馆2号包厢全体与会代表王五（3）、日程表和作息时间表/hy/20061114/19313077592.shtml/ztbd/glyth/hyrcb-1.htm4、会议通知的发送会议通知上应该写明的内容是：会议召开的时间、需用时间或会期、地点会议名称和主要议题参加对象须作什么准备报到日期、地点、接站办法等召集单位署名、通知发出日期，加盖公章会议通知各中小学校、幼儿园，电大、进校、成人中专，局机关各股室、各危改核查组：经研究，决定召开“兴宁市教育系统纪律教育学习月活动动员大会”、“义务教育学校危房改造工作会议”及“校园三化建设、信访、教育收费工作总结表彰会”，现将有关事项通知如下：一、会议时间：2007年7月18日（星期三）上午9:00。（请参会人员于8:50前进场完毕）二、会议地点：兴宁市沐彬中学演播厅。三、参会人员：1、各中小学、幼儿园，电大、进校、成人中专、学校校（园）长；2、有危改任务的面上小学校长（由各中心小学负责通知并带队参会）；3、教育局股长（主任）以上干部、危改核查组全体成员。四、请各股室负责电话落实挂钩学校的参会人员，各危改核查组负责通知本组全体成员参会。兴宁市教育局

二〇〇七年七月十七日邀请性会议为准确统计与会人数，以做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。回执的内容：单位名称：详细地址：姓名性别职务联系电话邮编会议召开期间，必须办好以下工作：会场签到，以便了解与会代表的人数；会间调度，这是指对会议程序、内容、会场服务的安排和调整；会议记录，这是指会议情况的原始记录，它是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础；会议简报，这是反映会议进程、动态，通报会议情况的文书；会议选举；会议总结；后勤保障。（三）会间事务

（1）签到：秘书人员代签。由秘书人员根据报名表画记号，但前提是秘书人员对与会者情况较熟悉。簿式签到。与会人员自己签名。常用的一种方式。电子签到。卡式签到。事先将印制好的签到证发给本人，参加会议时交上一张卡片。（2）会议记录真实地记载了会议的情况，客观反映了会议的内容和进程，为日后分析、研究、整理内容提供了主要依据，因而会议记录是重要的文书档案，又是形成会议快报、会议简报、会议纪要的原始依据和材料。会议记录的基本要求是快速、准确、完整、清楚。草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总结；会后催办工作。（四）会后工作

作业：根据给出材料，拟定一份会议方案。**集团销售公司承办省营销协会召开的2007年年会，会议定于2007年12月15日至17日在金辉大厦举行。出席本次年会的代表有省营销协会会长、副会长、秘书长、理事成员、会员单位代表等，预计有450人左右。本次会议的议题是：诚信经营在营销中的作用；产品“三包”应具体包哪些内容并且包到什么程度；营销活动中货款赊欠和三角债问题的解决办法；面对日趋成熟的消费者，营销策略应做怎么样的调整等。会议召开期间，市政府分管经贸工作的领导和集团总经理将出席并讲话。三、办事秘书为领导操办事务的范围相当广泛，大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。日常事务指秘书每天都要操办的事务。这些日常事务有着共同的特征：具有领导工作需要的选择性；具有操作的规范性；具有与领导工作的主辅协同性；具有运作的适应性；具有服务的周密性；具有公众性；具有尽职守岗的严格性。（一）日常事务秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。秘书处理随机事务要注重五个方面（见图2-8）。（二）随机事务图2-8秘书处理随即事务要注重的事项秘书受权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。（三）受权理事授权方式任务内容目的要求步骤方法秘书理事行为确定授权确定确定确定确定确定依令照办弹性授权确定确定确定不作规定不作规定变通理事不确定授权抽象规定抽象规定不作规定不作规定不作规定自主理事表2-1领导对秘书授权理事（三）受权理事由于工作内容和领导需要不同，授权方式也不同，如表2-1所示。比较要素比较项权力来源方式范围有效期用权依据稳定程度法定权力配置组织

法定程序确定的职责范围任期时限内职能分工任期内稳定领导对秘书授权理事领导个人个人委授特定的交办事项任务完成时限内领导意图一次性有效表2-2秘书授权理事与法定权力配置的区别（三）受权理事秘书授权理事与法定权力配置的区别，如表2-2所示。秘书在受权理事中，特别要注重以下方面：要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划办理的思路和选择有效的工作方法。要明确受权理事的双重角色。要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权者请示，并遵从其新的指示办理。要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以外的事务，秘书不得自作主张，不得擅作决定。（三）受权理事四、网络办公

（一）网络办公的特点网络办公的特点主要体现在高效管理、规范管理、跟踪管理、知识管理、更新灵活、成本低廉六个方面（见图2-9）。图2-9网络办公的特点一般性的网络办公系统的系统结构（见图2-10）。（二）网络办公系统的结构图2-10网络办公系统结构图根据日常办公事务的种类将整个办公系统划分为若干模块，每个模块完成相对独立的功能，然后通过Internet/Intranet技术将所有的模块集成到统一的网站界面供办公人员使用。针对不同企业和行政组织，各种应用模块的功能可以弹性变化。

1.公文管理公文管理主要负责公文的撰写、发送、接收、审批与归档工作。公文管理模块最基本的功能是提供撰写公文的文本编辑环境和文档模板，公文管理模块一般需要得到流程建模管理模块的支持。（二）网络办公系统的结构

2.邮件管理邮件管理主要负责邮件的发送与接收工作。一般网络办公系统的邮件管理功能可分为电子邮件管理和即时消息管理两类。电子邮件管理模块的结构（见图2-11）。图2-11电子邮件管理模块结构（二）网络办公系统的结构

3.日程管理日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能，可分为个人日程，部门日程等，主要解决以电子日历为基础的日程的安排、存储、到时提醒任务和需要说明的事项等。

4.档案管理档案管理主要是实现对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的电子化的存储和管理。需要存为档案的信息一般都具有一定的价值和长期保存的要求，因此档案管理模块需要提供较高的访问安全性和访问权限设置，同时应该提供丰富的档案检索和查阅手段，使用户方便快捷地获得所需的信息。（二）网络办公系统的结构

5.日常管理日常管理主要是指对办公活动中经常发生的事件和办公资源和设备的管理。一般包括考勤管理、办公用品领用和办公设备的维护和更新等。

6.会议管理在网络办公系统中除了传统的会议，还有网络视频会议方式。会议管理功能可以将通知与会人员、分配会议筹备任务、安排会议地点、会议筹备工作进度检查等会议前期工作通过网络化的形式来简洁高效的实现。而且在网络视频技术的支持下，新型的网络视频会议为办公人员提供了跨越时空的会议交流方式，大大节省了会议成本，提高了会议效率。（二）网络办公系统的结构

7.系统管理系统管理主要是由网络办公系统的管理员所使用。一般管理员的工作有负责为每个用户分配用户名、邮件地址、设置访问权限；保证网络的正常访问以及系统内部的数据安全等，系统管理模块应该能对管理员的所有工作提供支持。

8.流程建模管理流程建模管理的功能是让用户能够根据实际情况的变化维护和更新已有的流程，设计生成新的流程来更好地完成自己的工作。（二）网络办公系统的结构秘书会展工作广义的会展包括会议和展览、奖励旅游和大型活动以及与之相关的运输、广告、交通等行业，是会议、旅游、大型活动和展览的概称（MICE）。会展秘书的职责主要有：会展人力资源调配会展的广告宣传会展物流管理会展综合服务会展信息服务会展场馆工作会展保密工作谢谢大家！第二节参谋智能辅助一、对决策的参谋智能辅助本节点睛二、对信息利用的参谋智能辅助相关链接三、对廉洁自律的参谋智能辅助大凡事业有成的领导者身边，都有精于办事、善于参谋的秘书人员。一、对决策的参谋智能辅助（一）决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作（见图2-12）。图2-12秘书在决策准备阶段的工作决策形成阶段，秘书参谋智能辅助的领域和渠道：可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案；可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去；可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改；对重大决策的初定方案，秘书伴随领导，到基层进行小规模试验，蹲点探索，再由点到面地进行推广；对各种供选择的方案进行一一对应的比较。（二）决策形成阶段决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策。在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用（见图2-13）。（三）决策实施阶段图2-13秘书参谋智能辅助在决策实施中的作用（三）决策实施阶段二、对信息利用的参谋

智能辅助秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为领导者有效获取利用信息、进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋智能辅助。对信息获取利用方面对排除信息干扰方面注重在方向上的参谋辅助注重排除思想障碍造成的干扰注重优化信息结构的辅助注重排除感情障碍造成的干扰注重在扩大信息量上的参谋辅助注重排除利益冲突造成的干扰注重排除时空因素造成的信息干扰表2-3秘书对信息利用的参谋智能辅助

秘书对信息利用的参谋智能辅助主要体现在两方面：对信息获取利用方面和对排除信息干扰方面，具体如表2-3所示。二、对信息利用的参谋

智能辅助近身综合辅助的秘书及时有效的提醒、规劝，拾遗补阙的参谋智能辅助，对领导者廉洁自律有着积极的影响。三、对廉洁自律的参谋智能辅助廉洁自律的领导者首先必须要坚持为人民服务的根本宗旨。真正关心领导的秘书，往往能在平凡小事上、在日常公务处理中，对领导行为中的疏漏拾遗补阙，协助领导者防微杜渐，一以贯之地坚持为人民服务的根本宗旨。（一）对坚持根本宗旨的辅助秘书在社会主义中国，公仆意识应是领导干部的主体意识；做人民的公仆应是领导干部正确的角色定位。当领导者思想观念和工作行为上与公仆地位相悖时，秘书发现得最为及时、具体，拾遗补阙的参谋智能辅助的针对性很强，也易于被领导者接受。（二）对强化公仆意识的辅助要求组织成员遵循组织规范，是领导者实施领导和管理的重要手段，而领导者带头遵循组织规范，对组织成员具有极大的表率作用。秘书对领导者遵循组织规