单位档案数字化加工项目合同书

单位档案数字化加工项目合同书合同编号：[年份]档数合字第[顺序号]号甲方（委托方）：[单位全称]法定代表人/负责人：[姓名]地址：[详细地址]联系电话：[办公电话]电子邮箱：[官方邮箱]乙方（受托方）：[单位全称]法定代表人/负责人：[姓名]资质证书：[档案数字化加工相关资质等级及编号]地址：[详细地址]联系电话：[办公电话]电子邮箱：[官方邮箱]甲乙双方本着平等互利、诚实信用、协商一致的原则，就甲方委托乙方进行档案数字化加工项目（以下简称“本项目”）的相关事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。一、项目概况1.项目名称：[甲方单位名称]档案数字化加工项目2.项目地点：[具体加工地点，如甲方指定地点或乙方符合保密要求的作业场所]3.项目内容与范围：*档案范围：甲方[具体年份或批次]的[文书/会计/科技/声像等]档案，预计[数量单位，如：卷、件]数约为[中文大写数字，如：三百]卷/件，具体以实际交接清点数量为准。*加工内容：包括但不限于档案的接收、整理、著录、扫描、图像处理、质检、数据挂接（若有档案管理系统）、成果验收、档案返还（若为甲方现场加工）、数字化成果交付等工作。具体加工流程及要求详见本合同附件一《档案数字化加工技术规范与质量标准》。4.项目目标：通过专业的数字化加工，将甲方指定范围内的纸质档案转化为符合国家及行业标准的数字化档案，实现档案的高效管理、便捷查询和长期保存。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.提供资料：甲方应在本合同签订后[中文大写数字，如：十五]个工作日内，向乙方提供本项目所需加工的档案原件，并对所提供档案的真实性、完整性负责。同时，应提供必要的档案著录细则、分类大纲、保管期限表等基础资料。2.场地与协助：如约定在甲方指定地点进行加工，甲方应为乙方提供符合加工要求的工作场地、必要的办公设备（如桌椅、电源、网络接口等），并协调相关部门配合乙方工作。3.指导与监督：甲方有权对乙方的加工过程、质量及进度进行必要的指导、监督和检查，但不得无故干扰乙方的正常工作秩序。4.及时确认与反馈：甲方应指定专人负责与乙方的联络、档案交接、技术问题沟通及阶段性成果的初步确认。对于乙方提出的需甲方明确的问题，应在[中文大写数字，如：三]个工作日内予以书面答复。5.组织验收：甲方应按照本合同及附件约定的标准，在乙方提交完整的数字化成果后[中文大写数字，如：三十]个工作日内组织验收。6.支付款项：甲方应按照本合同约定的付款方式和期限，及时足额向乙方支付项目款项。7.知识产权：甲方拥有本项目所产生的全部数字化档案数据的所有权、使用权和处置权。（二）乙方权利与义务1.组织实施：乙方应根据本合同要求，制定详细的项目实施方案，配备合格的项目团队、专业的技术人员及符合标准的加工设备和软件，并在甲方要求的时间内启动项目。2.质量保证：乙方承诺严格按照国家相关法律法规、行业标准及本合同附件一《档案数字化加工技术规范与质量标准》进行加工操作，确保数字化成果的质量。3.进度控制：乙方应在双方确认档案材料全部到位且加工条件具备后[中文大写数字，如：九十]个工作日内完成全部加工任务并提请甲方验收。如遇特殊情况需延期，乙方应提前[中文大写数字，如：七]个工作日书面通知甲方，经甲方书面同意后方可顺延。4.安全保密：*乙方应建立严格的档案安全保密制度，对甲方提供的所有档案原件及数字化过程中产生的数据信息负有全程保密责任。*乙方工作人员需签署保密承诺书（作为附件二），并接受甲方的保密教育和监督。*加工过程中，乙方应采取有效措施防止档案原件的损毁、丢失、泄密。加工设备及存储介质严禁接入互联网及与项目无关的网络，确保数据安全。*项目结束后，乙方应将所有加工过程中产生的中间数据、废弃载体等进行彻底清除或销毁，并向甲方出具数据清除确认书。5.人员管理：乙方负责对其项目团队成员进行管理、培训和考核，确保其具备相应的专业技能和职业素养。项目团队主要成员如需变更，应提前书面通知甲方并征得同意。6.成果交付：乙方应在项目验收合格后[中文大写数字，如：十]个工作日内，按照甲方要求的格式和介质（如：加密硬盘、光盘等），向甲方交付完整的数字化成果（包括图像文件、著录数据等）。7.售后服务：乙方应为甲方提供自项目终验合格之日起[中文大写数字，如：十二]个月的免费技术支持服务，包括对数字化数据使用过程中出现的问题进行解答和处理。三、项目实施与管理1.项目沟通机制：双方各指定一名项目联系人，负责日常工作的沟通与协调。甲方联系人：[姓名]，职务：[职务]，联系方式：[办公电话及邮箱]；乙方联系人：[姓名]，职务：[项目经理]，联系方式：[办公电话及邮箱]。重要事项应以书面形式（包括但不限于邮件、传真、盖章扫描件）确认。2.档案交接：双方应严格按照附件三《档案交接登记表》的格式，对交接的档案数量、状况进行详细清点、记录并签字确认。档案交接过程应在甲方指定人员监督下进行。3.进度报告：乙方应每周向甲方提交项目周报，汇报本周工作进展、下周计划及存在问题。4.质量抽检：甲方可定期或不定期对乙方已完成的数字化成果进行抽检，抽检比例及标准双方另行协商确定，乙方应予以配合。四、质量要求与验收1.质量标准：本项目数字化加工质量应严格遵守国家档案局及相关主管部门颁布的最新标准规范，并符合本合同附件一《档案数字化加工技术规范与质量标准》的具体要求。2.验收方式：*过程验收：对档案整理、著录、扫描等关键环节，乙方完成后应提交甲方进行阶段性验收，甲方应在收到申请后[中文大写数字，如：五]个工作日内完成。*最终验收：乙方完成全部加工任务后，向甲方提交《项目验收申请报告》及完整的数字化成果。甲方应在收到申请后[中文大写数字，如：三十]个工作日内组织最终验收。验收可采取抽样方式，抽样比例不低于[百分比，如：百分之十]。3.验收标准：以附件一《档案数字化加工技术规范与质量标准》及双方确认的其他技术文件为依据。合格率达到[百分比，如：百分之九十九]以上（含）视为验收合格。4.问题处理：若验收不合格，甲方应向乙方出具书面整改意见，乙方应在甲方要求的期限内完成整改，并重新申请验收，相关费用由乙方承担。整改后仍不合格，甲方有权根据本合同第七条追究乙方违约责任。五、合同金额与支付方式1.合同总金额：本项目预计总金额为人民币[中文大写数字，如：叁万陆仟]元整（¥[阿拉伯数字，如：____.00]元）。此价格为包干价，包含乙方为完成本合同约定工作内容所需的一切费用（包括但不限于人工费、设备费、材料费、管理费、利润、税金、运输费、培训费、售后服务等）。*单价（仅供参考，以实际发生量结算）：[中文大写数字，如：叁拾]元/卷/件。2.最终结算金额：以甲方实际交付并经乙方加工完成且通过最终验收的档案数量乘以约定单价计算。3.支付方式：*首付款：本合同签订生效后[中文大写数字，如：十五]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[百分比，如：百分之三十]作为预付款，即人民币[中文大写数字]元整（¥[阿拉伯数字]元）。*进度款（可选）：项目完成[百分比，如：百分之五十]工作量并经甲方阶段性验收合格后[中文大写数字，如：十五]个工作日内，甲方向乙方支付至合同总金额的[百分比，如：百分之六十]（含预付款）。*验收款：项目全部完成并通过甲方最终验收合格后[中文大写数字，如：三十]个工作日内，甲方向乙方支付至最终结算金额的[百分比，如：百分之九十七]。*质保金：最终结算金额的[百分比，如：百分之三]作为质保金，待项目验收合格满[中文大写数字，如：十二]个月后，如乙方无违约行为且提供的数字化成果无重大质量问题，甲方在[中文大写数字，如：十五]个工作日内无息支付给乙方。4.支付账户：乙方指定收款账户信息如下：开户名：[乙方单位全称]开户行：[银行名称及支行]账号：[银行账号]5.发票：乙方在申请付款时，应向甲方提供等额合法的增值税[专用/普通]发票，否则甲方有权延迟付款，且不承担违约责任。六、保密条款1.甲乙双方应对在本合同签订、履行过程中所获悉的对方商业秘密、技术信息、档案内容等未公开信息承担严格的保密义务。2.未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露。本保密义务不因本合同的终止而终止，持续有效。3.乙方违反本保密条款，给甲方造成损失的，应承担全部赔偿责任，并承担由此产生的一切法律后果。七、违约责任1.甲方违约：*甲方未按合同约定提供档案资料或工作条件，导致乙方无法正常开展工作的，乙方工期相应顺延，甲方无需承担额外费用。*甲方未按合同约定支付项目款项的，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额[千分之零点五]的违约金，但累计违约金不超过合同总金额的[百分比，如：百分之五]。逾期付款超过[中文大写数字，如：三十]日，乙方有权暂停工作或解除合同，并要求甲方赔偿损失。2.乙方违约：*乙方未能按合同约定的工期完成项目并通过验收的，每逾期一日，应向甲方支付合同总金额[千分之零点五]的违约金。逾期超过[中文大写数字，如：十五]日，甲方有权单方解除合同，乙方应退还甲方已支付的全部款项，并赔偿由此给甲方造成的直接损失。*乙方交付的数字化成果经最终验收仍不合格，且在合理期限内无法整改合格的，甲方有权解除合同或要求乙方返工，乙方应承担由此给甲方造成的损失，返工费用由乙方承担。*乙方在加工过程中发生档案损毁、丢失、泄密等情况，应承担由此给甲方造成的全部直接和间接损失，并承担相应的法律责任。甲方有权根据损失程度要求乙方支付不低于合同总金额[百分比，如：百分之十]的违约金，并可单方解除合同。*乙方擅自将本项目转包或分包给第三方的，甲方有权立即解除合同，乙方应支付合同总金额[百分比，如：百分之二十]的违约金，并赔偿甲方损失。八、不可抗力1.任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应在不可抗力事件发生后[中文大写数字，如：三]日内向对方通报，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构的不可抗力证明后，允许延期履行、部分履行或者不履行合同，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。2.遭遇不可抗力的一方应采取一切必要措施减少损失，并在事件消除后立即恢复履行合同义务。九、争议解决1.本合同在履行过程中发生的争议，由双方当事人协商解决；协商不成的，任何一方均可依法向[甲方/乙方所在地/合同签订地]人民法院提起诉讼。2.争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同其他条款。十、合同的生效、变更与终止1.生效：本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）之日起生效。2.变更：对本合同的任何修改、补充，均须经双方协商一致并签订书面补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。3.终止：*本合同约定的全部义务履行完毕，款项结清后自动终止。*一方依据本合同约定或法律规定解除合同的，本合同终止。*双方协商一致同意终止的。4.合同终止后，乙方应妥善处理遗留问题，包括但不限于归还甲方所有资料、清除相关数据、配合甲方办理后续事宜等。保密条款、争议解决条款、违约责任条款等具有独立性的条款在本合同终止后仍然有效。十一、其他1.合同附件：本合同附件是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。附件包括：*附件一：《档案数字化加工技术规范与质量标准》*附件二：《保密承诺书》（样本）*附件三：《档案交接登记表》（样本）*[其他必要附件，如：项目实施方案等]2.通知送达：本合同项下的所有通知、文件往来，均应以书面形式按本合同首页所列地址、联系方式送达。任何一方变更联系方式应提前[中文大写数字，如：三]日书面通知对方。3.廉洁条款：双方均应遵守廉洁从业规定，不得以任何形式索取或收受对方的不正当利益。4.本合同未尽事宜，由双方友好协商解决，可签订补充协议。5.本合同一式[中文大写数字，如：肆]份，甲方执[中文大写数字，如：贰]份，乙方执[中文大写数字，如：贰]份，具有同等法律效力。（以下无正文）甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：年月日乙方（盖