国家档案管理规范文件

国家档案管理规范文件第一章总则第一条为规范全国各级党政机关、人民团体、国有企业事业单位（以下统称“各单位”）档案管理工作，提升档案治理现代化水平，更好服务党和国家事业发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》制定本规范。第二条本规范适用于各级党政机关、人民团体、国有企业事业单位的全类型档案管理工作，非公有制企业、社会组织、基层群众性自治组织可参照本规范执行。第三条档案管理工作坚持以下基本原则：（一）坚持党对档案工作的全面领导，确保档案工作正确政治方向；（二）坚持统一领导、分级管理，确保档案完整、准确、系统、安全；（三）坚持资源优先、利用为民，统筹档案保管保护与开发利用；（四）坚持依法治档、科学管理，推动档案管理规范化、信息化转型。第四条本规范实施的阶段性管理目标：到2025年末，实现全国各级党政机关、国有企业事业单位档案管理合规率达到95%以上，符合条件的单位电子档案“单套制”管理覆盖率达到80%以上，各级国家档案馆档案开放率较2020年提升30%以上，县乡级以上单位档案安全风险防控体系实现100%覆盖。第二章档案机构及职责第五条国家档案主管部门职责：国家档案局统筹规划全国档案管理工作，制定全国性档案管理规章制度、标准规范，组织开展全国性档案执法监督检查，指导全国档案信息化建设、档案资源开发利用，负责中央和国家机关、中央企业档案工作的监督管理，推动档案领域国际交流合作，统筹全国档案专业人才队伍建设。第六条地方档案主管部门职责：县级以上地方档案主管部门负责本行政区域内档案工作的监督管理，贯彻落实国家档案管理规范标准，制定本行政区域档案管理实施细则，开展本行政区域档案执法检查，督促指导本行政区域内各单位做好档案收集、整理、保管、利用工作，统筹本行政区域档案信息化建设与档案安全管理。第七条各单位内部档案机构要求：各单位应当设立与本单位档案工作任务相适应的档案管理机构，或者指定专门机构、专人负责档案管理工作：（一）省级党政机关、员工人数1万人以上的中央企业应当设立独立的档案管理部门，配置专职档案管理人员不少于5人；（二）市级党政机关、员工人数1000人-1万人的国有企业应当配置专职档案管理人员不少于2人；（三）县级党政机关、员工人数100人-1000人的单位应当配置至少1名专职档案管理人员；（四）员工人数不足100人的基层单位应当配置1名以上经过专业培训的兼职档案管理人员，明确档案管理岗位职责。第八条各单位档案机构核心职责：（一）贯彻执行档案管理法律法规、规范标准，建立健全本单位档案管理规章制度；（二）负责本单位各类文件材料的收集、整理、归档，按规定向同级国家档案馆移交档案；（三）负责本单位档案的保管、防护、利用、信息化管理，按规定开展档案鉴定销毁工作；（四）监督指导本单位下属分支机构、所属企事业单位的档案管理工作。第九条各级国家档案馆职责：县级以上各级国家档案馆是集中保存管理本行政区域内永久保管档案的法定机构，履行下列职责：（一）依法接收本行政区域内各单位移交的永久保管档案，征集散存在社会上的对国家和社会具有保存价值的历史档案；（二）对馆藏档案进行科学整理、保管、修复、数字化加工，确保馆藏档案实体与信息安全；（三）依法开放馆藏档案，向社会提供档案利用服务，开展档案文化宣传教育活动；（四）开展档案科学研究，推广应用档案管理新技术、新方法。按照《档案馆建设标准》要求，省级国家档案馆库房建筑面积不少于10000平方米，市级不少于5000平方米，县级不少于2000平方米。第十条档案管理人员从业要求：专职档案管理人员应当具备档案专业或相关专业大专以上学历，单位取得档案专业职称人员比例不低于30%；兼职档案管理人员应当经过档案专业培训考核合格后方可上岗；档案管理人员应当保持相对稳定，离岗离职时应当完成档案工作交接，办理书面交接手续。第三章档案收集与归档第十一条归档范围：各单位应当对本单位各项活动中形成的具有保存价值的各类载体文件材料应归尽归，归档范围包括：（一）党组（党委）会议、办公会议、专题会议等重要会议材料，本单位制发的各类公文、规范性文件、内部管理制度；（二）本单位职能活动形成的业务材料，包括行政审批、执法监察、项目管理、财务管理、人事管理、审计监督、信访处理等各类业务档案；（三）本单位基建工程、设备仪器、科研项目、重大改革等专项活动形成的文件材料；（四）本单位党务工作、群团工作、纪检监察工作、巡视巡察工作形成的文件材料；（五）本单位对外交流合作、新闻宣传、荣誉表彰、应急处置等活动形成的文件材料；（六）其他具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等各种载体的文件材料。第十二条归档时限要求：（一）常规纸质文书文件材料应当在办理完毕后次年6月底前完成归档；（二）科研项目、基建工程、技术改造等专项档案，应当在项目竣工验收后3个月内完成归档；（三）人事档案应当在员工入职、任免、调动等手续办理完毕后1个月内归入个人档案；（四）电子文件应当实时归档，最迟不超过办理完毕后10个工作日完成归档；（五）重大活动、重大突发事件应对形成的档案，由主办或牵头责任单位负责收集归档，在重大活动结束、突发事件处置完成后6个月内完成归档，并按规定向同级国家档案馆移交；（六）涉密文件材料解密后1个月内完成归档手续完善。第十三条归档质量要求：（一）归档文件材料应当完整、准确、系统，文件正本、定稿、附件、历次修改稿齐全，声像档案应当标注事由、时间、地点、人物、责任者，电子档案应当元数据完整，格式符合国家标准要求；（二）任何单位和个人不得将应当归档的文件材料据为己有，不得拒绝归档；单位撤销、合并、分立、改制的，应当在单位调整完成后3个月内完成档案整理移交，不得擅自处置档案；（三）归档纸质文件应当使用符合长期保存要求的纸张、油墨，不得使用热敏纸、易褪色墨水；归档的电子文件应当采用开放格式，不得采用加密、封闭等限制长期利用的格式，特殊专用格式的电子文件应当同时归档对应的读取工具及说明；（四）涉及土地权属、房产权属、债权债务、个人权益的档案，归档时应当单独标注，确保信息完整可追溯。第十四条保管期限划分：档案保管期限分为永久、30年、10年三类，划分规则严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）执行：（一）永久保管：反映本单位主要职能活动、历史面貌，对国家和社会具有长远保存价值的档案，包括本单位制定的规范性文件、党组（党委）会议记录、重大项目档案、重大活动档案、核心涉密档案、人事档案、房地产权属档案、重要获奖荣誉材料等；（二）保管30年：反映本单位一般职能活动，在较长时间内对本单位工作具有参考利用价值的档案，包括本单位一般性业务文件、一般会议材料、年度一般性统计报表等；（三）保管10年：反映本单位临时性、辅助性活动，在较短时间内对本单位工作具有参考利用价值的档案，包括一般性通知、简报、事务性往来文件等。对保管期限划分有争议的，报同级档案主管部门审定，不得擅自调整保管期限。第四章档案整理与著录第十五条档案整理规则：档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用：（一）文书档案采用单件归档整理法，按照“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类，以件为单位装订，编制件号符合规范要求；（二）专业档案按照“项目-年度”“专业-年度”等方式分类整理，科研档案按课题整理，基建档案按项目整理，会计档案按“年度-类别”整理，人事档案按个人整理；（三）声像档案按照“载体类型-年度”分类，照片档案逐张编制说明，视频音频档案标注内容简介、时长、格式、责任者；（四）电子档案分类规则应当与本单位纸质档案分类保持一致，元数据采集符合《电子档案管理基本要求》（DA/T48）国家标准；（五）实物档案按照“类别-年度”整理，每件标注名称、来源、形成时间、用途。第十六条档案著录规则：档案著录应当准确揭示档案内容，满足多维度检索利用需求，著录项目包括档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、密级、主题词、内容摘要等，著录标准严格按照《档案著录规则》（DA/T18）执行。各单位应当编制完整的档案目录，包括案卷目录、全引目录、机读目录，实现机读目录全覆盖，全宗单位档案目录应当报送同级档案主管部门备案。第十七条档号编制规则：档号编制遵循唯一性、稳定性、合理性原则，由全宗号、目录号、年度号、件号（案卷号）组成，一个档号对应一件或一卷档案，不得重复，不得随意变更，电子档案档号应当与对应纸质档案档号一一对应。第五章档案保管与防护第十八条档案库房基本要求：各单位档案库房应当与办公区、生活区分离，库房面积按照每万卷档案不少于150平方米配置，其中永久保存档案库房每万卷不少于200平方米，库房应当落实防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防光、防盗、防高温、防有害气体、防磁“十防”要求，配置对应的防护设施设备。第十九条库房环境管控指标：（一）纸质档案库房温度控制范围为14℃-24℃，日温度波动不超过±2℃，相对湿度控制范围为45%-60%，日湿度波动不超过±5%；（二）缩微胶片档案库房温度控制范围为15℃-25℃，相对湿度控制范围为30%-50%；（三）磁性载体档案库房温度控制范围为18℃-24℃，相对湿度控制范围为40%-60%；（四）电子档案离线存储介质库房温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。库房应当安排专人每日监测记录温湿度，每日记录不少于2次，温湿度不符合要求的，3个工作日内完成调整。第二十条档案存放与安全管理要求：（一）档案应当按照分类顺序有序存放，装具符合国家标准，密集架排列预留不少于1米宽的消防通道，每排密集架间距不小于0.8米，档案装具标注档号范围，方便检索取放；（二）档案移出、转入应当及时登记，建立完整台账，未经批准不得擅自将档案带出库房；（三）档案库房配备火灾自动报警系统、惰性气体自动灭火装置，不得使用水喷淋灭火系统，每半年检查一次消防设施，确保有效运行；（四）档案库房配备门禁系统、24小时视频监控系统，视频监控记录保存时间不少于90天，无关人员不得进入库房；（五）每年开展一次档案虫霉防治检查，每3-5年进行一次库房全面消毒，发现虫霉病害及时处置；（六）珍贵濒危档案应当进行修复、仿真复制，落实专项保护措施，破损档案及时修复，不得随意涂改、勾画、损毁档案；（七）涉密档案按照保密管理规定存放，配置符合保密标准的保密设施，专人管理，单独建立台账；（八）实物档案中易腐蚀的金属、木质材质，应当采取防腐、防氧化处理，每半年检查一次保存状况。第二十一条档案盘点要求：各单位每年年末对库存档案进行全面清点，做到账实相符，清点结果形成书面报告报送同级档案主管部门备案，涉密档案每半年盘点一次。第六章档案利用与开发第二十二条利用审批管理：单位内部利用档案，按照本单位内部审批流程办理；外部单位利用本单位未开放档案，应当持有单位介绍信，说明利用用途，经本单位档案管理部门负责人批准；利用涉密档案，严格按照保密管理规定审批，不得擅自提供涉密档案对外利用。第二十三条档案开放要求：各级国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满25年向社会开放，经济、科学、技术、文化类档案可以提前开放，涉及国家安全、重大利益、个人隐私等不宜开放的档案，经鉴定可以延期开放，开放档案应当经过三级审查，编制开放目录向社会公布，提供免费查询利用。第二十四条利用服务要求：各单位应当简化档案利用流程，提高利用效率，对开放档案提供线上线下一体化查询利用服务，档案复制件加盖档案管理专用章后，与原件具有同等法律效力，除国家规定的复制工本费外，不得擅自收取其他利用费用。第二十五条档案开发要求：鼓励各单位挖掘档案资源，围绕党和国家中心工作、重大历史事件、地方文化建设开展档案编研，省级以上单位每年至少完成1项档案编研成果，每3年至少出版1种公开编研产品，各级国家档案馆应当定期举办档案展览，开展档案文化宣传，为社会提供公共档案服务。第七章档案信息化建设第二十六条存量档案数字化要求：各单位应当推进存量纸质档案数字化转换，到2025年末，永久保管纸质档案数字化率达到100%，30年保管期限档案数字化率达到90%以上，数字化加工严格符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31）国家标准，数字化成果按要求存储，挂接档案管理系统。第二十七条电子档案“单套制”管理：各单位新形成的电子文件，符合“真实、完整、可用、安全”要求的，应当实行电子档案“单套制”管理，不再归档纸质版本，单套制管理严格符合《电子档案单套制管理一般要求》（GB/T39784）国家标准，电子档案应当具备符合要求的可靠电子签名，元数据完整可追溯。第二十八条信息系统建设要求：各单位应当建设符合国家标准的档案管理信息系统，实现档案收集、整理、存储、利用全流程信息化管理，档案管理信息系统应当与本单位办公自动化系统（OA）、业务系统对接，实现电子文件自动归档，非涉密档案管理信息系统安全等级保护应当达到二级以上，涉密档案信息系统按照保密要求落实分级保护，达到对应保密等级。第二十九条电子档案安全管理：电子档案应当实行“多备份、异质异地存储”，至少保存3份备份，分别存储在不同地点，离线存储介质每4年进行一次转存，每两年开展一次可读性检测，发现数据损坏、介质老化及时修复转存，各级国家档案馆应当将数字档案备份存储到本行政区域外的指定地点，备份更新频率不低于每年1次，省级国家档案馆应当建立区域性数字档案备份中心，为下级档案馆提供备份服务。第八章档案鉴定与销毁移交第三十条档案定期鉴定：各单位应当每10年开展一次全面档案鉴定工作，对保管期限届满的档案进行重新鉴定，对仍有保存价值的档案延长保管期限，对无保存价值的档案予以销毁。鉴定工作应当成立由单位分管领导、档案部门、业务部门、保密部门人员组成的鉴定委员会，鉴定结果形成正式鉴定报告，报送同级档案主管部门备案；涉及个人权益的到期档案，应当继续保管至对个人权益无影响后方可鉴定销毁。第三十一条档案销毁要求：经鉴定需要销毁的档案，应当编制正式销毁清册，列明销毁档案的档号、题名、数量、形成时间、保管期限，经单位分管负责人批准，报送同级档案主管部门审核同意后方可销毁。销毁档案应当由2名以上工作人员监销，监销人员应当在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存；严禁擅自销毁档案，严禁将待销毁档案出售给废旧物品回收单位；涉密档案销毁应当委托具备保密资质的单位处置，确保涉密信息不泄露。第三十二条档