镇卫生院政府采购管理制度

镇卫生院政府采购管理制度第一章总则为进一步规范我镇卫生院政府采购行为，加强政府采购活动内部控制管理，提高财政性资金和单位自筹资金使用效益，防范廉政风险，保障临床医疗、基本公共卫生服务等各项工作有序开展，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《基层医疗卫生机构财务制度》《XX省政府采购分散采购管理办法》以及我县财政局、卫健局关于政府采购的相关规定，结合本院实际，制定本制度。本制度适用于本院所有使用财政性资金（含基本公共卫生服务补助资金、上级专项项目拨款、基本药物补助资金）、单位业务收入自筹资金开展的货物、工程、服务类采购活动，覆盖政府采购从预算编制、需求提报、组织采购、合同签订、履约验收到档案归档的全流程管理，涵盖医用耗材、检验试剂、医疗设备、急救物资、办公设备、后勤物资、房屋修缮、信息化改造、公共卫生服务项目物资采购等所有类型的采购项目。本院政府采购活动遵循以下基本原则：（一）合规性原则。所有采购活动必须严格符合国家法律法规和上级部门规定，严禁任何形式的违规采购，禁止化整为零规避法定采购程序。（二）公开公平公正原则。除涉密项目外，所有采购信息、采购结果全部公开，主动接受内部职工和社会监督，不得歧视不同所有制、不同地区的供应商，严禁向特定供应商泄露采购内部信息。（三）效益优先原则。在保障质量的前提下，优先选择性价比高、售后服务有保障的产品，严格控制采购成本，杜绝超标准采购、不必要采购，避免资金浪费。（四）权责清晰原则。建立“谁需求谁负责、谁经办谁负责、谁审批谁负责”的责任体系，明确各岗位在采购活动中的权责，落实主体责任。（五）应急便利原则。针对突发公共卫生事件、临床急救急需物资等特殊情况，在符合规定的前提下可简化采购流程，优先保障临床需求，事后补全手续。第二章组织机构与职责分工本院建立“统一领导、归口管理、分工负责、互相监督”的政府采购管理体制，成立政府采购管理领导小组，统筹管理全院政府采购工作，各岗位、各科室职责明确如下：机构/岗位具体职责政府采购管理领导小组（组长：院长，副组长：分管后勤副院长，成员：财务科长、医务科长、后勤科长、院纪检委员）1.审定本院政府采购管理制度和工作流程；2.审议年度政府采购预算和采购计划，确定重大采购项目的采购方案；3.组织开展重大采购项目的需求论证，协调解决采购过程中的重大问题；4.审定中标、成交供应商，审批特殊采购方式的应用；5.对采购活动全过程进行监督管理，组织开展采购项目事后评估；需求科室1.根据本科室诊疗工作和业务发展需要，提报真实、合理的采购需求，明确采购项目的功能、数量、时效要求；2.参与采购项目技术参数的论证工作，配合采购经办开展供应商考察；3.参与采购项目的履约验收，跟踪反馈采购产品的使用效果，提出后续采购改进意见；医务科1.归口审核临床科室提报的医疗设备、医用耗材、检验试剂、急救物资等医疗类采购需求的必要性，结合本院床位数、门诊量、诊疗范围判断需求合理性；2.组织开展医疗类采购项目的技术参数论证，确保参数符合临床实际需求，不存在排他性条款；3.参与医疗类采购项目的开标、评标和验收工作；4.负责对医疗类采购项目投入使用后的效果进行跟踪评估，建立医疗设备使用效率台账，为后续采购提供依据；后勤科1.归口审核各科室提报的办公物资、后勤设备、房屋修缮、物业管理、信息化改造等非医疗类采购需求；2.组织开展非医疗类采购项目的技术参数和方案论证，确保方案符合本院实际，不超配置标准；3.负责政府采购项目的具体经办工作，按照审批后的采购方案组织开展询价、对接供应商等工作，整理采购全过程资料；4.参与非医疗类采购项目的验收工作，负责对接供应商落实售后服务要求；财务科1.负责汇总各科室采购需求，编制年度政府采购预算，按照财政部门要求上报预算，办理预算调整手续；2.落实采购项目资金，严格按照审批流程和合同约定办理资金支付，对采购项目的报销资料进行合规性审核，资料不全的不予支付；3.负责政府采购项目的会计核算，做好政府采购相关财务资料的保管工作；4.参与重大采购项目的论证和验收工作；院纪检委员1.对本院政府采购活动全过程进行监督，检查各岗位人员执行制度情况，核查采购过程中是否存在围标串标、利益输送、违规操作等问题；2.受理职工和社会公众对采购活动的投诉举报，及时开展调查核实，提出处理意见；3.督促采购相关人员执行回避制度，对违规人员按规定提出责任追究建议；验收工作组1.按照合同约定的标准对采购项目进行逐项验收，出具验收意见，所有验收成员签字确认验收结果；2.对验收不合格的项目，提出处理意见，督促采购经办对接供应商落实退换货、索赔等要求；第三章采购预算与计划管理本院严格执行“无预算不采购”的管理要求，所有采购项目必须纳入年度预算后方可组织实施，预算编制与执行按照以下流程执行：（一）年度需求提报。每年10月下旬，各科室根据下一年度业务发展计划和现有物资设备使用情况，提报下一年度采购需求，采购需求必须明确项目名称、功能要求、数量、预估单价、总预算、资金来源、需求到位时间，不得提报模糊、无具体内容的需求。比如临床科室需要新增一台胎心监护仪，必须明确需要满足的最低功能要求、预估放置位置、预估采购价格，不得仅提报“需要购买胎心监护仪”无其他信息的模糊需求。（二）需求审核论证。各科室提报的需求先由归口管理部门审核：医疗类需求由医务科审核，非医疗类需求由后勤科审核，重点审核需求的必要性，对于现有设备能满足需求、超本院配置标准、非业务必需的需求予以核减。比如现有两台闲置的台式电脑，临床科室再申请购买新台式电脑，就会予以核减，调整闲置设备调配使用。对于单项预算金额超过5万元的采购项目，必须由政府采购领导小组组织可行性论证，论证内容包括：本辖区群众诊疗需求情况、现有同类设备使用效率、操作人员资质是否具备、场地设施是否满足安装要求、后续维护成本测算、项目社会效益和经济效益分析，论证通过率不足三分之二的项目不得纳入预算。（三）预算编制上报。财务科对审核通过的采购需求进行汇总，编制年度政府采购预算，纳入本院年度部门预算，按照规定程序上报县财政局审批。预算批复后，财务科将预算分解到各季度，由后勤科按计划组织实施，避免年底集中突击采购，造成资金浪费或采购质量下降。（四）预算调整与追加。年度预算执行过程中，因突发公共卫生事件、上级新增工作任务、原有设备突发故障影响临床开展等特殊情况需要追加采购预算的，按照以下流程办理：单项预算金额5000元以下的，由需求科室提报申请，政府采购领导小组会议审议，院长审批后即可追加；5000元以上的，经政府采购领导小组审议通过后，由财务科按规定程序报县财政局办理预算调整手续，获批后方可组织采购。（五）预算执行管控。财务科每季度对政府采购预算执行情况进行汇总分析，通报各科室预算执行进度，严禁超预算采购，严禁同一个预算年度内将同一个应当集中采购的项目化整为零拆分多次采购，规避法定采购程序，违规拆分的，不予支付资金，并追究相关责任人责任。第四章采购方式与分层审批管理结合本院采购项目规模小、品类多、部分项目时效要求高的特点，实行分层级审批、分类别采购的管理模式，根据采购项目预算金额不同，确定不同的采购方式和审批流程，具体如下：预算金额范围适用采购方式审批流程单项或批量1000元以下（不含）零星自行采购需求科室提报申请→后勤科审核需求→分管副院长签字→院长审批→2名以上经办人员货比三家采购单项或批量1000元以上（含），10000元以下（不含）询价采购需求科室提报申请→归口部门审核论证→财务科核对预算→政府采购领导小组会审→3家以上供应商询价→确定供应商→院长审批后实施单项或批量10000元以上（含），50000元以下（不含）询价或竞争性谈判采购，纳入电子卖场的项目必须走电子卖场需求科室提报申请→归口部门论证需求→财务核预算→领导小组会审→委托镇公共资源交易中心或县政府采购电子平台组织采购→确定成交供应商单项或批量50000元以上（含），达到政府采购公开招标数额标准公开招标，符合非公开招标条件的报财政部门审批后变更采购方式需求提报→需求论证→预算审批→委托具备资质的政府采购代理机构组织公开招标→按法定流程确定中标供应商采购方式执行过程中，还需遵守以下规定：1.纳入当地政府采购电子卖场目录的货物和服务，不论金额大小，必须通过政府采购电子卖场进行采购，严禁绕开电子卖场线下采购，电子卖场采购过程中，优先选择价格优惠、本地有售后服务点的供应商，保障售后及时性，避免出现设备故障后找不到维修人员的情况。2.符合下列情形的项目，可以申请采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的，如原设备配套的专用配件、软件升级，必须从原供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购必须经政府采购领导小组审议通过后，报县财政局审批后方可实施。3.突发公共卫生事件、临床急救急需的采购项目，如疫情防控期间急需的口罩、防护服，急救设备突发损坏急需更换配件等，经院长批准后可先行组织采购，保障临床需求，在采购完成后3个工作日内补全所有审批、论证手续，不得长期不补手续。4.询价采购过程中，必须要求供应商提供加盖公章的书面报价或有效报价截图，不得采用口头报价，采购经办人员要对报价的真实性负责，确定供应商时以性价比为核心标准，不得单纯以报价最低作为中标依据，严禁恶意低价中标，对于报价明显低于市场成本价的供应商，应当取消其中标资格，避免低价低质产品影响临床诊疗。第五章采购需求与信息公开管理采购需求编制是政府采购的核心环节，直接影响采购质量和公平性，所有采购项目的需求编制必须遵守以下规定：1.采购需求应当完整、明确，符合国家法律法规规定和强制性标准，符合本院业务发展实际需求，不得提出超出本院需求的过高配置要求，不得造成资金浪费。比如本院仅开展常规心电图检查，不需要采购128道的高端动态心电图设备，满足常规诊断需求的32道设备即可，避免花冤枉钱买闲置功能。2.采购需求不得设置倾向性、排他性条款，不得指定品牌、型号、产地，不得设置只有特定供应商能够满足的技术参数，对于确需引用某项产品参数作为参考的，必须标注“相当于或优于”字样，不得限制其他品牌产品参与竞争。3.技术复杂的重大采购项目，如单价超过10万元的医疗设备，应当组织专家进行需求论证，专家从县卫健局政府采购专家库中随机抽取，专家组成员至少有1名外单位专家，本院专家不得超过专家总数的二分之一，论证过程形成书面记录，所有专家签字存档，论证不通过的不得组织采购。4.任何单位和个人不得干预采购需求编制，不得向采购经办或归口部门施加压力，要求设置特定参数，职工收到或发现倾向性条款的，可以向院纪检委员举报，纪检委员应当在3个工作日内完成核查，确认存在倾向性的，暂停采购，修改需求后重新启动。政府采购信息严格按照规定公开，除涉及国家秘密、商业秘密的项目外，所有采购项目的相关信息都应当公开：1.采购预算金额超过1万元的项目，采购需求、预算金额应当在本院公示栏公示3天，接受职工监督。2.中标成交结果应当在本院公示栏和指定平台公开，公开内容包括项目名称、中标供应商名称、中标价格、成交内容，公开时间不少于7个工作日。3.年度政府采购预算执行情况、总采购金额、重点项目采购结果，应当在本院职工代表大会上进行通报，接受全体职工监督。第六章合同签订与履约验收管理中标成交结果确定后，应当在5个工作日内发出中标通知书，中标通知书发出后30日内，必须按照采购文件确定的事项签订书面政府采购合同，合同签订必须遵守以下规定：1.合同内容应当与采购文件、中标供应商的投标响应文件一致，不得订立背离合同实质性内容的补充协议，不得私下改变中标价格、产品规格、质量标准，不得增加采购内容之外的不合理条款。比如中标供应商报价10万元，不得私下签订补充协议增加2万元的无关配件费用。2.合同应当明确约定产品质量标准、履约期限、交货地点、售后服务要求、付款进度、违约责任、争议解决方式等内容，医疗设备采购合同必须明确免费保修期限、上门维修响应时间、耗材供应价格等内容，工程类采购合同必须明确质量保修期限和保修范围。3.合同一式四份，本院留存两份（后勤科、财务科各一份），供应商留存一份，报县财政局备案一份，统一编号管理。履约验收是保障采购质量的最后关口，所有采购项目必须组织验收，严禁不验收就支付货款，验收工作按照以下要求执行：1.成立验收组，验收组成员不得少于3人，由需求科室代表、归口管理部门代表、财务人员、纪检人员组成，重大项目应当邀请外单位技术专家参加，采购经办人员不得担任验收组组长，避免既采购又验收，形成监督制约。2.验收应当严格按照合同约定的标准逐项核对，不得简化验收流程：（1）货物类采购：核对产品名称、规格型号、数量、生产批号、合格证、说明书，检查产品外观有无破损，按要求进行开机试运转、试用，确认产品功能符合参数要求，医用耗材还要核查注册证有效期，淘汰过期、不合格产品；比如采购一次性注射器，要逐箱检查生产批号、有效期，确认没有过期产品，包装无破损。（2）工程类采购：对照施工方案核查施工内容，检测工程质量，查看材料合格证明，必要时委托第三方机构进行质量检测；比如病房防水修缮，要做闭水试验确认没有漏水问题。（3）服务类采购：对照服务合同核查服务质量、服务时长，评估服务效果，不符合要求的要求供应商整改。3.验收完成后，所有验收组成员签字确认，出具正式的验收合格报告，验收不合格的，出具验收不合格说明，明确不合格内容，由后勤科对接供应商，要求供应商在规定期限内退换货、整改，整改后仍不合格的，按合同约定追究违约责任，扣除相应货款。4.重大采购项目验收合格投入使用6个月后，由政府采购领导小组组织开展绩效评价，评估采购项目的使用效果、资金效益，是否达到预期需求，评价结果存入采购档案，作为后续同类采购的参考。第七章资金支付与档案管理资金支付严格按照审批流程和合同约定执行，财务科必须对支付资料的合规性进行审核，支付申请必须附以下资料：采购审批单、采购合同、中标成交通知书、验收合格报告、正规销售发票，资料不全、验收不合格的，财务科一律不予支付资金。资金支付进度严格按照合同约定执行，一般货物类采购，验收合格后支付95%的货款，预留5%的质量保证金，质保期满无质量问题后再支付质量保证金，不得提前支付全额货款，工程类采购按照工程进度支付款项，竣工决算验收合格前，支付比例不得超过合同总价的80%。政府采购档案实行“一项目一档案”管理制度，每个采购项目从需求提报到验收支付的所有资料，都应当整理归档，由后勤科安排专人负责保管，归档资料包括：采购需求申请、需求论证记录、预算审批文件、询价记录、采购文件、中标成交公示、采购合同、验收报告、付款凭证、绩效评价报告等，电子资料应当同时备份存储，防止丢失。政府采购档案的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，最低保管期限为15年，重大项目档案永久保管，档案保管到期后，按照规定程序进行销毁，销毁