机关干部人事档案管理制度

机关干部人事档案管理制度第一章管理体制与职责分工第一条为规范机关干部人事档案管理工作，全面提升档案管理科学化、制度化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合本机关实际，制定本制度。第二条本制度适用于机关及所属事业单位（以下简称“各单位”）在职、离退休、调出（含辞职、辞退、开除）等各类干部人事档案的管理工作。干部人事档案是干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据。第三条干部人事档案管理实行“集中统一、分级负责”的管理体制。机关组织人事部门（以下简称“档案管理部门”）为全机关干部人事档案管理的责任主体，设立专门档案室，配备2名及以上专职档案管理人员（以下简称“档案员”），负责统筹规划、指导监督全机关干部人事档案工作；各单位按照“谁管理、谁负责”原则，明确1名兼职档案员，配合做好本单位干部人事档案材料的收集、整理与移交工作。第四条档案管理部门主要职责包括：（一）贯彻执行党和国家关于干部人事档案工作的方针政策和法律法规，制定本机关档案管理制度并组织实施；（二）集中统一管理全机关干部人事档案，负责档案的收集、整理、保管、利用、信息化建设与安全保密等日常工作；（三）指导、监督各单位做好干部人事档案材料的形成、收集与移交；（四）组织档案员业务培训，定期开展档案管理工作检查评估；（五）完成上级部门交办的其他档案管理相关任务。第五条档案员须具备以下条件：（一）政治立场坚定，严守党的政治纪律和政治规矩，无违法违纪记录；（二）熟悉档案管理法律法规及业务知识，具备较强的责任意识、保密意识和服务意识；（三）新从事档案管理工作的人员须通过档案管理业务培训并考核合格；（四）专职档案员原则上5年内不随意调整岗位，确需调整的须完成工作交接并经档案管理部门批准。第二章归档范围与材料要求第六条干部人事档案材料实行“凡进必审、分类归档”原则，归档范围严格按照《干部人事档案工作条例》规定的10类材料执行，具体包括：第一类：履历类材料主要包含：干部履历表（书）、干部简历表，干部职务变动登记表，试用期满转正登记表，军人转业（复员）登记表，退（离）休审批表等反映个人基本情况的材料。第二类：自传和思想类材料主要包含：个人自传、思想汇报、入党（团）志愿书、入党（团）申请书、转正申请书，民主生活会（组织生活会）个人对照检查材料，年度个人总结等反映思想动态与成长经历的材料。第三类：考核评价类材料主要包含：年度考核登记表（含优秀、称职、基本称职、不称职等等次评定），平时考核、专项考核、任期考核结果材料，绩效考核结果公示文件，领导班子和领导干部综合考核评价结果材料，公务员（事业单位工作人员）奖励审批表等反映工作实绩与综合表现的材料。第四类：学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料主要包含：全日制和非全日制学历学位证书复印件及验证材料（如学信网学历认证报告），职业资格证书、专业技术职务（职称）评审（聘任）表、审批（备案）材料，学术论文、科研成果鉴定材料，参加党校（行政学院）、干部学院、高等学校等培训的学员登记表、培训考核登记表、结业（毕业）证书复印件等材料。第五类：政审、审计和审核类材料主要包含：政治历史情况审查材料（如入党、提任、参军等政治审查表），领导干部经济责任审计结果报告，个人有关事项报告查核材料（含《领导干部个人有关事项报告表》及查核结果处理意见），干部人事档案专项审核认定表及相关证明材料等。第六类：党、团类材料主要包含：入党志愿书、入党积极分子登记表、发展对象考察表、预备党员转正申请书、党员登记表、退党（脱党）材料，团干部履历表、团内职务任免材料等。第七类：表彰奖励类材料主要包含：授予勋章、荣誉称号，嘉奖、记功、记大功，表彰、表扬等审批（备案）材料（如奖励审批表、表彰决定文件），享受省级以上劳模待遇审批材料等。第八类：违规违纪违法处理处分类材料主要包含：党纪政务处分决定书、组织处理决定（如停职检查、调整职务、责令辞职、免职、降职等）、司法判决（裁定）书、行政处理决定书，以及处分（处理）期间的表现情况、解除（变更）处分（处理）的决定等材料。第九类：工资、任免、出国（境）和会议代表类材料主要包含：工资待遇审批表（含转正定级、调资、套改、退休待遇核定等），干部任免审批表（含职务、职级、级别、岗位等级等变动），出国（境）审查审批表、备案表，党代会、人代会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议代表登记表等材料。第十类：其他可供组织参考的材料主要包含：健康检查表（含公务员录用体检表、干部任职体检表），配偶子女移居国（境）外情况登记表，见义勇为等先进事迹材料，以及其他有参考价值的材料。第七条归档材料须符合以下要求：（一）材料须为办理完毕的正式文件，手写材料应使用蓝黑或碳素墨水，签名、日期等关键信息须完整清晰；（二）复印件须注明“与原件核对一致”并加盖材料形成单位公章，无明确形成单位的须由提供材料的部门确认；（三）材料内容应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或擅自抽取；（四）材料形成后，由材料形成部门（或干部本人所在单位）在30个工作日内移交档案管理部门；因特殊情况无法按时移交的，须书面说明理由并经档案管理部门批准，最长不超过3个月；（五）干部人事档案数字化过程中形成的电子材料，须与纸质材料内容一致，并通过技术手段确保其真实性、完整性和可用性。第三章日常管理与保管维护第八条档案管理部门须建立干部人事档案接收、整理、保管、转递等全流程登记制度，确保档案管理可追溯。第一节材料收集与整理第九条档案员须定期（每月至少1次）与各单位兼职档案员对接，收集新形成的干部人事档案材料，填写《干部人事档案材料收集登记表》，经双方签字确认后归档。第十条对收集的材料，档案员须按以下程序整理：（一）鉴别：核查材料是否属于归档范围，是否完整、规范，是否存在涂改、伪造等问题；对存疑材料，应及时联系材料形成部门核实，必要时要求补充说明；（二）分类：按照本制度第六条规定的10类范围准确分类；（三）排序：同类材料按形成时间或重要程度排序（如考核类材料按年度由近及远排列，处分类材料按处理决定时间排列）；（四）编目：编制档案目录，目录内容包括材料名称、形成时间、页数等，确保与档案内容一一对应；（五）技术处理：对破损、卷边、折皱的材料进行修复；对大于16开纸型的材料进行折叠；对小于16开纸型的材料进行托裱；（六）装订：使用线装方式装订，每卷厚度不超过2厘米；确需分卷的，须在目录中注明“续一”“续二”等标识。第十一条整理完毕的档案须及时录入电子管理系统，更新档案目录信息，确保纸质档案与电子档案信息一致。第二节档案保管与维护第十二条档案库房须满足“六防”要求（防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温），配备专用档案柜、空调、去湿机、灭火器、防虫剂等设备，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。第十三条档案库房实行“双人双锁”管理，非档案员不得擅自进入；档案柜钥匙由档案员分别保管，开启库房须2名档案员同时在场。第十四条建立档案定期检查制度，每半年对档案保管情况进行1次全面检查，重点核查档案数量、完整性、存放状态及库房设施运行情况，填写《档案保管检查记录表》；对破损、虫蛀、霉变的档案，须及时采取修复措施并记录修复过程。第十五条干部因工作调动、退休、辞职等原因离开原单位的，其人事档案须按以下程序转递：（一）由档案管理部门填写《干部人事档案转递通知单》，注明档案卷数、材料目录及转递原因；（二）通过机要交通或派专人（2人及以上）送取，严禁个人自带或通过普通快递转递；（三）接收单位收到档案后，须在15个工作日内核对并反馈《档案转递接收回执》；（四）对调出后超过6个月未接收档案的，档案管理部门须发函催办，必要时向上级部门报告。第四章利用与查阅规范第十六条干部人事档案利用坚持“依规审批、严格限制、安全保密”原则，主要用于干部选拔任用、考核评价、职务职级晋升、党纪政务处分、组织处理、申诉复查等工作，一般不提供个人查阅本人档案服务。第十七条查阅档案须按以下程序审批：（一）查阅单位（人）须填写《干部人事档案查阅审批表》，注明查阅理由、查阅范围、查阅人身份等信息；（二）查阅本机关管理的干部档案，须经档案管理部门负责人批准；查阅上级管理的干部档案，须经上级组织人事部门批准；（三）查阅人须为中共党员，且2人及以上，不得查阅本人、配偶、子女及其配偶等亲属的档案；（四）档案管理部门对审批通过的查阅申请，须在3个工作日内安排查阅，并指定档案员全程陪同。第十八条查阅档案时须遵守以下规定：（一）严禁在档案上圈划、批注、涂改、抽取或损毁材料；（二）未经批准不得拍照、复制档案内容；确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，复制件须注明“复制自×××档案”并加盖档案管理部门公章；（三）查阅完毕后，须当场核对档案材料，填写《档案查阅登记表》，经档案员确认无误后归还。第十九条因工作需要出具档案证明的，须由查阅单位（人）提交书面申请，经档案管理部门负责人批准后，由档案员根据档案原始记载如实出具，证明内容须注明“仅用于×××事项”及有效期限，严禁出具与档案内容不符的证明。第五章安全保密与责任落实第二十条档案管理部门须建立严格的保密制度，档案员须签订《保密承诺书》，严禁泄露档案内容或利用档案谋取私利。第二十一条档案库房及档案管理信息系统须安装监控设备，监控录像保存期限不少于6个月；档案管理信息系统须设置多级访问权限，用户账号实行“一人一码”，操作日志须全程记录并定期备份。第二十二条对违反本制度的行为，按以下方式处理：（一）对因工作失职导致档案丢失、损毁的，视情节轻重对责任人进行批评教育、调整岗位或组织处理；（二）对涂改、伪造档案材料，擅自提供、抄录、复制档案内容，泄露档案秘密的，依纪依规给予党纪政务处分；（三）涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。第二十三条档案管理部门须每年对各单位档案管理工作进行1次专项检查，重点检查材料收集完整性、档案整理规范性、保管设施安全性及制度执行情况，检查结果纳入单位年度考核内容。第六章信息化建设与数据管理第二十四条推进干部人事档案数字化建设，存量档案须在3年内完成数字化加工，增量档案须同步生成电子副本。数字化加工须符合《干部人事档案数字化技术规范》要求，确保电子档案与纸质档案“同内容、同效力”。第二十五条档案管理信息系统须具备档案目录管理、材料扫描上传、在线查阅审批、数据统计分析等功能，与机关干部管理信息系统、公务员管理系统等实现数据对接，提升档案利用效率。第二十六条电子档案存储须采用“双备份”