的局政府采购内部控制管理制度

的局政府采购内部控制管理制度第一章总则第一条为进一步规范本局政府采购行为，加强内部管理与控制，提高财政资金使用效益，保护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《党政机关厉行节约反对浪费条例》以及财政部发布的《政府采购需求管理办法》《政府采购框架协议采购方式管理暂行办法》等法律法规及相关规章制度，结合本局实际情况，制定本制度。第二条本制度所称政府采购，是指本局使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。财政性资金是指纳入预算管理的资金。第三条政府采购内部控制管理应当遵循以下原则：（一）全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖采购预算编制、需求确定、采购方式选择、合同签订、履约验收、资金支付、质疑答复等各个环节和所有岗位。（二）制衡性原则。在机构设置、权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制，建立“采管分离、采验分离”的运行机制。（三）权责对等原则。各岗位人员在采购活动中应当享有与其职责相适应的权力，并承担相应的责任，做到有权必有责、有责受监督。（四）有效性原则。内部控制应当针对采购业务中的风险点，制定有效的控制措施，确保制度得到切实执行，实现控制目标。第四条本制度适用于局机关各处（室、科）及下属具有独立法人资格的事业单位（以下统称“各采购单位”）的政府采购活动。第二章组织架构与职责分工第五条本局成立政府采购工作领导小组（以下简称“领导小组”），作为政府采购工作的决策与领导机构。领导小组由局长任组长，分管财务、纪检、办公室的局领导任副组长，相关业务部门负责人为成员。第六条领导小组主要职责：（一）审定局政府采购内部管理制度；（二）研究决定年度政府采购预算及重大调整事项；（三）研究决定重大、复杂、敏感的政府采购项目（如公开招标数额标准以上的项目、涉密项目等）的采购方式变更、分包方案等；（四）协调解决政府采购执行过程中的重大问题；（五）监督检查政府采购政策执行情况。第七条局办公室（或指定的专门采购管理部门）作为政府采购的归口管理部门，负责日常管理和组织协调工作，其主要职责包括：（一）贯彻执行政府采购法律法规和政策；（二）制定和完善局政府采购操作规程和实施细则；（三）汇总、审核各业务部门提交的政府采购预算和采购实施计划；（四）指导各业务部门开展采购需求调查和论证；（五）负责政府采购信息公开的管理；（六）负责政府采购信息化系统的日常维护和管理；（七）负责政府采购统计分析和档案管理；（八）协调处理政府采购询问、质疑答复工作。第八条局财务部门负责政府采购的预算管理和资金支付，其主要职责包括：（一）指导各业务部门编制政府采购预算；（二）审核政府采购预算的合规性；（三）根据采购合同和验收报告办理资金支付；（四）对政府采购资金使用情况进行监督检查。第九条局内部审计部门（或纪检部门）负责政府采购活动的监督检查，其主要职责包括：（一）对政府采购法律法规和内部制度的执行情况进行审计监督；（二）对采购项目的预算执行、采购方式选用、采购程序实施、合同履约及资金支付进行全过程监督；（三）受理政府采购活动中的投诉举报，对违纪违规行为进行调查处理。第十条各业务部门作为采购需求部门，对本部门采购项目的真实性、必要性及资金使用的合规性负责，其主要职责包括：（一）编制本部门政府采购预算和采购实施计划；（二）提出采购需求，并进行市场调查和价格测算；（三）负责采购需求论证，编制采购需求书；（四）参与采购文件的确认，参与评审工作（作为采购人代表）；（五）负责组织采购合同的初步审核；（六）负责或参与采购项目的履约验收；（七）处理采购项目相关的询问、质疑配合工作。第十一条建立政府采购岗位责任制，明确各岗位职责。岗位设置应当符合不相容岗位相互分离的要求。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收、验收与资金支付等岗位原则上不得由同一人兼任。第三章政府采购预算与计划管理第十二条政府采购应当严格按照批准的预算执行。各业务部门在编制下一年度部门预算时，应当根据实际工作需要和资产配置标准，同步编制政府采购预算，列明采购项目名称、采购品目、采购数量、单价、金额、采购方式及资金来源等。第十三条采购预算编制应当遵循“应编尽编、厉行节约”的原则。未编制政府采购预算的项目，原则上不得实施采购；确需追加的，必须按规定程序报批调整预算后，方可组织实施。第十四条局财务部门应当对各业务部门上报的政府采购预算进行严格审核，重点审核采购项目的必要性、预算金额的合理性、采购方式的合规性以及资产配置标准的符合性。第十五条建立采购实施计划备案制度。各业务部门应当在采购活动开始前，向归口管理部门提交政府采购实施计划。实施计划应当明确采购项目基本情况、采购方式、组织形式、预算金额、采购时间安排等内容。第十六条归口管理部门应当对采购实施计划进行汇总审核，确认其与政府采购预算的一致性。对于预算已落实、采购方式合规的项目，予以备案并进入采购执行环节；对于不符合要求的项目，退回业务部门修改完善。第十七条严格执行“无预算不采购、超预算不采购”的规定。在预算执行过程中，确需变更采购预算的，应当按照预算调整程序报批。未经批准，不得擅自改变采购预算金额或采购内容。第四章采购需求管理第十八条采购需求是采购活动的核心依据。各业务部门应当对采购项目的需求和实施计划进行尽职调查，确保采购需求清楚明确、规范完整。第十九条采购需求应当包括以下内容：（一）拟采购标的及其需要满足的技术、商务要求；（二）技术要求是指对采购标的的功能、性能、质量、材质、服务时限、验收标准等的具体要求；（三）商务要求是指取得采购标的的时间、地点、付款方式、售后服务、知识产权等要求。第二十条对于下列采购项目，业务部门应当开展需求调查：（一）金额在100万元以上的项目；（二）向社会公众提供的公共服务项目；（三）技术复杂、性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；（四）因采购时间紧急，需要由供应商提供设计方案的项目。第二十一条需求调查可以通过咨询、论证、问卷调查等方式开展。调查对象一般不少于3个，应当具有代表性。需求调查应当形成书面记录，作为编制采购需求的依据。第二十二条建立采购需求审查机制。归口管理部门应当组织财务部门、法律顾问、相关专家等成立审查小组，对重大项目和复杂项目的采购需求进行审查。审查内容包括：（一）采购需求是否符合预算、资产配置等标准；（二）技术要求是否指向特定供应商、特定产品；（三）商务要求是否是否存在排他性或歧视性条款；（四）履约时间、方式是否合理；（五）风险控制和后续方案是否完备。第二十三条审查小组应当出具书面审查意见。未经审查或审查未通过的采购需求，不得进入下一采购环节。第五章采购方式与执行管理第二十四条政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。各业务部门应当根据政府采购法规定的适用情形，结合项目特点，依法选择适当的采购方式。第二十五条达到公开招标数额标准的项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用公开招标以外方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市级以上人民政府财政部门的批准。第二十六条采用公开招标方式的项目，归口管理部门应当根据采购需求编制招标文件。招标文件的内容应当符合法律要求，不得包含倾向性、歧视性条款。招标文件应当经过业务部门确认、归口管理部门审核、法律顾问复核后方可发布。第二十七条采用竞争性谈判、竞争性磋商、询价方式采购的，应当遵循“符合需求、质量和服务相等且报价最低”的原则。在采购过程中，谈判小组、磋商小组或询价小组应当与供应商进行实质性谈判或磋商，明确采购需求细节和价格构成。第二十八条单一来源采购应当严格遵循法定条件。属于只能从唯一供应商处采购的，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的，经公示无异议后，可以采用单一来源方式。第二十九条采购代理机构管理。本局可以依法委托集中采购机构或社会中介代理机构办理采购事宜。选择社会中介代理机构的，应当建立健全委托代理机制，综合考虑代理机构的专业能力、信誉状况和收费标准，通过比选等方式择优确定。第三十条归口管理部门应当与采购代理机构签订委托代理协议，明确委托范围、权限、期限及双方的权利义务。在委托代理期间，业务部门应当配合代理机构开展文件编制、答疑、开评标等工作。第三十一条评审专家的抽取和使用。除《政府采购法》规定的特殊情形外，评审专家应当从省级以上人民政府财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。业务部门可以派代表作为采购人代表参与评审，但不得担任评审小组组长。第三十二条采购结果确认。评审工作结束后，业务部门应当在规定时间内确认评审结果，并在指定媒体上发布中标、成交公告。公告内容应当真实、完整，不得隐瞒可能影响中标结果的信息。第六章政府采购合同管理第三十三条政府采购合同是采购人与中标、成交供应商之间明确权利义务的法律文件。本局应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订书面合同。第三十四条合同的起草由业务部门负责，归口管理部门和财务部门配合。合同条款应当与采购文件和中标、成交供应商的响应文件保持一致，不得对采购文件确定的事项（如标的、规格、数量、价款、质量、履行期限等）作实质性修改。第三十五条建立合同内部审核制度。合同签订前，应当经过以下审核流程：（一）业务部门负责人审核技术、商务条款的符合性；（二）归口管理部门审核采购程序、合同文本的规范性；（三）法律顾问审核合同条款的法律风险；（四）财务部门审核付款条款的合理性；（五）分管局领导或局长审批签字。第三十六条政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。第三十七条合同变更和中止、终止。政府采购合同履行中，因特殊情况需要变更、中止或者终止合同的，业务部门应当提出书面申请，说明理由并附相关证明材料，经归口管理部门审核、领导小组同意后，与供应商协商一致并签订书面变更、中止或终止协议。重大变更应当报同级财政部门备案。第三十八条政府采购合同应当自签订之日起2个工作日内，在指定媒体上公告，但涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。第七章履约验收与资金支付第三十九条建立健全履约验收机制。业务部门是履约验收的责任主体，应当组织成立验收小组对供应商履约情况进行验收。验收小组应当由本局代表、相关技术专家、第三方专业机构等组成，人数应当为3人以上单数。第四十条验收内容应当严格按照采购合同、采购文件及国家相关质量标准进行。验收工作应当出具验收书，验收书上应当明确验收意见（合格或不合格），并由验收小组成员签字确认。第四十一条对于复杂、大型或社会关注度高的政府采购项目，应当邀请第三方专业机构或国家认可的质量检测机构参与验收，并出具验收报告。验收结果应当向社会公告。第四十二条验收不合格的，应当责令供应商限期整改。整改后仍不合格的，按照合同约定追究供应商违约责任，并按规定不予支付采购资金。第四十三条政府采购资金支付应当严格按照国库集中支付制度的有关规定执行。业务部门应当在验收合格后，向财务部门提交资金支付申请，并附以下材料：（一）政府采购合同副本；（二）中标、成交通知书；（三）验收书或验收报告；（四）发票及相关结算凭证；（五）其他需要提供的材料。第四十四条财务部门应当对支付申请材料的完整性、合规性进行审核。审核内容包括：合同金额与中标金额是否一致、验收是否合格、发票是否真实有效等。审核无误后，按照合同约定的付款方式和进度办理资金支付。第四十五条建立资金支付台账。财务部门应当详细记录每一笔政府采购资金的支付情况，包括项目名称、合同金额、支付时间、支付金额、收款单位等信息，确保资金流向清晰可查。第八章询问、质疑与投诉处理第四十六条本局应当建立政府采购询问、质疑答复机制。供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在法定时限内以书面形式向本局提出询问、质疑。第四十七条归口管理部门是处理询问、质疑的牵头部门。收到询问后，应当在3个工作日内作出答复，但答复内容不得涉及商业秘密。第四十八条收到质疑后，归口管理部门应当组织业务部门、采购代理机构（如有）对质疑事项进行审查核实。审查过程中，可以暂停采购活动，但暂停时间最长不得超过7个工作日。第四十九条质疑答复应当在收到书面质疑后7个工作日内作出。答复内容应当事实清楚、法律依据充分、证据确凿，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。第五十条供应商对答复不满意或本局未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向同级财政部门提起投诉。第五十一条在处理投诉期间，本局可以视具体情况暂停采购活动，但暂停时间最长不得超过30日。财政部门作出投诉处理决定后，本局应当按照决定执行。第九章信息公告与档案管理第五十二条政府采购信息公告应当遵循“真实准确、内容规范、渠道畅通、及时发布”的原则。除涉及国家秘密和商业秘密外，下列政府采购信息必须在指定媒体上公开：（一）采购项目预算及采购实施计划；（二）采购公告（包括招标公告、竞争性谈判公告、询价公告等）；（三）中标、成交结果公告；（四）政府采购合同公告；（五）更正公告；（六）终止公告；（七）单一来源采购公示；（八）政府购买公共服务项目绩效评价结果。第五十三条信息公告应当由归口管理部门负责统一发布。发布前应当经过保密审查，确保不泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。第五十四条建立健全政府采购档案管理制度。归口管理部门负责对每一项政府采购活动的文件资料进行收集、整理、归档。第五十五条政府采购档案应当包括以下内容：（一）采购预算和计划文件；（二）采购需求调查、论证及审查文件；（三）采购文件（包括招标文件、谈判文件、询价通知书等）及澄清修改文件；（四）采购响应文件；（五）评审报告及定标文件；（六）中标、成交通知书；（七）政府采购合同及补充合同；（八）验收证明文件；（九）询问、质疑、投诉处理文件；（十）其他与采购项目相关的文件资料。第五十六条政府采购档案保存期限为从采购结束之日起至少15年。档案管理应当做到“一项一档”，资料齐全、目录清晰、装订规范。电子档案应当做好备份，确保数据安全。第十章绩效评价与监督第五十七条建立政府采购绩效评价制度。内部审计部门应当会同归口管理部门、财务部门，定期对政府采购项目进行绩效评价。第五十八条绩效评价应当重点关注以下内容：（一）政府采购预算的执行情况；（二）采购资金的使用效益（包括节约率、时效性）；（三）采购政策的落实情况（如是否优先采购节能环保产品、是否支持中小企业发展等）；（四）采购质量和售后服务满意度；（五）采购程序的合规性。第五十九条绩效评价结果应当作为改进政府采购管理、编制后续政府采购预算的重要依据。对于绩效评价结果较差的项目，应当分析原因，落实整改，并追究相关人员责任。第六十条建立政府采购内部监督检查机制。内部审计部门应当定期或不定期对本局政府采购活动进行专项检查。检查的主要内容包括：（一）内部控制制度的建立和执行情况；（二）政府采购预算和计划编制与执行情况；（三）采购方式选用和程序执行情况；（四）采购资金支付和资产入库情况；（五）采购档案管理情况。第六十一条对监督检查中发现的问题，应当及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。对违反政府采购法律法规及相关纪律的行为，按照有关规定追究相关责任人的责任；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。第六十二条实行政府采购回避制度。采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。第六十三条本局应当自觉接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供有关情况和资料，不得拒绝、隐匿、谎报。第十一章附则第六十四条本局涉密政府采购项目的采购活动，应当严格执行国家保密法律法规及相关规定，通过涉密采购渠道进行，确保国家秘密安全。第六十五条电子化政府采购活动应当遵循国家及省级财政部门关于电子化政府采购的管理规定，确保电子采购数据的安全性和完整性。第六十六条本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和政策执行。第六十七条本制度由局政府采购工作领导小组（办公室）