学校文书档案制度

学校文书档案制度为规范学校文书档案管理工作，全面提升档案资源建设质量与服务效能，保障学校历史记忆的完整留存与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》等法律法规及相关政策要求，结合学校实际情况，制定本制度。第一章总则第一条【目的与依据】为加强学校文书档案规范化、科学化管理，确保文件材料完整、准确、系统归档，充分发挥档案在教学、科研、管理及文化传承中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本制度。第二条【适用范围】本制度适用于学校党群、行政、教学、科研、人事、财务、基建、设备资产、后勤保障、安全保卫、外事等各项工作中形成的具有保存价值的文书文件材料的收集、整理、保管、利用、鉴定及销毁等全生命周期管理。第三条【基本定义】本制度所称“文书档案”，指学校在各项管理活动中形成的，以文字、图表、声像等形式记录的具有查考利用价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件及其他载体文件。第四条【基本原则】文书档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保存、全程控制”原则：（一）统一领导：由学校档案工作领导小组统筹规划档案工作，明确管理职责与目标；（二）分级管理：各职能部门、二级学院（部）设兼职档案员，负责本部门文件材料的日常收集与预整理；（三）集中保存：所有归档文件材料最终移交学校档案馆（室）统一保管，确保档案资源集中管理；（四）全程控制：从文件形成、流转至归档的全流程实施质量监控，保障档案完整、准确、可用。第二章管理体制与职责第五条【领导机构】学校成立档案工作领导小组，由分管校领导任组长，成员包括学校办公室、档案馆（室）、各职能部门及二级学院（部）负责人。主要职责为：（一）审议学校档案工作发展规划与年度计划；（二）协调解决档案管理中的重大问题；（三）监督档案管理制度落实情况；（四）审批档案鉴定、销毁等重要事项。第六条【档案管理部门】学校档案馆（室）为文书档案管理的职能部门，具体职责包括：（一）制定并完善学校文书档案管理规章制度；（二）指导、监督各部门文件材料的收集、整理与归档工作；（三）负责接收、整理、保管全校文书档案，建立档案检索体系；（四）开展档案开发利用与编研工作，提供档案信息服务；（五）推进档案信息化建设，实施电子文件归档与管理；（六）组织档案业务培训，提升兼职档案员专业能力；（七）定期向档案工作领导小组汇报工作进展。第七条【兼职档案员职责】各部门须指定1-2名责任心强、熟悉业务的工作人员担任兼职档案员，具体职责为：（一）负责本部门文件材料的日常收集、登记与初步整理；（二）按照归档范围与要求，对文件材料进行分类、筛选，确保齐全完整；（三）按时向档案馆（室）移交符合要求的归档文件材料；（四）协助档案馆（室）开展本部门档案的利用服务与鉴定工作；（五）参与档案业务培训，及时反馈本部门档案管理需求。第三章归档范围与要求第八条【归档范围】学校文书档案归档范围包括但不限于以下类别：（一）党群工作类1.党委重要会议文件：党委会、党委常委会、党委全委会记录、纪要、决议及相关请示、批复；2.党组织建设文件：基层党组织设置与调整、党员发展、组织生活会、民主评议党员等材料；3.宣传与思想教育文件：意识形态工作方案、宣传报道、思想政治教育活动总结；4.纪检监察文件：党纪检查、信访举报处理、廉政建设相关材料；5.群团工作文件：工会、共青团、学生会等群团组织的工作计划、总结、重要活动记录。（二）行政工作类1.学校重要会议文件：校长办公会、党政联席会记录、纪要、决议及相关请示、批复；2.综合管理文件：学校章程、发展规划、年度工作计划与总结、规章制度汇编；3.公文处理文件：上级来文（普发类除外）、学校发文（正式文件及简报、通报等）；4.外事管理文件：国际合作协议、外宾接待方案、出国（境）审批材料；5.安全保卫文件：安全隐患排查记录、突发事件处置报告、校园治安管理材料。（三）教学工作类1.教学管理文件：教学计划、教学大纲、课程表、专业设置与调整材料；2.教学运行文件：教师授课记录、考试试卷（含电子版）、成绩册、学生实习实践报告；3.教学评估文件：本科教学审核评估、专业认证、课程建设验收材料；4.学籍管理文件：学生入学注册、转学、休学、毕业、学位授予等审批材料；5.教材管理文件：教材选用审批表、自编教材评审材料、教材使用情况总结。（四）科研工作类1.科研项目文件：各级各类科研项目申报书、立项批复、中期检查报告、结项验收材料；2.科研成果文件：学术论文（被收录的核心期刊论文需附检索证明）、专利证书、科研奖励文件；3.科研管理文件：科研经费管理办法、科研团队建设方案、学术交流活动记录。（五）人事工作类1.师资队伍文件：教师招聘公告、面试记录、职称评审材料、岗位聘用合同；2.人事管理文件：教职工考核表、工资调整审批、奖惩决定、离退休审批材料；3.人才工程文件：高层次人才引进协议、培养计划、考核评估材料。（六）财务与资产类1.财务文件：年度预算方案、决算报告、审计报告、重大经费支出审批材料；2.资产管理文件：设备采购合同、资产验收单、报废处置审批表、房屋土地权属证明。（七）基建与后勤类1.基建文件：校园建设规划、工程立项批复、施工图纸、竣工验收报告；2.后勤文件：食堂管理方案、学生公寓管理制度、水电维修记录、校园绿化养护材料。第九条【不归档范围】下列文件材料不纳入文书档案归档范围：（一）重份文件（如普发性通知的多余份数）；（二）无查考利用价值的事务性、临时性文件（如一般性工作便签、会议通知草稿）；（三）已失效的临时性规章制度（如一次性活动方案）；（四）非本校形成且无关联的文件（如外单位抄送的参考性文件）；（五）仅供参考的简报、信息摘编（无决策依据价值的）。第十条【归档要求】（一）完整性：归档文件材料须齐全完整，包括正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与被转发文；（二）准确性：文件内容须真实反映工作过程，签署、盖章等要素完备，电子文件须与纸质文件内容一致；（三）规范性：纸质文件应采用耐久性强的书写材料（如中性笔、档案专用笔），禁止使用圆珠笔、铅笔；电子文件须采用通用格式（如PDF、DOCX），重要文件需同时保存原格式与PDF格式；（四）及时性：各部门应在文件办理完毕后次年6月底前完成归档，科研项目档案在结项后3个月内归档，基建项目档案在竣工验收后6个月内归档。第四章整理与保管第十一条【整理原则】文书档案整理遵循“保持文件有机联系、区分保存价值、便于保管利用”原则，采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法。第十二条【整理流程】（一）分类：按文件形成年度、承办部门（或问题类别）、保管期限（永久、定期30年、定期10年）进行三级分类；（二）组卷：以“件”为单位整理，单件文件为一件，来文与复文、正件与附件、请示与批复等可组合为一件；（三）编目：填写卷内文件目录（包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页数）、备考表（记录文件缺损、修改、补充等情况）；（四）装盒：按分类顺序将文件装入档案盒，盒脊标注全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号等信息；（五）数字化：对永久、30年保管期限的纸质档案进行数字化扫描，形成电子副本，扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰完整。第十三条【保管要求】（一）库房管理：档案库房须配备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘设施，温湿度控制在温度14-24℃、相对湿度45-60%范围内；（二）安全检查：每季度对库房进行一次安全检查，记录温湿度、设备运行及档案保管状况，发现虫蛀、霉变、破损等问题及时处理；（三）修复保护：对破损档案采用手工裱糊、复印替代等方法修复，对重要档案进行仿真复制，减少原件使用；（四）电子档案保管：电子档案须存储于专用服务器，实行“双套制”（在线存储+离线备份），每2年对存储介质进行一次检测，确保数据可读可用。第五章利用与服务第十四条【利用权限】（一）校内教职工：凭工作证可查阅本人业务范围内的档案，查阅非本人业务档案需经部门负责人批准；（二）在校学生：凭学生证可查阅学籍、成绩等个人档案，查阅其他档案需经所在学院（部）审核；（三）校外单位或个人：查阅档案需持单位介绍信或身份证，经学校办公室审批同意后，在指定场所查阅；（四）涉密档案：查阅需经保密委员会审批，仅限在档案库房内查阅，禁止复制、拍照。第十五条【利用流程】（一）申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围及方式（查阅/复制/摘录）；（二）审批：校内查阅由部门负责人签字，校外查阅由学校办公室审核，涉密档案由保密委员会审批；（三）登记：档案馆（室）核对申请信息，登记查阅人身份、时间、档案内容；（四）利用：查阅人在指定区域使用档案，禁止折叠、涂改、标注；复制档案需经档案馆（室）确认，加盖“档案复制专用章”；（五）归还：查阅结束后，档案员检查档案完整性，无误后归档。第十六条【服务创新】（一）提供线上查询服务：开通档案管理系统，校内用户可通过账号登录查询已开放档案目录及数字化副本；（二）开展档案编研：围绕学校历史、特色学科等主题，编纂《校史年鉴》《教学成果汇编》等参考资料；（三）举办档案展览：结合重大节日、校庆活动，通过实物展示、图片展等形式宣传档案文化。第六章鉴定与销毁第十七条【鉴定组织】成立档案鉴定工作小组，由档案馆（室）负责人、相关业务部门负责人、保密工作人员组成，负责档案价值鉴定与销毁审核。第十八条【鉴定标准】依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合学校实际，确定档案保管期限：（一）永久保管：反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校发展及历史研究有长远利用价值的文件（如学校章程、重要会议决议、教学评估结论等）；（二）定期30年保管：对学校工作有重要查考利用价值，需长期保存的文件（如一般会议纪要、教学计划、科研项目中期报告等）；（三）定期10年保管：对学校工作有短期查考利用价值的文件（如一般性通知、临时性活动方案、设备采购合同副本等）。第十九条【鉴定程序】（一）初步筛选：档案馆（室）每5年对到期档案进行清理，提出鉴定意见；（二）集体审查：鉴定小组召开会议，逐卷（件）审查档案保存价值，形成鉴定结论；（三）结果公示：鉴定结果在学校内网公示15个工作日，接受教职工监督；（四）审批备案：永久保存档案继续保管，无保存价值档案编制《档案销毁清册》，经分管校领导审批后报上级档案主管部门备案。第二十条【销毁实施】（一）销毁方式：采用碎纸机粉碎或专业机构焚烧，确保档案信息彻底消除；（二）监销要求：销毁时须有2名以上监销人员在场，监销人在《档案销毁清册》上签字确认；（三）记录留存：《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理责任追溯依据。第七章信息化建设第二十一条【总体目标】推进档案管理数字化转型，实现“存量档案数字化、增量档案电子化”，构建安全、高效、便捷的档案信息管理体系。第二十二条【系统建设】（一）档案管理系统须符合国家《电子档案管理系统基本功能规定》，具备文件收集、整理、保管、利用、统计等全流程管理功能；（二）系统应支持多格式电子文件（如PDF、JPEG、XML）的接收与存储，兼容学校OA系统、教务管理系统等业务系统的数据对接；（三）设置访问权限控制、操作日志记录、数据加密传输等安全模块，防止档案信息泄露或篡改。第二十三条【电子文件管理】（一）电子文件归档范围与纸质文件一致，实行“双套制”归档（电子文件+纸质文件）；（二）电子文件须包含元数据（如文件题名、责任者、时间、格式），确保来源可追溯、内容可验证；（三）对未归档的电子文件，业务部门须定期备份，防止数据丢失。第二十四条【数据安全】（一）建立电子档案异质异地备份机制，重要数据备份至云端存储与离线光盘，每半年检测一次备份数据；（二）加强用户身份认证管理，采用“账号+密码+动态验证码”三重认证，禁止共享账号；（三）定期开展档案信息系统安全评估，及时修复漏洞，防范网络攻击。第八章监督与考核第二十五条【监督机制】（一）学校审计部门将档案管理工作纳入内部审计范围，每年对档案收集、保管、利用情况进行专项检查；（二）档案馆（室）每学期对各部门档案工作进行抽查，重点检查归档及时率、完整率、准确率；（三）设立档案管理投诉渠道（如邮箱、电话），接受教职工对档案管理问题的反馈与监督。第二十六条【考核指标】（一）归档及时率：当年应归档文件次年6月底前移交率≥98%；（二）完整率：归档文件材料齐全完整率≥99%；（三）准确率：文件分类、著录信息准确率≥99%；