固定资产采购管理制度2026.4.12

固定资产采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司固定资产采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障资产安全完整，确保公司经营活动的有序进行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称固定资产，是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原有物质形态的有形资产。未达到上述标准的，通常作为低值易耗品管理，具体划分标准参照公司财务制度执行。第三条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）的固定资产采购活动。涉及对外投资、并购等特殊业务中的资产获取，如无特别规定，可参照本制度执行。第四条基本原则固定资产采购应遵循以下原则：1.需求导向原则：采购应以公司经营发展实际需求为出发点，避免盲目采购和资源浪费。2.预算控制原则：采购活动必须在经批准的年度预算内执行，严格控制预算外采购。3.公开透明原则：采购过程应做到信息公开、流程规范、决策透明，接受监督。4.经济高效原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取最优的资产和服务。5.权责对等原则：明确各部门在采购各环节的职责权限，确保责任落实到人。第二章组织与职责第五条管理部门公司资产管理部门是固定资产采购的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查以及采购过程中的统筹协调工作。第六条需求部门各部门作为固定资产的需求提出和最终使用部门，负责：1.根据实际工作需要，提出合理、合规的固定资产采购需求。2.对采购需求的真实性、必要性负责。3.参与所购物资的选型、技术参数确认及验收工作。4.负责资产到货后的日常保管、维护和使用。第七条财务部门财务部门负责：1.固定资产采购预算的审核与控制。2.采购资金的筹措与支付管理。3.固定资产的价值核算与账务处理。4.参与采购合同的审核，重点关注付款方式、发票要求等财务条款。第八条采购执行部门根据公司组织架构设置，采购执行可由资产管理部门或指定的采购部门（以下统称“采购执行部门”）负责，具体职责包括：1.组织或实施采购需求的市场调研、供应商寻源与评估。2.根据审批权限组织或执行招标、询价、比价等采购活动。3.负责采购合同的拟定、洽谈与签订（如需）。4.物资货物物资的订购物资的履约过程中的物流跟踪与供应商的联络与订单执行，确保按时、按质、货物或服务的交付跟踪与协调。5.协调物流及相关物资的接收、入库手续办理。第九条法务部门（或指定审核人员）法务部门或指定法务人员负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，防范法律风险。第九条验收部门固定资产的验收通常由需求部门、资产管理部门、采购执行部门及相关技术人员共同组成验收小组进行，具体验收责任分工可根据资产类型和重要程度另行规定。第三章采购管理流程第十条需求提出与审批1.需求部门根据工作发展规划和实际需要，填写《固定资产采购申请表》，详细列明拟采购资产的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、主要技术参数、建议品牌（如有）、预计使用部门及用途、预计采购时间等信息，并附相关需求说明或论证材料。2.《固定资产采购申请表》须经部门负责人审核后，按审批权限逐级报批。对于大额或重大的固定资产采购，需进行可行性论证或专项报批。第十一条预算编制与审核1.各部门应在年度预算编制时，将下一年度的固定资产采购需求纳入年度预算。2.财务部门会同资产管理部门对各部门提报的采购预算进行汇总、审核，并报公司管理层审批。3.预算内采购项目，按预算执行流程办理；预算外或超预算采购，需按公司预算调整相关规定履行报批手续后方可执行。第十二条采购方式确定与执行1.公开招标：达到公司规定金额标准或符合特定条件的采购项目，应采用公开招标方式。招标过程应严格遵守国家及公司相关招标管理规定，确保公平、公正、公开。2.邀请招标/询价采购：对于不适宜公开招标或金额未达公开招标标准的项目，可采用邀请招标或向不少于三家合格供应商进行询价的方式，择优确定供应商。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购需提供充分的理由和证明材料，按审批权限报批。4.其他采购方式：对于小额、零星或紧急的采购，可采用竞争性谈判等其他合规方式，具体执行细则由资产管理部门另行制定并备案。第十三条合同管理1.采购金额达到公司规定标准的，或虽未达标准但涉及复杂条款的采购项目，均应签订书面采购合同。2.采购合同应明确标的物、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。3.合同签订前须履行必要的审核程序，确保合同条款的合规性、完整性和严谨性。第十四条验收与入库1.固定资产到货后，采购执行部门应及时通知需求部门、资产管理部门及相关技术人员共同进行验收。2.验收内容包括：资产数量、规格型号、外观质量、技术参数、随机资料（说明书、保修卡、合格证等）是否符合合同或采购订单要求。3.验收合格后，应由验收人员共同签署《固定资产验收单》，作为入库和付款的依据之一。验收不合格的，应及时通知供应商进行处理（退换货、维修等）。4.验收合格的固定资产，由资产管理部门统一办理入库登记手续，建立固定资产台账。第十五条付款结算1.财务部门根据审批通过的采购合同/订单、验收合格证明、合规发票及其他必要凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。2.对于大额采购，可根据合同约定采用分期付款方式，但尾款支付通常应在验收合格后进行。第十六条资产登记与管理固定资产验收合格并完成付款后，由资产管理部门负责及时办理固定资产卡片登记，明确资产编号、名称、规格、原值、使用部门、使用人等信息，并纳入公司固定资产管理系统进行动态管理。第四章监督与责任第十七条监督检查公司资产管理部门及内部审计/监察部门（如有）有权对固定资产采购全过程进行监督检查，各相关部门应予以配合。监督重点包括采购程序的合规性、制度的执行情况、采购效率及成本控制效果等。第十八条责任追究对于在固定资产采购过程中出现下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理：1.虚报、瞒报采购需求，或未经批准擅自采购的；2.违反采购审批程序，越权审批或擅自改变审批内容的；3.在采购活动中弄虚作假、徇私舞弊，收受回扣或不正当利益的；4.因失职、渎职导致采购物资质量不合格、价格明显偏高或造成公司资产损失的；5.