学校会议管理制度

学校会议管理制度为规范学校会议管理，提升会议质量和工作效率，保障决策科学、执行有力，结合学校实际情况，制定本制度。本制度适用于学校各级各类会议的组织、召开及后续管理工作，涵盖党政协同决策会议、行政事务会议、专项工作会议及基层单位会议等全类型会议。一、会议分类与职责界定学校会议按性质、层级及功能划分为七类，每类会议的职责范围、参会人员及召开频率明确如下：（一）党委会党委会是学校党委履行管党治党、办学治校主体责任的最高决策机构，主要研究决定党的建设、意识形态、干部任免、重大改革、发展规划等事项。参会人员为全体党委委员，根据议题需要可安排相关部门负责人列席，列席人员仅限汇报或解答问题时在场。会议原则上每两周召开1次，遇重大事项可临时召开。会议由党委书记主持，若书记缺席则由副书记代行主持职责。（二）校长办公会校长办公会是学校行政工作的主要决策机构，负责落实党委决议，研究教学、科研、人事、财务、后勤等行政事务的具体实施方案。参会人员为校长、副校长及校长助理，办公室主任固定列席，其他列席人员根据议题确定。会议原则上每周召开1次（与党委会错峰），由校长主持，校长缺席时由常务副校长主持。（三）党政联席会党政联席会是涉及党政工作交叉事项的协商决策会议，主要针对党建与业务融合的重点任务（如年度工作计划制定、重大活动统筹、突发事件处置等）进行联合审议。参会人员为党委书记、校长、副书记、副校长及相关部门负责人，根据议题需要可扩大至二级学院党政负责人。会议召开频率不固定，由党委书记与校长协商确定，一般每月不超过1次，由党委书记或校长共同主持。（四）中层干部会中层干部会是传达上级精神、部署全校性工作的重要载体，参会范围为全体中层干部（包括二级学院党政负责人、职能部门正副职），必要时可扩大至科级干部或教职工代表。会议主要内容为通报学校重点工作进展、解读政策文件、明确阶段性任务目标。原则上每学期初、期中、期末各召开1次，特殊情况可增加频次，由党委书记或校长主持。（五）专题工作会专题工作会是针对单项重点工作或专项任务召开的推进会议，由分管校领导或牵头部门负责人主持，参会人员为相关职能部门、二级学院负责人及具体业务骨干。会议需聚焦具体问题（如专业建设评估、学生管理创新、后勤服务优化等），明确任务分工、时间节点及质量标准。此类会议由牵头部门提出申请，经分管校领导批准后召开，原则上同一事项每月不超过2次，避免重复开会。（六）部门工作会部门工作会是二级单位（包括职能部门、二级学院）内部沟通协调的常规会议，分为例会与临时会两类。例会由部门负责人主持，参会范围为部门全体人员，主要内容为总结上周工作、部署本周任务、解决内部协作问题，原则上每周一上午召开（教学单位可根据学期安排调整）。临时会由部门负责人或分管业务的副职提议召开，用于处理突发任务或紧急事项，需严格控制频次，避免干扰正常工作节奏。（七）教职工代表大会（含工会会员代表大会）教职工代表大会是教职工参与学校民主管理的基本形式，每学年召开1次（遇换届则为每五年1届），参会人员为正式代表（占教职工总数15%-20%），列席人员包括未当选代表的中层干部、民主党派负责人等。会议主要审议学校工作报告、财务预决算、重大改革方案等，表决通过涉及教职工切身利益的制度文件。闭会期间，由工会委员会负责收集代表意见，通过专题座谈会等形式落实民主监督职责。二、会议组织全流程规范（一）会前准备：严谨高效，杜绝随意性1.议题管理：-党委会、校长办公会议题实行“双审核”机制：议题提交部门需提前5个工作日将《议题申报表》及相关材料（包括背景说明、政策依据、备选方案等）报送办公室；办公室初审材料完整性（如是否缺政策依据、是否未征求相关部门意见）后，提交分管校领导审核；分管校领导需在2个工作日内签署意见，明确议题是否成熟、是否需补充材料。-专题工作会议题由牵头部门于会前3个工作日向分管校领导报备，需说明会议目标、拟解决问题及初步方案，避免“为开会而开会”。-部门工作会议题由经办人提前2个工作日提交部门负责人审定，原则上不临时增加议题，确保会议聚焦核心任务。2.材料准备：-决策类会议（党委会、校长办公会、党政联席会）材料需统一格式（标题、主送单位、正文、附件、联系人及电话），正文应包含现状分析、问题清单、建议方案及风险评估，附件需提供相关数据、案例或法律依据。材料需经部门负责人签字确认，避免数据错误或表述模糊。-传达类会议（中层干部会）材料由办公室汇总，需提炼核心要点，避免照读文件；需配套制作PPT（重点内容标注、数据图表化），提升传达效率。3.通知发放：-常规会议（党委会、校长办公会、中层干部会）通知通过学校OA系统发布，明确会议时间、地点、议题及参会要求（如需准备发言材料、携带笔记本等），需提前3个工作日发送；临时会议通过电话+短信+OA系统三重提醒，确保参会人员及时知悉。-专题工作会、部门工作会通知由牵头部门通过工作群（需@全体）或内部系统发布，需提前1个工作日确认参会人员回执，避免因人员缺席影响会议进程。4.会场布置：-主会场（如行政楼第一会议室）需提前1小时调试设备（投影仪、音响、话筒、录音设备），检查座位牌（按职务或部门顺序排列）、纸笔、茶水摆放；若涉及远程参会（如二级学院分会场），需提前30分钟测试视频会议系统，确保音画同步。-小型会议（部门工作会）会场需保持整洁，关闭无关电子设备（如无关电脑投影），避免干扰讨论；需准备白板或便签纸，便于记录临时灵感或任务分解。（二）会中执行：聚焦重点，提升决策质量1.主持要求：-主持人需提前10分钟到场，检查参会情况（统计实到人数，确认缺席人员原因）；会议开始后5分钟内未到场且未请假者，视为迟到，需在会议记录中注明。-主持人需把控会议节奏，每项议题讨论时间原则上不超过30分钟（复杂议题可延长至1小时）；需引导参会人员围绕主题发言，避免偏离核心（如“请聚焦‘如何落实’，暂不讨论‘是否应该做’”）；若出现争议，可暂停讨论，要求相关部门会后补充材料，下次会议再议。2.发言规范：-决策类会议发言顺序为：议题汇报人→相关部门负责人→分管校领导→其他校领导→主要领导。汇报人需脱稿简述核心内容（限时8分钟），重点说明“问题是什么、建议怎么做、需要哪些支持”；相关部门负责人需明确表态（同意/反对/补充意见），并说明理由；校领导发言需结合全局工作提出指导性意见。-专题工作会发言需紧扣任务目标，部门代表需具体说明“能做什么、需要配合什么、完成时间”，避免空泛表态（如“积极配合”需转化为“3日内提供数据清单”）。-部门工作会发言提倡“3分钟法则”，即每人发言不超过3分钟，重点讲问题、讲措施、讲时限，避免冗长总结或抱怨。3.记录要求：-党委会、校长办公会由办公室指定专职记录员（需经保密培训），采用“录音+手写+电子”三重记录方式，确保内容完整；记录需包含：会议时间、地点、主持人、参会/列席人员、每项议题的讨论要点（包括不同意见）、最终决议（明确责任部门、完成时限）。-专题工作会、部门工作会记录由牵头部门或综合科工作人员负责，记录需简明扼要，突出任务分解（如“任务1：XX部门，负责人XXX，完成时间XX月XX日”），会后24小时内通过工作群公示，确保全员知悉。（三）会后落实：闭环管理，强化执行效力1.纪要签发：-党委会、校长办公会议纪要由记录员整理后，经办公室主任初审、分管校领导复核，最终由党委书记（党委会）或校长（校长办公会）签发，原则上在会议结束后2个工作日内印发至相关部门。纪要需标注“依密级管理”（一般为内部文件，涉及干部任免等敏感内容标注“秘密”），限定传阅范围。-专题工作会议纪要由牵头部门整理，经分管校领导审阅后，以工作简报形式发送至参会部门，作为任务执行依据。2.决议传达：-中层干部会传达的事项，由参会的中层干部在2个工作日内通过部门工作会、教职工大会等形式传达到本单位全体人员，办公室通过随机抽查（如电话询问教职工）确保传达覆盖率不低于90%。-涉及师生切身利益的决议（如调休安排、奖助学金政策），需通过学校官网、微信公众号等渠道同步发布，避免信息不对称引发误解。3.督办检查：-建立“三级督办”机制：一级督办由办公室负责，针对党委会、校长办公会决议，每周汇总进度（通过OA系统填报），每月形成《督办通报》报送校领导；二级督办由分管校领导负责，对分管领域的重点任务进行现场督查（每季度至少1次）；三级督办由牵头部门负责，对本部门承办的任务进行日常跟踪，及时协调解决堵点。-对未按时完成的事项，由办公室发送《督办提醒单》，要求责任部门在3个工作日内提交书面说明（含延迟原因、改进措施、新的完成时限）；若因主观原因延误且无合理改进方案，由纪委介入调查，视情节轻重给予通报批评或问责处理。4.资料归档：-所有会议材料（包括议题申报表、原始记录、会议纪要、督办记录）需在会议结束后10个工作日内移交学校档案馆，按“年度-会议类型-月份”分类归档，保存期限为永久（决策类会议）或10年（一般性会议）。-涉密会议材料需单独建档，由办公室专人保管，查阅需经分管校领导批准，严禁拍照、复制或外传。三、会议纪律与责任追究（一）参会纪律1.严格请假制度：参会人员因特殊原因无法参会，需提前2小时（临时会议提前1小时）向主持人提交书面请假申请（注明请假原因、委托参会人员及权限），经批准后方可缺席；未请假或请假未批准者，按旷工处理，纳入个人年度考核。2.规范会场秩序：参会人员需提前5分钟入场，关闭手机或调至静音模式；会议期间禁止交头接耳、随意走动或处理无关事务；无关人员未经批准不得进入会场，避免干扰会议进程。（二）保密责任1.涉及干部任免、财务预算、学生隐私等敏感内容的会议，参会人员需签订《保密承诺书》，承诺不向无关人员泄露会议细节；记录员需在会议结束后立即清理会场（如收回未发放的材料、删除临时文件），避免信息泄露。2.因泄密导致不良后果的，由纪委牵头调查，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及学校相关规定追究责任，情节严重的移送司法机关处理。（三）质量评估每学期末由办公室牵头开展“会议效率评估”，通过问卷调查（参会人员评分占60%、督办完成率占30%、师生满意度占10%）对各类会议进行综合评价。对评分低于70分的会议类型，由办公室提出优化建议