档案管理制度(校外民办培训机构)

档案管理制度(校外民办培训机构)第一章总则第一条为规范校外民办培训机构的档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化、制度化水平，有效保护和利用档案资源，维护机构合法权益，促进教育培训事业的健康发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国民办教育促进法》及其实施条例、《校外培训机构管理办法》等相关法律法规，结合本机构实际情况，制定本制度。第二条本制度所称档案，是指本机构在招生、教学、人事、财务、行政、建设等各项活动中直接形成的，对机构和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。包括但不限于文字、图表、声像、电子数据等不同载体的记录。第三条档案工作是本机构重要的基础性工作，是机构管理水平的直接体现。全体教职工应当增强档案意识，遵守档案工作纪律，确保档案材料的完整、准确、系统和安全。第四条档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。机构对档案实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。第五条本制度适用于本机构内部各部门、全体教职工以及所有涉及档案产生、流转、归档、利用和销毁的活动。第二章管理机构与职责第六条机构法定代表人对档案工作负总责，分管行政副校长（或校长）具体分管档案工作。档案工作纳入机构整体发展规划和年度工作计划，所需经费纳入机构年度预算。第七条机构设立综合档案室，作为档案管理的职能机构，配备专职或兼职档案管理人员。综合档案室负责统筹规划、组织协调、监督指导全机构的档案工作。第八条档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识和业务能力，并定期接受档案业务培训和继续教育。保持档案管理人员的相对稳定，确需调动工作时，必须在办理完档案交接手续后方可离职。第九条各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，负责本部门文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。各部门应指定一名兼职档案员，负责对接综合档案室，具体承办本部门档案的收集、整理和移交工作。第十条档案管理人员职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本机构档案管理制度；（二）负责统一接收、分类、编号、登记、保管各类档案；（三）负责对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行业务指导和监督；（四）负责档案库房的安全管理和档案保护工作；（五）负责编制检索工具，开展档案利用工作；（六）负责组织对到期档案的鉴定和销毁工作；（七）负责档案统计工作，按规定向主管部门报送档案工作基本情况统计报表。第三章档案分类与归档范围第十一条根据机构职能和档案形成规律，本机构档案分为七大类：文书档案、教学档案、人事档案、学生档案、会计档案、基建档案、声像电子档案。第十二条文书档案归档范围：（一）行政管理类：机构章程、董事会（理事会）决议、股东会决议、年度工作计划、总结、工作报告、规章制度、请示与批复、会议纪要、机构沿革、大事记等；（二）证照资质类：办学许可证、营业执照（或民办非企业单位登记证书）、法人登记证、税务登记证、食品经营许可证、消防验收合格证明、收费备案文件、党组织建设文件等；（三）合同协议类：场地租赁合同、装修合同、采购合同、服务外包合同、合作办学协议、保密协议等；（四）法律事务类：法律意见书、诉讼文书、纠纷处理材料等。第十三条教学档案归档范围：（一）课程管理类：课程设置大纲、教材选用备案表、教学进度表、教学计划、教案（含电子版）、课件（含电子版）、教学反思等；（二）师资管理类：教师资格证复印件、教职工学历学位证复印件、职称证复印件、聘用合同、岗前培训记录、年度考核记录、教研活动记录、听课评课记录等；（三）教学质量类：学员测评表、教学质量检查记录、教学成果展示材料、投诉处理记录等；（四）培训记录类：班级名册、考勤记录、课时统计表、消课记录、教学日志等。第十四条学生档案归档范围：（一）基础信息类：学员登记表、身份证明复印件、监护人信息及联系方式、学员照片等；（二）健康安全类：学生健康调查表、特异学生体质记录、疫苗接种记录、安全责任书、意外伤害保险单据等；（三）学习记录类：入学测试卷、阶段性测试卷、成绩单、评语、结业证书存根、获奖记录等；（四）家校沟通类：家长告知书、家校联系记录、满意度调查问卷等。第十五条会计档案归档范围：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、审计报告、其他会计资料。第十六条基建档案归档范围：选址意见书、用地批准文件、规划许可证、施工许可证、地质勘察报告、建筑设计图纸、施工图纸、竣工图纸、监理报告、竣工验收报告、消防验收文件等。第十七条声像电子档案归档范围：（一）照片类：机构重要活动照片、教学场景照片、获奖照片、基建工程照片等；（二）录音录像类：重大会议录音、公开课录像、宣传片视频等；（三）电子类：具有保存价值的电子文档、数据库文件、系统备份文件等。第十八条档案保管期限表。本机构档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。具体划分标准如下：档案类别保管期限备注办学许可证、法人证书、章程、董事会决议永久核心证照及决策文件会计凭证30年依据会计档案管理办法会计账簿30年年度财务会计报告永久房屋产权证明、长期租赁合同永久/长期至合同履行完毕后5年教职工聘用合同、人事档案长期/永久离职后保存至少10年学生学籍档案、结业证书存根长期结业后保存至少10年教学计划、教案、课件短期日常文书、通知、会议纪要短期/长期重要的长期，一般的短期基建竣工图纸、验收报告永久照片、录音录像短期/长期重要的长期第四章文件材料的形成与收集第十九条各部门在各项职能活动中，必须严格按照规范办理程序，形成相应的高质量、符合要求的文件材料。文件材料应使用耐久性的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水），禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹材料书写或签批。第二十条文件材料应做到字迹清楚、图文清晰、手续完备、签署有效。电子文件应采用符合国家标准规定的格式，具备可读性，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第二十一条建立文件材料预归档制度。各部门兼职档案员应随时收集本部门办理完毕的文件材料，按归档要求进行整理，定期向综合档案室移交。第二十二条归档时间：（一）文书档案应在次年六月底前移交完毕；（二）教学档案应按学期归档，在每学期结束后一个月内移交；（三）学生档案应在学生结业或离校后一个月内整理归档；（四）会计档案在会计年度终了后，由财务部门整理保管一年，次年向综合档案室移交；（五）基建档案应在项目竣工验收后三个月内移交；（六）声像电子档案应在活动结束或形成后随时归档。第二十三条归档要求：（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料；（二）文件材料应齐全完整，能够全面反映活动的历史面貌；（三）归档材料应为原件，如无原件，须注明原因并加盖公章的复印件；（四）文件材料原则上一式一份，重要的和利用频繁的可适当增加份数；（五）外文材料应附有中文译本；（六）两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门归档，其他部门保存复制件。第五章档案整理与立卷第二十四条综合档案室对接收的档案材料，应按照《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）和《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等标准进行系统整理。第二十五条档案整理流程包括：分类、组卷、排列、编号、编目、装订（或装盒）。第二十六条分类方法。采用“年度-机构-问题-保管期限”的分类法。即先将档案按年度分开，同一年度内按机构（部门）分开，同一部门内按问题（类别）分开，同一问题内按保管期限分开。第二十七条组卷要求。（一）卷内文件材料应按问题、时间或重要程度排列；（二）批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，被转发件在后；（三）有密切联系的文件材料应放在一起立卷；（四）跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。第二十八条编号与编目。（一）档号结构：全宗号-年度-室编件号-保管期限代码。无全宗号的机构可自行设定机构代码；（二）档号是档案的唯一标识，必须做到不重、不漏、不错；（三）编制卷内文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等项目；（四）填写备考表，说明卷内文件材料的情况（如缺损、修改等），并填写立卷人、检查人和立卷时间。第二十九条装订要求。（一）去除文件材料上的金属物（订书钉、回形针等）；（二）对破损的文件材料应进行修裱；（三）对过大的文件材料应按规定折叠；（四）装订应牢固、整齐、美观，不压字迹，不妨碍阅读。第三十条档案装具。档案卷皮、卷盒、目录夹等装具应符合国家标准，规格统一，利于保护。档案盒脊背应填写全宗号、年度、起止件号、保管期限、机构（问题）等项内容。第六章档案保管与保护第三十一条综合档案室应建立健全档案库房管理制度，落实“八防”措施，即防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防污染。第三十二条档案库房管理。（一）档案库房应实行专库专用，不得存放与档案无关的物品，严禁在库房内吸烟、堆放易燃易爆物品；（二）档案库房应安装防盗门窗、监控报警系统、自动灭火系统（或配备足够的灭火器材）；（三）档案柜架排列应整齐有序，柜架背板应靠墙摆放；（四）非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。第三十三条档案保护措施。（一）温湿度控制：库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日定时监测并记录温湿度，采取通风、降温、除湿等措施调节；（二）防光防尘：档案库房应使用遮光窗帘，避免阳光直射档案。档案柜架应定期清扫，保持清洁；（三）防虫防霉：定期放置防虫防霉药剂，定期检查档案虫霉情况，发现虫霉及时处理；（四）定期检查：每半年对库房安全情况和档案实体状况进行一次全面检查，做好检查记录。发现问题及时报告并采取补救措施。第三十四条档案存放实行全宗排列和分类存放。档案盒应竖直排列，入柜存放。对不同保管期限、不同门类的档案应分区存放。第三十五条建立档案统计制度。对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。第七章档案利用与借阅第三十六条档案利用是指对档案进行阅览、复制和摘录。本机构建立健全档案利用制度，既积极提供档案为各项工作服务，又确保档案信息安全。第三十七条档案查阅权限。（一）本机构教职工因工作需要，经所在部门负责人同意，可查阅本机构形成的非涉密档案；（二）查阅涉密档案、董事会决议、财务账簿等重要档案，须经分管领导或法定代表人批准；（三）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本机构法定代表人批准，且仅限于查阅非涉密的公开信息。第三十八条档案借阅流程。（一）查阅档案须在综合档案室填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围和时间；（二）档案管理人员对申请进行审核，符合规定的予以办理；（三）查阅档案应在综合档案室指定的阅览区域内进行，原则上不得带出档案室。确需借出使用的，须经分管领导批准，借阅时间一般不超过三天；（四）借阅档案者应负责档案的安全，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得转借、复印、摘抄（经批准除外）。第三十九条档案利用登记。档案管理人员应详细填写《档案利用效果登记表》，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、利用目的和利用效果，以便统计分析档案利用价值。第四十条档案复制。因工作需要复制档案的，须经档案管理人员批准，并由档案管理人员负责复制。复制件须加盖档案证明章，由档案管理人员签字确认。第四十一条档案归还。借阅档案到期应按时归还。档案管理人员需当面清点档案页数、状况，确认无误后注销借阅记录。如发现档案损毁、丢失，应立即报告并追究责任。第四十二条公布档案。机构未公开的档案，任何部门和个人不得擅自向社会公布。如需公布，须经档案形成部门同意，报请法定代表人批准，并遵守国家有关保密规定。第八章电子档案信息化管理第四十三条机构应积极推进档案信息化建设，配备必要的计算机、网络设备、档案管理软件和存储设备，建立电子档案管理系统，实现档案管理现代化。第四十四条电子文件归档范围。机构在各项活动中产生的具有查考利用价值的电子文件，均应归档。包括电子公文、电子教案、电子课件、数码照片、音频视频文件、数据库文件等。第四十五条电子文件归档要求。（一）电子文件应采用符合国家标准的通用格式（如XML、PDF、OFD、JPEG等），确保长期可读；（二）电子文件归档时应同时归档电子文件的元数据（如背景信息、结构信息、逻辑信息）；（三）对具有凭证作用的电子文件，应实行“双套制”管理，即同时归档纸质文件和电子文件；（四）电子文件归档前应进行病毒检测，确保无病毒感染。第四十六条电子档案存储。（一）电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，不得存储在个人计算机或移动存储介质上；（二）建立电子档案备份制度。定期对电子档案进行在线备份和离线备份（光盘、磁带、硬盘等）。备份介质应实行异地存放；（三）电子档案存储介质应贴有标签，注明档号、内容、日期、备份人等信息。第四十七条电子档案保管。电子档案保管环境应符合避光、防尘、防磁、防潮、防有害气体要求。对存储介质应定期进行读取测试，发现问题及时转换载体。第四十八条电子档案利用。电子档案的利用应通过档案管理系统进行，实行权限控制。系统应具备身份认证、访问控制、日志审计等功能。严禁未经授权直接访问服务器数据库。第四十九条档案管理系统安全。应采取防火墙、入侵检测、数据加密等安全技术措施，防止黑客攻击、病毒感染和数据泄露。系统应定期进行升级和维护。第九章档案鉴定与销毁第五十条建立档案鉴定制度。对于保管期限已满的档案，由综合档案室会同有关部门组成鉴定小组进行鉴定。第五十一条鉴定方法。鉴定小组应逐卷逐件审查档案，根据档案的现实利用价值和历史研究价值，提出继续保存或销毁的意见。第五十二条销毁程序。（一）经鉴定确无保存价值，需销毁的档案，应编制档案销毁清册，列明销毁档案的题名、档号、数量、保管期限、销毁原因等；（二）销毁清册须经鉴定小组负责人签字，报请法定代表人批准；（三）销毁档案应由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁。严禁私自销毁档案，严禁将档案当作废纸出售；（四）监销人应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式；（五）档案销毁后，应在档案案卷目录备注栏注销，并将销毁清册永久保存。第五十三条对于虽已到保管期限，但未结清债权债务、未了结诉讼或科研项目的档案，应暂缓销毁，待相关事项办理完毕后再进行鉴定。第五十四条在档案鉴定和销毁过程中，如发现档案内容有重要史料价值或涉及国家秘密、机构重大利益，应重新划定保管期限，予以永久或长期保存。第十章安