医院现金提取会议记录范文

医院现金提取会议记录范文会议时间：2024年3月15日14:00-16:30会议地点：医院行政楼3楼第二会议室主持人：财务部主任张莉参会人员：院长办公室副主任王强、财务部副主任陈凯、医务科科长刘建军、护理部主任周敏、后勤保障部部长赵卫国、门诊部主任李芳、信息科科长吴浩、审计科科长杨晓雯（共9人）记录人：财务部科员孙雨一、会议背景说明近期，医院因门诊量增长、急诊急救任务加重及部分医疗设备紧急采购需求，现金使用频率和额度较往年同期上升约20%。根据2023年度内部审计报告反馈，现金提取流程中存在“审批层级衔接不畅”“特殊情况下应急响应延迟”“现金使用后核销跟踪不足”等问题。为规范现金管理、防范资金风险，同时保障临床及运营一线的合理用现需求，本次会议聚焦“医院现金提取全流程优化”主题展开讨论。二、议题一：当前现金提取流程问题复盘（发言人：财务部副主任陈凯）陈凯首先通报了2023年1月至2024年2月医院现金提取数据：累计提取次数127次，总金额432万元，主要用于急诊药品采购（占比38%）、临时劳务支出（占比25%）、突发设备维修（占比18%）、其他应急事项（占比19%）。结合审计问题，梳理出以下具体问题：1.审批效率待提升：现行流程需经科室负责人→分管院长→财务部长三级审批，平均耗时1.5个工作日。但急诊药品采购等场景要求“当日申请、当日到账”，曾出现因分管院长外出导致审批延迟，影响药品供应的情况（举例：2023年11月12日，急诊科申请3万元现金采购短缺急救药品，因分管院长参会未及时签字，药品延迟4小时送达）。2.提取额度与实际需求不匹配：现行制度规定“单日现金提取上限5万元”，但2023年有12次提取超过此限额（最高单次8.5万元），均为临时增加的设备维修或外聘专家劳务支出，需额外提交“超限额情况说明”，增加了财务人员复核压力。3.风险防控存在盲区：现金提取后，由财务科出纳与保卫科人员双人押送，但部分夜间急诊用现（如22:00后）因保卫科仅1名值班人员，无法满足“双人押送”要求；此外，现金使用后核销环节，存在“先支后补”现象（2023年此类情况占比15%），个别科室未及时提交支出凭证，导致账务核对困难。4.部门间信息共享不足：医务科、后勤保障部等用现部门与财务部的需求预判沟通较少，财务部仅能被动处理申请，难以提前调配资金，曾出现因银行库存不足导致提取延迟（2023年7月18日，申请6万元现金但银行当日仅能提供4万元，影响设备维修进度）。三、议题二：各部门用现需求与优化建议（自由发言环节）医务科科长刘建军：急诊用现是核心场景，2023年急诊现金支出占比达45%，主要用于：①临时外聘专家会诊劳务（需当场支付）；②急救药品/耗材紧急采购（部分供应商仅接受现金）；③患者突发情况的紧急救治辅助支出（如转运车辆费用）。建议：-设立“急诊现金备用金”专项，额度提升至8万元，由急诊科指定专人保管（需财务科监督），日常维持5万元余额，不足时由财务科2小时内补足；-开通“急诊现金提取绿色通道”，紧急情况下可由急诊科主任直接联系财务部长审批，事后24小时内补全纸质手续；-与常用急救药品供应商协商，争取部分支持转账支付，减少现金依赖（目前仅3家供应商支持，可拓展至5-8家）。后勤保障部部长赵卫国：后勤用现主要集中在：①临时设备维修（如空调、电梯突发故障，维修人员多为本地个体户，要求现金结算）；②零星物资采购（如清洁工具、维修小零件，单次金额500-2000元，供应商无对公账户）；③临时搬运/装卸劳务（如药品/设备到货，需即时支付人工费）。2023年后勤现金支出占比28%，存在3次因现金不足导致维修延迟（最长延迟6小时）。建议：-划分“小额现金”（≤2000元）和“大额现金”（＞2000元）两类，小额现金由后勤科设立备用金（额度2万元），每月与财务科对账一次；-建立“维修供应商白名单”，筛选5-10家支持转账的合作方，减少现金使用比例（目标从28%降至20%）；-提前3个工作日向财务科报备大额维修计划，便于资金调配。护理部主任周敏：护理部用现主要是“患者特殊需求垫付”（如外地患者未带银行卡，需医院垫付检查费、药费，事后由患者返还），2023年此类支出共17笔，总金额4.2万元。目前流程为：护士申请→护士长审核→护理部主任审批→财务科支取，耗时较长（平均2小时），可能影响患者救治体验。建议：-为各病区设立“患者应急垫付备用金”（每病区3000元），由护士长保管，每日下班前与财务科结算；-制定《患者垫付管理细则》，明确垫付范围（仅限检查费、药费，不包含治疗费）、限额（单次≤2000元）及返还期限（患者需48小时内补交），避免资金长期挂账。门诊部主任李芳：门诊用现主要是“退号退费”（部分老年患者拒绝电子退款，要求现金），2023年现金退费占总退费率的12%，涉及金额11.6万元。现行流程为：收费员登记→门诊办审核→财务科支取，患者需等待30-60分钟，易引发投诉（2023年相关投诉5起）。建议：-在门诊收费处设立“现金退费专用抽屉”，初始额度2万元，每日下班前由收费员与财务科对账，不足时即时补充；-加强导诊引导，对可接受电子退款的患者优先推荐，降低现金退费比例（目标降至8%以内）。审计科科长杨晓雯：需重点关注风险防控：-备用金管理需明确“谁保管、谁负责”，定期（每月）由审计科抽查备用金台账与实际金额，防止挪用；-超限额提取需增加“财务分管院长+审计科”双签流程，避免单一审批风险；-现金使用后核销需严格时限（普通事项3个工作日，急诊事项5个工作日），逾期未核销的暂停科室备用金申请资格。信息科科长吴浩：可提供系统支持：-在医院OA系统中增加“现金提取审批模块”，实现线上申请、电子签名、进度查询，缩短线下流转时间（预计审批时长从1.5个工作日降至4小时）；-开发“现金需求预测功能”，根据各部门历史用现数据，每月5日前推送“未来30天现金需求预警”，帮助财务科提前与银行协调；-为备用金保管人（如急诊科、后勤科）开通“备用金余额查询”权限，实时掌握可用金额。四、综合讨论与决议事项主持人张莉总结各部门意见，强调“既要保障临床一线需求，也要守住资金安全底线”，经院长办公室副主任王强确认，形成以下决议：（一）优化现金提取审批流程1.常规流程：-申请部门通过OA系统填写《现金提取申请表》（需注明用途、金额、收款人信息）→科室负责人线上审批→财务科初审（核对用途合理性、额度是否超限）→分管院长线上审批→财务科执行提取。-审批时限：普通事项≤4小时，急诊事项≤2小时（系统自动标记“急诊”标签，推送至分管院长优先处理）。2.特殊流程（仅限急诊、患者垫付等紧急场景）：-申请人电话告知财务部长（或值班负责人）→财务科先行支付现金→申请人24小时内补全线上审批手续；-单次紧急提取额度≤3万元，每月单科室紧急提取不超过2次（超次数需额外提交情况说明）。（二）调整现金提取额度标准1.单日提取上限：从5万元调整为8万元（含），超8万元需经院长审批；2.科室备用金额度：-急诊科：8万元（日常维持5万元，不足时2小时内补足）；-后勤保障部：2万元（仅限≤2000元的小额支出）；-各病区（护理部）：每病区3000元（共15个病区，总4.5万元）；-门诊收费处：2万元（仅限现金退费）。（三）强化风险防控措施1.备用金管理：-各科室备用金需指定专人（需签订《备用金保管责任书》），配备带锁保险箱，存放于监控覆盖区域；-财务科每月10日前完成备用金对账（账实核对、凭证核查），审计科每季度抽查1次（覆盖率≥30%科室）；-备用金不得用于非指定用途（如个人借款、与业务无关支出），违规者按《医院资金管理办法》追责。2.现金押送与保管：-常规提取（工作日8:00-17:00）：财务科出纳+保卫科2名人员双人押送；-夜间/节假日提取（17:00-次日8:00）：需提前2小时报备保卫科，由值班科长+出纳双人押送（如值班科长不在，由财务部长代行）；-提取后现金需当日存入医院专用保险箱（财务科设2个保险箱，钥匙与密码分由出纳、财务部长保管）。3.核销与监督：-常规现金支出：3个工作日内提交发票、收款人签字确认单等凭证（急诊支出延长至5个工作日）；-逾期未核销（超5个工作日）：暂停科室备用金申请资格，直至完成核销；-财务科每月编制《现金使用分析报告》，重点标注“超限额提取”“逾期核销”“高频用现科室”，提交院领导及审计科。（四）推动部门协同与系统升级1.需求预判机制：每月5日前，医务科、后勤保障部、护理部等用现部门提交《下月现金需求预估表》（含常规需求、预计紧急场景），财务科汇总后与合作银行协调资金，避免“银行库存不足”问题；2.供应商管理：由后勤保障部牵头，3个月内拓展5家支持转账的急救药品/维修供应商，医务科配合对接；3.系统开发：信息科需在2024年4月30日前完成“现金提取审批模块”上线（含电子签名、进度查询功能）