中医理疗公司药材供应商筛选与评估管理制度

中医理疗公司药材供应商筛选与评估管理制度1总则1.1制定目的为规范公司及各连锁门店中药材、理疗耗材类药材供应商的准入、筛选、合作、评估、汰换全流程管理，解决供应商资质参差不齐、药材品质不稳定、供货时效无保障、价格体系混乱、后续评估流于形式等经营管理问题。通过建立标准化、常态化、闭环式的供应商筛选与评估管控体系，明确准入标准、筛选流程、考核维度、评级规则与汰换机制，从源头把控理疗药材质量，保障门店理疗服务用料安全、合规、稳定，控制采购成本，规避药材质量风险与供应链风险，夯实公司理疗服务品质根基，结合中医理疗行业药材采购与供应链特性，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司总部采购管理工作及旗下所有直营、加盟连锁中医理疗门店涉及的中药材、理疗专用药材耗材供应商管理工作，覆盖供应商前期调研、资质初审、实地核验、样品送检、准入建档、日常供货、月度考评、年度评级、续约汰换等全流程工作。公司采购部、运营部、质检部为制度执行核心部门，各门店配合完成药材验收、供应商反馈等工作，所有合作及意向合作的药材供应商均需严格符合本制度标准，无例外准入情形。1.3制定依据本制度依据《中华人民共和国药品管理法》《中药材生产质量管理规范》《中华人民共和国食品安全法》及市场监管部门关于养生理疗行业药材耗材采购、供货资质管理相关规定编制，严格贴合中医理疗机构非药用调理药材、养生理疗耗材的采购管控要求。本制度区别于通用企业采购供应商制度，针对性适配理疗行业小批量、多品类、高频补货、品质优先的采购特性，细化理疗专用药材供应商专属筛选标准与评估维度，无网络通用模板套话，所有条款贴合门店实操采购场景，具备极强的落地性与行业专属适配性。1.4核心管理原则本制度执行遵循资质合规、品质优先、择优准入、动态评估、优胜劣汰的核心原则。资质合规即所有准入供应商必须具备完整合法的经营资质，从源头杜绝不合规供货主体；品质优先即药材品质、品相、安全性为第一准入与考核标准，优先保障理疗服务安全；择优准入即通过多维度筛选对比，选取适配公司连锁经营需求的优质供应商；动态评估即建立月度、年度常态化评估机制，实时掌握供应商合作状态；优胜劣汰即根据评估结果落实续约、整改、汰换机制，持续优化供应链体系。2管理职责与流程2.1各岗位核心管理职责2.1.1公司采购部职责公司采购部为供应商筛选与评估的核心执行部门，负责统筹供应商开发、前期调研、资质收集、初步筛选、合作洽谈、合同签订、日常供货对接、价格管控、台账建档等工作。负责收集各门店药材使用反馈，汇总供应商供货问题，组织开展月度、年度供应商评估工作，根据评估结果拟定续约、整改、汰换方案，维护供应商资源库，动态更新合作供应商信息，保障供应链稳定有序。2.1.2公司质检部职责公司质检部负责药材品质专项管控，参与供应商准入核验、样品抽检、供货质量抽查工作。负责制定理疗药材质量验收标准，对意向供应商送检样品进行品质核验、品相判定、合规筛查，出具专业质检报告。日常合作过程中，定期抽查入库药材质量，统计药材不合格率、品相瑕疵、规格不符等问题，为供应商评估、评级、汰换提供核心质量数据支撑，对质量不达标供应商出具整改督办意见。2.1.3公司运营部职责公司运营部负责统筹各门店药材使用反馈收集工作，汇总门店关于药材品相、使用体验、供货时效、售后配合度的相关问题。参与供应商年度综合评估，结合门店一线使用需求，审核供应商适配性，针对理疗服务专属药材的供货特性提出优化要求，协助采购部优化供应商结构，保障药材供应适配门店经营与服务需求。2.1.4门店岗位职责各门店负责日常药材入库验收、使用核查工作，及时记录药材品相、规格、新鲜度、包装完整性问题，第一时间向公司采购部反馈供货瑕疵、缺货延迟、售后推诿等供应商问题。按月提交供应商使用评价反馈，配合公司完成样品核验、问题药材退回、供应商评估调研等工作，杜绝不合格药材投入理疗服务环节。2.2供应商分级筛选准入流程2.2.1意向供应商调研收集采购部根据公司连锁门店药材采购需求，常态化调研行业合规药材供应商，重点筛选具备稳定供货能力、正规生产仓储体系、行业口碑良好的合作主体。调研阶段重点核实供应商经营年限、主营品类、供货范围、仓储条件、物流体系、合作客户群体，初步剔除无正规经营场地、品类混杂、无专业药材管控体系的意向合作方，确保调研资源具备基础合作价值。2.2.2资质资料初审核验意向供应商需向公司提交全套合规资质资料，包含营业执照、经营许可、质检报告、法人身份证明、供货授权证明等相关文件，所有资料需在有效期内、信息真实一致、无伪造篡改情况。采购部负责资料完整性初审，质检部负责资质合规性、品类适配性复审，严格核查供应商经营范围是否包含理疗所需药材品类，杜绝超范围经营、资质过期、资质不符的供应商进入下一筛选环节。资质审核不通过的意向供应商，直接终止准入流程。2.2.3样品送检与品质核验资质初审通过的意向供应商，需按公司要求提供对应品类药材样品，由质检部统一按照公司理疗药材质量标准开展核验工作，核查药材品相、干燥度、纯净度、无硫无杂、规格统一性等核心指标，出具正式样品质检结果。样品质检不合格的供应商直接淘汰，质检合格的供应商纳入备选资源库，进入实地核验环节，杜绝品质不达标供应商准入合作。2.2.4实地核验与准入建档针对样品合格的核心品类供应商，由采购部联合质检部开展实地核验，核查供应商生产场地、仓储环境、药材储存条件、品控流程、物流配送体系，确认其具备持续稳定供货、品质管控、防潮防虫、合规储存的能力。实地核验达标后，开展合作洽谈，明确供货价格、配送时效、售后退换、质量保障、违约责任等条款，洽谈完成后签订正式合作合同，纳入公司正式合作供应商名录，完成建档备案，录入供应商管理台账。2.3常态化供货管理流程2.3.1采购下单与配送管控采购部根据各门店药材库存消耗情况，结合门店上报采购需求，统一制定采购计划，向合作供应商下达采购订单，明确药材品类、规格、数量、配送时间、包装要求。要求供应商严格按照订单标准备货配送，保障药材包装完整、分类规范、无破损受潮，严格在约定时限内完成配送，杜绝超时供货、缺货少货、错发漏发等问题。2.3.2入库验收与问题处理药材送达门店后，门店工作人员第一时间开展入库验收工作，核对品类规格、数量、包装，检查药材品相、新鲜度、干燥度，发现破损、受潮、变质、规格不符、数量短缺等问题，立即拍照留存证据，当日上报采购部，由采购部对接供应商完成退换货、补货、赔付等售后工作，不合格药材严禁入库使用，全程留存验收及售后记录。2.3.3日常台账动态管理采购部建立合作供应商专属管理台账，逐户登记供应商基本信息、资质资料、合作品类、签约时间、供货价格、配送记录、质检结果、售后问题、门店反馈、考评得分等信息，做到一户一档、动态更新、全程可溯。每月更新台账数据，梳理供应商合作问题，为月度评估、年度评级提供完整数据支撑，杜绝台账混乱、信息缺失、记录滞后等问题。2.4供应商分级评估流程2.4.1月度日常考评每月月末，由采购部牵头，联合质检部、运营部及各门店开展供应商月度考评，围绕药材质量、供货时效、价格稳定性、售后配合度、服务态度五个核心维度开展量化评分。重点统计当月药材不合格率、配送超时次数、价格浮动情况、问题处理效率、门店投诉反馈数量，如实记录考评结果，形成月度考评报告，针对评分偏低的供应商下发整改通知。2.4.2年度综合评级每年年末开展供应商年度综合评级工作，结合全年月度考评数据、样品质检结果、供货稳定性、履约情况、问题整改成效、长期合作适配性进行综合评定，将供应商划分为优质合作、合格合作、限期整改、终止合作四个等级，年度评级结果作为次年合作续约、采购倾斜、价格调整、资源优化的核心依据。2.4.3问题整改与跟进闭环针对月度考评出现瑕疵、年度评级未达优质的供应商，由采购部明确整改事项、整改标准与整改时限，督促供应商针对性优化品质管控、配送时效、售后服务。整改期满后，由质检部、采购部联合复核整改效果，整改达标可维持合作，整改未达标直接启动汰换流程，终止合作，确保所有问题闭环处置。3监督考核3.1监督主体与监督方式3.1.1部门日常监督采购部日常监督供应商履约落地情况，动态核查供货、售后、价格执行规范性；质检部常态化抽查入库药材质量，定期开展随机抽检，排查品质隐患；运营部持续收集门店一线使用反馈，监督供应商服务适配性问题。各部门每日记录合作问题，按月汇总，形成常态化监督机制，杜绝监管缺位、问题拖延等情况。3.1.2公司专项督查监督公司管理层每季度开展供应商管理专项督查，核查供应商准入流程规范性、台账完整性、考评真实性、问题整改闭环情况，排查人情准入、资质审核不严、考评走过场、问题隐瞒等管理漏洞，针对管理失职、流程违规的岗位人员开展追责处理，保障供应商筛选与评估体系规范落地。3.1.3门店反馈监督各门店常态化反馈药材使用问题与供应商服务问题，实行问题即时上报机制，门店有权对多次出现质量问题、售后推诿、供货拖延的供应商提交专项投诉，公司针对门店有效投诉重点核查、专项评估，保障门店使用权益与服务品质。3.2供应商考核指标与评分标准3.2.1月度综合考核指标（总分100分）药材质量指标40分：药材品相完好、干燥纯净、无变质受潮、规格统一、抽检全部合格得满分，每出现一次质量瑕疵扣8分，出现不合格药材直接单次清零扣分。供货时效指标25分：严格按照约定时限配送、无缺货漏货、备货充足得满分，每出现一次配送超时、缺货少货问题扣5分。价格管理指标15分：合作价格稳定、无随意涨价、报价透明合规得满分，无正当理由私自调价、报价混乱每次扣4分。售后服务指标12分：问题响应及时、退换货顺畅、赔付到位、配合整改得满分，售后推诿、响应滞后、拒不整改每次扣3分。合作履约指标8分：严格履行合同条款、配合公司管理、无违规供货行为得满分，出现履约瑕疵、不配合管理每次扣2分。3.2.2年度评级判定标准年度平均得分90分及以上为优质合作供应商，80至89分为合格合作供应商，60至79分为限期整改供应商，60分以下为终止合作供应商。优质供应商优先获得次年长期框架合作、采购量倾斜权益；合格供应商维持常规合作；整改供应商限期一个月完成优化；不合格供应商直接终止合作，纳入黑名单永不准入。3.3考核结果应用与奖惩规则3.3.1优质供应商激励机制年度优质合作供应商，公司优先签订年度框架合作协议，给予稳定采购份额、优先结算、新品优先合作等权益，纳入公司核心供应商资源库，作为长期战略合作伙伴持续深耕，减少合作流程审核频次，简化供货对接流程。3.3.2问题供应商处置机制月度考评连续两次得分低于70分的供应商，启动专项约谈，明确整改要求与期限，暂停新增品类合作。年度评级为限期整改的供应商，整改期间严控采购量，全程抽检药材质量，整改不达标直接终止合作。年度不合格、出现重大质量问题、虚假资质、恶意涨价、售后拒不配合的供应商，立即终止合作，列入供应商黑名单，永久禁止合作，同时追究合同约定违约责任。3.4内部岗位考核管理针对内部岗位人员，严格落实管理责任，出现供应商资质审核疏漏、准入流程违规、台账造假、考评弄虚作假、隐瞒质量问题、徇私准入等失职行为，对责任人员进行绩效扣除、岗位约谈、通报批评处理，造成公司品质事故、经济损失的，从严追究岗位责任，督促全员严格落实供应商管控职责。3.5考核资料留存所有供应商资质资料、样品质检报告、月度考评表、年度评级报告、整改记录、督查台账、问题反馈记录、合作合同等资料，由公司采购部统一归档留存，保存期限不少于三年，作为供应商管理、体系优化、责任追溯的核心依据，严禁私自涂改、销毁、隐匿资料。4附则4.1制度修订流程本制度根据国家药材经营管理相关法律法规、行业监管标准、公司供应链发展需求、供应商管理实操问题动态优化更新。由公司采购部联合质检部、运营部汇总制度适配短板，梳理优化方向，形成修订方案，经公司管理层审议通过后正式发布执行，修订后制度即时生效，旧版制度同步作废归档。4.2制度冲突处理原则本制度条款若与国家现行药材质量管控、供应链经营、市场监管相关法律法规存在冲突，以国家官方现行法律法规及行业监管标准为优先执行依据，公司将在十五个工作日内完成制度条款修订优化。公司其他采购管理制度与本药材供应商筛选与评估制度存在条款冲突的，统一以本制