监理档案管理制度

监理档案管理制度一、总则为规范监理工作行为，确保监理档案的真实、完整、规范与安全，充分发挥监理档案在工程建设、后期维护及追溯中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于本单位承接的所有建设工程监理项目的档案管理工作。监理档案是指在监理工作过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。监理档案管理应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、便于利用的原则。二、管理机构与职责（一）单位层面单位应明确分管档案工作的领导，并设立或指定专门的档案管理部门（或档案管理员），负责对各项目监理档案工作进行统一指导、监督和检查，并负责单位级监理档案的接收、整理、保管、利用和移交。（二）项目监理机构层面项目总监理工程师是项目监理档案管理的第一责任人，对项目监理档案的真实性、完整性和规范性负总责。项目监理机构应指定专人（通常为监理员或资料员）担任项目档案员，具体负责本项目监理文件资料的收集、整理、组卷、归档和保管工作。各专业监理工程师应积极配合档案员，及时提供本专业形成的监理文件资料，并对其准确性和完整性负责。三、监理档案的构成与分类监理档案主要由以下几类文件资料构成：1.监理管理文件：包括监理合同、中标通知书、监理规划、监理实施细则、监理组织机构及人员名单、监理单位资质文件、总监理工程师任命书及授权委托书等。2.监理工作文件：*勘察设计文件：包括施工图纸、图纸会审纪要、设计变更、洽商记录等。*施工前期文件：包括施工许可证、中标通知书（施工单位）、施工合同、施工组织设计、专项施工方案报审等。*监理通知单、监理报告、监理联系单、工程暂停令、复工令等。*监理日志、监理月报、监理会议纪要（包括第一次工地会议纪要、监理例会纪要等）。*原材料、构配件、设备的进场报审及见证取样送检资料。*检验批、分项工程、分部（子分部）工程质量验收记录的监理审核意见。*工程进度控制文件：施工进度计划报审、进度检查记录等。*工程投资控制文件：工程量报审、工程款支付证书、索赔文件处理等。*安全监理文件：安全专项施工方案报审、安全检查记录、安全隐患整改通知及回复等。3.监理验收文件：包括单位工程竣工验收报审表、监理评估报告等。4.其他文件：包括监理工作总结、工程照片、音像资料、来往函件等与监理工作相关的重要文件。四、监理档案的形成与收集监理文件资料的形成应符合国家相关法律法规、标准规范及合同约定，做到内容真实、数据准确、字迹清晰、手续完备。档案员应根据监理工作流程，及时收集各类监理文件资料。各专业监理工程师在完成相应监理工作后，应主动将形成的文件资料整理后提交给档案员。文件资料的收集应贯穿于监理工作的全过程，从监理合同签订开始，直至工程竣工验收及保修期结束。确保不遗漏任何重要文件。对于外来文件，如建设单位、施工单位、设计单位发来的文件，应及时登记、传阅，并由档案员统一归档。五、监理档案的整理与归档监理文件资料的整理应遵循工程文件的自然形成规律和成套性原则，保持文件之间的有机联系。归档文件的质量要求：1.纸张规格统一，宜采用A4幅面。2.书写材料应符合耐久性要求，不得使用易褪色的书写材料。3.字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。4.复印件须注明原件存放处，并加盖复制单位印章。文件资料的组卷应按不同的监理阶段、专业或文件类别进行。卷内文件应按形成时间或逻辑关系排列，并编写页号。每卷应编制卷内目录和备考表。项目监理机构应在工程竣工验收后规定时间内，完成监理档案的整理、装订工作，并向单位档案管理部门或建设单位移交。六、监理档案的保管监理档案应存放在专用的档案柜内，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。档案员应建立档案台账，对档案的收进、移出、借阅等情况进行详细记录，做到账物相符。对于电子档案，应采取必要的备份措施，防止数据丢失，并注意病毒防护。电子档案的存储介质应符合长期保存的要求。监理档案的保管期限应根据国家有关规定及工程性质确定，分为永久、长期和短期。七、监理档案的移交工程竣工验收后，项目监理机构应按照合同约定或建设单位要求，将整理合格的监理档案向建设单位或相关城建档案管理部门移交。移交时应办理移交手续，双方签字确认。单位档案管理部门接收项目监理档案后，应进行审核、登记，并按照档案管理规定进行统一管理。八、责任与奖惩对于在监理档案管理工作中认真负责、成绩显著的个人和项目监理机构，单位应给予表彰和奖励。对于违反本制度规定，造成监理档案失真、缺失、损坏或