学校大型活动申报管理、报送制度

一、总则为进一步规范我校各类大型活动的组织与管理，提升活动质量，确保活动安全、有序、高效开展，充分发挥大型活动在校园文化建设、人才培养及社会服务中的积极作用，特制定本制度。本制度所指“大型活动”，系指由学校各单位、部门、院系、学生组织或社团发起，在校内或校外举办，参与人数较多、社会关注度较高、组织协调复杂，或涉及学校资源调配、对外形象展示的各类会议、庆典、比赛、演出、讲座、展览、社会实践及其他群体性活动。凡在我校范围内举办或由我校师生员工作为主要组织者参与的大型活动，均须严格遵守本制度规定，履行申报、审批、组织、总结及报送程序。活动组织应坚持育人为本、安全第一、规范有序、注重实效的原则，符合国家法律法规、社会公序良俗及学校各项管理规定。二、管理机构与职责学校成立大型活动管理工作小组，由分管校领导牵头，成员单位包括校办公室、教务处、学生处、保卫处、总务处、团委、财务处及各院系主要负责人。该小组负责统筹协调全校大型活动的规划、审批、指导与监督工作。各院系、部门及相关组织是其发起或承办大型活动的直接责任主体，主要负责人为第一责任人，对活动的策划、组织、安全及效果负总责。应明确专人负责活动的具体联络、申报材料准备及过程管理。校办公室（或指定专门职能部门，如教务处或学生处，根据学校实际情况确定）作为大型活动申报的归口管理部门，负责接收申报材料、进行初步审核、按程序报请审批、督促活动规范实施及相关材料的归档工作。保卫处负责对大型活动的场地安全、消防安全、秩序维护等方面进行指导与监督，协助排查安全隐患，提出整改意见。财务处负责对大型活动的经费预算、报销等财务事项进行审核与指导，确保经费使用合规、高效。三、申报与审批（一）申报范围与时限所有符合本制度定义的大型活动，均须提前申报。一般情况下，校内举办的大型活动应至少提前两周提交申报材料；跨校区、跨单位或与校外单位合作举办的活动，应至少提前三周；若活动规模特别庞大、参与人员构成复杂或涉及外事、敏感内容的，须至少提前一个月申报。（二）申报材料申报单位须提交以下材料（纸质版及电子版）：1.《学校大型活动申报表》：内容应包括活动名称、主办单位、承办单位、协办单位、活动主题、活动目的与意义、活动时间、活动地点、参与对象及预计人数、活动主要内容与流程、负责人及联系方式等基本信息。2.活动策划方案：详细说明活动的组织架构、具体实施步骤、各环节责任人、拟邀请嘉宾（如有重要或校外嘉宾需注明身份）、宣传方案等。3.安全工作方案及应急预案：针对可能出现的安全风险（如人流拥挤、火灾、突发疾病、恶劣天气等）制定具体的预防措施和应急处置流程，明确安全负责人。4.经费预算及来源说明：详细列出活动各项支出预算、资金来源（如学校拨款、自筹、赞助等），并附相关证明材料（如有）。5.其他需要说明的材料：如场地使用申请、涉外活动审批所需的额外材料等。（三）审批流程1.单位初审：申报材料由申报单位负责人进行初审，对材料的真实性、完整性及活动的可行性、安全性进行严格把关，签署明确意见后，报送至学校大型活动归口管理部门。2.部门审核：归口管理部门收到申报材料后，对材料进行形式审查和初步内容审核。如需其他职能部门协同审核（如涉及场地、安全、经费、外事等），应及时分送相关部门。相关部门应在规定时限内反馈审核意见。3.学校审批：根据活动性质、规模及复杂程度，归口管理部门将审核意见及申报材料报请学校大型活动管理工作小组或分管校领导审批。对于特别重大或敏感的活动，须报请学校主要领导审批或党委会议研究决定。4.审批结果反馈：审批完成后，归口管理部门应及时将审批结果（批准、原则批准需修改完善、不予批准）书面或口头通知申报单位。对不予批准的，应说明理由。四、组织与实施经批准的大型活动，申报单位须严格按照审批方案组织实施，不得擅自变更活动内容、时间、地点或扩大活动规模。如确需调整，须重新履行申报审批手续。活动组织过程中，应严格落实安全工作方案及应急预案，确保场地、设施、人员、物资等安全。加强对参与人员的管理和引导，维护活动现场秩序。活动期间，如发生突发事件，申报单位应立即启动应急预案，妥善处置，并第一时间向学校相关领导及保卫处、归口管理部门报告。学校相关职能部门应根据职责分工，对活动的组织实施给予必要的指导和支持，并进行不定期巡查与监督。五、总结与报送大型活动结束后一周内，申报单位须完成活动总结工作，并向归口管理部门报送以下材料：1.活动总结报告：包括活动基本情况、主要成效、经验做法、存在问题及改进建议等。2.活动相关影像资料：如活动照片、视频片段等。3.经费决算报告（如有学校经费支持）。4.其他需要报送的材料。总结材料应客观真实，重点突出，为今后活动的组织提供借鉴。六、监督与责任学校大型活动管理工作小组及归口管理部门对各单位大型活动的申报、组织、实施全过程进行监督检查。对严格遵守本制度，组织规范、效果良好的活动及单位，学校将予以表扬或适当奖励。对未按规定申报、擅自举办大型活动，或在活动组织中因失职、渎职导致安全事故、不良影响或财产损失的，学校将视情节