档案数字化服务投标技术方案

基于J2EE的xxx档案数字化管理系统的设计与实现PAGE2PAGE1档案数字化服务投标技术方案

目录1. 项目背景 81.1. 项目背景及意义 81.2. 档案数字化建设现状 91.3. 档案数字化管理主要内容 112. 档案数字化解决方案 112.1. 档案数字化 112.2. 档案数字化工作 122.3. 档案数字化服务 142.4. 档案数字化标准 162.5. 档案数字化加工标准 172.6. 档案数字化流程 193. 档案数字化服务方案 223.1. 服务概述 223.2. 单位数字化建设现状 233.3. 系统建设目标 233.4. 系统建设方案 243.4.1. 基础设施建设 243.4.2. 档案信息数据库建设 253.4.3. 数字档案信息综合管理系统 263.4.4. 数字档案馆理论、标准及操作规程建设 273.4.5. 数据安全建设 283.4.6. 人才队伍建设 283.5. 数字档案系统关键技术解决方案 293.5.1. 数据库选择 293.5.2. 服务器选择 293.5.3. 全文数据信息存储服务器选择 293.5.4. 扫描设备选择 293.5.5. 文档在线利用 303.6. 项目实施步骤 303.6.1. 数字化建设需求分析 313.6.2. 确定数字化建设方案 323.6.3. 软硬件设备选购、人员配置 323.6.4. 建设数字化建设标准和规范 333.6.5. 建立数字化加工中心 333.6.6. 建立数字化加工制度和操作规范 353.6.7. 人员培训和试运行 353.6.8. 项目稳定运行 353.6.9. 项目验收 353.6.10. 项目总结 364. 档案数字化加工方案 364.1. 需求分析与总结 364.2. 参考的国家标准及技术规范 364.3. 数字化加工实施细则 374.3.1. 本项的扫描加工流程 374.3.2. 生产流程步骤组成 374.3.3. 档案整理 384.3.4. 著录标引 394.3.5. 纸件扫描 404.3.6. 图像处理 414.3.7. 档案还原装订 424.3.8. 档案电子数据与XXXXXX烟草档案系统的无缝挂接 444.3.9. 确保完美无缝挂接 444.3.10. 项目所采用的OCR处理技术介绍 444.4. XXXXXX档案数字化服务特点 464.4.1. 自动化程度高 464.4.2. 标准化程度高 464.4.3. 严格的质量控制 474.4.4. 文档安全性高 474.4.5. 标准的格式 474.4.6. 方便存储与管理 475. 馆藏档案扫描、数字化加工整体解决方案 475.1. 数字化加工作业前期准备 475.1.1. 数字化工作人员准备 475.1.2. 数字化工作软、硬件准备 495.1.3. 确定数字化内容、数量及用户需求 505.2. 数字化加工流程及主要技术方案 515.2.1. 入库提卷、拆卷 515.2.2. 标引著录 525.2.3. 档案扫描 535.2.4. 图像处理 555.2.5. 全文识别（OCR）及生成双层pdf、版式还原及格式转换 555.2.6. 总质检 565.2.7. 批量挂接 575.2.8. 还卷及数据备份提交 575.3. 质量控制方案和保证措施 585.3.1. 加工质量保障措施 585.3.2. 多环节，多层次的质量检查体系 585.3.3. 阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终极保障 595.4. 安全保密控制 615.5. 售后服务 616. 档案数字化的组织与实施 626.1. 项目工作组织结构 626.1.1. 工作领导小组 626.1.2. 工作施工小组 626.2. 数字化工作人员准备 626.2.1. 中心人员 626.2.2. 我方人员 636.3. 数字化扫描加工的软、硬件准备 646.3.1. 软件系统的准备 646.3.2. 硬件的准备 646.4. 确定数字化内容、数量及用户需求 656.4.1. 数据范围 656.4.2. 数量评估 656.4.3. 质量评估 656.5. 制定服务周期与计划 666.6. 确定扫描工作流程 686.6.1. 档案出库 686.6.2. 档案整理 696.6.3. 档案扫描 696.6.4. 档案还原 716.6.5. 档案还库 716.6.6. 安装插件 716.6.7. 测试插件 726.6.8. 支取档案扫描流程 736.6.9. 贷款档案扫描流程 757. 档案数字化管理系统的设计与实现 787.1. 相关技术介绍 787.1.1. J2EE体系概述 787.1.2. B/S体系结构 787.1.3. MVC架构体系 807.1.4. 面向对象程序设计 817.2. 需求分析 857.2.1. 系统可行性分析 857.2.2. 系统总体需求分析 867.2.3. 系统功能性需求分析 877.2.4. 系统非功能性需求分析 917.3. 系统设计 937.3.1. 系统的总体设计目标 937.3.2. 系统架构设计 947.3.3. 系统功能模块划分 967.3.4. 用户管理模块 977.3.5. 档案管理模块 997.3.6. 档案统计管理模块 1057.3.7. 后台数据库链接 1077.3.8. 系统安全管理模块 1097.3.9. 数据库的设计 1127.4. 系统的实现与测试 1177.4.1. 系统运行环境 1177.4.2. 界面设计原则 1177.4.3. 系统登录主界面 1187.4.4. 系统用户管理模块的实现 1197.4.5. 系统档案管理功能模块的实现 1217.4.6. 系统档案统计管理模块的实现 1237.4.7. 系统测试 124

随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。档案数字化管理系统是将档案管理与计算机信息技术相结合的产物，在使用计算机之前，档案的管理都是由工作人员进行人工存档调档操作的。当前，随着计算机技术的普及，利用计算机来对档案进行管理能够大大提高档案管理的效率和准确性。随着科学技术尤其是当前互联网技术的快速发展，世界各国都在积极提倡政府信息化管理。而政府信息化的建设同样带来了新的问题，即政府大量电子信息文件的管理，因此，亟需开发一种满足当前政府档案信息化管理需求的系统，来解决政府信息化过程中所面临的问题。本文主要根据xxx档案管理的具体情况，设计和开发了该档案数字化管理系统。该系统主要包括用户管理、档案管理、档案统计管理、后台数据库管理以及系统安全管理模块等五大功能模块及其子模块。本文的主要工作：（1）分析了档案管理系统的研究背景及国内外研究现状。（2）对该档案管理系统的设计和实现过程中所用到的相关软件开发技术进行介绍和分析。（3）根据xxx管理的实际情况，对该档案管理系统进行详细的需求分析和系统设计，确定了系统的实际需求，并使用UML建模工具对系统进行设计，构建了系统的功能架构，详细设计了系统的功能模块及其界面。并对系统的数据库进行了设计。（4）对系统的各功能模块进行实现，并对系统进行了功能性方面的测试。测试结果表明系统达到了预期效果，基本实现了各功能模块的基本功能，可以较好的满足xxx管理的实际需求。档案数字化管理是一种先进的管理技术，对于xxxx这类事业单位而言，档案数字化管理是建设局管理中的重中之重。通过本文所设计和开发的xxx数字化管理系统，能够很好的将信息技术应用到档案管理中，大大提高了档案管理的效率及档案的安全。项目背景项目背景及意义在信息技术飞速发展的今天，信息逐渐成为未来最重要的国家经济资源，在信息经济成为当代世界经济新的动力和增长点的同时，如何运用信息技术以及资源共享变成各国迈向新世纪的发展关键。档案是人类活动的重要记录，作为一类重要信息，需要利用信息技术使其得到准确的收集、科学的管理和高效的利用。xxx档案数字化管理系统对于xxx的决策和管理是至关重要的，档案数字化管理系统能够提供充足的信息和快捷的查询手段。原有的传统的，以纸质为主要存储介质，靠人工的查询方式，靠人工登记的方式进行档案入库，档案借阅，档案归还的档案管理方式已经远远不能满足于当前档案管理方式的要求，急需要以信息化管理为基础的档案管理方式的出现。随着档案管理的复杂化和网络技术的发展，基于J2EE的档案数字化管理系统具有很大的使用价值。研究档案数字化管理系统软件，提出其设计开发标准的规范化建议，是为了促进档案系统软件开发设计的规范化与标准化，避免盲目设计与开发，节省研制成本，减少经济损失，扩大软件适用规模，达到档案管理的自动化、统一化，提高档案工作效率，保证档案管理安全性、通用性、可靠性，进而促进档案信息化的发展。使用计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的有点，如：检索迅速，查找方便，可靠性高，存储量大，保密性好，寿命长，成本低等，这些优点能够极大地提高档案管理的效率，也是提高教学科学化，管理正规化的重要条件。结合自己实际的工作情况，传统的档案管理方式主要存在以下问题：（1）工作效率低下。查询档案时，档案管理员需要人工的查询档案存放记录单，根据档案存放记录单查找档案所在的位置，有的档案层次分的比较多，此时就需要档案管理员一层一层的在档案目录中寻找档案所在的具体位置。这种查询方式是完全靠人眼进行档案识别，但是遇到存在大量的与需要查询的档案文件类似的记录时，档案管理员只能一条一条的查询记录，由于视觉疲劳可能需要查找几遍才能查询到需要的档案记录，这种方式无形中加重了档案管理员的负担。（2）统计复杂。档案的借阅和归还都是通过记录单进行登记的。一旦发现有档案被修改或者毁坏时不利于查找此档案的借阅历史，以便找到肇事者。同时这种借阅和归还的管理方式，也不利用对档案借阅历史、超期归还记录进行统计。（3）档案安全。纸质档案长时间保存，档案的纸张，字迹容易褪色，霉变，已经不适合查询，翻阅的要求，对这部分档案进行直接查询，所造成的破坏将是无可补救的。（4）档案资料信息更改复杂。由于资料的变动，以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将大量的档案从新整理，牵涉大量的人力和物力。（5）权限混乱。由于档案都是整卷归档的，有时某些档案资料对于部分查询人员来说是保密，即只能查看部分的档案资料，但难免将一些不应查阅的内容被阅览。档案数字化管理是一种先进的管理技术，档案资料是一个部门或者一个企业生存发展中一个重要的环节，尤其对于xxx这类事业单位而言，档案数字化管理是建设局管理中的重中之重。将信息技术应用到档案管理中是势在必行的。将信息技术应用与档案管理过程中，对于提高档案管理的效率及档案的安全具有重要的现实意义。因此，根据以上实际档案管理工作中出现的情况，本文提出了基于J2EE的xxx档案数字化管理系统的设计与实现。档案数字化建设现状我国的档案管理系统发展经历了如下的几个阶段，首先是传统的手工处理阶段，此时，人们进行档案的相关处理所依靠和凭借的是档案人员的个人经验，所有的工作都是手工进行的，管理方式相对较原始和落后，管理也没有任何的规范，没有科学依据；接下来的是第二个阶段，在该时期，管理档案经过了第一时期的发展，已经初具规模，形成了一定的科学管理方式和模式，这一时期也被称为科学的管理阶段；随后就是档案管理的第三个阶段，在这一时候，计算机出现了，传统的手工劳动被计算机所取代，同时伴随着网络及信息技术的发展，档案管理系统发生了质的变化，计算机在档案管理工作中应用得越来越多，这不仅改变了传统档案管理方法的不足之处，同时还使得档案管理更具规范化。在传统的档案管理工作中，由于所有的工作都是手工来进行的，在面对大量的档案资料管理的时候，往往工作效率低下，而且还容易出现资料记录和整理错误的现象，这样不仅耗费了大量的人力和物力，同时还达不到应有的效果和作用；而计算机在档案管理工作中的应用，使得档案工作人员从大量繁杂的重复劳动中解脱出来，专注于档案质量的提高，同时，档案管理工作的效率也得到极大的提高，规范了档案管理工作的流程，使得档案管理更科学。可以通过对档案划分关键词的方式，对档案进行科学的整理和归纳，实现高速度的检索和查阅，通过科学地对档案资料进行分类，规范档案处理流程，同时通过对档案进行相关的密码管理和资料备份，提高档案的安全性。计算机档案管理已经成为了现代档案管理的重要方法，为了统一档案管理相关的流程和工作，我国也相继出台了一些档案管理工作规范，很多企业都利用相同的档案管理信息系统进行相关的档案管理工作，这使得档案管理工作更统一，人们在需要的时候可以很方便地查询到相关的档案和数据信息，企业内无论是相同部门还是不同部门之间进行文件传递和检索的时候也更轻松，能高效地实现资源的共享。尽管计算机档案管理方式已经在我国发展了多年，但是通过笔者实地调查所得出的结论，目前我国很多企事业单位档案管理水平都还处在后两个阶段，虽然计算机已经成为了一种档案管理的主要工具，但是实际上，其并没有真正地实现档案信息化管理，资源也没有得到及时真正的共享，相关的档案管理人员工作过程中，也只是机械地将档案内容进行整理和目录输入，在信息化高度发展的今天，这一方式并不具有明显的效果，整体的管理水平也不高。而相比于我国来说，外国的档案管理软件相关的研究较为先进，这是由于多方面的原因引起的，计算机在外国发展和应用也比中国早，因此，档案信息化也就开始得比中国早，同时有很多的研究成果。但是无论外国的档案管理系统有多先进，它毕竟是根据外国的企业需求来制定的，而且都是英文版本的，对于我国的一些企业来说，由于实际情况的不同，外国的档案管理软件也不一定都是最好的，我们应该奉行“合适的就是最好的”理念，不能盲目的跟风都利用外国的档案管理软件。档案数字化管理主要内容本文根据xxx档案管理的具体情况，设计和开发了该档案数字化管理系统，在开发的过程中采用了J2EE的相关开发技术，同时用了面向对象的设计思想。系统采用的是B/S模式，在数据库端采用的是SQLServer2005数据库管理软件来对系统的数据进行管理。本文的首先对xxx档案管理的实际工作情况进行调查分析，提出了系统的具体需求，然后对系统的数字化建设架构进行了详细的设计，最后对xxx档案数字化管理系统的各功能模块进行了实现与测试。具体的研究内容如下几点：1、阐述了xxx档案数字化管理系统的开发目的和意义。总结分析了国内外档案管理系统的发展现状及动态。2、确定xxx档案数字化管理系统的功能需求。在确定需求分析之前需要对对目前的档案管理系统的实际情况进行调研，对xxx的档案管理具体业务进行描述，画出业务流程图；分析总结系统各参与角色，对其角色进行分类及职责划分，在完成可行性研究后，最终确定该系统的设计方案。3、采用UML包图、类图、时序图、活动图完成系统功能架构设计和系统功能模块设计。分析系统各参与实体及其关系，给出系统主要实体关系图及主要表结构设计，完成系统数据库设计。4、对系统进行界面设计、实现并测试各功能模块。设计系统使用者易于接受的操作界面，满足xxx档案管理的业务需求，为建设局提高档案管理效率，提供最基本的技术支持。同时在方便管理者对系统管理的基础上，保证该系统的可扩展性和安全性需求。档案数字化解决方案档案数字化档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。内容：档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。档案数字化工作什么是档案数字化工作？所谓档案数字化加工就是用我们的专业人员、专门设备，到用户驻地进行文档扫描加工、档案索引建立、档案目录打印并刻成光盘等全过程工作。一、拆卷1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；4、取掉案卷中金属物；5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。二、扫描1、严格按照规定命名方式对影像文件进行命名。并根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；2、对于封面、内页、手写体或是发票等各类不同资料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；3、扫描影像与档案原件的内容要吻合、顺序正确，影像清晰效果达到档案实体一样。并将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫、顺序颠倒扫。4、采用规定的格式扫描，确保案卷的清晰度。同时影像歪斜不超过正负2度、黑边不大于2毫米。三、影像处理1、采用软件及人工结合方法，对影像优化处理，使影像效果达到或超过实体效果；2、对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理；3、对非正常格式、容量文件进行检查处理；4、对案卷中漏编的页面进行科学处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。四、还原卷1、经过扫描和影像处理后，严格质检没有问题的档案进行装订还原；2、注意还原档案归类和归还，保持档案加工室的整洁。档案数字化服务档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案数字化流程图档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。优势档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。内容档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。集团企业数字档案馆解决方案档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。网络拓扑结构档案管理系统企业版支持集中式、分布式部署和存储，集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的集团企业，推荐使用集中式部署模式，即采用总部集中建设模式，基于企业内部网络，将档案信息资源集中存放在总部，如下图所示。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理，在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用，形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。档案数字化标准1.档案数字化标准本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类]为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：1.1纸质档案档案数字化标准1.1.1文书、科技档案数字化标准文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。档案数字化加工标准进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。一、整理（弱化）。在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：1、拆卷。将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。2、顺序号。根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。3、页号。档案常常会有漏编、跳号的情况。4、文件内容。在整理档案时，常会发现有档案破损、正文与复印件如何区分等情况，为了方便扫描，破损情况严重的档案需进行托裱。复印件档案需在该份文件的首页右上角加盖蓝色“F”字样，以便在查找利用时区分正文件与复印件。二、一次校对为了减轻后续工作的工作量，提高扫描速度，将整理后的档案以50%进行抽查，抽查档案是否达到上述整理要求所涉及到的内容。三、扫描档案数字化的最关键一步就是通过扫描将纸质档案转变为电子档案，在扫描过程中应注意：扫描方式、命名。四、扫描件校对对扫描过程中出现歪斜、黑边、命名错误、扫描格式错误、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题要进行改正。五、装订档案扫描完成后，按档案保管要求恢复原装订。六、目录数据录入及修改数据录入包含按照现行档案管理标准规定的档案卷内目录和案卷目录以及实行归档改革后形成的档案目录。采用归档改革以前的方法整理录入(即卷内文件目录和案卷目录管理)。七、挂接为了方便客户能轻松简便的查阅、打印及检索利用档案，我们会将纸质档案已扫描完成转变为电子档案的数据与相对应的条目数据进行连接，挂接完成后的电子文件我们确保纸质清晰、查阅及检索利用的错误率不超过3‰。档案数字化流程档案数字化是指把纸质的档案转化为电子档案然后保存到相应的管理软件中方便储存，和后期的调用，那么正常的档案数字化流程是什么样的呢？简单的来说是大致分为整理-扫描-编目-储存。1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3、数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像

素数，一般用每英时点数（dpi)表示。7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。档案扫描1、扫描方式1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。2、扫描色彩模式1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。3、扫描分辨率1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。图像处理1、图像数据质量检查1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。档案数字化服务方案服务概述长久以来，我们一直在采用柜架式的资料存放目录本式的查询检索方法管理我们的文档资料。这无疑会占用大量的库房空间，而在查阅档案时又费时费力。即使现在有不少单位使用了计算机管理也多数目录级电脑管理调档，仍然要去库房所以依然存在库房压力大、调卷不便、响应速度慢、原件易损等问题。很显然在信息化社会的今天，随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等应用技术的不断普及，社会发展和各级政府对档案的数字化建设提出了迫切的需求。上述传统的档案管理方式，已经无法满足社会企事业单位内各层次人员对文档资料的查询调阅再利用等方面的要求。单位数字化建设现状为推动我省档案事业持续健康发展,使档案工作更好地为全面建设小康社会和海峡西岸经济区服务，xxx全省档案事业发展规划。根据规划要求，各级档案馆、事业单位要根据各自档案应用情况，加快档案信息化建设、完善档案基础网络建设、完成档案信息应用平台建设、加快存量档案数字化、努力实现增量档案电子化、建立和健全档案信息保障体系。目前，各省市档案馆已根据规化完成对应的数字档案馆建设。区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。福建省、福州市、泉州市等档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。其他各市区档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。各事业单位也根据各自档案特点、不断加快数字化建设、提高档案数字化利用水平。如国土、房地产、税务、电信、证券、电力等系统根据各自事业单位特点完成综合数字化资源管理平台建设、同时完成历年存量档案的数字化建设。为档案信息资源的综合应用提供高效的信息平台。目前，各事业单位数字化加工中心建设，具备了环境、基础、技术和财力的可行性。它必将推动整个福建档案信息化建设向更高水平迈进，实现档案信息资源充分共享，为海峡西岸经济区建设提供优质、高效的信息服务。系统建设目标根据数字化建设理论和方法，按照福州市数字档案馆建设模式开展，即构建四个基础设施平台，建设两个大型数据库，开发一个综合数字化资源管理系统，制订一系列操作标准、规程，培养一支档案信息化建设队伍。形成一个集成数据采集、数据存储、数据应用和数据管理为核心的数字化加工中心。档案馆数字化档案建设的是以纸质文档数字化建设为核心的档案数字化加工中心，其基本原理通过各种高速扫描设备（高速扫描仪、工程图纸扫描仪、平板扫描仪、数码相机）采集影像信息，通过数字化加工系统的图象处理、文件排序、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流系统建设方案基础设施建设数字档案信息传输平台建设网络传输平台主要由局域网络（内网）和Internet互联网（外网）络两个个平台组成。①局域网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作。所有保密信息只能在局域网络处理，严格控制使用人员，确保档案信息安全。②国际互联网络平台，数字档案馆连接Internet国际互联网的外部网络平台，承担档案信息发布、档案信息在线利用等工作。目前，绝大多数的事业单位均已完成这一部分的基础平台建设，只要进行部分调整即可满足数字化加工中心网络建设的需求。数字档案信息采集平台建设采集平台主要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。①目录采集平台主要承担馆藏各种档案资料目录数据信息的采集工作。实现每人1台计算机联网工作（局域网络），按照分工开展目录数据接收、录入、检查等工作。②全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集（扫描）、新增电子档案数据采集（接收）、照片档案采集（扫描或接收）、多媒体档案采集（接收、制作）、资料信息采集（接收）等平台。一般可以配备高速扫描仪1台，普通扫描仪1台以上，建立适合的数字化加工中心；扫描设备的性能和数量配置可根据各事业单位馆藏历史数量和数字化建设进度进行合理配置。根据需要配备音视频信息系统，开展多媒体信息的采集、编辑、制作。数字档案信息存储管理平台建设数字化加工中心存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器2台，NAS结构全文存储管理服务器1台，数据库实时备份系统1套，光盘刻录机1部，断电保护UPS系统1套，SQLSERVER数据库系统1套，Windows2000AdvanceServer服务器操作系统1套，承担数字档案信息的存储管理和信息发布工作,目前多数档案馆多已使用的档案馆提供的馆藏资源数字化管理系统，其服务器，数据库多已在使用，需要补充的是数据库实时备份系统，以保证数据信息的安全存储。数字档案信息应用平台建设数字化应用平台建设，基本实现每人1台计算机，安装“综合档案馆数字信息管理平台”，通过网络连接服务器，实现数字档案信息的查阅利用、编辑研究、数据输出等综合应用功能。互联网档案信息发布和在线利用平台建设，即网站建设。事业单位网站建设可以充分利用区市政府计算机中心的网络资源，将档案主页挂接在计算机中心的服务器上；也可以租用服务器资源或自己购买服务器，利用自己的网络出口，服务器放在本单位或实行服务器托管。政府网络信息服务平台建设，利用1台服务器和1台全文存储服务器，连接政府网络来实现。主要用于接收电子政务产生的电子公文数据，接收通过机关档案管理系统整理完毕的电子档案数据，浏览下载各种有价值的数据信息，开展档案信息发布，档案信息在线利用工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输。档案信息数据库建设数字化服务中心规划构建两个大型信息数据库：档案目录数据库，全文影像数据库，这二个数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息。考虑到大容量的数据存储和管理是整个数字档案馆的基础，因此，针对档案馆数据的特征，我们分别采用大型的关系数据库来保存管理其业务及条目数据，如档案目录，以达到易管理、易检索利用的要求；用非结构化的文件方式存储其全文数据，如照片、多媒体，可以达到大容量（1TB）、不依赖于现有平台和系统、易扩展的要求。详见数据库建设一览表.1、档案目录数据库：该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案二次文献，主要包括档案资料案卷级、文件级目录，人名索引。数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据，以及应用过程目录数据。2、全文数据库：档案全文数据库包括纸质档案资料数字化形成的图像数据，照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息，其他新增的电子档案数据，重要资料信息数据。目前，事业单位的档案情况主要有两种形式，一种为存量档案，即多年来积累形成一系列需要长期保存的档案资料。这部门档案的主要特点是档案数量较多。完成存量档案的全文数据库建设需要建立完整的数字化加工中心，通过流水线作业，完成数据录入、影像扫描、图像处理、数据归档、审核等一列列工作。另一种为每天新增档案资料，它的是数量较少、每天的产量不定。这部分可通过数据采集系统，在接收过程中逐步实现数据录入、扫描、归档、应用等一系列工作。同时完成全文影像库建设。数字档案信息综合管理系统根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其数字档案馆管理系统主要应包括以下几个方面的内容：文档数字化加工系统该系统通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。系统包括档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。同时具有流水线定制、任务分配、工作量统计、工资统计等功能。能满足大批量历史档案的集中扫描工作。数字化作业流程图综合档案馆数字信息管理平台该平台按照文档一体化、馆室一体化建设的考虑，应对事业单位档案进行前瞻性控制，按照电子文件与纸质文件“四同步”的管理模式，实现标准统一，数据共享。平台主要包括电子档案以及新增档案接收、录入、扫描、处理、归档、流程应用，档案资料编目、在线检索利用、库房动态管理、档案资料征集、档案信息编研、数据报表打印、系统维护等功能。同时可根据不同单位档案特点以及应用实现系统定制。档案信息发布系统（网站）在各单位已开发建立的网站和网页中，增加含有目录查阅、文档服务、在线利用等基本功能，具有很强可维护性的数字档案的信息发布系统。数字档案馆理论、标准及操作规程建设标准化、规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础。数字档案馆有关理论、标准、规程，可以参照福建省数字档案馆制订的标准开展，不足部分相应添加，主要包括以下内容：电子档案管理技术标准电子文件归档与管理规范文书档案目录数据库交换标准档案文件开放控制办法档案资料数字化标准光盘载体档案封面标注格式纸质档案数字化操作规程照片档案数字化操作规程缩微档案数字化操作规程馆藏档案资料数字化范围数字化加工项目质量保证体系数字化加工安全保密措施数据安全建设数据安全建设主要保证过程数据和最终成果数据的安全。主要是保证档案目录数据库和全文数据库的安全。目录数据库以二维数据表方式存放在数据库中，数据在增加、修改、删除以及误操作、系统崩溃、病毒侵害、文件损坏等情况均可能导致系统数据库损害，因此对于数据库的安全，我们建议采用可实时备份、实时回退、即时托管的数据库保镖，保证任何时候在数据受到损害时可以及时回退恢复，同时在系统崩溃或服务器异常时可以及时托管，保证业务的正常运行。全文数据库安全，全文数据库主要存储系统的电子影像、电子文件数据。这些包含增量数据和存量数据的影像文件。为了保证这些数据的安全需要双备份。建议采用PlasmonUDO光盘库进行永久性数据备份。其具有永久性（50年）、不可更改、高可靠性、以及总体成本低的特点。可以根据数据增长情况，选用相应的型号的设备。人才队伍建设数字档案馆要求馆内业务人员不仅掌握传统档案管理的技术、技能，还要具备现代化、数字化、网络化管理的基本技能，拥有较高水平的信息化管理人才。至少应配备2名计算机专业人才，负责网络和应用系统管理维护，具体掌握网络技术、网站建设维护技术、数据库应用技术、档案资料数字化技术、多媒体采编技术等等；其它工作人员应能够独立操作计算机，掌握网络应用技能，档案管理系统操作技能等。同时。为了保证数字化建设质量，需要指定专人负责数字化建设质量的管理、考核、监督，保证数字化建设最终质量。数字档案系统关键技术解决方案数据库选择目录数据是数字档案系统馆主要的、需要反复查询的数据，选择何种数据库系统管理目录数据，是我们首先应提出的主要问题。本着节约、实用、通用的原则，建议选用SQLSERVER2000（50用户以上）数据库管理系统。主要原因是其数据库产品具有稳定性好、安全性强、查询速度快、投入较低的特点，非常适合作为档案行业的主数据库系统。服务器选择服务器是数字档案馆的关键设备，是各个平台建设的基础，关系到数据安全、检索利用速度等多个环节，要求连续不停机运行。按照数字档案系统规划，至少应购置2台较高性能的企业级服务器,一台用于馆内局域网络系统，支撑档案信息管理服务；一个用于支撑数字化加工系统的数据服务，保证流水线作业的稳定运行。全文数据信息存储服务器选择数字档案系统所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据（图像、文本等）和多媒体数据。全文数据是数字档案馆的基础数据，数据量庞大，要求存储性能安全、可靠，具有扩展功能。我们建议采用光盘镜像服务器解决，该服务器采用NAS结构，直接连接在网络交换机上，且可以扩展以满足系统今后海量信息存储的需要，多媒体数据则全部以MPEG2文件方式一式两套保存在光盘上。对于需要进行永久数据备份的用户。则采用PlasmonUDO光盘库进行永久性数据备份。扫描设备选择扫描仪主要负责文档采集端的文件扫描工作。适合性能的扫描设备是保证整个数字化常量的关键一环。其主要性能包括最大扫描幅面（A4/A3）、扫描速度（保证日常量）、可靠性（满足长时间运行需要）、进纸能力、售前、售后支持等。这些性能的选择主要根据用户的档案纸质情况、资金预算情况、项目数字化进度等因素进行综合考虑。文档在线利用数字档案馆与传统档案馆最根本的区别之一就是要实现档案的在线利用，即通过网络实现档案的检索利用。考虑到区市档案馆的实际情况以及文档服务的特点，我们在此提出文档在线利用问题。文档在线利用主要借助数字档案馆的信息网站，将可以开放的文件、档案（目录和原件），在政府网络或internet上提供利用，实现文档服务中心的功能。项目实施步骤目前，各部门还没有形成一个完善的数字化建设标准，即使已明确提出建设数字档案系统的单位，其在投资规模、建设模式、建设手段等相差也比较大，有的投资数千万元，有的投资几百万元。实际上，作为数字档案系统建设，不可能千篇一律，只要具备数字档案系统的基本功能，即能够实现各种类型信息的采集功能，以形成丰富的综合信息资源数据库；具备海量数据存储功能，满足数字档案信息安全存储要求；具备档案信息的有效访问和查询功能，满足不同用户的不同需求；具备档案信息的发布与传递功能，能够实现信息的在线检索利用；具备数字档案信息的系统管理功能，满足档案业务工作的基本需求，就可以认为其已经基本建成了数字档案系统平台建设。用户可根据自己的档案情况、档案数量、利用情况、以及档案重要性程度建立适合的综合档案数字化加工中心。完成档案数字化建设。其具体实施总体步骤如下：数字化建设需求分析确定数字化建设方案软硬件设备选购、人员配置建设数字化建设标准和规范建立数字化加工中心建立数字化加工制度人员培训和试运行项目稳定运行项目验收项目总结下面，以具体单位内部档案室建立纸制档案数字化加工中心为例，按照数字化加工中心建立步骤具体讲解实施方案：数字化建设需求分析首先是数字化建立的需求分析，了解自己的档案情况，详细内容包括：需扫描的档案类型，是哪一类型档案，如婚姻档案、土地档案、房产档案、工程档案、科技档案、会计档案等每种档案都有各自不同的特点。文档的特点：纸质、厚薄、大小尺寸，这些决定了使用什么样的采集设备，如：纸制幅面为A4的只要使用A4幅面的扫描仪，如果有A3幅面的档案就需要配备A3幅面的扫描仪，如果有大于A3的文件如工程图纸、大的地契、地震图等就需要配备工程图纸扫描仪，如果还有更大幅面的就可能需要采用配置较好的数码相机。档案纸制的好差关系到使用什么样的设备，如果纸制较好就可以选用高速扫描仪进行批量扫描。如果较差可能只用使用单张扫描。档案室的档案量大约有多少，本期需要数字化档案是多少，按正常每天5000张的数字化建设速度需要多长时间？新增档案的数量多少，是每天都在产生，还是每个月或是每年产生，产生的这些档案是要即时数字化还是可以延后处理。如果有下级单位，这些单位的档案是集中进行数字化建设还分布到各个点进行数字化建设，集中建设有助于档案的集中和人员的统筹安排。单位现有软硬件情况，设备情况（扫描设备、电脑、存储设备）、网络环境、人员情况（项目负责人、档案管理人员、技术人员、档案数字化服务人员（整理、录入、扫描、质检、审核））、现有软件平台：档案系统、OA系统、业务系统、档案查询利用情况，数字化成果需要马上查询利用，还是可以等全部验收合格后在利用。数字化建设的长期规划，完成指定档案量数字化建设的工期，对于档案数字化巨大的单位，可以根据实际情况合理安排数字化建设工期，可以一次性集中完成，也可根据时间分期进行。确定数字化建设方案随着国家信息化建设的进程，政务信息公开的需求，各政府企事业都已经把档案数字化工作提上工作日程，多数都已正在进行或已完成档案数字化建设任务。目前，数字化工作的主要方式有两种：1、单位内部独立进行数字化工作。采购设备、安排人员进行档案数字化工作。2、采用服务外包的方式。把档案扫描任务整体外包为专业的档案数字化加工企业，在规定时间内保质保量完成数字化任务，单位只负责档案的数据的最终验收和监督工作。这两种方式的区别如下：采用单位内部独立进行数字化工作，主要特点是需要投入大量的硬件设备，如高速扫描仪、若干电脑设备、相关网络设备等，其中扫描设备多比较昂贵，其次，单位内部熟悉数字化加工的专业技术服务人员不足。档案数字化建设需要既熟悉档案管理业务，又精通计算机软硬件、网络、安全防范等技术；技术人员既能参与数字化建设全过程，把握关键技术问题，又能在正常运行后，了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，这方面的人才还比较缺乏。同时内部安排人员还会占用内部人员编制。但优点也很明显，建立成功的数字化加工中心可以长期不间断的完成档案数字化建设，提高自身的数字化加工能力，同时还能锻炼培养自己的档案技术服务人员。但前提是前期需要很长时间的摸索和实验，不断的进步和积累。软硬件设备选购、人员配置根据前期的需求分析，档案情况，以及每天完成的档案量采购适合的扫描设备、档案数字化加工系统（扫描、处理、质检、排序、审核、挂接、统计、人员安排、工资统计、权限管理、数据备份等），并进行前期的人员配置，安排基本的一条流水线配置，一般需要一台高速扫描仪、一个扫描人员、两个质检人员、一个总质检人员、一个档案拆装人员，五台电脑、一台服务器。建设数字化建设标准和规范数字化建设前期的纸制档案数字化建设标准规范建设非常的重要，它是整个数字化建设工作的前提。它的主要指标内容包括：数据录入标准档案整理标准档案扫描技术标准（扫描格式（TIF、JPG、PDF）、扫描模式（黑白、灰度、彩色）、扫描分辨率（200DPI、300DPI）、影像清晰度、影像处理标准（裁减、纠偏、去污、去边等）、数据归档标准、数据挂接标准、数据审核标准等）档案存储标准（档案大小、存储格式、保存方式、压缩方式等）建立数字化加工中心根据每天需要完成的档案情况配置生产流水线，建立纸制档案数字化加工中心。其总体流程包括生产线配置、设备安装、加工环境安装、加工软件安装、场地布置、作业区分配等，其作业流程图如下：以一条流水线，每天完成5000张档案进行配置，数字化的加工设备及人员配备情况如下表，常量翻倍，人员及设备在此基础上递增。项目数字化加工中心人员及设备配置设备详细设备数量备注硬件配置1、高速扫描仪1台完成纸制情况较好的资料2、平板扫描仪1台完成纸制情况较差的幅面资料3、PC机5台完成扫描、处理、质检、审核等工作4、服务器1台工作服务器5、交换机1台8个接口6、档案装订、篮子、办公用纸等。7、网线、电源设备。8、其他设备。软件配置1、档案数字化加工系统1套完成档案接收、档案双机录入、档案扫描、图象处理、档案质量审查、档案排序、档案质量二次审核、档案抽检、档案挂接、工资统计、数据统计等一系列操作2、影像采集软件3、各种图象处理软件4、数据库软件一套完成图纸、大图等扫描、处理工作人员配置1、档案整理人员1名完成档案拆分和装订工作2、数据录入人员3名完成数据双机录入工作3、高速扫描人员1名完成高速扫描工作4、平板扫描人员1名完成补扫等操作5、图纸扫描人员名完成图纸扫描工作6、质检人员2名完成图象处理、档案扫描质量审核、页面排序、补扫处理工作7、总质检人员1名对质检质量的二次审核工作。8、管理（交接）人员1名负责档案交接、中心日常管理、异常处理、质量考核、抽检等工作9、技术服务人员1名负责中心扫描仪、软件、电脑等维护和保养工作合计：11名其中工作人员录入组人员3名。扫描加工组人员：6名管理及技术服务人员2名建立数字化加工制度和操作规范在软硬件配置完毕后，需要建立有效的加工制度，保证整体项目的顺利实施。其中主要制度包括1、加工中心岗位责任制度（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）2、数字化加工保密制度3、档案交接制度4、档案整理操作规范5、档案录入操作规范6、档案扫描操作规范7、档案数字化加工岗位操作细则8、档案数字化质量保证（奖惩）制度人员培训和试运行对相关人员（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）进行相应岗位的责任制度人员、加工中心制度培训、档案数字化标准培训、档案数字化加工岗位操作细则培训、扫描仪使用培训、扫描设备维护培训、档案数字化加工软件使用培训。调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误错误培训，并实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。项目稳定运行采用流水线作业，调用每天需要完成的档案进行档案数字化作业，并结合实际操作，完善操作细则，并安排足量的人员进行项目的稳定运行。运行中需要不断监控数字化作业质量、人员积极性、设备稳定性。保证作业的顺利运行。项目验收根据档案技术标准进行数据验收，可根据项目进度进行阶段性验收，在验收中总结改进操作规范。直至完成整个项目的验收。项目总结对完成的项目进行项目总结，统计数据、分析常量、效率、质量，并总结经验、改进流程和推广。档案数字化加工方案需求分析与总结此次项目是将XXXXXX公司的约183万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX省档案局相关规定，结合XXXXXX烟草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。参考的国家标准及技术规范《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）《连续色调静态图像的数字压缩及编码》（GB/T17235.1-1998）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《中央档案馆接收档案的标准》《XXXXXX省档案接收和收集管理相关规定《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《档案著录规则》（DA/T18-1999）《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T24-2000） 《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000） 《XXXXXXXXXXXX档案数字化技术规范》《XXXXXX档案数字化技术规范》数字化加工实施细则本项的扫描加工流程生产流程步骤组成纸质档案的整理从档案室进行档案提卷，并记录提卷的内容，接着拆卷，并进行去污、平整化，并依据档案纸张的大小和厚薄分类。档案的整理工作主要是为了以后档案的扫描做准备。扫描及图像处理根据不同档案纸张的大小和厚薄，选择不同的扫描仪，较为规整的选择快速扫描仪，较薄、较厚和不规整的用平板扫描仪，这样既能达到保护档案（高速扫描仪会发生卷纸，损坏档案）的目的，也能提高档案数字化加工的速度。查重查漏在扫描的过程中，难免会发生重复扫描和漏扫的现象，人工的再次校对能够发现档案数字化过程中出现的情况，并即使纠正。数据项录入依据档案著录规范或者依据客户档案的实际著录项，录入标题、责任者、归档时间、档号等各种信息。质量检测对扫描图像和著录的标引数据进行检验，图像主要是检验其扫描和净化处理质量，数据项的质量检测主要是检测其录入正确率。档案还原完成档案数字化后，要把原先的档案原件还原成原样。档案整理档案交接档案按年度、案卷提档，提档时数字化实施方的提卷人员对每卷的所有页面进行统一的编号，全卷所有文件页号编写完成后，再依据XXXXXX烟草的要求抽出不需要扫描的文件页，然后再次按序编写需要扫描的文件页号，页号编写完成后，按实际文件页数填写详细的纸质档案交按清单，并由双方主管人员签字。档案拆分档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数。目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。著录标引标引著录标引著录为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的准确性要求较高，但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，所以录入时需要相关学部专家进行指导，确保文本域录入的准确率。对所需录入的文本进行标引、或对不同类别的档案录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。录入方式由于文本类型不一，有印刷体、手写体、有表格内的也有表格外的文本信息，所以采用手工录入和OCR（光学字符识别）软件相结合的方式录入。即手写体或不清晰的印刷体采用手工录入，较规整的印刷体采用OCR技术的录入方式。校对方式校对以软件校对和打印输出对比校对相结合的方式，即对手工录入和OCR自动录入的文本打印输出进行对比校对的一校、二校、抽查校对，确保索引信息达到出版质量万分之一以下。纸件扫描原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准和XXXXXX烟草的相关要求扫描。扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求，填写移交清单（此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写）并签字领取并进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件（快图像系统），扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。图像的分辨率正常情况下为300dpi,如遇字间距和行行距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率但要保正图像清晰的同时，又不影响远程查询和游览的速度。扫描方式根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。扫描色彩模式扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于300dpi。扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。图像处理XXXXXXXXXXXX档案数字化工厂采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。污渍、黑边、偏斜处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像机时返回上一生产流程。全文字面的扫描密度图像处理人员在进行处理前，扫描人员会根据不同原件的情况，提高图像扫描的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式，如遇字间距和行行距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，对手写过密的要对图像进行细致的修正，确保各书写工具写出的不同颜色、深浅的文字及图像信息清晰可辩。粘帖页与表格对粘帖页面的处理先用XXXXXX数字化加工软件系统进行自动处理，在扫描的时消除粘帖重叠的曲线，不能自动处理的放大后人工处理。对字迹与表格线颜色深浅不一在扫描时进行细微调整后，图像处理时再进行局部调整。以确保数字档案的可阅读性。一般性文本流程图提高图像扫描的分辨率，调整阀值、明亮度以及扫描方式，采用局部处理技术对图像进行修正。以确保数字档案游览时辨认流程图的流程线。插图页面处理档案中有插图的要在扫描时对提高分辨率及相应调整，图文混排的页面不做拆分，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。照片页的处理根据黑白或彩色图像对页面进行调整，对特殊照片的处理，必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。存储格式与页面空间分辨率：200dpi图像格式：TIFF、JPG储存空间：B5或A4，20-30KB/页质量检验对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。档案还原装订档案整理工作严格按照中央档案馆进馆标准规定的相关标准和XXXXXX烟草的实际情况进行有序的整理，XXXXXXXXXXXX档案数字化中心安排专人负责案卷合并与整理。原件合并把扫描时挑出的页面插入到原来的页面位置中去，将扫描时展开的超大页面还原到扫描前的原样，把数字化中挑出的不要的多余页面提出。全卷整理将每卷文件按形成的时间、顺序、文件类别进行整理。编写页号按重新整理页面上按顺序统一的编写页号。案卷目录和卷内目录按顺序将一个项目文件的合并到一卷中，并按中央档案馆进馆标准和XXXXXX烟草特有字段组成案卷目录和卷内目录。打印案卷封面和卷内目录对案卷目录和卷内目录与卷内文件进行匹配后打印案卷目录和卷内目录以备装订使用。装订严格按照中央档案馆进馆标准和XXXXXX烟草的要求将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件、左下角对齐打成三孔一线装订还原档案。案卷分盒按年度、案卷、类别、机构等有规则地按顺序装入定制的档案盒。打印装箱单按年度、箱号、盒号、卷号、总页数打印装箱清单。或按档案档案馆的要求制作打印装箱单。按顺序装箱按箱子编号