（正式版）DB31∕T 1349-2022 《机关会议服务管理规范》

机关会议服务管理规范2022-10-01实施上海市市场监督管理局发布 I 12规范性引用文件 13术语和定义 14会议服务内容与要求 5会议服务机构综合管理要求 36会议服务监管评价与改进 5附录A(资料性)会议用品 6附录B(资料性)设备保障 8附录C(资料性)会场巡视、茶水服务 附录D(资料性)突发情况处理程序 附录E(资料性)仪式服务 附录F(资料性)迎宾服务 附录G(资料性)会议服务人员仪表、仪态 附录H(资料性)呼吸道传染病疫情防控要点 I本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由上海市机关事务管理局提出并组织实施。1机关会议服务管理规范本文件适用于由会议服务机构承办的上海市各级机关会议。本文件没有需要界定的术语和定义。会议服务机构应根据确认的服务需求对会议服务进行策划，形成实施方案，内容包括但不限于：2——布置台布；——摆放不同类型麦克风；了解会议程序及个性化服务需求；4.3.3自查及复查会议服务机构自查结束后，将自查情况反馈委托方，并配合委托方复查。设备保障相关要求参见附录B。会议服务机构应将会中服务内容进行细分，并制定相应的服务规范保证会议服务人员按要求提供服务。会中服务内容包括但不限于：——迎宾；-引导；3——仪式服务(参见附录E);——迎宾服务(参见附录F);——临时文件资料影印服务；——提供无障碍设施服务。5会议服务机构综合管理要求5.1.2遵守国家法律法规和行业规范，遵守职业道德和商业道德规范。5.1.3应有健全的生产经营组织架构和规章制度，宜通过质量管理体系认证。5.2.1人员要求会议服务人员应具备良好的个人素质和服务技能，包括但不限于：——政治立场坚定，遵守相关法律法规；——身体健康，具备岗位要求的身体条件；--相貌端正，形象气质良好，普通话标准；4DB31/T1349--20225.3设施设备管理要求5.6保密管理要求5.6.4对于违反保密规定、发生失泄密事件的会议服务人员，应按规定给予相应的处分处理。5.7卫生防疫要求会议服务机构应落实卫生防疫相关规定，确保卫生安全。应根据国家和上海市呼吸道传染病疫情防5——对会议服务质量进行现场检查；会议服务机构应对收集的服务反馈信息进行分析处理，找出产生不合格服6会议用品A.2.2.3记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔，铅笔笔尖呈圆锥形，应于会议前削好。记录笔于会议材料上端居中摆放。表A.1席卡摆放要求距麦克风右侧3cm~4cm、距参会人员座位桌边50cm~60A.2.4.4席卡纸选择粉红色或红色，文字颜色选择黑色。7A.2.5.2纸巾盒摆放在相邻两个座位中间。8设备保障B.1.1灯光调试B.1.2音响调试B.1.2.1音响宜提前1h打开，并将所有有关的音响设备连接。抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接并感觉音量适中为准。确保声音效果正常。B.1.3投影调试B.1.3.1投影设备连接电脑，检查电脑是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以B.1.5空调调试B.1.5.2应根据季节变化调节温度和湿度，夏季温度设置不低于26℃,冬季温度设置不高于20℃;夏季相对湿度一般为60%,冬季相对湿度一般为40%,春秋两季相对湿度一般为45%;可根据现场情况及参B.1.6显示屏调试闭主控计算机。下开启显示屏。9B.1.6.3显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，及时检查显示屏屏体或更换B.1.7.2调试结束后，不得改变设备的任何设置，并确保所有视频会议设备都配置不间断电源。B.2.3根据会议的进度，调整机房电脑的内容和切换会各种茶具的选择参见表C.1。表C.1茶具准备要求正式会议时使用非正式场合使用或者根据委托方要求与茶杯搭配使用C.1.3茶水温度住水瓶，侧身略弯腰将水倒入杯中，续水以茶杯容量的70%～80%为宜，续水后将茶杯恢复到初始状态或参会人员的原使用状态。C.2.4续茶水时，轻拿轻放，茶水不应溅出茶杯，如有滴水，及时用随身纸巾吸干。——及时增添茶水或替换瓶装水；(资料性)突发情况处理程序D.3突发疾病处理程序D.3.1当参会人员突发疾病时，应采取应急处理措施，现场有医疗保障人员的，及时联系医疗保障人员；现场没有医疗保障人员的，及时拨打120急救电话。需要使用心脏自动除颤仪(AED)设备；D.3.4做好急救人员前往突发疾病人员处的引导工作，维护好现场秩序。D.4设备故障处理程序D.4.1麦克风啸叫麦克风出现啸叫时，应采取应急处理措施，包括但不限于：(资料性)仪式服务E.1仪式前准备E.1.1签字仪式E.1.1.2根据仪式的具体情况安排相应的服务人员，并进行培训。E.1.2.3准备托盘和红色丝绒布。E.2.1签字仪式签人两侧。E.2.2颁奖仪式E.2.2.1当主持人宣布仪式开始时，服务人员引导颁奖嘉宾、获奖人员站位。E.2.2.3获奖人员更换时，由服务人员进行引导。E.2.2.4每次颁奖结束后，提示颁奖嘉宾和获奖人员进行合影留念。E.2.3揭牌仪式E.3仪式后整理(资料性)迎宾服务会议服务机构应确认来宾接待服务需求信息，并准备服务过程中所需的用品。品的信息；F.2迎宾服务F.2.1.1会议服务机构根据实际情况确定迎宾服务员的礼仪着装，着装应统一。F.2.1.2环境温度高于25℃时，宜着短袖礼仪服。F.2.1.3环境温度在10℃~25℃之间时，宜着长袖礼仪服。F.2.1.4环境温度低于10℃时，在礼仪服外宜配以合适的礼仪保暖服饰。F.2.1.5当周边环境主要为冷色调时，宜选用暖色调礼仪服。F.2.1.6当周边环境主要为暖色调时，宜选用冷色调礼仪服。发型、妆容保持互相一致，避免出现差别过大的现象。F.2.3.2多位迎宾排列要求如下：——第1、2位迎宾服务员站位同双位迎宾排列；(资料性)会议服务人员仪表、仪态G.1.1服装G.女士应统一着装。着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3cm;着裤装时，西裤G.1.3工鞋服务人员宜着统一深色软底工作皮鞋，皮鞋干净无破损。G.1.4袜子烈气味。面部保持自然亲切的微笑。G.3.3使用普通话服务，应熟练掌握本地方言听说能力，具备简单的外语对话能力。(资料性)呼吸道传染病疫情防控要点消杀等工作。H.1.2会议服务机构应建立疫情防控工作领导小组，明确责任分工和工作要求，结合实际制定疫情防控工作规范和应急预案。——做好会议服务相关防疫物资储备。根据现场情况、委托方要求和疫情风险等级，在会场入口处配置红外测温仪、手持测温仪等测温设备，放置免洗手消毒液，配备一定数量的一次性使用医用——呼吸道传染病流行期间，会议室不宜使用地毯，使用地毯时，应采用有效的、不产生扬尘的清洁消毒设备进行吸尘。预防性消毒等工作。结膜炎、肌肉酸痛等可