公司印章使用管理制度

公司印章使用管理制度第一章总则为规范公司各类印章的管理，确保印章使用的安全、合规与高效，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他业务专用章等具有法律效力或公司内部管理效力的印章。公司印章的刻制、启用、保管、使用、登记、变更、废止及销毁等活动，均适用本制度。任何部门和个人在使用公司印章时，必须严格遵守本制度的规定，严禁违规用印。印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范使用”的原则，确保每一次用印行为都有据可查、权责清晰。第二章印章的刻制、启用与废止公司印章的刻制需由相关业务部门根据工作需要提出申请，经公司指定负责人批准后，由公司行政部门（或指定的印章管理部门，下同）统一到公安机关指定的刻制单位办理。严禁任何部门或个人私自刻制公司印章。新印章刻制完成后，行政部门应会同相关业务部门对印章的规格、文字、图案等进行核验，确认无误后方可启用。启用前，应发布印章启用通知，明确印章的名称、启用日期、保管部门及保管人等信息。对于因机构变更、名称变更、印章磨损、政策调整等原因不再使用的印章，应由保管部门及时交回行政部门。行政部门应对交回的印章进行登记、封存。需销毁的废旧印章，由行政部门提出销毁申请，报公司指定负责人批准后，在指定人员监督下统一销毁，并做好销毁记录。第三章印章的保管公司各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为公司正式员工，并具备良好的职业道德和责任心。保管人名单应报行政部门备案。不同印章的保管应遵循不相容岗位分离原则。例如，公司公章、财务专用章、法定代表人章应分别由不同人员保管。印章保管人应妥善保管印章，将其存放于安全、保密的场所（如带锁的保险柜），严禁随意放置或交由他人代管。未经批准，保管人不得擅自将印章带出指定保管地点。印章保管人如有工作调动、离职、休假等情况，需提前向部门负责人报告，并办理印章交接手续。交接时，应填写《印章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认后，方可离岗。第四章印章的使用一般规定使用印章必须基于真实、合法的业务需求，符合公司相关规定。严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张等无明确内容的文件上加盖印章。用印前，用印部门或个人须填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、拟盖章类型、申请部门、申请人及日期等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。审批流程用印申请应根据用印事项的性质、重要程度及金额大小，由不同层级的负责人审批。具体审批权限由公司根据实际情况另行规定。常规性、一般性事务的用印，可按简化流程审批；涉及重大合同、对外担保、投融资、产权变更等重大事项的用印，必须经过更高级别负责人甚至公司最高决策层审批。审批人应对用印申请的真实性、合规性及文件内容的准确性进行严格审核。对不符合规定的用印申请，审批人有权拒绝签字。用印操作经审批同意的用印申请，由申请人将《用印申请单》及相关文件交至印章保管人。保管人应对照审批意见，核对用印文件与申请内容是否一致，确认无误后方可盖章。盖章时，应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），印迹应完整、不模糊。用印完毕后，保管人应在《用印申请单》上记录实际用印情况（如盖章日期、份数等），并由申请人签字确认。特殊情况处理严禁携带印章外出使用。确因特殊情况（如异地签约、紧急事务处理等）需携带印章外出的，必须提出书面申请，详细说明外出用印的事由、地点、时间、随行人员及安全措施等，经公司指定负责人批准后，由两名及以上公司正式员工共同携带，并对印章的安全及使用负责。外出用印情况应及时向行政部门报备。第五章用印登记与存档印章保管人应建立《印章使用登记簿》，对每一次用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、申请人、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印人、印章名称及保管人等信息。《用印申请单》、用印文件的复印件（或扫描件）及《印章使用登记簿》应作为重要档案资料妥善保管，保存期限不少于规定年限。行政部门应定期对各印章的使用登记情况进行检查。第六章印章的遗失、被盗与损毁印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向本部门负责人及行政部门报告，并同时向公安机关报案。行政部门应协助相关部门采取必要的补救措施，如发布遗失声明、重新刻制印章等，并追究相关责任人的责任。印章发生损毁的，保管人应及时将损毁印章交回行政部门，并按本制度第二章的规定办理重新刻制和启用手续。第七章监督与责任追究公司行政部门负责对本制度的执行情况进行日常监督和检查。各部门负责人应加强对本部门印章使用和保管的管理。任何部门或个人违反本制度规定，擅自刻制、使用、出借、复制、涂改、损毁、遗失印章，或在用印过程中弄虚作假、违规操作，给公司造成损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。印章保管人因保管不善导致印章遗失、被盗或被滥用，应承担相应的管理责任