档案数字化安全管理制度

档案数字化安全管理制度一、总则（一）目的与依据为规范档案数字化工作流程，保障档案信息在数字化过程中的真实性、完整性、可用性和保密性，防范各类安全风险，确保档案资产安全，依据国家有关档案管理及信息安全的法律法规和标准规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有档案（包括纸质、声像、实物等不同载体形式）的数字化加工、存储、传输、利用、销毁等全过程的安全管理，以及参与档案数字化工作的所有内部人员、外包服务人员及相关单位。（三）基本原则档案数字化安全管理遵循“安全第一、预防为主、全程监控、责任到人”的原则，实行分级负责、层层把关，确保档案信息在数字化各环节得到有效保护。二、组织与人员安全管理（一）组织领导单位应明确档案数字化工作的主管领导，指定档案管理部门作为档案数字化安全管理的责任部门，负责统筹协调、监督检查数字化全过程的安全工作。如有外包服务，应与外包单位签订专门的安全保密协议，明确双方安全责任。（二）人员资质与审查参与档案数字化工作的人员（包括内部人员和外包人员）必须政治可靠、品行端正，并进行严格的背景审查。外包单位应提供其工作人员的身份证明和无犯罪记录证明等材料。（三）人员行为规范1.所有参与人员必须遵守国家保密法律法规及本单位的保密制度，签订《档案数字化安全保密承诺书》。2.严禁在工作区域内谈论与工作无关的涉密信息，严禁将个人物品（如手机、相机、U盘、移动硬盘等具有存储或传输功能的电子设备）带入加工区域，确因工作需要的，须经档案管理部门批准并进行登记管理。3.工作人员应保持良好工作习惯，离开工作岗位时必须锁定计算机或关闭系统，妥善保管好个人操作密码，定期更换，并不得告知他人。4.严禁私自复制、摘抄、拍摄、传播档案信息，严禁将档案数字化成果带离工作区域。（四）培训与考核档案管理部门应定期组织参与档案数字化人员进行档案法律法规、保密知识、安全管理制度及操作技能的培训，并进行考核，考核不合格者不得上岗。（五）离岗离职管理工作人员离岗或离职时，档案管理部门应及时收回其所有访问权限、工作证件及相关资料，并进行保密教育和脱密期管理。外包服务结束后，应确保其工作人员不再接触本单位档案信息。三、环境与设备安全管理（一）加工场所安全1.档案数字化加工场所应相对独立，具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防光、防静电等条件。2.加工场所应设置门禁系统或专人值守，非工作人员未经许可不得入内。3.加工场所内禁止吸烟和使用明火，配备必要的消防器材，并定期检查其有效性。4.加工区域与办公区域、生活区域应适当隔离，设置明显的安全警示标识。（二）设备安全管理1.用于档案数字化的计算机、扫描仪、打印机、服务器、存储设备等硬件设备，必须符合国家相关标准，并进行严格的选型、采购和验收。2.所有设备应指定专人负责管理和维护，建立设备台账，记录设备型号、序列号、配置、使用状况等信息。3.计算机等设备应安装正版操作系统和杀毒软件，并及时更新病毒库和系统补丁。严禁安装与工作无关的软件。4.扫描仪等输入设备应定期进行清洁和校准，确保扫描质量和设备正常运行。5.存储设备（如硬盘、U盘等）的使用应严格管控，专人专用，重要数据应进行加密存储，并定期检查其可靠性。（三）网络安全管理1.档案数字化加工网络应与互联网及其他外部网络物理隔离或逻辑隔离。如确需连接，必须采取严格的安全隔离措施，如安装防火墙、入侵检测系统等。2.内部局域网应划分不同网段，对不同用户和设备设置访问权限，禁止越权访问。3.禁止在加工用计算机上使用无线网卡、蓝牙等无线通信设备。四、数字化加工过程安全管理（一）档案接收与交接1.档案入库数字化前，档案管理部门与移交部门应办理严格的交接手续，核对档案数量、题名、编号等信息，双方签字确认。2.对接收的档案应进行初步整理和检查，对有破损、霉变的档案应先进行修复和处理。（二）著录与标引安全1.档案著录与标引应严格按照相关著录规则和标准进行，确保元数据的准确性、完整性和规范性。2.著录信息应及时保存，防止数据丢失或篡改。（三）扫描与图像处理安全1.扫描前应去除档案中可能损坏扫描仪的金属物等杂物。扫描过程中应轻拿轻放，避免损坏档案原件。2.根据档案的类型和纸张状况，选择合适的扫描分辨率、色彩模式和文件格式，确保扫描图像清晰、完整，符合归档要求。3.图像处理应仅限于纠偏、去污、裁剪等必要操作，严禁对档案内容进行修改、涂抹或删减。处理后的图像应与原件内容一致。4.扫描和图像处理过程应进行全程记录，包括操作人员、操作时间、设备编号、处理内容等。（四）数据存储与备份安全1.数字化成果数据应存储在指定的、安全的存储介质或服务器中。重要数据应进行多介质、异地备份，并定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的有效性。2.存储介质应妥善保管，明确责任人，建立借用、归还登记制度。报废存储介质前，必须进行数据彻底清除或物理销毁，防止数据泄露。（五）数据迁移与转换安全因技术升级或存储介质更换等原因需要进行数据迁移或格式转换时，应制定详细的迁移方案，确保数据在迁移过程中的完整性和准确性，并对迁移结果进行严格检验。迁移过程应做好记录。（六）档案原件管理数字化加工过程中，档案原件的流转、存放应规范有序，防止丢失、损毁或错放。加工完成后，应及时将档案原件归还档案管理部门，并办理交接手续。五、数据安全管理（一）数据采集与录入确保数据采集的准确性和完整性，录入数据时应进行认真核对，防止错录、漏录。对敏感数据应采取加密等保护措施。（二）数据访问控制1.建立严格的数据访问权限控制机制，根据工作需要为不同用户分配不同的访问权限，遵循最小权限原则。2.数据访问应进行身份认证，如用户名密码、USBKey等，并对访问行为进行日志记录。（三）数据保密与加密1.档案数字化成果属于国家或单位核心信息资源，应根据档案密级采取相应的保密措施。涉密档案的数字化应严格按照国家有关涉密信息系统管理规定执行。2.对传输和存储中的敏感数据应采用符合国家规定的加密技术进行加密处理。（四）数据备份与恢复1.制定数据备份策略，定期对档案数字化数据进行备份。备份介质应安全存放，定期检查备份数据的可用性。2.建立数据恢复机制，定期进行恢复演练，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时、准确地恢复。（五）数据销毁与移交1.对于不再需要的档案数字化数据或存储介质，应按照国家有关规定进行安全销毁，确保数据无法被恢复。2.档案数字化成果移交时，应办理严格的交接手续，明确双方责任，并对数据的完整性、准确性进行验证。六、监督与审计（一）日常监督检查档案管理部门应定期或不定期对档案数字化工作的各个环节进行安全监督检查，及时发现和消除安全隐患。（二）日志管理与审计1.对数字化加工系统、服务器、网络设备等应开启日志审计功能，记录用户登录、操作行为、数据访问、设备运行状态等信息。2.日志数据应妥善保存，保存期限不少于相关规定要求，并定期进行审计分析，发现异常行为及时上报处理。（三）安全事件报告与处置建立档案数字化安全事件报告制度。发生档案信息泄露、丢失、损毁或其他安全事件时，相关人员应立即向档案管理部门报告，档案管理部门应迅速组织调查处理，并按规定向单位领导和上级主管部门报告。七、责任追究对于违反本制度规定，造成档案信息泄露、丢失、损毁或其他安