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文档简介

建筑项目资料归档S160操作规程|2026版|黑色可打印第页2026版建筑项目资料归档操作规程及异常处置记录表S160(含培训讲稿、测评题与整改闭环表)文件属性:企业制度/SOP/表单模板/培训与测评组合文件适用对象:工程主管、资料员、项目经理、技术负责人、质量员、安全员、成本合约负责人、监理协调人员及分包资料责任人。使用场景:新开工项目资料策划、施工过程资料同步收集、阶段验收资料预审、竣工资料移交、电子档案整理、资料异常处置、审批流转提效和现场人员培训测评。适用边界:本文件用于企业内部建筑项目资料归档管理,不替代项目所在地主管部门、建设单位、监理单位或档案馆的专门要求;当项目合同、图纸、地方规程对资料形成、签章、保存年限另有更高要求时,应按更严要求执行。控制目标:形成“资料同步、责任可追、异常可闭环、审批可提效、移交可核验”的项目资料管理机制,减少事后补资料、签章缺漏、资料版本混乱、归档滞后和竣工移交返工。目录一、总则与术语定义二、岗位责任与审批提效分工三、归档范围、编号规则与文件夹结构四、资料归档SOP流程五、关键控制标准与计算公式六、S160资料异常处置记录表七、项目资料检查清单与填写示例八、培训讲稿九、测评题、作答区、参考答案与评分点十、整改闭环表与执行检查清单一、总则与术语定义1.资料归档应坚持真实性、同步性、完整性、可追溯性和可移交性。所有归档资料必须来源清楚、签章齐全、版本受控、目录一致、纸质与电子一致。工程主管对本项目资料归档效率、异常处置闭环和跨部门审批协同承担组织责任。2.本规程所称资料包括施工管理资料、技术资料、质量验收资料、安全管理资料、材料设备资料、试验检测资料、测量资料、设计变更与签证资料、合同履约资料、影像资料、竣工图及移交资料等。3.本规程所称S160异常,是指在资料形成、审批、归档、移交过程中出现的签字盖章缺失、日期逻辑不一致、编号重复、版本冲突、材料缺项、试验报告未回收、电子文件打不开、扫描件不清晰、分包迟交、监理退回、建设单位补正、归档超期等影响资料合规与审批效率的问题。术语定义管理要求资料形成施工活动、验收活动、合同履约活动产生原始记录和正式文件的过程资料应与现场进度同步形成,不得集中事后编造归档节点按分部分项、月度、阶段验收、竣工移交设置的资料收口时间点节点前完成清单核验,节点后形成缺项整改台账审批提效通过标准字段、责任分工、预审清单和异常分级缩短资料审批时间工程主管负责协调卡点,资料员负责台账更新闭环问题登记、责任落实、整改、复核、归档、销项的完整链条每项异常必须有责任人、期限、证据和复核结论黑色可打印文档标题、表头、边框、提示语和正文均按黑色打印效果设计纸质归档、培训发放和现场检查均可直接打印使用二、岗位责任与审批提效分工工程主管应将资料归档纳入项目月度管理事项,组织资料员、专业工程师、质量员、安全员、试验员、材料员、成本合约人员和分包单位建立资料责任矩阵。任何资料不得只由资料员单独背责,现场形成部门必须对资料事实、签字时间、附件完整性和版本正确性负责。角色主要责任输入资料输出成果时限验收标准工程主管统筹归档计划、审批提效、异常升级、跨部门协调合同要求、进度计划、验收节点、异常台账归档计划、异常处置结论、月度检查记录每周跟踪、每月复盘异常有闭环,节点资料不影响验收与移交资料员建立目录、收集扫描、编号装订、电子归档、台账维护现场原始资料、签章文件、检测报告、影像纸质卷宗、电子档案、移交清单资料形成后2个工作日内登记目录一致、版本唯一、签章齐全、检索准确专业工程师提供施工记录、隐蔽验收、技术核定、影像佐证施工日志、检验批、隐蔽记录、照片专业资料包施工事件发生后1个工作日内提交内容真实、时间逻辑正确、与现场一致质量员核验质量验收资料、试验报告、整改证据检验批、分项、分部、试验检测报告质量资料核验意见验收前完成预审验收资料不缺项、不倒签、不错签安全员提供安全教育、交底、检查、整改和特种作业资料安全检查记录、隐患整改、设备验收安全归档资料包每周整理安全资料与现场安全管理活动一致材料员/试验员追踪材料证明、复试报告、见证取样资料合格证、质保书、复试委托、检测报告材料设备资料包材料进场后3个工作日内完成初始资料批次、数量、部位、报告编号匹配分包单位按总包要求提交本专业资料并接受退回整改专业施工资料、人员证件、材料报告分包资料包、整改反馈约定期限内提交资料齐套、签章有效、电子文件可打开审批提效要求:涉及建设单位、监理单位、设计单位、检测机构和分包单位的资料,工程主管应提前识别签章链条,采用“预审—批量提交—退回当日分派—到期复核”的方法减少反复流转。资料员不得将未预审的成套资料直接提交外部审批;专业工程师不得以现场忙为由延迟原始记录提交。三、归档范围、编号规则与文件夹结构项目资料应按项目生命周期和专业类别双维度建档。纸质资料按卷、册、件管理,电子资料按统一命名规则建立文件夹,扫描件应与纸质原件保持一致,重要资料宜采用PDF格式,照片资料应保留拍摄日期、部位、事项和责任人信息。类别归档内容责任人关键风险最低归档要求施工管理资料开工报告、施工组织设计、专项方案、会议纪要、施工日志、联系单工程主管/资料员审批版本与现场执行版本不一致按审批日期和版本号归档,废止版本单独标识技术资料图纸会审、技术交底、设计变更、技术核定、洽商记录技术负责人/专业工程师变更未传达到资料与成本口径变更资料应关联图纸编号、部位和签认日期质量验收资料检验批、分项、分部、隐蔽验收、实体检测、整改复验质量员/专业工程师验收记录滞后、签字缺失验收前完成资料预审,验收后2日内归档材料设备资料合格证、质保书、进场验收、复试报告、设备说明书材料员/试验员材料批次与报告不匹配按批次、规格、使用部位建立对应关系安全资料安全交底、教育培训、检查整改、危大工程资料、设备验收安全员安全记录与实际检查不一致检查、整改、复查、销项证据完整成本合约资料签证、变更、索赔、分包确认、计量资料成本合约负责人资料证据不足影响结算每项签证应有事实、照片、工程量和审批链竣工移交资料竣工图、竣工报告、质量评估、保修资料、移交清单工程主管/资料员竣工阶段集中补资料分阶段预归档,竣工前完成缺项清零编号与电子文件命名编号建议采用“项目简称-专业-资料类别-年份-流水号-版本号”结构。电子文件命名建议采用“日期_部位_事项_责任单位_版本”的格式,例如:2026-04-18_二层梁板_隐蔽验收记录_土建一队_V1。严禁出现“最终版”“最终修改版”“最终最终版”等不可追溯名称。文件夹层级命名示例说明01管理资料01-01开工及报审、01-02会议纪要、01-03施工日志用于项目总体管理资料02技术资料02-01图纸会审、02-02技术交底、02-03设计变更用于技术依据、变更和交底资料03质量验收03-01检验批、03-02隐蔽验收、03-03分部验收用于验收证明和整改复核资料04材料设备04-01进场验收、04-02合格证、04-03复试报告用于材料设备来源与检测证明05安全资料05-01教育交底、05-02检查整改、05-03设备验收用于安全管理全过程资料06成本合约06-01签证、06-02变更、06-03索赔、06-04计量用于结算证据资料07竣工移交07-01竣工图、07-02移交清单、07-03保修资料用于竣工备案和业主移交S160异常S160-登记、S160-整改证据、S160-销项记录用于异常闭环和审批提效追踪四、资料归档SOP流程SOP执行原则为:先策划、再形成、随施工同步收集、节点预审、异常分级、整改销项、移交归档。工程主管应在项目启动阶段组织资料策划会,将资料清单拆分到岗位和时间节点,避免竣工阶段集中补资料。步骤流程动作责任人输入输出时限控制点1建立项目资料策划清单工程主管/资料员合同、图纸、规范、验收计划项目资料总清单开工前完成清单应覆盖专业、阶段、责任人和提交频率2设置电子文件夹与编号规则资料员资料总清单文件夹结构和编号台账开工后3个工作日内不得随意变更层级,变更需登记3现场同步形成资料专业工程师/质量员/安全员施工活动、验收活动、检查记录原始记录与签认文件活动发生后1-2个工作日时间、部位、人员、内容必须一致4资料员初审登记资料员原始资料、附件、照片收文登记和缺项提示收到后1个工作日发现缺项立即反馈责任人5专业复核与审批提交工程主管/专业负责人初审资料包审批资料包节点前完成先内部预审再外部报审6异常登记S160资料员退回意见、缺项事实、滞后记录S160异常处置记录发现当日必须确定责任人、期限和分级7整改与复核责任人/工程主管异常记录、整改要求整改证据、复核结论按分级时限无证据不得销项8归档装订与电子备份资料员合格资料纸质卷宗和电子档案节点结束后5个工作日纸电一致、目录一致、页码连续9月度检查与审批提效复盘工程主管台账、异常记录、退回记录月度检查纪要每月一次分析卡点并形成改进动作10竣工移交核验项目经理/工程主管/资料员全套竣工资料移交清单、签收记录竣工移交前缺项清零、签章齐全、移交可追溯异常分级与处置时限等级判定标准牵头人处置时限升级条件一般异常资料字段缺漏、扫描件不清晰、目录分类错误、电子命名不规范资料员2个工作日逾期未改或重复发生3次升级为较大异常较大异常签字盖章缺失、日期逻辑冲突、材料报告未回收、监理退回影响节点审批工程主管3个工作日影响验收、计量或合同付款时升级为重大异常重大异常资料真实性受疑、关键验收资料缺失、竣工移交受阻、签证结算证据不足项目经理/工程主管制定专项处置计划并每日跟踪需公司职能部门或外部单位配合时上报红线异常伪造资料、倒签、替签、擅自修改审批文件、隐瞒退回意见项目经理立即停用资料并启动调查按企业纪律和合同责任处理五、关键控制标准与计算公式工程主管应每月使用量化指标判断资料归档状态。以下公式用于内部管理和审批提效复盘,所有字段须来源于资料台账、S160异常记录和月度检查清单。指标字段定义计算公式示例管理阈值资料完整率已齐套资料项数/应归档资料项数资料完整率=已齐套资料项数÷应归档资料项数×100%已齐套180项,应归档200项,完整率=90%低于95%需编制整改计划按期归档率按节点期限归档项数/应按期归档项数按期归档率=按期归档项数÷应按期归档项数×100%按期96项,应归档120项,按期率=80%低于90%由工程主管组织复盘退回率外部审批退回次数/提交审批次数退回率=退回次数÷提交次数×100%退回6次,提交40次,退回率=15%超过10%需优化预审清单整改按期关闭率按期销项异常数/应关闭异常数整改按期关闭率=按期销项数÷应关闭异常数×100%按期关闭18项,应关闭20项,关闭率=90%低于95%需升级跟踪电子档案可读率可正常打开文件数/抽查电子文件数可读率=可打开文件数÷抽查文件数×100%可打开147份,抽查150份,可读率=98%低于100%需修复备份卷内文件合格率页码、目录、签章、装订均合格文件数/抽查文件数合格率=合格文件数÷抽查文件数×100%合格76份,抽查80份,合格率=95%低于98%需重新检查卷宗风险提示:指标仅用于内部管理,不得用数字掩盖资料真实性问题。任何涉及倒签、替签、擅自修改审批资料、删除退回记录的行为均不得通过补台账方式消除。六、S160资料异常处置记录表S160表用于登记资料异常、明确责任、跟踪整改、保留证据和完成销项。资料员负责登记,工程主管负责判定等级和推动关闭;涉及重大异常时,项目经理应签署处置意见。字段填写要求填写示例异常编号按S160-项目简称-年份-流水号编制S160-HX-2026-015发现日期填写实际发现日期,不得倒填2026-05-12资料类别对应管理、技术、质量、安全、材料、成本、竣工等类别质量验收资料异常描述写清资料名称、部位、事实、影响,不写空泛评价三层柱钢筋隐蔽验收记录缺监理签字,影响检验批资料归档异常等级按一般、较大、重大、红线判定较大异常责任部门/责任人填写整改责任,不以资料员代替现场责任土建工程师王某整改措施明确补签、补证、重扫、复核、重新报审等动作补齐监理签认并重新扫描归档完成期限填写具体日期2026-05-15整改证据列明附件名称或证据编号附件1:签认后隐蔽验收记录;附件2:现场照片复核结论由工程主管或授权人员确认资料合格,准予销项关闭日期实际销项日期2026-05-15审批提效备注记录原因归类和流程优化动作后续隐蔽验收资料由专业工程师验收当天提交S160异常处置记录表(可直接打印填写)异常编号发现日期资料类别异常描述等级责任人完成期限整改证据复核结论关闭日期S160填写示例项目示例内容异常编号S160-XM-2026-021发现日期2026-06-03资料类别材料设备资料异常描述地下室防水卷材进场资料缺少复试报告编号,材料合格证中规格型号与现场送检委托单不一致,影响防水分项验收资料完整性。异常等级较大异常责任人材料员、试验员、土建工程师整改措施核对进场批次和送检批次,向检测机构追回正式报告,补充材料台账关联信息,重新提交质量员复核。完成期限2026-06-06整改证据复试报告扫描件、批次对应表、材料台账更新截图、质量员复核签字页。复核结论报告编号、规格型号、使用部位一致,资料已归档。审批提效备注后续材料进场当天由材料员同步登记批次,试验员在委托单中注明使用部位,避免报告回收后无法匹配。七、项目资料检查清单与填写示例检查清单用于工程主管组织周检查、月度复盘和竣工预检查。检查时应抽查纸质原件、电子文件、台账、审批退回记录和S160异常闭环证据,不能只看目录是否存在。序号检查项检查方法合格标准责任人结果1资料总清单是否建立并分解到责任人查看清单和责任矩阵每项资料有责任人、节点、输出标准工程主管□合格□整改2电子文件夹是否按统一规则建立打开共享目录抽查层级清楚、命名规范、无重复最终版资料员□合格□整改3施工日志、验收记录是否与现场进度一致对比进度计划和现场记录日期、部位、施工内容一致专业工程师□合格□整改4隐蔽验收资料是否签章齐全抽查隐蔽记录签字、日期、附件和照片齐全质量员□合格□整改5材料合格证和复试报告是否匹配抽查材料台账和报告批次、规格、数量、部位一致材料员/试验员□合格□整改6安全检查整改是否形成闭环查看隐患单和复查记录整改照片、复查签字、销项日期完整安全员□合格□整改7签证变更资料是否具备结算证据抽查签证资料包事实、照片、工程量、审批链齐全成本合约负责人□合格□整改8S160异常是否按时关闭查看异常台账和证据责任、期限、证据、复核结论完整工程主管□合格□整改9纸质资料与电子资料是否一致抽查纸电对应目录、编号、版本、页码一致资料员□合格□整改10竣工移交缺项是否清零查看移交清单无未关闭重大异常,无关键资料缺失项目经理□合格□整改检查记录填写栏检查日期项目名称检查人被检查部门主要问题整改期限复查结论八、培训讲稿培训对象为工程主管、资料员、专业工程师、质量员、安全员、材料员、试验员、成本合约人员及分包资料责任人。建议培训时长60至90分钟,采取“制度讲解、案例演示、表单填写、测评确认”的方式实施。时间培训环节讲授要点输出要求5分钟开场与目标说明资料归档对验收、结算、移交和风险控制的影响,明确工程主管牵头责任。参训人员了解培训目标和考核要求15分钟归档范围与责任讲解资料类别、岗位责任、资料员与现场责任边界,强调资料真实性和同步性。参训人员能说清本岗位资料输出15分钟SOP流程按策划、形成、初审、报审、异常、整改、归档、复盘讲解流程。参训人员能按步骤执行归档流程15分钟S160异常处置结合签章缺失、报告未回收、版本冲突、审批退回等案例讲解分级和闭环。参训人员能正确填写异常记录表10分钟审批提效方法介绍预审清单、批量提交、退回分派、时限跟踪、月度复盘。减少重复退回和节点延误20分钟测评与答疑完成测评题、讲评易错点、确认整改动作。形成测评成绩和培训签到培训讲稿正文各位同事,本次培训围绕2026版建筑项目资料归档操作规程和S160异常处置记录表展开。资料管理不是竣工阶段的补资料工作,而是贯穿施工全过程的证据管理、审批管理和风险管理。资料缺项会直接影响验收节点,签章不完整会导致报审退回,材料报告与批次不一致会影响质量责任判断,签证资料证据不足会影响结算确认。因此,本文件要求工程主管牵头建立资料责任矩阵,资料员负责目录和台账,现场岗位负责资料事实和附件完整。第一部分是归档范围。项目资料至少包括管理、技术、质量、安全、材料设备、成本合约和竣工移交七类。每一类资料都要能回答三个问题:谁形成、何时形成、用于证明什么。只要这三个问题不清楚,资料就难以通过审批和移交。第二部分是同步形成。现场发生施工活动、验收活动、材料进场、检测委托、隐患整改、设计变更、签证确认时,责任岗位必须在规定时间内提交资料。资料员的职责是接收、编号、扫描、登记和归档,不是替代现场岗位编造事实。工程主管要每周查看资料台账,发现滞后时立即分派。第三部分是审批提效。提交外部审批前,项目内部要先完成预审。预审重点包括资料名称是否正确,日期逻辑是否一致,签章是否齐全,附件是否完整,版本是否唯一,电子文件能否打开。退回资料必须当天登记S160,明确责任人和完成期限,不能只在聊天群里口头提醒。第四部分是异常处置。一般异常由资料员推动整改,较大异常由工程主管牵头,重大异常由项目经理组织专项处置,红线异常立即停用相关资料并启动调查。销项时必须有证据,没有整改证据、没有复核结论、没有关闭日期的异常不得视为闭环。第五部分是月度复盘。工程主管应关注资料完整率、按期归档率、退回率、整改按期关闭率和电子档案可读率。数据不是为了好看,而是为了发现卡点。例如退回率高,说明预审清单不充分;按期归档率低,说明岗位提交不及时;电子档案可读率低,说明扫描和备份管理存在风险。培训结束后,各岗位应完成测评题并签字确认。测评不合格人员应在3个工作日内补训。项目部应将培训签到、测评成绩、错题讲评和整改动作归入培训资料。九、测评题、作答区、参考答案与评分点测评说明:满分100分,80分及以上为合格。单选题每题4分,共20分;多选题每题6分,共30分;判断题每题3分,共15分;实操题每题10分,共20分;案例题15分。请在作答区填写答案,参考答案与解析另页列示。(一)单选题1.资料归档管理的第一责任牵头人通常应为以下哪一岗位?A.工程主管B.门卫C.后勤人员D.临时劳务人员作答:__________2.发现监理退回资料且影响节点审批时,应首先进行哪项动作?A.删除退回记录B.当日登记S160异常并分派责任C.等竣工时统一处理D.让资料员自行补齐所有内容作答:__________3.电子文件命名最合适的是哪一项?A.最终最终版.pdfB.新文件1.pdfC.2026-04-18_二层梁板_隐蔽验收记录_土建一队_V1.pdfD.资料.pdf作答:__________4.材料复试报告与进场批次不匹配,主要风险是?A.影响资料真实性和质量追溯B.只影响文件大小C.只影响打印速度D.与项目管理无关作答:__________5.异常销项的必要条件是?A.责任人说已经处理B.聊天群里发过消息C.有整改证据、复核结论和关闭日期D.等下次检查再说作答:__________(二)多选题6.下列属于资料归档控制目标的有:A.资料同步B.责任可追C.异常可闭环D.审批可提效作答:__________7.S160异常记录表应包含的字段有:A.异常编号B.责任人C.整改证据D.复核结论作答:__________8.外部审批前的内部预审应重点核验:A.签章是否齐全B.日期逻辑是否一致C.版本是否唯一D.电子文件能否打开作答:__________9.下列行为属于风险较高或禁止行为的有:A.倒签资料B.替签审批文件C.擅自修改审批件D.如实登记退回意见作答:__________10.工程主管月度复盘可使用的指标有:A.资料完整率B.按期归档率C.退回率D.整改按期关闭率作答:__________(三)判断题11.资料员可以替代专业工程师确认现场施工事实。作答:□正确□错误12.退回资料应纳入S160记录并明确整改期限。作答:□正确□错误13.纸质资料与电子资料的目录、编号、版本应保持一致。作答:□正确□错误14.没有整改证据的异常可以口头销项。作答:□正确□错误15.资料归档检查应同时关注原件、电子文件、台账和异常闭环。作答:□正确□错误(四)实操题16.请根据以下情况填写S160关键字段:三层柱钢筋隐蔽验收记录缺少监理签字,资料员在2026年5月12日发现,影响检验批资料归档,责任人为土建工程师,计划2026年5月15日前补齐。异常编号发现日期资料类别异常描述等级责任人完成期限整改证据17.某项目本月应归档资料项数为160项,已齐套资料项数为148项;提交外部审批36次,退回5次。请计算资料完整率和退回率,并写出管理建议。计算与建议:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(五)案例题18.案例:某项目准备进行主体结构分部验收。检查发现:部分检验批资料缺少专业工程师签字;两份材料复试报告编号与材料台账不一致;一个设计变更资料仍为旧版本;监理上周已退回一次,但项目未登记异常。请从工程主管角度提出处置方案,要求包含异常分级、责任分派、整改时限、审批提效动作和闭环证据。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

参考答案、解析与评分点单选题答案与解析题号答案解析评分点1A工程主管负责统筹归档计划、异常升级和跨部门协调,是资料归档审批提效的牵头岗位。选A得4分;选其他不得分。2B退回资料影响节点审批时,应当日登记S160并分派责任,避免口头处理导致失控。选B得4分;能说明登记和分派可酌情加课堂讲评分。3C该命名包含日期、部位、事项、责任单位和版本,便于追溯。选C得4分。4A批次不匹配会影响材料质量证明链条和责任追溯。选A得4分。5C异常关闭必须具备整改证据、复核结论和关闭日期,口头说明不能销项。选C得4分。多选题答案与解析题号答案解析评分点6ABCD资料管理目标包括同步形成、责任可追、异常闭环和审批提效。全选得6分,漏选每项扣1.5分,错选不得分。7ABCDS160记录应覆盖编号、责任、证据、复核等关键字段。全选得6分,漏选每项扣1.5分,错选不得分。8ABCD内部预审应从签章、日期、版本和文件可读性等方面把关。全选得6分,漏选每项扣1.5分,错选不得分。9ABC倒签、替签、擅自修改审批件均属于高风险或禁止行为;如实登记退回意见是正确行为。选ABC得6分;多选D不得分。10ABCD四项均可用于月度资料归档和审批提效复盘。全选得6分,漏选每项扣1.5分,错选不得分。判断题答案与解析题号答案解析评分点11错误资料员负责归档管理,不能替代现场岗位确认施工事实。判断正确得3分。12正确退回资料是典型异常,应登记、分派和闭环。判断正确得3分。13正确纸电一致是移交和检索的基本要求。判断正确得3分。14错误无证据不得销项,口头关闭不构成闭环。判断正确得3分。15正确检查应覆盖原件、电子、台账、闭环证据,不能只看目录。判断正确得3分。实操题评分点题号参考答案要点评分点16异常编号可按S160-项目-2026-流水号编制;发现日期2026-05-12;资料类别为质量验收资料;异常描述应写明三层柱钢筋隐蔽验收记录缺监理签字并影响检验批归档;等级可判为较大异常;责任人为土建工程师;完成期限2026-05-15;整改证据为补签后的隐蔽验收记录、扫描件和复核记录。共10分。字段齐全4分,异常描述清楚2分,等级和责任正确2分,证据和期限明确2分。17资料完整率=148÷160×100%=92.5%;退回率=5÷36×100%≈13.9%。建议:资料完整率低于95%,应建立缺项整改计划;退回率超过10%,应优化内部预审清单,针对退回原因进行责任分派和复盘。共10分。完整率计算3分,退回率计算3分,阈值判断2分,管理建议2分。案例题参考答案与评分点18.参考答案:工程主管应立即组织主体结构分部验收资料专项预审,将问题登记为S160异常。检验批缺专业工程师签字属于较大异常,由对应专业工程师当日补齐并由质量员复核;材料复试报告编号与台账不一致属于较大异常,由材料员和试验员在3个工作日内核对批次、规格、数量和使用部位,更新台账并附检测报告;设计变更仍为旧版本属于较大异常或重大异常,视其

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