第4课 数据快速录入

数据快速录入

——自动填充办公软件实训教程Excel2016制作：孔红霞于靖悦学习目标掌握有规律数据的快速填充方法——复制填充、序列填充、自定义填充序列等，从而提高工作效率。办公软件实训教程Excel2016办公软件实训教程Excel2016新入职的卓卓常去图书馆看书，每次借书图书管理员都要填写“编号、部门、姓名、借阅日期”等内容，若能使用Excel实现自动填充就方便多了。今天的任务是编制“图书借阅一览表”，如图2-4-1所示。采用序列填充和自定义填充方式快速填写数据，卓卓能完成这个任务吗，让我们拭目以待吧。图2-4-1样图办公软件实训教程Excel2016使用填充柄复制填充和序列填充，使用快捷键自动填充，使用菜单命令和自定义序列填充。办公软件实训教程Excel2016输入有规律的数值时，利用自动填充功能可有效提高工作效率。自动填充的方法有多种。下面介绍常用的三种方法。一.使用填充柄填充①选中单元格，录入数据。②移动鼠标至单元格右下角，指针呈现黑色十字形状，如图2-4-2所示。③按住鼠标左键向下拖动，填充序列数据，如图2-4-3所示。办公软件实训教程Excel2016①通过拖动填充柄可以向上、下、左、右四个方向来填充同一数据或有序数列。这是最快捷的填充方式。②填充柄填充还适用于公式及函数的填充（公式与函数将在案例六中介绍）。小贴士：图2-4-2指针呈现黑色十字形状图2-4-3填充有序数列2.复制填充同时按住Ctrl键和鼠标左键向下拖动，能够复制填充数据，如图2-4-4所示。3.右键填充鼠标指针移至单元格右下角，按住鼠标右键进行拖动填充，释放鼠标右键后将自动弹出填充快捷菜单——复制单元格、填充序列、快速填充等，如图2-4-5所示。图2-4-4Ctrl键填充数据图2-4-5填充快捷菜单二.快捷键自动填充1.按住Ctrl键，选中需要填充同样数据的单元格区域（可能是连续的也可以是不连续的），如A1：A3，B2：B4，C5单元格；2.在C5（最后选取的单元格内）录入内容“aa”，如图2-4-6所示；3.按组合键【Ctrl】+【Enter】，录入的内容自动填充到所选区域内，如图2-4-7所示。

办公软件实训教程Excel2016图2-4-7按【Ctrl】+【Enter】自动填充效果图2-4-6选择单元格区域及录入“aa”图2-4-8填充序列命令三.使用菜单命令填充序列1.操作步骤如下：①在单元格L2中输入日期“2020/1/14”。②选中要填充的单元格区域L2:L6。③单击“开始”选项卡“单元格”组“填充”按钮，选择“序列”命令，如图2-4-8所示。④弹出序列对话框。按图2-4-9设置选项，确定。⑤返回工作表，可看到L2到L6中自动填充的日期都是工作日，如图2-4-10所示。图2-4-9序列对话框图2-4-9序列对话框

办公软件实训教程Excel2016图2-4-14等比序列填充后的效果图图2-4-12等差序列填充后的效果图图2-4-13等比序列对话框三.使用菜单命令填充序列2.序列对话框介绍：①类型：等差序列、等比序列、日期、自动填充。等差序列：如图2-4-11设置，即序列产生在“行”，步长值为2，“确定”后效果图2-4-12所示。等比序列：如图2-4-13设置，即序列产生在“行”，步长值为2，“确定”后效果图2-4-14所示。②序列参数说明，如表2-4-1。表2-4-1产生不同序列的参数说明四．自定义序列用户可根据需要自定义一个序列，在工作表中输入自定义序列中的数据后，可拖动鼠标完成数据的填充。建立自定义序列的方法有两种：在“自定义序列”中直接建立序列和从工作表导入。1.在“自定义序列”中直接建立序列①单击【文件】|【选项】命令，弹出“Excel选项”对话框，单击“高级”选项——“常规”选项组——“编辑自定义列表”按钮，如图2-4-15所示。②弹出“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中输入自定义序列，如图2-4-16所示，按【Enter】键换行，输入完毕后单击“添加”，左侧列表框中出现自定义的序列。再单击“确定”按钮，返回Excel选项对话框，再单击“确定”完成。2.从工作表导入①选定工作表中已经输入的序列，如图2-4-17所示。②按上面的“自定义序列”方式弹出“自定义序列”对话框，“从单元格中导入序列”中看到地址为“$A$2：$A$6”，如图2-4-18所示。按下“导入”按钮，就可以看到定义的序列已经出现在对话框中了，按“确定”完成。图2-4-15编辑自定义列表办公软件实训教程Excel2016建立序列注意事项建立序列时，使用数字以外的字符作为序列的首字母；错误值和公式被忽略；单个序列项最多包含80个字符；每一个自定义序列最多可以包含2000个字符。在“自定义序列”对话框中，也可以进行自定义序列的编辑或删除操作。小贴士：图2-4-18通过导入创建序列图2-4-16自定义序列图2-4-17输入序列新建工作簿，填充下列数据。1.填充有序数据。在B2、B3单元格输入100、101，选择B2:B3，移动鼠标至B3单元格右下角，指针呈现黑色十字形状，按住鼠标左键拖动到B5单元格。B2:B5填充数据100、101、102、103。2.Ctrl键复制填充。在B2、C2单元格输入100、101，选择B2:C2，移动鼠标至C2单元格右下角，指针呈现黑色十字形状，同时按住Ctrl键和鼠标左键，拖动到E2单元格。B2:E2填充数据100、101、100、101。3.右键快捷菜单填充有序数据。A2单元格输入200，指针移至A2单元右下角，按住鼠标右键在A2:A5单元格区域进行拖动填充，释放鼠标右键弹出快捷菜单，选择“填充序列”。A2:A5单元格区域填充有序数列200、201、202、203。前3题效果如图2-4-19所示。4.快捷键填充相同数据。按住Ctrl键同时选择A7、B8:C10、D9单元格区域，在D9中输入“aa”，按组合键【Ctrl】+【Enter】，上述单元格都填充“aa”。效果如图2-4-20。办公软件实训教程Excel2016图2-4-191.2.3题效果图2-4-20第4题效果办公软件实训教程Excel2016图2-4-21第6.7题效果5.使用菜单命令在单元格区域L2:L6填充工作日。在单元格L2中输入日期“2020/1/14”，选中要填充的单元格区域L2:L6，单击“开始”选项卡“编辑”组的“填充”按钮，选择“序列”选项，在弹出“序列”对话框中设置：序列产生在“列”，类型选择“日期”，日期单位选择“工作日”。确定后，填充效果如图2-4-10所示。6.设置1、3、5、7等差数列。方法：在G2中录入1，选择G2:J2区域，在“序列”对话框中设置类型为等差数列、序列产生在“行”、步长为2，确定。7.设置1、2、4、8等比数列。方法：在G5中录入1，选择G5:J5区域，在“序列”对话框中设置类型为等比数列、序列产生在“行”、步长为2，确定。效果如图2-4-21所示。8.将“吴英、王静、王英男、张贵琴、赵林、孙超、任德元、李一凡、李芳”自定义序列。①单击【文件】|【选项】命令，弹出“Excel选项”对话框，单击“高级”选项——“常规”选项组——“编辑自定义列表”按钮，弹出“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中输入上述姓名，点击“添加”后“确定”，如图2-4-16所示。②在单元格E9中输入“吴英”，鼠标移至E9单元格右下角，按下鼠标左键向右拖动，查看填充效果。如图2-4-22所示。图2-4-22第8题效果办公软件实训教程Excel20161.新建一个工作簿，命名为“图书借阅一览表效果.xlsx”。2.在“图书借阅一览表效果.xlsx”的Sheet2中选择单元格区域，快速填充下列数据。①1,2,3,4,5,6提示：A1、A2中分别输入1、2，选中A1、A2，向下拖拽。②3,3,3,3,3,3③1,3,5,7,9④a1，a2，a3，a4，a5⑤a，100，a，100，a，100提示：同时选中a、100的数据单元格，按住Ctrl键拖拽。⑥a，101，a，102，a，103提示：同时选中a、101的数据单元格，向下拖拽。⑦子，丑，寅，卯，辰，巳，午⑧星期一，星期二，星期三，星期四，星期五，星期六，星期日⑨一月，二月，三月，四月，五月，六月⑩甲，乙，丙，丁，戊，己3.创建自定义序列“第一节课，第二节课，第三节课，…第八节课”。在工作表中拖动鼠标自动填充该序列。2、3题效果如图2-4-23所示。4.在sheet1中快速录入2-4-1中的数据。①编号一列数据，使用填充柄填充序列。②部门一列数据，使用复制填充。③借阅日期用菜单栏“开始”选项卡“单元格”组“填充”按钮下的“序列”填充，在对话框中设置“日期单位”为“工作日”。④姓名一列数据，用自定义序列填充。将“吴英、王静、王英男、张贵琴、赵林、孙超、任德元、李一凡”设置为自定义序列，在工作表中用该序列填充。⑤尝试将标题文字设置为黑体、20号字，合并居中。其他数据设置对齐方式为单元格居中，适当调整行高和列宽，效果如图2-4-24所示。5.（选做）为班级制作课程表。使用自定义序列第一节