2026年中小学教职工人事档案保密制度

2026年中小学教职工人事档案保密制度为规范2026年及今后一段时期中小学教职工人事档案保密管理，保障人事档案真实、完整、安全，维护教职工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部人事档案工作条例》《中小学教师队伍建设管理办法》等法律法规及政策规定，制定本制度。一、适用范围本制度适用于全国范围内公办普通中小学、中等职业学校、特殊教育学校、工读学校、幼儿园的教职工人事档案保密管理工作，教职工范畴含在编在岗人员、合同制聘用人员、劳务派遣人员、临时聘用人员、离退休人员、离职离岗人员、已故人员。民办中小学、幼儿园、校外培训机构教职工人事档案保密管理可参照本制度执行。二、保密责任体系建立三级联动的人事档案保密责任体系，实现责任到人、闭环管理：1.县级以上教育行政部门责任：设立人事档案保密管理工作领导小组，由主要负责人任组长，分管人事、保密工作的负责人任副组长，人事科、保密办、纪检监察室负责人为成员，负责统筹辖区内中小学教职工人事档案保密制度制定、监督检查、事故处置等工作；配备不少于2名专职档案保密管理人员，所有人员需持有省级保密行政管理部门颁发的涉密岗位资格证书；每年组织不少于2次辖区内学校档案管理人员保密专项培训，培训时长累计不少于16学时，考核合格率需达到100%。2.学校层面责任：校长是本校人事档案保密工作第一责任人，每季度至少组织1次人事档案保密工作专项排查，研究解决保密工作存在的问题，保障保密设施设备经费投入，年度保密经费占学校行政经费比例不低于1.5%；分管人事工作的副校长是直接责任人，负责落实保密管理制度，每月检查档案保管、查阅、流转等环节的执行情况；规模在2000人以上的学校需配备1名专职档案管理员，2000人以下的学校可配备兼职档案管理员，负责日常档案保密管理工作。3.岗位责任：明确所有接触人事档案的岗位保密职责，全员签订《保密责任状》，做到“谁主管谁负责、谁接触谁负责、谁使用谁负责”，责任落实情况与个人年度考核、职称评审、岗位聘用直接挂钩。三、保密范围与密级划分按照涉密内容泄露后的危害程度，将人事档案内容划分为核心涉密、普通涉密、公开三类，实行分级管理：1.核心涉密内容（密级为机密级，保密期限永久）：指信息泄露会对国家安全、公共利益、教职工合法权益造成严重损害的内容，具体包括：涉及国家安全领域的教职工背景审查材料，承担国防教育涉密项目、参与中考/高中学业水平考试/高考命题涉密工作的教职工的保密备案材料、涉密工作经历记录；纪检监察、公检法等部门移交的未公开调查材料，教职工违纪违法调查的原始笔录、举报材料及举报人身份信息、申诉处理的涉密讨论记录；未公开的人事任免酝酿材料、职称评审专家投票记录、岗位聘用内部讨论意见、教师招聘笔试/面试命题人员及阅卷人员身份信息、未公布的拟录用/拟聘用名单；教职工未公开的敏感个人信息，包括精神类疾病、传染性疾病等病史信息，婚姻家庭纠纷、未成年子女相关隐私信息，个人财产申报、征信报告中非公开内容，涉及民族宗教信仰的未公开信息，性侵害、性骚扰等敏感事件的调查材料；人事档案库房监控记录、涉密档案存放位置信息、电子档案涉密服务器访问密钥、核心涉密档案密码柜密码。2.普通涉密内容（密级为秘密级，保密期限为档案保管期满后10年）：指信息泄露会对教职工合法权益、学校人事管理秩序造成损害的内容，具体包括：教职工工资、社保、公积金、职业年金的具体缴存明细，年度考核原始打分表、绩效分配原始核算记录；人事档案查阅、借阅、流转的审批记录，档案移交、销毁的原始台账；教职工年度培训记录、奖惩记录中未公开的内容；数字化加工过程中产生的临时文件、未归档的电子档案草稿。3.公开内容：教职工已公开的姓名、职务、职称、从教年限、年度考核等次、公开表彰奖励信息等，可按相关规定对外提供。同时建立密级动态调整机制，每年12月由学校档案管理部门会同教育行政部门保密办对涉密档案进行密级评估，对已公开、不再具备保密价值的内容及时调整密级或解密，解密后的内容可按普通档案管理规定提供利用。四、档案保管环节保密要求1.实体库房管理要求：中小学教职工人事档案库房需符合国家《档案馆建筑设计规范》《干部人事档案库房管理标准》要求，做到库房、阅览室、办公室三分开，不得与其他办公场所、生活场所混用。库房需严格落实“八防”措施：防盗方面，安装符合GB17565-2007标准的甲级防盗安全门，窗户加装金属防盗网，库房出入口、内部通道安装高清监控摄像头，监控无死角，监控视频存储期限不少于90天，库房配备入侵报警装置，与学校安保系统24小时联网；防火方面，配备气溶胶灭火器、火灾自动报警装置，库房内严禁吸烟、使用明火、堆放易燃易爆物品；防潮防高温方面，库房配备恒温恒湿设备，温度常年控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，每月记录温湿度数据，记录保存期限不少于3年；防蛀防光方面，配备环保型防蛀药剂，窗户安装防紫外线遮光窗帘，避免阳光直射档案；防磁防泄密方面，核心涉密档案存放于符合国家保密局B级以上标准的密码保险柜，密码由档案管理员专人保管，每月更换一次，管理员离职或调整岗位时立即更换密码，普通涉密档案存放于带锁的铁质档案柜，按编号顺序存放。库房入口处配备手机存放柜、金属探测仪，所有人员进入库房前必须将手机、智能手表、录音笔、照相机、移动存储设备等电子设备统一存放，严禁携带任何电子设备进入库房；非档案管理员不得进入库房，确因工作需要进入的，需经分管副校长批准，由档案管理员全程陪同，进出库房需登记姓名、时间、事由，登记记录永久保存。2.纸质档案管理要求：所有人事档案按《干部人事档案材料收集归档规定》整理装订，每卷档案赋予唯一识别编号，核心涉密档案单独编号、单独存放，与普通档案物理隔离。档案管理员每月对库房档案进行一次清点核对，做到账物相符，发现缺失、损坏的24小时内上报教育行政部门，清点记录保存不少于3年。严禁在库房内进食、饮水，防止档案被污染。3.数字化档案管理要求：人事档案数字化加工必须在县级以上教育行政部门指定的涉密加工场所进行，加工人员需经过背景审查，无违法犯罪记录，签订《保密承诺书》，加工过程全程监控，监控记录保存不少于180天；加工场所严禁携带任何电子设备、存储介质，加工产生的废弃纸张、存储介质需按涉密载体销毁规定统一销毁。数字化后的电子档案存储在与互联网物理隔离的涉密内网服务器，服务器配备防火墙、入侵检测系统、防病毒软件，每季度开展一次漏洞扫描和安全评估，评估记录保存不少于3年。电子档案实行分级访问权限，核心涉密电子档案仅允许档案管理员、教育行政部门人事科负责人、校长经UKey身份认证后访问，访问操作全程留痕，包括访问人、访问时间、访问内容、操作类型，操作记录保存不少于5年。电子档案每月做一次全量备份，备份介质为涉密硬盘，分别存放在学校和教育行政部门的两个不同物理位置的保密保险柜，异地备份每季度开展一次，备份介质严禁带出涉密场所，严禁接入非涉密设备。五、查阅、借阅环节保密要求1.查阅审批制度：所有人事档案查阅实行“一事一批”制度，严禁无审批查阅。学校内部查阅：学校人事部门因干部考察、职称评审、岗位聘用、退休办理等工作需要查阅教职工档案的，需填写《中小学教职工人事档案查阅审批表》，注明查阅人身份、查阅事由、查阅内容范围，经分管人事工作的副校长签字批准后，由档案管理员在阅览室提供查阅；查阅人不得将档案带出阅览室，查阅过程中严禁涂改、圈划、抽取、折叠档案材料，如需摘抄、复印普通涉密内容的，需经档案管理员审核，复印材料加盖档案专用章，注明用途，仅限本次使用，使用后7天内交回档案管理员统一销毁；查阅核心涉密内容的，需额外经校长签字批准，且不得摘抄、复印。外部单位查阅：公检法、纪检监察、审计、组织人事等部门因办案、干部考察等工作需要查阅教职工档案的，需出具单位正式介绍信，由2名以上正式工作人员持本人工作证、身份证，经县级以上教育行政部门人事科负责人签字批准后，方可查阅；档案管理员仅提供与申请事由相关的档案内容，无关内容一律不得提供；如需摘抄、复印的，需经教育行政部门保密办审核，复印材料加盖档案专用章，注明“仅限XX工作使用，再复印无效”，使用后由申请单位负责销毁，并将销毁证明反馈给档案管理部门。回避规定：查阅人员与被查阅人存在夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系、近姻亲关系的，必须主动回避，由其他工作人员办理查阅事宜；严禁查阅本人及利害关系人的人事档案，确因办理本人退休、工龄认定等事宜需要核实档案信息的，由学校人事部门工作人员代为查阅，不得向本人泄露档案中的涉密内容。2.借阅管理制度：人事档案原则上不得带出档案阅览室，确因干部考察、上级专项检查等工作需要借出的，需填写《中小学教职工人事档案借阅审批表》，注明借阅事由、借阅期限（最长不得超过7天）、借阅人身份，经校长签字、县级教育行政部门人事科备案后方可借出。借阅期间，借阅人需指定专人保管档案，不得转借、不得携带档案进入公共场所、不得交由无关人员翻阅、不得复印、摘抄涉密内容，到期必须按时归还；档案管理员需当面逐页清点核对档案材料，确认无损坏、缺失、涂改后方可签收，发现问题立即上报。借阅记录永久保存。六、流转、移交、销毁环节保密要求1.档案流转要求：教职工跨校、跨地区调动的，人事档案必须通过机要交通或者2名以上教育行政部门工作人员专人押送的方式转递，严禁教职工本人自带档案，严禁使用普通快递、物流转递档案。转递的档案需密封，加盖学校、教育行政部门骑缝章，粘贴涉密标识，机要转递的单据需标注“机密件”；接收单位收到档案后需在15天内出具回执，逾期未收到回执的，转出单位要及时催要，防止档案丢失。2.档案移交要求：教职工退休、离职、死亡的，档案由原所在学校保管5年，期满后移交县级教育行政部门人事档案库房统一保管；移交时需填写《人事档案移交清册》，双方逐卷清点核对，签字确认，移交清册永久保存。学校撤并的，所有教职工人事档案移交县级教育行政部门统一保管，不得私自留存、转移。3.档案销毁要求：对已过保管期限、无保存价值的档案材料，以及数字化加工过程中产生的废弃纸质材料、损坏的存储介质，需由档案管理员造册登记，注明销毁内容、数量、原因，经学校校长签字、县级教育行政部门保密委员会审核批准后方可销毁。销毁时需由2名以上工作人员监销，纸质材料使用涉密碎纸机粉碎或者送至指定涉密销毁单位焚烧，存储介质采用消磁、物理粉碎的方式销毁，严禁将待销毁档案作为废品出售，销毁记录永久保存。七、涉密人员管理要求1.档案管理员任职条件：政治立场坚定，拥护党的领导，无违法犯罪记录，未受过党纪政务处分，具有大专以上学历，经过省级以上保密行政管理部门组织的档案保密业务培训，考核合格取得《涉密岗位资格证书》后方可上岗。2.日常管理：档案管理员每年需参加不少于16学时的保密继续教育，培训内容包括保密法律法规、档案管理规范、应急处置技能等，考核不合格的需暂停岗位工作，补考合格后方可返岗，连续两次考核不合格的调整岗位。每年年初签订《保密承诺书》，承诺严格遵守保密制度，不泄露接触到的涉密信息。档案管理员离职、调整岗位的，需办理档案交接手续，将保管的密码、密钥、档案清册全部移交，签订《离职保密承诺书》，实行脱密期管理，脱密期不少于6个月，脱密期内不得在境外驻华机构、外资企业任职，不得泄露工作期间接触到的涉密信息。3.其他涉密人员管理：参与档案数字化加工、职称评审、人事考察、招聘命题等工作的人员，上岗前需经过保密培训，签订《保密承诺书》，工作期间不得对外泄露工作相关的涉密信息，工作结束后需将所有涉密材料交回，不得私自留存。严禁所有接触人事档案的人员在私人交往、社交平台、互联网上谈论人事档案涉密内容，严禁在非涉密电脑、手机、存储介质上存储、处理涉密信息，严禁使用微信、QQ、非涉密邮箱等互联网工具传输涉密信息。八、保密检查与应急处置1.保密检查：学校每季度组织1次人事档案保密专项检查，检查内容包括库房安全、制度落实、查阅借阅记录、电子档案安全、涉密人员管理等，对检查发现的问题建立整改台账，明确整改责任人、整改时限，整改完成后逐一销号，检查记录保存不少于5年。县级教育行政部门每半年组织1次辖区内学校人事档案保密工作抽查，抽查比例不低于30%，每年实现全覆盖检查，对检查发现的问题予以通报，对整改不到位的学校约谈主要负责人。2.应急处置：县级教育行政部门、各学校需制定《人事档案保密突发事件应急预案》，明确应急组织机构、处置流程、责任分工，每年至少组织1次应急演练，提高应急处置能力。发生档案丢失、损坏、泄露、被盗等突发事件的，第一时间启动应急预案，12小时内向县级保密行政管理部门、上级教育行政部门报告，不得迟报、瞒报、漏报，同时采取措施控制事态发展，配合相关部门开展调查；对泄露个人隐私的，及时告知当事人采取补救措施，对泄露举报人信息的，对举报人采取保护措施，最大限度降低损失。九、责任追究对违反本制度规定的单位和个人，按以下规定追究责任：1.有下列情形之一的，对责任单位给予通报批评，对责任人给予批评教育、扣发当年10%-30%绩效奖金处理：