Ac数据基础应用 12

第5章

报表第5章报表本章内容提要报表基础知识1创建报表2编辑报表34打印报表学习目标1

了解报表的基本概念。2

了解如何创建一个合适的报表，并会对它进行正确的编辑。3

掌握报表如何进行打印输出。重点与难点

报表控件的设置及报表如何进行打印输出是本讲的重点。报表如何打印输出是本讲的难点。引言报表是Access提供的一种数据库对象，该对象可以将数据库中的数据以格式化的形式显示或打印输出。报表的数据源可以是已有的数据表、查询或SQL语句，但报表与窗体不同，报表只能查看数据而不能编辑数据。本章将学习报表有关的内容。第一节报表基础知识

5.1报表基本知识

以格式化形式显示与打印数据；对数据进行分组与汇总；输出标签、发票、订单和信封等多种样式的报表；进行计数、求平均值、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据的显示与打印；注意：报表不能添加、删除或修改数据库中的数据5.1.１报表的功能

5.1报表基本知识

5.1.２报表的视图

“设计”视图：用于创建和编辑报表的结构“打印预览”视图：用于查看报表的页面数据的输出形式“版面预览”视图：用于查看报表的版面设置。三种视图的切换可通过工具栏“视图”下拉按钮来完成的。

5.1报表基本知识

5.1.3报表的组成

报表分别由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚与报表主体5个节组成。其中报表主体还包括它的标头和注脚。

节报表中位置作用报表页眉只出现在报表开始的位置在报表中显示标题、徽标、图片及其他报表的标识物页眉位于每页的最上部显示字段标题、页号、日期和时间报表主体组标头位于每个字段组的开始处，需对字段排序或分组的地方显示标题和总结性的文字主体内容每个有下划线的记录都有相对应的详细内容显示记录的详细内容主体注脚位于每个字段的末端，报表主体之后和页脚之前显示计算和汇总信息页脚位于每页的最下部可以是日期、页号、报表标题、其他信息报表页脚只出现在报表结束位置总结性文字表5-1报表中节的具体位置和作用5.1报表基本知识

5.1报表基本知识

5.1.4报表的分类纵栏式：纵栏式是数据表中的字段名纵向排列的一种数据报表；表格式：表格式是字段名横向排列的数据报表；标签式：标签式是将每条记录中的数据按照标签的形式输出的报表；图表式：图表式是用图形来显示数据表中的数据或统计结果的报表。

5.1报表基本知识

5.1.4报表的分类纵栏式：纵栏式是数据表中的字段名纵向排列的一种数据报表；表格式：表格式是字段名横向排列的数据报表；标签式：标签式是将每条记录中的数据按照标签的形式输出的报表；图表式：图表式是用图形来显示数据表中的数据或统计结果的报表。

5.1报表基本知识

5.1.5报表控件绑定控件：与表或查询中字段相连，主要用于显示数据库中的数据，如文本框等；未绑定控件：没有数据源，主要用来显示说明性信息或装饰元素，如分隔线等；计算控件：以表达式作为数据源，表达式中可以使用报表数据源中的字段。第二节创建报表

5.2创建报表5.2.1使用“自动报表”创建报表与窗体的新建功能类似，在报表的“新建报表”对话框中也同样有两项自动创建报表的选项。利用自动创建报表选项可以创建报表，该报表能够显示基本表或查询的所有字段和记录。注意：MicrosoftAccess在创建报表时将套用用户在报表中最后一次使用的自动套用格式。如果不曾使用过向导来创建报表或还没使用过“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，Access将使用“标准”自动套用格式创建自动报表。5.2创建报表5.2.2利用“报表向导”创建报表操作过程如下：(1)单击数据库窗口中的“报表”标签。(2)单击“新建”按钮。(3)在“新建报表”对话框中单击列表的第二项，即报表向导。在此处可以不选择报表所需数据源的基表或查询。单击“确定”按钮。(4)在选择报表的数据来源对话框，根据需要先选取数据库中一个或多个基表或查询作为报表的数据来源，再从中选取相应的字段，报表所需的字段都应该添加到对话框中的“选定字段”列表框中。(5)系统弹出表中查看数据的方式对话框，该对话框为用户提供了对上一步中所选字段数据查看的方式。(6)系统弹出请确定是否添加分组级别对话框。(7)系统弹出请确定明细信息使用的排序次序和汇总信息对话框。在该对话框中，通过字段来设定报表中记录的排列顺序。(8)系统弹出设定创建报表的布局方式对话框，在该对话框中选择报表布局方式。(9)系统弹出创建报表的标题样式对话框，在该对话框中完成对报表的标题样式进行设置(10)输入新建报表的名称或接受系统的默认名称，单击“完成”按钮即可结束报表向导。5.2创建报表5.2.3使用“图表向导”创建报表操作过程如下：(1)单击数据库窗口中的“报表”标签，单击“新建”按钮。在“新建报表”对话框中单击“图表向导”。在对话框的选择该对象数据的来源表或查询中选择“查询1”。(2)单击“确定”按钮之后，系统将启动Access的“图表向导”，出现设定数据字段对话框。(3)在对话框中选择创建的图表中所包含的数据字段。我们从“查询1”数据表选取“年份”、“季度”和“产品金额”字段作为将要创建的图表数据来源。选择完毕之后，单击“下一步”按钮。(4)进入设定图表类型选择对话框。在该对话框的左边共列出了系统提供的20种图表类型，可以单击左边的图形按钮，某种图表类型被选定之后，会处于被按下状态；而且当一种图表类型被选中，对话框的右边的文本框中就会显示与之相对应的说明文本。单击“下一步”按钮。(5)进入设定图表布局方式对话框。在进入对话框时，可以看到系统对图表的布局已经有了一个默认设置，我们可以根据需要对图表的布局方式进行调整(6)当图表的设计满意之后，单击“下一步”按钮后进入最后一个对话框，在此只需要输入新建图表的名称，或接受系统的默认名称即可。最后单击“完成”按钮结束图表向导。5.2创建报表5.2.4使用“标签向导”创建报表操作过程如下：⑴选择数据库窗口中“报表”标签，单击“新建”按钮。⑵在“新建报表”对话框中，单击“标签向导”。然后，选择标签所需数据字段的基表或查询为某表。选择完毕之后，单击“确定”按钮。⑶系统将启动Access的“标签向导”功能，弹出如图设置标签尺寸。在该对话框中选择或自定义标签的尺寸。在对话框中的“横标签号”是指横向打印标签的个数。⑷单击“下一步”按钮来设定标签中的字体属性，如字体、颜色等，此处采用默认值。在标签内容设置对话框对话框中，用户可以向标签中添加字段。输入自己的标签样式之后，单击“下一步”按钮。⑸弹出设定标签内容的对话框，进行内容设置。⑹单击“下一步”按钮，弹出设置排序字段对话框。⑺单击“下一步”按钮，弹出报表保存对话框。在文本框中输入表名，单击“完成”按钮，显示标签式报表内容。5.2创建报表5.2.5使用“设计”视图创建报表

1.启动设计视图首先在数据库窗口中选择“报表”对象，然后双击数据库窗口中的“在设计视图中创建报表”快捷选项或单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“设计视图选项”，在对话框的右下角选择数据源。单击“确定”按钮，弹出设计视图。报表设计视图主要由设计工作区、工具箱与字段列表组成。

5.2创建报表5.2.5使用“设计”视图创建报表

2.控件操作⑴添加报表标题报表的标题只需出现在整个报表的顶端，应放置在工作区的“报表页眉”节中。使用工具箱中的标签控件可设置报表标题。⑵添加页面页眉页标题应放在“页面页眉”中。页标题也是通过标签控件添加，过程与表标题相似。⑶添加字段信息将要在报表中显示的字段从字段列表中拖入工作区的“主体”节中，并调整字段名的位置。拖入后且删除字段名前的标签。⑷添加页码信息因页码每页都有，因此必须放在工作区的“页面页脚”节中。添加页码的操作过程是：执行“插入”菜单中的“页码”命令，弹出“页码设置”对话框。根据要求选择页码样式和放置位置，单击“完成”按钮。⑸添加计算控件例：制表时间就是一个文本框控件。该文本框控件的“控件来源”设为“="制表时间:"&Year(Date())&"年"&Month(Date())&"月"&Day(Date())&"日"”,Date()是一个系统函数，它能求出系统当前日期。输入时“=”号不可缺少。5.2创建报表5.2.5使用“设计”视图创建报表

⑹添加修饰控件利用工具箱中的直线修饰报表，在报表页眉的标题下划一直线，在直线的属性对话框中设置趄线的粗细为“X磅”。⑺控件布局布局控件的一般过程为：①选定控件：单击控件，周边出现8个控制柄即为选定（使用SHIFT键可选多个）。②移动控件：将鼠标指针移动控件边框上，直到鼠标变为手开支，按住鼠标右键，拖动到新位置。按住左上角的大控制柄移动鼠标，也可移动控件。③缩放控件：将鼠标放到控制柄上（左上角大控制柄除外），直到鼠标变为双箭头，按住鼠标左键，拖动可改变控件大小。④对齐控件：通过执行“格式”菜单中的“对齐”命令，可对齐选中的多个控件。⑤控件间距：通过执行“格式”菜单中的“水平间距”命令与“垂直间距”命令，可改变控件间的间距。⑻保存报表5.2创建报表5.2.6快捷键操作目的快捷键打开“打印”对话框P或Ctrl+P打开“页面设置”对话框S放大或缩小页面的某一部分Z取消“打印预览”或“布局预览”C或Esc键移到页码框；输入页码后按Enter键F5键查看下一页PageDn或下箭头键查看上一页PageUp或上箭头键向下滚动一点距离下箭头键向下滚动一屏PageDn键移动到页的底部Ctrl+下箭头键向上滚动一点距离上箭头键向上滚动一屏PageUp键移动到页的顶部Ctrl+上箭头键向右滚动一点距离右箭头键移动到页的最右边End键或Ctrl+右箭头键移到页的右下角Ctrl+End键向左滚动一点距离左箭头键移动到页的左边Home键或Ctrl+左箭头键移到页的左上角Ctrl+Home键第三节编辑报表

5.3编辑报表

5.3.1设置报表分节点

1.改变节的大小。节的高度和宽带是可以随意调节的。实现方法如下：若要更改节的高度，将指针放在该节的下边缘上，并向上或向下拖动鼠标。若要更改节的宽度，将指针放在该节的右边缘上，并向左或向右拖动鼠标。若要同时更改节的高度和宽度，将鼠标指针放在该节的右下角，并沿对角按任意方向进行拖动。更改某一节的高度和宽度将更改整个报表的高度和宽度。

5.3编辑报表

5.3.1设置报表分节点

2.显示/隐藏节当不希望显示节中所包含的信息时，在报表上隐藏节是很有用的。实现方法如下：⑴在设计视图中右击需要隐藏的节，在弹出的菜单中单击“属性”命令，打开节的属性对话框。⑵单击“格式”选项卡。⑶单击“可见性”属性右边的下拉按钮，打开下拉列表框。菜单中有两个选项：“是”和“否”。选择“否”即为隐藏该节。

5.3编辑报表

5.3.1设置报表分节点

3．将同一节的内容保持同页除页面页眉和页面页脚外，“保持同页”属性对其他所有报表节均有效。具体步骤如下：⑴打开节的属性对话框。⑵将“保持同页”属性设置为“是”。值得注意的是，如果节比页面的打印区长，将忽略“保持同页”属性设置。

5.3编辑报表

5.3.2设置分页符操作步骤如下：⑴在设计视图中打开报表。⑵单击工具箱中的“分页符”工具。⑶单击要放置分页符的位置。将分页符放在某个控件之上或之下，以避免拆分该控件中的数据。

5.3编辑报表

5.3.3排序和分组如果要在报表中对记录进行分组，首先要利用报表设计视图中的“排序与分组”命令，建立分组所依据的字段或表达式，并通过设置分组的组属性来实现报表的汇总功能。具体操作过程如下：⑴在报表设计视图中打开将要进行分组的报表。⑵单击工具栏中的“排序与分组”按钮，这时会出现一个的“排序与分组”对话框。如果在打开的报表中还没有进行分组，则将会有排序与分组对话框。⑶在对话框中的“字段/表达式”列中，单击空白列表框时，在列表框右边出现一个下拉按钮。单击下拉按钮，可以打开一个列表框，列表框中包括了所有报表中的字段，可以根据需要选择一个字段。当选择了一个字段之后，就会在对话框下半部出现有关分组属性的5项内容：组标头、组页脚、分组形式、组间距和保持同页。同时，在“排序次序”列中，也出现了默认的排列方式。在“排序与分组”对话框中可以选取多个分组依据。注意：在“字段/表达式”列中选取的字段不一定都是报表的一个分组依据，有可能只是按照该字段对报表中记录所进行的排序。查看一个字段是否是分组字段，需要看组属性中的“组标头”和“组页脚”两项是否被选中。如果其中一个属性为“是”，才可以认为是报表的一个分组字段或依据。

5.3编辑报表

5.3.4添加当前的日期或时间在报表中加入日期与时间数据的步骤如下：⑴在设计视图中打开报表。⑵打开“插入”菜单，单击“日期与时间”命令，打开“日期与时间”对话框，如图5.27所示。⑶若要包含日期，选中“包含日期”复选框。复选框下面的三个选项为日期的格式，单击选择需要的日期格式。同理，若要包含时间，选中“包含时间”复选框，再从下面的三个选项中选择需要的时间格式。⑷单击“确定”按钮完成设置。Access中提供了Date函数和Now函数两种方式显示时间。Date函数显示当前日期；Now函数显示当前日期和时间。

5.3编辑报表

5.3.5添加页号

在报表中加入页码的操作步骤如下：⑴在设计视图中打开报表。⑵打开“插入”菜单，单击“页码”命令，打开“页码”对话框。⑶在“页码”对话框中，选择页码的格式、位置和对齐方式。对于对齐方式，有下列可选选项：左：页码显示在左边缘。中：页码居中，位于左右边距之间。右：页码显示在右边缘。内：奇数页页码打印在左侧，偶数页页码打印在右侧。外：偶数页页码打印在左侧，奇数页页码打印在右侧。另外，也可以在报表的设计视图中为文本框设置控件来源表达式。下面是一些常用的页码表达式：表达式：=[Page]表达式：="第"&[Page]&"页"表达式：="第"&[Page]&"页，共"&[Pages]&"页"第四节打印报表

5.4打印报表

5.4.1设置输出格式报表打印输出的页面设置可以