测绘成果和资料档案管理制度

测绘成果和资料档案管理制度一、总则测绘成果和资料档案是单位在测绘生产、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的历史记录，是单位的重要信息资源和无形资产。为规范和加强此项工作的管理，确保其真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，并结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有测绘项目成果、基础地理信息数据、各类测绘原始资料、图件、文档以及相关电子数据的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。测绘成果和资料档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密、规范利用的原则。二、管理机构与职责单位应明确测绘成果和资料档案管理的分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（或岗位），配备专职或兼职档案管理人员，负责统筹、协调和具体实施测绘成果和资料档案的日常管理工作。档案管理部门（或岗位）的主要职责包括：*贯彻执行国家及上级有关档案管理的法律法规和方针政策；*制定和完善本单位测绘成果和资料档案管理的各项规章制度及工作细则；*负责测绘成果和资料档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；*指导和督促各业务部门做好测绘成果和资料的形成、积累、整理和预归档工作；*组织开展档案管理人员的业务培训和学习交流，提高管理水平；*负责档案管理系统的维护和升级，确保电子档案的安全存储和有效利用。各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门测绘成果和资料的收集、整理、初步审核，并按规定向档案管理部门移交。三、测绘成果和资料的形成与积累测绘项目在实施过程中，项目负责人应组织相关人员及时、准确、完整地形成和积累各类测绘成果和资料，包括但不限于技术设计书、观测数据、计算成果、原始记录、图件、技术总结、检查报告、验收文件等。各项成果和资料的形成应符合相关技术标准和规范要求，做到字迹清晰、数据准确、签署完备、载体合格。电子文件的命名、存储格式、元数据等应符合档案管理的相关规定。四、测绘成果和资料的整理与归档4.1归档范围凡是在测绘生产、科研、管理等活动中形成的，具有查考利用价值的各种载体形式的测绘成果和资料，均属归档范围。主要包括：*测绘项目立项、审批文件；*技术设计书、技术总结、质量检查报告、验收报告；*原始观测记录、数据、手簿、草图；*计算过程文件、中间成果、最终成果（包括纸质和电子成果）；*各种比例尺地形图、专题图、影像图、数字线划图、数字高程模型、数字正射影像图等；*仪器检定证书、技术文件、合同协议等；*其他有保存价值的文件材料。4.2整理要求归档的测绘成果和资料应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理、分类、组卷、编目。具体整理方法参照国家或行业档案整理规范执行。*纸质文件材料应去除金属物，破损的应修复，字迹模糊或易褪变的应复制；*电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档，确保内容一致，并对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检验；*不同载体的档案应分别整理，但应有相互参照的标识。4.3归档时限与手续测绘项目完成后，项目负责人或部门兼职档案员应在规定期限内（一般为项目验收合格后若干个月内），将整理完毕的测绘成果和资料向档案管理部门移交归档。档案管理部门对接收的档案进行审核，符合要求的，办理交接手续，双方在《档案交接登记表》上签字确认。五、测绘成果和资料档案的保管档案管理部门应具备适宜的档案保管条件，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求，并配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、变质的档案要及时采取补救措施。建立健全档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得进入库房。电子档案应存储在专用服务器或存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。备份介质应异地存放，并做好保密和管理工作。档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准参照国家相关规定执行。六、测绘成果和资料档案的利用与保密6.1利用原则档案利用应遵循“按需提供、严格审批、履行手续、注意保密”的原则，既要满足各项工作对档案信息的需求，又要确保档案的安全与完整。6.2利用手续单位内部人员因工作需要查阅、复制档案，须经本部门负责人批准，填写《档案利用登记表》，方可到档案管理部门办理。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人或单位分管领导批准。查阅涉密档案，须严格按照保密规定办理审批手续，在指定地点查阅，不得带出阅档室。6.3保密管理测绘成果和资料档案中涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的，应严格按照保密法律法规进行管理。档案管理人员和利用者必须遵守国家保密规定，不得泄露档案内容。严禁私自复制、摘抄、拍摄、传播涉密档案信息。涉密档案的复制、传递、销毁等应符合保密规定。档案管理部门应定期组织保密检查，发现泄密隐患及时整改。七、测绘成果和资料档案的鉴定与销毁对于保管期限已满的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。经鉴定确无继续保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。具有永久保存价值的档案，应移交国家或地方档案馆保存。八、责任追究对在测绘成果和资料档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关