应收工程账款管理制度

应收工程账款管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司应收工程账款（以下简称“应收账款”）的管理，确保资金回笼，防范经营风险，提高资金使用效率，保障公司持续、健康发展，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。第二条定义本制度所称应收账款，是指公司在工程承包、提供劳务等经营活动中，应向业主（或发包方，以下统称“客户”）收取的各类款项，包括工程进度款、竣工结算款、质保金及其他应收款项。第三条适用范围本制度适用于公司所有工程项目的应收账款管理工作，涵盖从项目投标、合同签订、施工履约到款项回收、坏账处理的全过程。公司各相关部门及全体员工均须遵守本制度。第四条管理原则应收账款管理遵循“谁经办、谁负责、谁催收”的原则，实行全过程跟踪、分级管理、责任到人的管理机制，确保应收账款的安全与及时回收。第二章组织架构与职责分工第五条组织领导公司成立应收账款管理领导小组，由总经理任组长，分管副总经理、总会计师任副组长，成员包括市场部、工程管理部、合约法务部、财务部等部门负责人。领导小组负责统筹应收账款管理工作，审定重大应收账款的处理方案，协调解决管理中出现的重大问题。第六条部门职责1.市场部（或经营部）：负责项目投标阶段的客户资信调查与评估；参与合同谈判，特别是付款条款的商定；作为应收账款的首要责任部门，负责项目从合同签订至质保金回收完毕的全过程款项催收工作。2.工程管理部：负责按合同约定组织工程施工，确保工程质量与进度；及时办理工程进度确认、竣工验收等手续，为款项结算与催收提供依据；配合提供工程技术资料，协助解决因工程质量、进度引发的收款争议。3.合约法务部：负责合同条款的审核，确保付款条件、违约责任等关键条款的严谨性；参与合同纠纷的处理，提供法律支持；对逾期应收账款，根据情况启动法律程序。4.财务部：负责应收账款的核算与监控，定期与客户进行账务核对，编制应收账款明细表及账龄分析报告；协同业务部门进行款项催收，及时反馈收款信息；负责坏账准备的计提与坏账的核销处理。第七条项目经理（或项目负责人）职责项目经理是项目应收账款回收的直接责任人，负责在项目实施过程中与客户保持良好沟通，及时办理进度款申报、竣工结算等手续，并积极主动催收各项款项，定期向公司相关部门汇报收款进展。第三章事前控制与管理第八条客户资信评估市场部在项目投标前，应对客户的主体资格、财务状况、经营能力、商业信誉、偿债能力等进行全面调查与评估，建立客户资信档案。对于资信状况不佳或存在重大风险的客户，应审慎承接项目或采取相应的风险控制措施。第九条合同评审与签订1.所有工程合同（包括补充协议）必须经过合约法务部、财务部等相关部门的评审。重点关注合同中的付款方式、付款周期、结算条件、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同条款应明确约定工程进度款支付比例、支付时间，竣工结算的办理时限，以及质保金的金额、返还条件和期限。力求付款条件明确、具体、可操作。3.对于垫资项目或付款条件较为苛刻的项目，须报请公司管理层特殊审批，并落实相应的风险保障措施。第四章事中控制与管理第十条工程进度款管理1.项目经理应根据工程实际进度，按照合同约定的时间和格式，及时向客户提交工程进度报告及付款申请，并确保申请资料的完整性和准确性。2.工程管理部应对进度报告的真实性、合规性进行审核。3.市场部（或项目经理）负责跟踪客户对进度款申请的审批进展，及时与客户沟通，确保进度款按合同约定及时足额支付。对逾期未支付的进度款，应立即启动催收程序。第十一条竣工结算款管理1.工程竣工验收合格后，项目经理应在合同约定或行业惯例的合理期限内，组织编制竣工结算报告，并提交给客户审核。2.市场部、合约法务部应协助项目经理与客户进行结算谈判，确保结算金额的准确性与合理性。3.结算报告经双方确认后，市场部（或项目经理）应立即向客户提交结算款支付申请，并持续跟踪款项支付情况。第十二条发票管理财务部应根据合同约定及工程进度，在收到客户付款通知或确认结算金额后，及时、准确地开具相应发票，并交由市场部（或项目经理）送达客户。发票送达应取得客户签收凭证。第十三条台账管理与对账1.财务部应建立应收账款台账，详细记录各项目应收账款的发生时间、金额、约定付款日期、实际收款日期、未收款原因等信息，并定期更新。2.财务部应至少每季度与客户进行一次应收账款对账，确保双方账目一致。对账差异应及时查明原因并进行调整。对账结果应有双方签字盖章确认。3.市场部、项目经理应配合财务部做好对账工作，提供必要的资料和信息。第五章事后控制与催收第十四条催收责任与流程1.应收账款到期前，市场部（或项目经理）应提前向客户发出付款提示。2.对于逾期未支付的应收账款，市场部（或项目经理）为第一催收责任人，应立即采取电话、函件、面谈等方式进行催收，并做好催收记录。3.根据逾期时间长短和金额大小，实行分级催收：*逾期1个月内：由项目经理负责催收。*逾期1-3个月：由市场部负责人协助项目经理催收，并向分管副总经理汇报。*逾期3个月以上：由分管副总经理牵头，市场部、财务部、合约法务部共同制定催收方案，必要时提请应收账款管理领导小组审议。第十五条催收措施根据应收账款逾期情况及客户实际状况，可采取以下一种或多种催收措施：1.友好协商：通过与客户高层沟通，寻求解决方案。2.书面催收：发送正式的催款函，明确还款要求和期限。3.债务重组：在客户确有困难时，可协商分期付款、以物抵债等方式。4.法律途径：对于恶意拖欠或通过上述方式仍无法收回的款项，由合约法务部评估后，按法定程序采取仲裁或诉讼等法律手段追讨。第十六条坏账处理1.对于确实无法收回的应收账款，由市场部提出坏账核销申请，详细说明坏账形成原因、催收过程及无法收回的依据。2.财务部对坏账申请进行审核，并根据公司会计政策和税法规定，计提坏账准备或提出坏账核销建议。3.坏账核销需按公司规定的审批权限逐级报批。重大坏账核销须经董事会或股东会批准。4.已核销的坏账，公司仍保留追索权，若日后收回，应及时入账。第六章监督与考核第十七条定期报告财务部应每月编制《应收账款明细表》，每季度编制《应收账款账龄分析报告》，报送应收账款管理领导小组及公司管理层，反映应收账款的总体情况、逾期情况、风险状况及催收进展。第十八条考核机制公司将应收账款回收情况纳入相关部门及项目经理的绩效考核体系。对在应收账款管理和催收工作中表现突出、成效显著的部门和个人给予表彰和奖励；对因管理不善、失职渎职导