6.2 采购业务内部控制

第二节采购业务内部控制第六章购销与筹投资业务内部控制《内部控制》课程主要内容一、采购业务总体风险与控制目标二、采购业务主要流程与职责分工三、十大控制环节的风险及措施(上)四、十大控制环节的风险及措施(下)五、案例分析与课堂练习总体风险与控制目标四大总体风险五大控制目标采购政策不当/越权审批→违规采购、高价采购、影响经营战略支持:采购与战略规划和经营计划紧密联系违反国家法律法规→遭受处罚合法合规:符合国家法规和企业规章制度提高效益:及时安排采购,降低采购成本采购过程管理不当→物资安全完整受影响资产安全:确保供应过程安全和应付账款真实采购过程存在舞弊→会计记录不当报告质量:及时准确完整记录采购与付款全过程采购业务流程与职责分工采购业务主要流程编制需求计划与采购计划确定采购价格订立采购合同供应过程管理与验收选择供应商付款与请购会计控制五类不相容岗位分离情形1:"请购"与"审批"情形2:"询价"与"确定供情形3:"采购合同拟订"与"审核批准"分离情形4:"采购、验收"与"相关会计记录"分离情形5:"付款的申请、审批"与"执行"分离分离应商"分离重要和技术性较强的采购业务,应组织专家论证,实行集体决策和审批十大控制环节(一):计划请购与供应商选择编制需求计划与采购计划2控制措施:主要风险:缺乏计划或计划不合理、不按实际需求采购需求部门根据实际需求准确编制需求计划,

不得指定供应商;科学安排采购计划,结合库存和在途情况计划纳入预算管理,经审批后严格执行请购主要风险:请购未经适当审批或越权审批,导致采购不足或超量控制措施:建立采购申请制度,确定归口管理部门和请购权;请购单注明物品名称、规格、数量、用途等

经主管审批后通知采购部门;超预算和预算外采购应先履行预算调整程序选择供应商控制措施:建立供应商评估和准入制度,健全供应

商网络;择优确定供应商,签订质量保证协议;建立供应商管理信息系统和淘汰制

度,实时管理和考核评价主要风险:供应商选择不当→物资质次价高,可能出现舞弊十大控制环节(二):定价与合同确定采购价格主要风险:定价机制不科学、定价方式选择不当、缺乏价格跟踪监控控制措施:健全采购定价机制；

建立采购价格数据库并定期商情分析,建立比质比价体系(综合价格、质量、供货条件、信誉)；大宗物品招标(不以价格为唯一因素)),零星物品授权直接采购(有暗访制度)。订立框架协议或采购合同主要风险:框架协议签订不当、合同存在重大疏漏和欺诈控制措施:评估供应商主体资格与信用(引入竞争),重大/复杂合同组织法律/技术/财务人员谈判,对重要物人收量与合同量差异统一规定,采购订单预先连续编号(←式三联分送供应商/仓储/采购部门)十大控制环节(三):供应管理与验收管理供应过程主要风险:缺乏合同履行跟踪、运输方式不合理、忽视运输保险控制措施:依据合同主要条款跟踪履行情况,异常情况出具书面报告;对重要物资建立巡视、点检和监造制度;合理选择运输工具和运输方式,办理运输和投保;实行全过程采购登记制度或信息化管理,确保可追溯性7

验收主要风险:验收标准不明确、程序不规范、异常情况不处理控制措施:制定明确的采购验收标准,确定必检物资目录;验收前检查相关凭证是否齐全,重点核对数量、质量、规格型号;异常情况立即报告,不合格物资办理让步接收、退货或索赔;验收合格编制预先编号的验收报告,仓库据此编制入库单，

入库单一式三联:留存登台账、送财务结算、退采购归档十大控制环节(四):付款与退货折让付款主要风险:付款审核不严格、付款方式不恰当、金额控制不严控制措施:严格审核采购预算、合同、单据凭证、审批程序;现金支付提倡根据付款凭证支付,先审核后付款;确保应付账款记录真实准确,取得完整凭证后方方可入账;定期与供货商对账,及时偿债;大额或长期预付定期追查,发现异常及时收回退货和折让主要风险:没有退货折让制度、退货折让不及时控制措施:建立Q货会理制度,明确日货条件手续、出库、货款回收;发现数量缺少通知供应商补足;质量问题考虑退货或折让;填制退货通知单,授权后退回;获得退货单后编制借项凭单，送交财务部门十大控制环节(五):会计控制与后评估会计控制主要风险:缺乏有效会计系统控制,未能全面真实记录各环节情况控制措施:加强采购、验收、付款业务的会计系统控制;详细记录供应商情况、采购合同、验收证明、入库凭证、退货情况等;确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致;定期与供应商寄发对账单核对往来账项;对账差异及时查明原因,属于记账错误的经审批后调整采购业务后评估建立采购业务后评估制度定期评估:需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、合同签约与履行情况；

将关键指标纳入业绩考核体系；

促进采购与生产、销售环节的有效衔接,持续防范采购风险。案例分析:ABC酒店采购业务内部控制案例案例背景!

问题暴露内控缺陷分析两个月后水晶灯饰失去光泽、金属灯杆生锈、灯珠破裂脱落、经珠裂脱落;供应商选择未经评估和审批,缺乏供应商准入制度;采购价格未经独立审核,大额采购未实行集体决策;ABC酒店正式对外营业,集团公司投资成立的涉外星级酒店;王副总经理亲自组织织货源,从瑞士某珠宝公司高价购买水晶灯饰;货款总价高达150万美元,成为酒店亮点;开业业当天引起轰动,客房入住率达80%以上经调查发现:水晶灯并非从瑞士购得而是通过代理购入的赝品;王副总经理在交易中贪污受贿,中饱私囊;ABC酒店遭受数千万元巨额损失,声誉受到重创采购验收环节失效,未对高价物品进行质量检验;王副总经理同时负责货源组织和采购审批,严重违反职责分离;缺乏采购后评估和监督机制判断题课堂练习1.采购部门可以根据需要自行指定供应商进行采购。()2.请购单通常一式三联,分别返回请购、财务部门和采购部门留存。()3.对于大宗物资的采购招标,可以以价格作为唯一决定因素。()简答题1.采购业务中应分离的不相容岗位至少包括哪些?2.企业在验收环节应当采取哪些关键控制措施?案例讨论结合ABC酒店案例,讨论:酒店应如何建立采购供应商管理制度?对大额采购业务应采取哪些特殊控制措施?要点回顾总体风险与控制目标主要流程职责分工关键控制点核心原则岗位分离、授权审批、集体决策、四大风险→五大目标，核心:需求计划→请购→选择供应商→定价→合同五类不相容岗位分离:请购与审批、询价与定商、合同