资料保管及档案管理制度

资料保管及档案管理制度一、总则为规范本单位资料与档案的管理工作，确保各类信息的完整、安全、有序及有效利用，依据国家相关法律法规，并结合本单位实际运营需求，特制定本制度。凡本单位在各项业务活动中形成的具有查考、利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均适用本制度。资料与档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密的原则，旨在为单位的决策、运营与发展提供可靠的信息支撑。二、资料与档案的分类与归档（一）分类原则资料与档案的分类应遵循科学性、系统性、实用性及可扩展性原则。根据资料的来源、内容性质、形成规律及管理需求，结合相关行业标准，确定合理的分类体系。通常可按业务领域、项目阶段、文件类型等维度进行划分，确保同类资料相对集中，便于管理和检索。（二）归档范围归档范围应涵盖单位在各项职能活动中直接形成的，对单位具有保存价值的各类资料。包括但不限于：行政管理类（如规章制度、会议纪要、工作计划总结等）、业务运营类（如合同协议、项目方案、客户资料、业务报表等）、财务审计类（如会计凭证、账簿、报表、审计报告等，需符合财会制度规定）、人力资源类（如员工基本信息、聘用解聘材料、考核奖惩记录等）、以及其他具有查考利用价值的资料。（三）归档要求各部门在各项工作完成后，应及时对相关资料进行系统整理。归档资料需确保其真实性、准确性、完整性和规范性。纸质资料应字迹清晰、签章完备、排列有序；电子资料应格式标准、内容完整、命名规范，并进行必要的备份。归档时应填写《资料归档登记表》，由部门负责人审核后，移交至档案管理部门或指定保管人。三、资料与档案的日常保管（一）存储环境资料与档案的存储场所应保持干燥、通风、清洁，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。对于特殊载体的档案，如磁性介质、光盘等，应配备专用的存储设备和环境，并注意防磁、防静电。档案库房或柜架应保持整洁，排列有序，便于存取。（二）借阅与复制资料与档案的借阅需履行严格的审批手续。内部人员因工作需要借阅，应填写《资料借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人（或指定授权人）批准后方可借阅。外部单位借阅，须持单位有效证明并经本单位相关领导批准。借阅资料应限期归还，一般情况下，原件原则上不得带出指定办公区域，确需带出的，须经更高级别领导审批。复制资料须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案证明章。借阅和复制过程中，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。（三）保密管理严格执行国家及本单位的保密规定，对涉密资料与档案应明确标识其保密级别，并按相应密级管理要求进行保管和使用。严禁将涉密资料带至非保密场所，严禁向无关人员泄露涉密信息。档案管理人员及接触涉密资料的人员，须签订保密承诺书，严格遵守保密纪律。（四）清点与核对档案管理部门或指定保管人应定期对所保管的资料与档案进行清点核对，确保账物相符。对于重要或使用频繁的资料，可适当增加清点频次。如发现资料缺失、损坏或异常情况，应立即报告并采取相应措施。四、资料与档案的鉴定与销毁（一）鉴定对于已到保管期限的资料与档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，依据国家有关规定及单位实际情况，对其价值进行重新鉴定。经鉴定仍有保存价值的，应重新划定保管期限；确无保存价值的，方可列入销毁范围。（二）销毁对于确定销毁的资料与档案，应填写《资料档案销毁清册》，详细列明销毁资料的名称、数量、编号、形成日期等信息，报单位主管领导批准后，由两人以上负责监销。销毁前，监销人员应对照清册进行核对，确认无误后方可销毁。销毁时，应选择安全可靠的方式，并确保信息无法恢复。销毁后，监销人员须在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。《资料档案销毁清册》应永久保存。五、责任与监督（一）责任划分各部门负责人是本部门资料形成、整理、归档工作的第一责任人，对本部门资料的真实性、完整性负责。档案管理部门或指定保管人负责资料与档案的接收、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理，并对档案的安全与完整负直接责任。全体员工均有保护单位资料与档案的义务。（二）监督与奖惩单位应定期对资料保管及档案管理制度的执行情况进行监督检查。对在资料档案管理工作中认真负责、做出显著成绩的部门和个人，应给予表彰或奖励。对违反本制度规定，造成资料档案丢失、损坏、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法