井工煤矿安全档案管理制度

井工煤矿安全档案管理制度第一章总则第一条为全面规范井工煤矿安全档案管理工作，确立安全档案在煤矿安全生产全生命周期中的基础性、保障性地位，依据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》、《煤矿安全规程》及《煤矿安全监察条例》等相关法律法规与行业标准，结合矿井实际生产建设情况，特制定本制度。本制度旨在通过构建科学、系统、规范的安全档案管理体系，实现安全信息的可追溯、可查询、可分析，为矿井风险分级管控、隐患排查治理、事故调查处理以及安全决策提供坚实的数据支撑与法律凭证。第二条本制度适用于矿井所属各单位、部门及全体从业人员。安全档案管理必须遵循“统一领导、分级负责、标准规范、完整准确、安全保密”的原则。所有涉及安全生产的活动，均应按照规定形成相应的记录与档案，任何单位和个人不得擅自篡改、伪造、隐匿或销毁安全档案。第三条安全档案管理实行全员参与制。各级管理人员是本业务范围内安全档案形成与积累的第一责任人，必须确保档案材料的真实性、及时性与完整性。档案管理工作的成效将纳入各部门及个人的安全绩效考核体系，作为评优评先、职务晋升的重要依据之一。第四条本制度所指安全档案，是指在煤矿生产建设及安全管理活动中直接形成的，对国家、社会、企业及职工具有查考利用价值的，各种形式（包括纸质、电子、声像等）的历史记录。其涵盖范围包括但不限于：安全基础管理、技术管理、现场作业管理、隐患排查与治理、应急管理、事故调查、职业卫生、教育培训等各个方面。第二章管理组织与职责第五条矿井成立安全档案管理领导小组，由矿长任组长，安全副矿长、总工程师任副组长，各业务科室及区队负责人为成员。领导小组负责统筹规划矿井安全档案管理工作，审定档案工作规章制度，解决档案管理中的人、财、物配置等重大问题，并对档案管理工作的有效运行承担领导责任。第六条安监处是矿井安全档案管理的职能部门，负责具体制度的制定、修订与监督执行。其主要职责包括：（一）建立健全安全档案管理网络，指导各单位开展档案收集、整理、归档工作；（二）负责矿井级综合性安全档案的集中统一管理，并对各单位业务档案进行定期检查与考核；（三）组织档案业务培训，提升全员档案管理意识与业务技能；（四）负责档案信息化建设与维护，推动电子档案的规范化管理；（五）严格执行保密制度，确保档案信息的绝对安全。第七条各业务科室（如生产技术科、通风科、机电科、地测科等）负责本专业范围内安全档案的形成、积累、整理与移交工作。需设立兼职档案员，具体负责日常资料的收集、分类与预归档，确保专业档案与生产进度同步。技术科室重点负责“一通三防”、地测防治水、采掘接续等核心技术资料的档案管理。第八条各基层区队负责现场作业记录、班组活动记录、设备运行维护记录等基础性原始档案的形成与保管。区队技术员是区队档案管理的主要责任人，必须确保当班产生的记录在当班或次日完成整理，并按规定期限移交相关部门归档。第三章档案分类与归档范围第九条井工煤矿安全档案实行分类管理，根据档案的性质与内容，划分为以下一级类别，每个一级类别下根据实际需要设置二级、三级类别。第十条安全基础管理类档案：（一）矿井证照文件：包括采矿许可证、安全生产许可证、营业执照、矿长资格证等证照的复印件、年审记录及变更文件。（二）安全管理制度汇编：矿井发布的各项安全生产责任制、管理制度、操作规程的发布文件及修订版本。（三）会议纪要：矿级安全办公会议、安全例会、专业专题会议的纪要、录音录像及相关决议落实反馈。（四）安全目标管理：年度、季度安全目标责任书、考核办法及考核结果记录。第十一条安全技术与一通三防类档案：（一）采掘工程：采掘作业规程、安全技术措施的编制、审批、贯彻学习记录及修改补充意见；采掘工程平面图、井上下对照图等图纸的更新记录。（二）通风管理：通风系统图、网络图、监测监控系统图；通风月报、旬报；反风演习计划及报告；主要通风机测试报告。（三）瓦斯防治：瓦斯检查记录、瓦斯日报表、瓦斯抽采设计与实施记录、防突预测预报及效果检验报告。（四）防灭火与防尘：煤层自燃发火预测预报记录、防灭火系统图、注浆注氮记录；综合防尘措施落实记录、粉尘监测报告。第十二条地测防治水类档案：（一）水文地质：水文地质类型划分报告、水害防治方案、中长期规划；矿井涌水量观测记录、周边矿井采空区及老窑积水调查台账。（二）探放水作业：探放水设计、审批及施工记录；水害预测预报通知书及探放水效果评价报告。（三）测量成果：井上下控制测量成果资料、贯通测量通知书及总结报告。第十三条机电运输类档案：（一）设备管理：大型固定设备（提升机、主扇、压风机等）的技术档案、测试报告、探伤报告、完好检查记录；设备采购合同、合格证、说明书、安装验收资料。（二）供电系统：井下供电系统图、电气设备防爆检查记录、电气预防性试验报告、继电保护整定计算书及测试记录。（三）运输管理：斜井人车、猴车、胶带输送机等运输设备的安全保护装置测试记录、检修记录。第十四条隐患排查与治理类档案：（一）隐患排查记录：矿井月度、旬度及专项隐患排查方案、排查记录表、问题汇总表。（二）隐患治理台账：隐患整改通知单、整改反馈单、复查验收记录；重大事故隐患“五落实”档案（整改措施、责任、资金、时限、预案）及销号记录。（三）风险分级管控：风险辨识评估报告、风险清单、管控措施落实记录、风险告知卡。第十五条应急管理与事故调查类档案：（一）应急救援：生产安全事故应急预案（综合、专项、现场处置方案）、演练计划、演练评估报告及修订记录；应急救援物资装备台账、维护保养记录。（二）事故调查：事故报告、现场勘察记录、笔录、技术鉴定报告、事故调查处理报告、责任追究文件、防范措施落实情况；未遂事故的记录与分析报告。第十六条职业卫生与教育培训类档案：（一）职业卫生：职业病危害因素检测与评价报告、职业健康监护档案（个人健康监护表）、职业病防护设施台账、劳动防护用品发放记录。（二）教育培训：年度培训计划、培训教案、学员考勤表、考试试卷、成绩登记表、特种作业人员持证台账及复审记录。第十七条安全档案归档范围及保管期限详表：序号档案类别归档文件材料名称保管期限责任部门1基础管理矿井证照（原件/复印件）永久安监处/办公室2基础管理安全生产责任制、管理制度永久/10年安监处3基础管理安全办公会议纪要、决议10年安监处4采掘技术采掘作业规程、措施工程结束/永久生产科5采掘技术采掘工程平面图等主要图纸永久地测科6一通三防瓦斯日报、通风月报5年通风科/通防区7一通三防防突设计、效果检验报告10年防突办8地测防治水水文地质类型划分报告永久地测科9地测防治水探放水设计、施工记录10年地测科/探放水队10机电运输大型设备技术档案、测试报告长期/设备报废后5年机电科11机电运输供电系统图、防爆检查记录5年机电科12隐患治理隐患排查记录、整改台账5年安监处13隐患治理重大事故隐患治理“五落实”档案永久安监处14应急管理事故应急预案、演练记录10年调度室/安监处15应急管理事故调查处理报告、防范措施永久安监处16职业卫生职业病危害因素检测评价报告10年职卫科17职业卫生从业人员职业健康监护档案长期/至退休后30年职卫科/人力资源18教育培训安全培训计划、考试试卷5年培训中心第四章档案的收集、整理与立卷第十八条档案收集实行“谁形成、谁收集、谁整理”的原则。各业务部门在各项安全生产活动结束后，必须及时将形成的文件材料进行收集。凡是办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均应归档，任何个人不得据为己有。第十九条归档材料的质量要求：（一）文件材料必须齐全完整，字迹清楚，签署手续完备。凡有涂改、字迹模糊或未签字盖章的文件，一律退回原形成部门重新制作或补办手续。（二）文件材料原则上应为原件，如确无原件，须在复印件上注明“原件存XX处”并加盖原件保管单位公章。（三）书写材料必须符合耐久性要求，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等书写，必须使用碳素墨水、蓝黑墨水或耐久性强的打印材料。（四）图纸类材料必须折叠成A4标准幅面，图面朝里，标题栏露在外面。（五）声像材料（照片、录音、录像）须注明事由、时间、地点、人物、拍摄者，并配以相应的文字说明。第二十条档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系。按照“分类—组卷—排列—编号—编目—装订”的程序进行。（一）分类：按照本制度第三章规定的类别进行分类。（二）组卷：针对同一问题、同一会议、同一项目或同一性质的文件材料进行组卷。卷内文件材料按时间顺序或重要程度排列。（三）排列：批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前、依据性材料在后。（四）编号：卷内文件材料应逐页编写页号，页号位置在文件正面右上角、背面左上角。（五）编目：编制卷内文件目录，填写文件题名、责任者、日期、页号。第二十一条归档时间规定：（一）年度规划、总结、报表、统计资料等，应在次年第一季度内归档。（二）采掘作业规程、安全技术措施，必须在开工前审批完毕并归档，工程竣工后提交竣工资料归档。（三）设备仪器档案，应在开箱验收或安装调试合格后立即归档。（四）事故调查处理档案，应在事故处理结案后一个月内归档。（五）日常性管理台账、记录（如瓦斯检查日报、隐患排查台账），实行按月或按季度装订归档。（六）基建工程档案，应在项目竣工验收后三个月内归档。第二十二条归档手续。各部门向档案管理部门移交档案时，必须填写《档案移交清单》，双方当面清点核对，签字确认。《档案移交清单》一式两份，移交部门和档案部门各存一份。第五章档案的保管与保护第二十三条矿井设立专用档案室，档案室应符合“八防”要求，即防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。档案室应安装防盗门窗、遮光窗帘，配备符合国家标准的消防器材（严禁使用水喷淋灭火器，宜采用气体灭火或干粉灭火），配置温湿度计与空调除湿设备。第二十四条档案保管环境的温湿度控制标准：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%。档案管理人员应每日监测温湿度，并做好记录，发现超标应及时采取调节措施。第二十五条档案入库前必须进行严格消毒。定期对档案进行安全检查，一般每半年进行一次全面检查。检查内容包括：档案实体有无霉变、虫蛀、鼠咬、撕裂、水渍、字迹褪色等情况；库房设施是否完好。对检查中发现的问题，应立即报告并采取补救措施。第二十六条档案柜架排列应整齐有序，非密集架档案柜应背对背排列。档案箱（柜）应标明类别代号和档号。不同类别的档案应分区存放，并设置明显的标识牌。第二十七条建立全宗卷。将档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等工作中形成的说明档案全宗历史情况的文件材料，集中统一管理，不断积累，作为管理全宗的记录。第二十八条严格档案出入库管理。档案人员应建立档案总登记簿和分类登记簿。档案出库须办理借阅手续，归还时应仔细清点卷内文件，检查有无缺件、污损、涂改等情况，确认无误后方可入库上架。第六章档案信息化建设第二十九条矿井应积极推进安全档案信息化管理，建立电子档案管理系统。电子档案管理系统应具备收集、整理、存储、检索、利用、鉴定、统计、备份等基本功能，并符合国家电子档案管理标准。第三十条电子文件的归档要求：（一）电子文件应采用符合国家标准规定的通用文件格式，如文本文件采用PDF、OFD、XML、TXT格式；图像文件采用JPEG、TIFF格式；视频文件采用MP4、AVI格式。（二）电子文件归档时应同时归档其元数据（如文件题名、责任者、形成时间、格式、大小等）和电子签名信息，确保电子文件的真实性、完整性和可用性。（三）对具有永久保存价值的长期性电子文件，应进行格式转换或迁移，以适应软硬件环境的变化。第三十一条实行“双套制”管理。对于重要的、具有永久保存价值的档案，如证照、批文、事故调查报告、重大隐患治理档案等，必须同时保存纸质档案和电子档案。纸质档案与电子档案应建立有机的关联关系，确保互相对应。第三十二条电子档案的存储与备份：（一）电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，不得存放在个人计算机或非涉密移动介质中。（二）建立电子档案备份制度。实行“一式三份”备份，即一份封存保管（离线备份），一份提供利用（在线备份），一份异地保存。备份介质应定期进行读取测试，确保数据可读。（三）涉密电子档案的管理必须符合国家保密法律法规要求，严禁在非涉密网络中处理、传输和存储涉密电子档案。第三十三条推进电子档案的集成应用。安全档案管理系统应与矿井安全监测监控系统、人员定位系统、隐患排查治理系统等安全生产业务系统实现数据对接，自动抓取关键数据生成档案，减少人工录入，提高数据的准确性与时效性。第七章档案的利用与借阅第三十四条档案利用是档案工作的目的。档案部门应建立健全档案检索体系，编制必要的检索工具（如案卷目录、全引目录、专题目录等），积极开发档案信息资源，为矿井安全生产提供高效服务。第三十五条查阅档案必须履行登记手续。查阅档案应在档案阅览室内进行，一般不得带出档案室。如确因工作需要借出档案，须经档案管理部门负责人批准。第三十六条档案借阅期限规定：（一）普通业务档案借阅期限一般不超过7天。（二）技术图纸、规程措施借阅期限一般不超过15天。（三）如需续借，须办理续借手续，续借不得超过一次。（四）重大节假日或档案室整理清库期间，暂停外借档案。第三十七条借阅档案的注意事项：（一）借阅者必须爱护档案，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、增删页码。（二）借阅者应妥善保管档案，防止档案丢失、污损、受潮。（三）档案不得转借、复印、翻拍。确需复制、摘抄档案内容的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（四）涉密档案的查阅利用，必须严格按照保密规定执行，经分管矿领导批准，并限制在指定场所查阅。第三十八条档案利用反馈。档案部门应建立档案利用效果登记制度，收集档案利用产生的社会效益和经济效益案例，定期汇总分析，以改进档案服务工作。第三十九条涉及法律诉讼、审计检查、事故调查等重大事项的档案利用，档案部门应指派专人协助查阅，确保提供信息的准确性和完整性，并做好查阅过程的记录。第八章档案的鉴定与销毁第四十条建立档案鉴定工作制度。对于保管期限已满的档案，由档案部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。鉴定工作应以档案的历史价值、现实作用和法律法规为依据，遵循“去粗取精、存真剔伪”的原则。第四十一条鉴定工作流程：（一）档案部门编制保管期满档案的清册，提交鉴定小组审议。（二）鉴定小组逐卷审查档案，对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限（延长）；对确无保存价值的档案，予以销毁。（三）鉴定工作结束后，应形成档案鉴定报告，报矿长批准。第四十二条档案销毁必须严格执行审批和监销制度。严禁私自销毁档案。（一）销毁档案前，应编制档案销毁清册，列明销毁档案的档号、题名、形成时间、保管期限、销毁原因等。（二）销毁档案时，必须由两人以上（档案人员和保卫人员）负责监销。监销人员应对照销毁清册，认真核对档案，确认无误后方可销毁。（三）销毁档案应在指定地点进行，通常采用造纸厂化浆或焚烧方式。严禁将档案当作废纸出售。（四）销毁结束后，监销人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。第四十三条对于未到保管期限但已失去保存价值的档案（如由于技术进步导致早期设备图纸完全失效且无历史研究价值），可由鉴定小组进行提前鉴定销毁，但需经矿长办公会批准。第四十四条档案统计工作。档案部门应建立健全档案统计台账，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级