电算化会计信息管理

电算化会计信息管理

［摘要］在分析会计电算化对内部控制的影响的基础上，探讨了电

算化会计信息系统环境下的内部控制建设问题，以确保企业在实行会

计电算化后，系统能够正常、安全、有效地运行。

［关键词］会计电算化;会计信息系统；内部控制

在飞速发展的信息社会中，计算机的运用已渗透到各个领域。会

计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会

计实务中的简称，它是一个用电子计算机代替人工，实现记账、算账、

报账、查账并替代部分需由人脑完成的对会计信息（数据）的统计、分

析、判断乃至提供决策的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次

重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计

工作提出的要求,是时代发展的要求。内部控制是组织为保护其资产

安全、保证信息的完整和正确、促进经营管理政策得以有效实施、提

高经营效率、控制经营风险、防止舞弊行为发生进而实现组织目标的

一项重要的管理制度与方法。近年来,我国十分重视对内部控制的研

究，并发布了一系列规范和指导意见，促进了企事业单位内部控制的

建立和完善。随着IT技术特别是网络技术的发展和应用，电算化会计

信息系统进一步向深层次发展,这些变革无疑给企业带来了巨大的效

益，但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。

一、会计信息系统内部控制

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由于会计工作组织或业务实施等方面的原因，导致会计信息失真、

不合理、不合法等一系列的控制问题。各级管理部门为了保护国家和

企业的财产完整与安全，确保会计及其他数据的可靠，保证国家及企

业的各项方针政策的贯彻与执行，为提高经济效益所采取的一切制度、

方法措施和管理程序，均属于会计内部控制的范畴。任何一家企业、

事业单位或其他经济组织，不论其规模大小和业务性质，也不论其采

取何种会计工作组织程序和信息处理方式，在其会计业务处理系统中,

总是不同程度、不同方面地存在着一定的系统内部控制问题。企业的

会计信息系统内部控制问题是企业整个管理体系中的重要组成部分。

二、电算化会计信息系统的产生和发展对内部控制的影响

从传统的手工会计到会计电算化系统，系统内部控制的基本要求

和目标没有变，仍然是保证资产的安全性、数据资料的准确性和可靠

性,提高经营效率，以及保证管理方针的实现;会计核算的复式记账和

借贷平衡的基本原理和方法也没有变。但由于会计信息处理方式和方

法的计算机自动化，使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变

化，由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点［2］。

（一）内部控制形式的变化

原手工操作环麓下的一些内部控制措施在电算化后不再有必要

存在。如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查、总账和明

细账的核对。还有一些手工操作下的内部控制措施在电算化后转移到

计算机内了，如凭证借贷平衡校验、余额发生额平衡检查。在电算化

环境下，除了人这个执行控制的主体外，许多内部控制方法主要通过

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会计软件来实现。因此,计算机系统的内部控制也由单一人工控制转

为人工和程序共同控制。由于电算化系统中内部控制具有人工控制与

程序控制相结合的特点，电算化系统许多应用程序中包含了内部控制

功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生

差错或不起作用，由于人们的依赖性以及程序运动的重复性，使得失

效控制长期不被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的

可能性较大。

（二）存储介质的变化

在手工会计环境下，企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并

按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会

计报表。纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这

些纸质原件的数据若被修改，很容易找出修改的线索和痕迹，这是传

统纸质原件的一个基本特征。但是，电算化系统下,原来纸质的会计数

据被直接记录到磁盘或光盘上，很容易被删除或篡改，由于在技术上

对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这就很难辨别哪一个是业务记

录的“原件”。另外，电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或

毁坏的危险。因此，如何使磁性介质上的数据安全可靠、防止数据被

非法修改是一个非常重要的问题。

（三）内部控制的范围变化

传统的内部控制主要针对交易处理。计算机技术的引入,给会计

工作增加了新的工作内容，同时也增加了新的控制措施。由于系统建

立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大,包含了传统手工系统

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所没有的控制，如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序

的控制等，以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机

操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

（四）交易授权的变化

授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系

统中，一项经济业务的每个环节都要经过某些拥有相应权限的人员的

签章，自然形成了层层复核、道道把关的严格的审核复查机制。但在

电算化会计信息系统中，大部分处理由计算机完成,审查、复核等控制

被削弱甚至取消了。

（五）财务网络化带来的新问题

近年来，随着计算机技术和网络通讯技术的发展，网络化会计信

息系统日趋普及。网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系

统的不足，使电算化会计系统的内部控制更加完善，同时也带来了新

问题。目前财务软件的网络功能主要包括远程报账、远程报表、远程

审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上

银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而加大了会计系统安

全控制的难度。

从以上分析可以看出，会计电算化使系统内部控制体系出现了一

系列变化,计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综

合性控制，控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面

控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。就目前我

国会计电算化的应用现状来看，大部分还停留在一般应用水平上,人

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们对于人员职责分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的

重要性往往认识不足。因此，强化内控管理、提高电算化的科学管理

水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要

途径。

三、建立和完善电算化会计信息系统环境下的内部控制

建立和完善会计电算化内部控制的基本思路为：坚持明确分工、

相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则，建立系统的人工与

机器相结合的控制机制，使会计电算化运行的每一个过程都处于严密

控制之中。

（一）系统开发和维护控制

1.系统开发控制

它是一种预防性控制，目的是确保财务系统开发过程及内容符合

内部控制的要求。财务软件的开发必须遵循国家有关机关和部门制订

的标准和规范。在财务系统开发之初,要进行详细的可行性研究;在系

统开发过程中，内审和风险管理人员要参与系统控制功能的研究与设

计，制订有效的内部控制方案并在系统中实施;在系统测试运行阶段,

要加强管理与监督，严格按照《商品化会计核算软件评审规则》等标

准进行;在系统运行前要对有关人员进行培训I,不仅培训系统的操作,

还要使受训人员了解系统投入运行后新的内部控制制度和对财务提

供的高质量会计信息的进一步分析与利用等；此外，应及时做好新旧

系统转换。企业应在系统转换之际采取有效的控制手段，做好各项转

换的准备工作，如IE系统的结算、汇总，人员的重新配置,新系统初始

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数据的安全导入等。

2.系统维护控制

系统维护包括软件修改、代码结构修改和计算机硬件与通讯设备

的维修等，涉及到系统功能的调整、扩充和完善［3］。对财务系统进行

维护必须经过周密计划和严格记录，维护过程的每一环节都应设置必

要的控制，维护的原因和性质必须有书面形式的报告，经批准后才能

实施修改。软件修改尤为重要,系统操作员不能参与软件的修改，所有

与系统维护有关的记录都应打印后存档。

（二）电算化会计信息系统的安全控制

电算化会计信息系统的安全控制，是指采用各种方法保护数据和

计算机程序，以防止数据泄密、被更改或破坏,主要包括实体安全控制、

硬件安全控制、软件安全控制、网络安全控制和病毒的防范与控制等。

1.实体安全控制

实体安全涉及到计算机主机房的环境和各种技术安全要求、光和

磁介质等数据存贮体的存放和保护,是一种预防性控制。计算机机房

应该符合技术要求前安全要求，充分满足防火、防水、防潮、防盗、

恒温等技术条件;机房应配有空调和消防设置等;对用于数据备份的

磁盘、光盘等存贮介质应注意防潮、防尘和防磁；对每天的业务数据

双备份，建立目录清单异地存放；长期保存的磁介质存贮媒体应定期

转贮。计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的

档案制度,加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格

的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方

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法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进

行备份并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出档案被

破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段，企业使用的会计软件也应

具有强制备份的功能和一旦系统崩溃及时恢复到最近状态的功能，网

络中利用两人服务器进行双机镜像映射备分是备份的先进形式。

2.硬件安全控制

计算机会计信息系统的可靠运行主要依赖硬件设备，因此硬件设

备的质量必须有充分保证。为防万一,关键性的硬件设备可采用双系

统备份。此外，机房内用于动力、照明的供电线路应与计算机系统的

供电线路分开，配置UPS（不间断电源）、防辐射和防电磁波干扰设备

等。

3.软件安全控制

首先,应分析研究各应用软件的兼容性、统一性，使各业务系统成

为基于同一种操作系统平台的大系统，各种业务之间能相互衔接,相

关数据能够自动核对、校验,数据备份应统一完成。其次，系统软件应

尽量减少人机对话窗口，必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好、

防错能力强，做到非正确输入不接受。再次,要增强系统软件的现场保

护和自动跟踪能力,可以对一切非正常操作进行记录。

4.网络安全控制

随着网络技术的快速发展，公司应加强网络安全的控制，设置网

络安全性指标，包括数据保密、访问控制、身份识别等,并且针对公司

的特定状况,开发相应的技术来保护系统［4］。网络对会计信息系统的

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安全性提出了比单机系统更高的要求，需加强以下两个方面的控制：

一是用户权限设置，应从业务范围出发，将整个网络系统分级管理，设

置系统管理员、数据录入员、数据管理员和专职会计员等岗位，层层

负责，对各种数据的读、写、修改权限进行严格限制，把各项业务的授

权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户，并赋予不

同的操作权限，拒绝其他用户的访问；二是密码设置，用户应按照自己

的用户身份和密码进入系统,对密码进行分组管理,对存储在网络上

的重要数据进行有效加密，在网络中传播数据前对相关数据进行加密,

接收到数据后再进行相应的解密处理,并定期更新加密密码。

5.病毒的防范和控制

防范病毒最为有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行防范

病毒管理制度[3]o对不需要本地硬盘和软盘的工作站,尽量采用无盘

工作。要采用基于服务器的网络杀毒软件进行实时监控、追踪病毒；

在网络服务上采用防病毒卡或芯片等硬件，以有效防治病毒。财务软

件可挂接或捆绑第三方反病毒软件,加强软件自身的防病毒能力。对

外来软件和传输来的数据必须经过病毒检查，在业务系统中严禁使用

游戏软件。此外，应及时升级系统的防病毒产品。

（三）电算化会计信息系统的人员职能控制

利用计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作

员。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工，明

确规定每个岗位的职责，以防止对处理过程的不适当干预。会计电算

化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗

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位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗及稽核、会计档案管理等工

作岗位；电算化会计岗位包括直接管理、操作、维修计算机及会计软

件系统等工作岗位c机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分

离，有效地限制和及时发现错误或违法行为，如规定系统开发人员和

维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等，以减少利用计算机舞弊

的可能性。

（四）电算化会计信息系统的操作控制

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对

计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台

计算机都只做其应该做的事情。一般来讲,企业对用于计算机会计系

统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完

善的操作手册和上机时间安排等。此外,会计电算化操作应严格遵照

会计业务和处理流程进行,在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操

作和误操作的控制程序，违反操作规程和操作时间应及时予以提示和

制止,建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录，包括

操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对已记账和已结账业务设置

不可修改或逆操作程序，要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登

记来更正，以保证会计数据的完整性、真实性。操作控制包括经济业

务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输

出控制和数据储存控制等［5］。

1.业务发生控制

业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程

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序甄别、拒纳各种元效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业

务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完

整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效，

操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、价格等变动范

围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能止常运

行。

2.数据输入控制

计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据

不准确,处理结果就会出现差错。在数据输入时,哪怕是很小的错误数

据，一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机会计

系统的正常运行。因此,企业应该建立起一整套内部控制制度，以便对

输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制

首先要求输入的数据必须经过必要的授权，并经有关的内部控制部门

检查;其次,要采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总

数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。

3.数据通讯控制

数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、

泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手

段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业

务划分成小批量传输，数据传输时应按顺序编码，传输时要有发送和

接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数

据传输时要有时间、日期记号等等。

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4.数据处理控制

数据处理控制是指对计算机会计系统数据处理的有效性和可靠

性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控

制包括数字的核对,对字段、记录的长度检查,对代码和数值有效范围

的检查，记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件

的标识、检查文件是否被感染病毒等。

5.数据输出控制

数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各

种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一

致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的

发送对象、份数应有明确的规定,要建立标准化的报告编号及收发、

保管工作等。

6.数据存储和检索控制

为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于

调用、更新和检索,企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要

的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书

等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记。计算机会计系

统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪

检查。

（五）电算化会计信息系统的内部审计

内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强

化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话

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的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,

内部审计必须包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计,检查

电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法

规的规定，审核费用签字是否符合公司内挖制度、凭证附件是否规范

完整；（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到

账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方

式的安全、合法性，防止发生非法修改历史