公司各类印章管理制度

公司各类印章管理制度一、总则为规范公司印章的刻制、保管、使用及废止等管理工作，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度所指印章，是指公司在经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系时所使用的公司印章、各类专用章及部门印章等具有法律效力或特定用途的印鉴。公司印章管理遵循“统一管理、分级负责、安全第一、规范用印”的原则。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。二、印章的种类与规格公司印章主要包括以下种类：1.公司法定名称章：指代表公司法人资格、用于公司对外正式文件、合同、协议、证明等具有法律效力的印章，印文为公司法定全称。2.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据等财务活动的专用印章。3.合同专用章：用于公司对外签订各类经济合同、协议时使用的专用印章。4.发票专用章：用于公司开具发票时加盖的专用印章，其样式及规格需符合税务部门规定。5.部门印章：公司各职能部门在其职责范围内，处理内部事务或对外联系工作时使用的印章，一般不具备独立法人法律效力。6.项目印章：针对特定项目而刻制，用于该项目相关文件、资料的印章，其使用范围仅限于该项目。7.其他专用印章：根据公司业务需要设立的其他具有特定用途的印章，如报关专用章、检验检疫专用章等。各类印章的规格、样式应符合国家相关规定及公司内部统一标准。三、印章的刻制、启用与废止（一）印章的刻制1.公司法定名称章、财务专用章、合同专用章等重要印章的刻制，由公司指定部门（如行政部或综合管理部，下同）根据公司决议或实际需要，提出刻制申请，报公司主要负责人批准后，到公安机关指定的有资质的刻制单位进行刻制。2.部门印章、项目印章及其他专用印章的刻制，由需求部门提出申请，经部门负责人审核，报公司分管领导批准后，由指定部门统一安排刻制。3.严禁任何单位或个人未经批准私自刻制公司任何形式的印章。（二）印章的启用1.新印章刻制完成后，由指定部门负责登记、留样、建档，并下发启用通知。启用通知应明确印章的名称、启用日期、保管部门及责任人等。2.印章启用前，应组织相关人员学习本制度及印章使用规范。（三）印章的废止1.因公司名称变更、印章损坏、遗失、项目结束或其他原因不再使用的印章，应由保管部门及时向指定部门提出废止申请。2.指定部门对废止申请审核确认后，办理印章回收手续。废止印章应统一登记、封存或按规定程序销毁，并做好记录。3.印章遗失，应立即向公司指定部门报告，并按规定向公安机关报案，同时在指定媒体上发布遗失声明。四、印章的保管1.公司各类印章实行专人保管、专人负责制度。保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。2.公司法定名称章：一般由公司指定部门负责人或其授权人员保管。3.财务专用章：由公司财务部负责人或其授权的财务人员保管。4.合同专用章：由公司指定的合同管理部门或法务部门负责人或其授权人员保管。5.部门印章：由各部门负责人或其指定人员保管。6.项目印章：由项目负责人或其指定人员保管。7.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人保管或使用。如因事外出或离职，须办理印章交接手续，并由部门负责人监交，交接双方签字确认。8.印章应存放在安全、干燥、保密的场所（如保险柜），严禁随意放置。下班或非工作时间，必须将印章锁存。五、印章的使用（一）用印申请与审批1.使用公司印章，须由用印部门或个人填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、用印类型、审批人等信息。2.用印审批应遵循“谁审批、谁负责”的原则，根据印章类型和用印事项的重要程度，设定不同的审批权限：*使用公司法定名称章，须经公司主要负责人或其授权的分管领导审批。*使用财务专用章，须经财务部负责人或其授权人员审批，涉及重大资金往来的，还需公司分管财务领导或主要负责人审批。*使用合同专用章，须经合同业务部门负责人审核，法务部门（如有）复核，公司分管领导或主要负责人审批。*使用部门印章，由部门负责人审批。*使用项目印章，由项目负责人审批，并仅限于该项目相关业务。3.审批人应对用印文件内容的合法性、合规性、完整性和准确性进行严格审核。（二）用印规范1.印章保管人应对《用印申请单》及用印文件进行核对，确认审批手续齐全、内容无误后方可用印。2.印章应清晰、端正地加盖在文件的指定位置（如文件末尾或落款处），印迹应完整、不模糊。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无具体内容的载体上加盖印章。如确因特殊业务需要，须经公司主要负责人特批，并做好详细登记和跟踪管理。4.一份文件如需加盖多枚不同印章，应分别履行审批手续。5.对外出具的重要文件（如合同、协议、报告等）在用印前，宜进行编号管理，以便追溯。6.非公司人员原则上不得使用公司印章。确需委托外单位人员办理的，须有公司内部人员陪同并负责。（三）用印登记1.建立《印章使用登记簿》，详细记录每次用印的日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称及编号、份数、审批人、印章类型、保管人等信息。2.用印登记应做到及时、准确、完整，以备查验。六、用印登记与档案管理1.《用印申请单》、《印章使用登记簿》及用印文件的复印件（或扫描件）应作为公司重要档案资料进行管理。2.指定部门负责对印章刻制、启用、废止、保管、使用等全过程的记录进行整理、归档，保存期限应符合公司档案管理规定。七、责任追究1.任何单位或个人违反本制度规定，擅自刻制、使用、出借、转让、复制、涂改、损毁公司印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，或在使用中造成不良后果的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。2.因违规用印给公司造成经济