办公设备维护操作手册

办公设备维护操作手册我做办公设备维护快十年了，这些年跑过大大小小上百家单位做维护，见过太多本来可以完全避免的故障：有人放在茶水间的打印机，常年没人打理，打翻的奶茶渍泡坏主板直接报废；有人的喷墨打印机放了一个月没用，喷头彻底堵死修不好；还有单位的复印机一年到头不关机，本来能用六年的机器，三年就老化得没法用，不仅耽误大家赶材料赶进度，修起来还要花不少冤枉钱。所以我整理了这本实操手册，把这些年总结的实打实的经验都写进去，不管是负责设备管理的行政同事，还是咱们普通办公人员，都能照着操作，把天天用的办公设备维护好，让它少坏、多用，关键时刻不掉链子。1手册概述1.1编制目的这本手册不是给专业维修师傅看的，就是给日常用设备的普通使用者做指南，目的很明确：第一，帮大家养成好的使用习惯，通过日常保养减少故障概率，不耽误正常工作进度；第二，碰到常见小问题，大家自己就能动手解决，不用等着师傅上门，节省时间；第三，延长设备使用寿命，减少不必要的维修更换成本，给单位省钱，也给大家少添麻烦。我这么多年总结下来，只要日常维护做到位，至少能减少七成以上的非必要故障，真的不骗大家。1.2适用范围这本手册适用于所有常规办公场景的常用办公设备，包括常用的激光打印机、数码复合复印机、台式电脑、笔记本电脑、碎纸机、投影仪、会议平板这些，不包含大型专业印刷设备、工业级服务器这类特殊专业设备，所有在岗员工、行政运维人员、新入职员工都可以参照使用。1.3日常维护的基本原则不管维护哪类设备，三个基本原则一定要记牢：1.3.1预防优先，养大于修我常跟身边人说，办公设备是“三分修，七分养”，坏了再修不仅花钱，还耽误事，平时花十分八分钟做个保养，就能避免很多大故障，这是全世界最划算的事。1.3.2接触内部部件必须断电操作别嫌麻烦，我刚入行的时候就见过一个同行，带电换硒鼓，操作不小心短路烧了主板，赔了好几千，自己也吓个半死，哪怕你动作再快，也不差拔插头那十秒钟，安全永远是第一位的。1.3.3超出能力范围绝不硬拆碰到搞不懂的问题、打不开的部件，别使劲掰硬撬，很多设备的塑料卡扣很脆弱，掰断了本来小问题变成大问题，搞不定直接找专业人员就行，别逞能。2常见办公设备日常维护操作讲完基本规则，接下来我给大家分设备说具体操作，都是很简单的事，花不了多少时间，效果却特别好。2.1打印复印设备（激光打印机/数码复合复印机）这是咱们最常用，也是出故障最多的设备，我先从它说起。2.1.1每日日常维护每天下班前，最后一个用设备的人花两分钟做三件事就行：第一，检查进纸口和机器内部有没有遗留纸张、碎卡纸，哪怕一点点碎纸屑也要清出来，不然第二天一开机就容易卡；第二，当天工作结束，第二天才会用，一定要关掉机器电源，别一直待机，很多人觉得待机方便，其实待机状态下定影器一直处于低温保温状态，长期下来老化特别快，还浪费电；第三，别把水杯、奶茶、厚重文件堆在机器顶部，我上个月刚修过一台一万多的复合机，就是有人把奶茶放上面，打翻流进主板，直接整台报废，太可惜了，堆太重还会压得机器变形，影响进纸精度。2.1.2每周深度清洁负责设备管理的同事，每周花十分钟做一次清洁就够：首先擦外部，用干净的干软布擦，灰尘多的话可以沾一点点清水，一定要挤干到不滴水再擦，绝对不能用酒精、洗洁精这类化学清洁剂，会腐蚀外壳塑料，也别直接把清洁剂喷在机器上，一不小心就流进内部了；然后打开前盖，把硒鼓或者粉盒轻轻取出来，放在阴凉干净的地方（千万别放太阳底下晒，硒鼓见光会失效），用设备配套的吹气球把机器内部的碳粉、碎纸屑都吹出来，尤其是进纸辊和传感器的位置，最容易积碎纸，这里一定要吹干净，积得多了就会天天卡纸，还会损伤传感器；最后擦一下出纸口，这里经常沾残留碳粉，擦的时候注意别碰定影器，一定要等机器降温之后再碰，别烫伤，也别刮伤定影膜，那个东西特别娇贵，刮破了就要整组更换。2.1.3月度/季度定期保养每个月要检查一次进纸辊，进纸辊上面很容易沾纸毛和灰尘，用半干的软布擦干净，晾干再装回去，如果发现进纸辊磨损厉害，进纸经常歪，就申请换一个，也才几十块钱，比天天卡纸影响工作强。如果是喷墨打印机，有个特别重要的点：哪怕你一两个星期都用不到，也要每个星期开一次机，打一张测试页，不然喷头长时间不用，墨水干了就会堵，堵得严重了换个喷头比买一台新打印机还贵，我这些年碰到不下几十个这种情况，真的太可惜了，就是忘了开开机通一通。2.2电脑及周边设备电脑是咱们天天离不开的，日常维护做好了，能用好几年都不卡。2.2.1每日操作习惯维护每天下班的时候，用完电脑就关机，别一直开着挂下载挂软件，长期不关机硬件一直处于高负荷状态，老化速度快一倍，笔记本不用的时候合上屏幕，不仅防落灰，还能休眠省电，别把厚重的书本、文件夹压在合上的笔记本上面，屏幕很容易被压出坏点，甚至直接压碎。我再啰嗦一句：千万别在键盘边上吃零食、喝水，饼干渣掉缝隙里，不仅招蚂蚁蟑螂，蟑螂咬坏主板电线的情况我碰到不下五次，水洒进去直接烧主板，救都救不回来。2.2.2每周清洁每周花五分钟擦一擦：键盘先关机拔线，然后翻过来轻轻拍背面，把里面的碎渣灰尘都拍出来，缝隙里的灰尘用软毛刷轻轻扫出来，或者用专用的清洁软胶粘一粘就干净，别用湿抹布擦键盘，水进去就坏事；屏幕清洁要注意，一定要用专用的擦屏布，干擦就能去掉大部分灰尘，有顽固污渍沾一点点清水，挤干了再擦，绝对不能用酒精，酒精会溶解屏幕表面的防眩光涂层，越擦越花，我见过好几个刚买的几千块的笔记本，被酒精擦得花掉，只能换屏幕，花了好几百，真的是省小钱吃大亏；主机外部擦干净，别把主机塞在密闭的柜子角落里，通风不好温度降不下来，CPU显卡会自动降频，电脑就卡，还容易烧坏硬件。2.2.3季度/半年度深度养护台式电脑每半年可以打开机箱清一次灰，清灰之前一定要断电，把手放在墙上摸一下放掉静电，再碰里面的零件，不然静电会打坏主板芯片，清灰用吹风机的冷风吹，别用热风，热风会烤坏塑料和焊点，重点吹一下CPU风扇、电源风扇和显卡风扇，这些地方灰尘积多了散热不好，电脑就会动不动死机蓝屏。笔记本如果用了一两年，发现风扇声音特别大，出风口也很热，就找专业人员清灰，自己别乱拆，很多笔记本的排线特别细，一不小心就弄断了。软件方面也得日常维护，别乱装来历不明的软件，很多软件捆绑了一堆广告插件，拖慢电脑速度，没用的软件及时卸载，C盘别装太多个人文件，C盘满了电脑肯定卡，这些都是日常随手就能做的事。2.3碎纸机碎纸机看起来简单，很多人用不对，用不了一年就坏了。2.3.1日常使用维护每次碎纸别超过机器标注的最大入纸量，比如机器标注一次最多碎6张，你就别硬塞10张，电机带不动，很容易烧电机，实在要碎多了分两次不行吗？也不差那三十秒。碎完纸一定要看碎纸桶满没满，满了就及时倒，满了还硬碎，肯定会卡，还会损伤刀片。还有，别碎带胶带、硬塑料、回形针、大头针这些硬东西，刀片很容易被硌出缺口，钝了之后碎纸就不干净，换一套刀片要好几百，真的犯不上。2.3.2定期润滑养护每碎十次大容量的纸，或者半个月，给刀片加一点专用的碎纸机润滑油，顺着进纸口倒一点，然后开空转半分钟，润滑油就均匀抹到刀片上了，刀片一直干磨，用不了多久就钝了，润滑一下能用好多年，其实花不了几块钱。2.4会议音视频设备会议室的设备不常用，很多人就不注意保养，要用的时候出问题，耽误开会太尴尬。2.4.1投影仪维护投影仪用完之后，别直接拔电源，要按正常流程关机，等风扇停转之后再断电，因为投影仪的灯泡刚用完温度特别高，需要风扇散热降温，直接断电，热量散不出去，灯泡寿命会缩短一半，本来能用几千小时的灯泡，一千多小时就坏了，换个灯泡也要好几百。镜头脏了，用专用的镜头纸轻轻擦，别用卫生纸、擦脸巾，这些东西有硬碎屑，会刮花镜头，不用的时候一定要盖上防尘罩，投影仪进灰特别麻烦，灰尘进到镜头里面，投出来的画面全是黑点，拆开清都清不出来。2.4.2会议平板维护会议平板的屏幕比电脑屏幕大，擦的时候同样不能用酒精，就用干的软擦屏布擦，不用的时候关掉电源，别一直亮着，长期亮着屏幕老化快，容易出现偏色坏点，平时别用尖锐的东西碰屏幕，很容易划出划痕。3常见小故障排查与应急处理哪怕保养做得好，偶尔也会出点小问题，不用慌，按着步骤排查，大部分小问题自己就能解决。3.1打印复印设备常见故障3.1.1卡纸处理碰到卡纸别慌，很多人一着急就使劲拽纸，把纸扯断，留半截在里面，还把传感器扯坏。正确的做法是：先断电，然后打开机器前盖，顺着纸张走纸的方向慢慢拉，力度轻一点，如果拉不动就打开机器后面的出纸挡板，从后面往外拉，大部分卡纸都能拉出来，拉出来之后检查一下有没有碎纸留在里面，确认干净了再合盖开机，就正常了。3.1.2打印模糊偏色如果是激光机，先看看是不是没粉了，一般机器都会提示缺粉，换个粉盒就能解决，如果还有粉，就看看硒鼓表面是不是沾了大块碳粉，用干软布轻轻擦一下，再试打一张，一般就好了；如果是喷墨机，大概率是喷头堵了，用机器自带的喷头清洗程序清洗一遍，就好了，别反复洗，太费墨。3.2电脑常见小故障3.2.1无法开机先别急着叫人，先检查电源线是不是插好了，插座有没有电，换个插座试试，笔记本的话看看是不是没电了，插着电源等十分钟再开，无线键盘鼠标没反应，先看看是不是没电了，重新配对一下，大部分都是这些小问题。3.2.2运行卡顿先看看C盘是不是满了，把C盘里没用的文件移到其他盘，卸载几个没用的软件，重启一下，大部分就不卡了，要是还卡再找专业人员看。3.3其他设备常见小故障碎纸机卡纸了，直接按反转键，把纸退出来，整理一下，少放几张再碎就行；碎纸机开不了机，大部分是碎纸桶没放到位，侧面的安全开关没触发，把桶拿出来重新放整齐就好了；投影仪不出画面，先看看信号线是不是松了，切换一下信号源，大部分就好了。4维护管理与安全规范日常维护要做好管理，才能长期坚持下去，也能避免安全问题。4.1维护记录管理负责设备管理的同事，要给每台设备做维护台账，记录清楚每台设备的购买时间，什么时候做了清洁保养，什么时候换了耗材配件，出了什么故障，这样出问题的时候能很快查到原因，也能提前预判配件老化的情况，提前更换，避免故障突然发生耽误事。4.2操作安全规范所有清洁维护操作，一定要断电之后再做，哪怕你再熟练，也别带电操作，放假长时间没人的时候，所有办公设备都要拔掉电源，防止线路老化短路引发安全问题，清洁的时候别用湿手碰电源插头，安全永远是第一位的。4.3耗材选购规范更换耗材一定要买符合设备规格的合格产品，别贪便宜买太廉价的劣质耗材，劣质硒鼓容易漏粉，碳粉飘在空气里影响大家的健康，还会污染机器内部