高校体育部会议管理制度

高校体育部会议管理制度第一章总则第一条目的依据为规范体育部各类会议的组织、管理与执行流程，提升会议决策效率与执行质量，保障部门各项教学、科研、训练、竞赛、群众体育等工作有序推进，根据《中华人民共和国高等教育法》《学校体育工作条例》及学校行政会议管理相关规定，结合体育部工作实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于体育部所有正式会议，包括党政联席会议、部务工作会议、教学工作委员会会议、学术委员会会议、高水平运动队管理委员会会议、教研室工作例会、教职工全体大会、专项工作部署会、临时紧急会议等。体育部下属社团、学生体育组织的会议管理可参照本制度执行。第三条基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、时长与规模，可通过书面通知、线上沟通解决的事项原则上不召开会议；同类事项合并召开，避免重复部署。单次会议时长原则上不超过120分钟，单项议题讨论时间不超过20分钟，特殊情况需提前报备。2.务实管用原则：所有会议需明确议题、目标与产出，避免泛泛讨论；决策事项需符合学校与体育部发展实际，具备可落地性。会议决议的可执行性审核通过率需达到100%，无具体落实措施的决议不得发布。3.流程规范原则：严格执行会议筹备、召开、决议落实、督查归档全流程管理，做到会前有准备、会中有秩序、会后有跟进、全程可追溯。会议材料归档率需达到100%，重要会议录音录像保存期限不低于5年。4.民主集中原则：涉及“三重一大”事项、教职工切身利益问题、学科发展规划等内容，需充分听取参会人员意见，按少数服从多数原则集体决策，同时保障不同意见的如实记录与反馈。重大事项决策参会人数需达到应到人数的三分之二以上，赞成票超过实到人数半数方可通过。第二章会议分类与议事范围第四条党政联席会议1.性质定位：体育部最高决策会议，负责讨论决定部门重大事项，统筹协调党政工作。2.召开频次：每两周召开1次，原则上固定为每周二下午14:30，遇重要紧急事项可随时召开。3.参会人员：部领导班子成员（书记、主任、副主任、副书记）、党政办公室主任；根据议题需要，可邀请相关教研室主任、教师代表列席，列席人数不超过参会正式人数的30%。4.**议事范围：贯彻落实学校党委、行政及上级体育主管部门的重要决策部署、重要会议精神的实施方案；体育部发展规划、年度工作计划、年度经费预算与决算、重大改革方案、重要规章制度的制定与修订；内部机构设置、岗位调整、人员聘任、职称评审、评优评先、绩效分配、奖惩等涉及教职工切身利益的重大事项；5万元以上大额经费使用、重大资产处置、对外合作项目、重要赛事承办等事项；党建、思想政治工作、党风廉政建设、安全稳定、意识形态等工作的重要部署；其他需要党政联席会议集体研究决定的事项。第五条部务工作会议1.性质定位：行政工作执行层面会议，负责落实党政联席会议决议，部署阶段性行政工作，协调解决日常工作问题。2.召开频次：每周召开1次，原则上固定为每周一上午9:00。3.参会人员：主任、副主任、各教研室主任、各职能办公室（党政办、教学办、竞训办、群体办、场馆中心）负责人，必要时可邀请相关工作人员列席。4.**议事范围：通报党政联席会议决议，研究制定具体落实措施与进度安排；各办公室、教研室上周工作完成情况汇报，本周工作计划提交审议；教学运行、训练竞赛、群众体育、场馆管理等日常工作中需要跨部门协调的问题协调解决；学校临时布置的专项工作的分解落实；各单位提交的常规性工作申请（如2-5万元经费使用、小型活动方案审批、临时岗位调整等）的审议；其他需要部务会议协调的日常行政事项。第六条教学工作委员会会议1.性质定位：教学工作专项议事决策机构，负责教学质量管控、教学改革推进、教学事项审议。2.召开频次：每季度召开1次，遇教学评估、人才培养方案修订等专项工作可临时召开。3.参会人员：教学工作委员会全体成员（主任委员由体育部主任担任，副主任委员由分管教学副主任担任，委员包括各教研室教学骨干代表、校教学督导员代表、学生代表2名），参会人数需达到应到人数的三分之二以上方可召开。4.**议事范围：人才培养方案、课程教学大纲、实践教学计划的制定与修订审议；教学改革项目、课程建设项目、教材建设项目的立项评审与验收；教学质量评估结果、教学事故认定与处理意见的审议；教师教学能力提升计划、教学考核评价方案的制定与调整；学生体育成绩管理办法、免修缓考规定等教学相关制度的审议；其他涉及教学工作的重要事项。第七条学术委员会会议1.性质定位：学术事务决策咨询、审议评定机构，负责保障学术自由、规范学术行为、促进学术发展。2.召开频次：每半年召开1次，遇科研项目评审、学术成果评定等工作可临时召开。3.参会人员：学术委员会全体成员（主任委员由具有正高级专业技术职称的学术带头人担任，副主任委员由分管科研副主任担任，委员由部门副高以上职称教师代表选举产生，人数不少于7人且为单数），参会人数需达到应到人数的三分之二以上方可召开。4.**议事范围：体育部科研发展规划、学科建设规划的审议与咨询；各级各类科研项目、科研成果奖、人才项目的推荐与评审；学术不端行为的调查与认定，学术争议事项的仲裁；学术交流活动计划、对外科研合作项目的审议；科研考核评价办法、科研经费配套政策的制定与修订；其他涉及学术事务的重要事项。第八条高水平运动队管理委员会会议1.性质定位：高水平运动队建设专项管理会议，负责运动队训练、竞赛、招生、日常管理等事项的统筹协调。2.召开频次：每月召开1次，赛期每周召开1次，遇招生、重要赛事备战等节点可随时召开。3.参会人员：管委会主任由体育部主任担任，副主任由分管竞训副主任、校学生工作部相关负责人担任，委员包括各项目主教练、竞训办工作人员、学生管理工作人员，必要时可邀请校招生办、教务处相关人员列席。4.**议事范围：高水平运动队年度训练计划、竞赛计划、招生计划的审议与落实；运动队日常管理、学籍管理、奖惩机制、运动员保障措施的制定与调整；赛事备战方案、经费预算、参赛人员名单的审定；教练员考核、聘任、培训计划的审议；运动队建设过程中需要协调教务处、学生处、财务处等校内部门的问题研究；其他涉及高水平运动队建设的重要事项。第九条教研室工作例会1.性质定位：教研室基层工作会议，负责落实部门工作部署，开展教学研究、业务交流。2.召开频次：每两周召开1次，由各教研室自行确定固定时间，报教学办备案。3.参会人员：教研室全体教师，可邀请分管部领导列席。4.**议事范围：传达落实体育部党政联席会议、部务会议、教学工作委员会会议的相关决议与工作要求；开展集体备课、教学方法研讨、教学经验交流、公开课评议等教学研究活动；部署本教研室承担的课程教学、训练、群体活动、科研等工作任务，明确进度要求与责任人；收集教师对部门工作的意见建议，梳理本教研室工作中存在的问题，提交相关部门协调解决；其他教研室日常工作事项。第十条教职工全体大会1.性质定位：全体教职工参与民主管理、知情监督的重要形式，负责通报部门工作、听取意见、部署全局性工作。2.召开频次：每学期召开2次，分别为学期初与学期末，遇重要政策出台、重大事项通报等可临时召开。3.参会人员：体育部全体在职教职工，必要时可邀请退休教师代表、学生代表列席。4.**议事范围：传达学习上级重要文件、会议精神，通报学校与体育部的重大决策、发展规划、年度工作要点；通报上一学期/年度工作完成情况、经费使用情况、教职工关注的热点问题处理情况；审议与教职工切身利益相关的绩效分配、职称评审、评优评先等重要制度方案，听取教职工意见建议；部署学期/年度重点工作，明确工作目标与要求；开展师德师风教育、安全警示教育、政策培训等；其他需要向全体教职工通报或征求意见的事项。第三章会议筹备管理第十一条会议申报与审批1.所有正式会议需提前履行申报审批程序，除临时紧急会议外，未纳入审批范围的会议不得召开。2.常规固定会议（党政联席会、部务会、教研室例会等）无需单次申报，由会议牵头部门按既定频次筹备，年度会议计划于每年1月10日前报党政办公室备案。3.专项会议、临时会议由牵头部门提前3个工作日填写《体育部会议审批表》，明确会议名称、召开时间、地点、参会人员范围、议题、预计时长、是否需要经费、是否需要校领导参会等内容，经分管部领导审核、主任审批后方可筹备。4.涉及邀请校外人员参会、需要使用专项经费、参会人数超过50人的会议，需额外提交会议方案，报学校办公室、财务处审批同意后方可召开。第十二条议题征集与筛选1.会议牵头部门需提前2个工作日向相关单位征集议题，议题提交单位需填写《会议议题申报表》，说明议题背景、需解决的问题、初步解决方案、涉及的相关单位，经分管领导签字后提交牵头部门。2.牵头部门对议题进行筛选，符合以下条件的议题方可纳入会议议程：属于本次会议议事范围；前期已完成充分调研，涉及多部门的议题已完成会前沟通协调，形成2个以上可供选择的方案；提交材料完整、数据准确，可支撑会议讨论决策；不属于相关职能部门权限范围内可自行解决的事项。3.对未提前沟通、未形成成熟方案的议题，不得列入会议议程；临时提出的动议，除紧急事项外原则上不纳入本次会议讨论。4.会议议程确定后，需提前1个工作日报会议主持人审定，审定后不得随意增减议题，特殊情况需调整的需经主持人同意。第十三条会议材料准备1.议题提交单位需根据议程安排，提前1个工作日将正式会议材料提交至会议牵头部门，材料要求内容完整、数据准确、表述简洁，重点内容标注高亮，重要数据注明来源与统计口径。2.涉密会议材料需标注密级，严格控制发放范围，发放时履行签字登记手续，会后统一收回，不得私自复印或带出会场。3.牵头部门需将会议通知、会议议程、会议材料提前1个工作日发送至所有参会人员，线上会议需同时提供会议链接、会议密码与入会须知。对于涉及保密的材料，不得通过互联网传输，需现场领取阅看。4.会议场地需提前1天布置调试，确保音响、投影、视频会议系统、录音录像设备正常运行；线下会议需准备签到表、纸笔、水杯等必要物资，疫情防控期间需提前做好场地消杀、座位间隔安排。第十四条参会通知与确认1.会议通知需明确会议时间、地点、参会人员、需携带的材料、注意事项等内容，通过部门OA系统、工作群、短信等多渠道发送，确保所有参会人员及时收到。2.参会人员收到通知后需在12小时内反馈是否参会，无法参会的需提前履行请假手续：部领导班子成员无法参会的，向会议主持人请假；其他人员无法参会的，向牵头部门分管领导请假，经批准后方可缺席，必要时需委托相关人员代为参会并转达意见。3.牵头部门需提前1天统计参会人员情况，确认出席人数达到会议法定召开要求，若未达到要求，需及时向主持人汇报，调整会议时间或议程。第四章会议召开管理第十五条会议签到与考勤1.参会人员需提前10分钟入场签到，不得迟到、早退、无故缺席。线上会议需提前5分钟进入会议系统，修改昵称为“单位+姓名”，配合工作人员进行签到。2.会议考勤由牵头部门指定专人负责，考勤结果当场记录，作为参会人员年度考核、评优评先的参考依据。3.迟到超过15分钟、早退超过10分钟的，视为半次缺席；无故缺席的，需在会后3个工作日内向牵头部门提交书面说明，累计2次无故缺席的，在部门范围内通报批评。第十六条会议秩序管理1.参会人员需将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、交头接耳，不得从事与会议无关的活动（如玩手机、处理私人事务、长时间接打电话等）。确需接打重要电话的，需轻声离开会场，不得影响会议正常进行。2.会议发言需围绕议题展开，紧扣主题、言简意赅，严格控制发言时间：一般性发言不超过5分钟，重点议题汇报不超过15分钟，讨论发言每人每次不超过3分钟。主持人有权对超时、偏离主题的发言进行提醒或终止。3.讨论环节需充分发扬民主，参会人员可充分发表意见，不同意见允许保留，但不得对他人进行人身攻击，不得恶意纠缠争议事项。主持人需在充分听取各方意见后，及时归纳总结，按决策规则形成决议。4.涉密会议参会人员需严格遵守保密规定，不得泄露会议讨论的涉密内容、未公开的决策事项，违反保密规定的按学校保密相关规定追责。5.会议进行中，无关人员不得随意进入会场，确需找参会人员的，需联系会议工作人员代为传达，不得直接闯入会场。第十七条会议记录管理1.所有会议需指定专人负责记录，记录人员需提前熟悉会议议题，准确、完整、客观记录会议全过程，重点记录议题讨论情况、各方意见、最终决议、责任人、完成时限等内容，不得随意增减或篡改记录内容。2.会议记录需使用统一的制式模板，内容包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员及请假原因、议题内容、讨论情况、决议内容、督办要求等。3.重要会议（党政联席会议、教学工作委员会会议、学术委员会会议、教职工全体大会）需同时进行录音录像，录音录像资料由党政办公室统一存储，标注会议名称与日期，不得随意删除或对外传播。4.会议记录需在会后24小时内完成整理，经会议主持人审核签字后归档，作为后续工作推进、责任追溯的重要依据。第五章会议决议落实与督查第十八条会议纪要印发1.所有形成决议的会议需在会后3个工作日内印发会议纪要，常规工作会议纪要可采用简化版，重要决策会议纪要需正式行文。2.会议纪要内容需准确表述决议内容，明确每一项任务的责任单位、责任人、配合单位、完成时限、考核标准，避免模糊表述。例如不得使用“尽快完成”“酌情处理”等表述，需明确到具体日期、具体要求。3.会议纪要经会议主持人签发后，印发至相关责任单位，同时抄送部领导班子，涉密会议纪要需按涉密文件管理规定流转。第十九条决议执行要求1.责任单位接到会议纪要后，需严格按照要求推进工作，不得拖延、推诿，不得随意调整决议内容。确因客观原因无法按计划完成的，需提前3个工作日向牵头部门提交书面说明，说明原因及调整后的进度计划，经分管领导审核、主任审批后方可调整。2.跨部门配合的事项，牵头责任单位负责统筹协调，配合单位需主动对接，不得推卸责任。协调过程中出现争议的，提交分管领导协调解决，不得影响整体工作进度。3.责任单位需定期报送工作进度：完成时限在1个月以内的事项，每周报送一次进度；完成时限超过1个月的事项，每两周报送一次进度；完成后3个工作日内提交完成情况报告及相关佐证材料。第二十条督查与考核1.党政办公室是会议决议落实的督查牵头部门，建立《会议决议落实台账》，对每一项决议进行销号管理，动态跟踪进度。2.督查方式包括书面督查、现场督查、听取汇报等，每半月对决议落实情况进行一次汇总通报，对进度滞后的单位下达《整改通知书》，要求限期整改。3.会议决议落实情况纳入各单位年度绩效考核指标，权重不低于绩效考核总分的20%：按时保质完成决议的，按考核标准得分；逾期1周内完成的，扣减该项分值的30%；逾期1-2周完成的，扣减该项分值的60%；逾期2周以上未完成的，该项分值全部扣除，并对责任单位负责人进行约谈；因落实不力造成不良影响或损失的，按学校相关规定追究责任。第六章会议经费与归档管理第二十一条会议经费管理1.会议经费严格按照学校财务管理制度执行，实行“先审批、后使用”，不得超预算、超标准开支。2.会议经费开支范围包括场地租赁费、设备租赁费、资料印刷费、专家劳务费、餐费等，开支标准严格执行学校差旅费、