采购项目现场踏勘组织实施细则

采购项目现场踏勘组织实施细则第一章总则第一条为规范采购项目现场踏勘行为，确保采购过程的公开、公平、公正和诚实信用，提高采购质量和效率，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合实际工作需求，特制定本实施细则。第二条本细则适用于所有依法必须进行招标的工程建设项目，以及技术复杂、性质特殊、不能准确详尽描述规格或需要实地考察才能确定具体方案的货物、服务类采购项目的现场踏勘活动。第三条现场踏勘应当遵循“客观公正、全面细致、信息对称、保密守纪”的原则。踏勘活动不得作为针对特定供应商的排他性条件，不得组织只有部分供应商参加的踏勘，除非采购项目有特殊安全要求并经主管部门批准。第四条现场踏勘的主要目的是为了让潜在投标人深入了解项目现场的自然、地理、水文、地质、气象等客观条件，以及周边交通、水电、通讯等配套设施情况，以便投标人编制科学合理的投标文件，避免因信息不对称导致的履约风险。第二章组织机构与职责分工第五条采购人或其委托的采购代理机构负责现场踏勘的组织与实施工作。应成立专门的现场踏勘工作组，工作组通常由采购人代表、技术专家、采购代理机构项目负责人及必要的后勤保障人员组成。第六条采购人的主要职责包括：（一）提供项目现场的基本资料，包括但不限于项目红线图、地质勘察报告、地下管线图纸等，确保资料的真实性和准确性；（二）协调项目现场管理单位，确保踏勘区域的通行权和作业面开放；（三）解答关于项目功能需求、使用要求、技术标准等方面的实质性提问；（四）对踏勘过程中发现的现场实际情况与采购文件描述不一致之处进行确认和书面说明。第七条采购代理机构的主要职责包括：（一）发布踏勘通知，明确集合时间、地点、联系人及现场纪律；（二）负责踏勘现场的签到登记工作，核实参与人员身份；（三）主持踏勘会议，引导供应商按既定路线进行考察；（四）记录踏勘过程中的问答情况，整理形成踏勘纪要；（五）监督踏勘活动遵守相关法律法规，防止串通投标等违规行为发生。第八条技术专家的主要职责是协助采购人从专业技术角度解释现场技术参数、施工工艺难点、特殊材料要求等，并对供应商提出的涉及技术实现的可行性疑问提供专业咨询，但不得透露应当保密的评审信息。第三章踏勘前准备与审批第九条在组织踏勘前，采购人或采购代理机构应进行充分的内部论证，确认该项目是否确有必要组织现场踏勘。对于通用性强、标准化程度高、现场环境对采购结果影响不大的项目，原则上不组织现场踏勘。第十条确需组织踏勘的，应在采购公告或采购文件中明确告知潜在投标人踏勘的时间、地点和联系方式。踏勘时间安排应合理，应给予潜在投标人足够的准备时间，且不得截标时间过近，避免投标人因时间仓促无法参与。第十一条踏勘工作组应制定详细的踏勘方案，内容包括但不限于：（一）踏勘流程安排：集合签到、现场介绍、分组考察、集中答疑等环节的时间节点；（二）踏勘路线规划：根据项目特点和考察重点，设计科学、高效的考察路线，覆盖所有关键区域；（三）安全保障措施：针对现场可能存在的安全隐患，制定相应的防护预案和应急处理机制；（四）人员分工：明确工作组各成员的具体职责和任务。第十二条准备工作还包括物资准备，需携带以下物品：（一）项目相关图纸资料（复印件或电子版）；（二）签到表、踏勘纪要记录表、问题收集单；（三）安全防护用品（如安全帽、反光背心等），并要求所有进入危险区域的人员佩戴；（四）测量工具（如激光测距仪、卷尺等）以备核实数据；（五）摄影摄像设备，用于记录现场原始风貌及踏勘过程。第十三条涉及特殊区域（如军事管理区、涉密场所、高危生产车间）的踏勘，必须提前办理相关准入审批手续，并严格遵守该区域的保密管理规定和安全管理制度。第四章现场踏勘实施流程第十四条签到与身份核验（一）踏勘开始前，工作组应组织所有参与供应商在指定地点集合。签到工作必须由采购代理机构主持，采购人代表监督。（二）参与踏勘的人员必须是供应商的法定代表人或其授权代表。授权代表需携带法定代表人授权书原件及本人身份证原件。（三）工作组应严格核对参与人员身份，禁止无关人员进入踏勘现场。对于未按时到达集合地点的供应商，视为放弃踏勘权利，采购代理机构不应为其单独组织踏勘。（四）签到表应记录供应商名称、参与人员姓名、职务、身份证号及联系方式，该签到表将作为后续处理质疑投诉的依据之一，并随采购文件一并存档。第十五条现场情况介绍（一）签到结束后，由工作组组长主持现场介绍会。首先宣读现场踏勘纪律，明确禁止私自接触、禁止录音录像（经允许除外）、禁止擅离队伍等要求。（二）采购人代表或技术专家应详细介绍项目概况、建设规模、技术标准、进度要求以及现场周边环境情况。（三）重点说明现场存在的客观制约因素，如地质条件复杂、周边居民协调难度大、供水供电负荷限制、夜间施工噪音管控要求等，提醒投标人在报价和方案中予以充分考虑。第十六条实地考察与引导（一）实地考察应按照预定路线进行。工作组人员应分兵把口，确保供应商在规定区域内活动，防止因误入危险区域发生安全事故。（二）在考察过程中，采购人应如实介绍现场实际情况，不得隐瞒对项目实施有重大影响的不利因素。（三）对于供应商提出的关于现场具体数据的询问（如场地标高、管线走向、现有设施尺寸等），工作组应现场予以核实。若能当场答复，应准确回答；若无法当场确定，应记录在案，待核实后统一答复。（四）严禁工作组人员在考察过程中向任何供应商透露其他供应商的名称、数量、报价等敏感信息，严禁发表具有倾向性或排斥性的言论。第十七条答疑与记录（一）考察结束后，工作组应组织集中答疑环节。供应商提出的疑问应以书面形式提交，口头提问仅作引导，最终确认以书面为准。（二）对于所有供应商提出的共性问题和个性问题，工作组应进行汇总整理。（三）关于问题的答复，应当遵循“不透露投标人信息、不涉及商业秘密”的原则。如果某一供应商的提问涉及采购文件中的遗漏或错误，其答复内容必须以澄清或修改公告的形式发送给所有获取采购文件的潜在投标人，确保信息对称。（四）工作组应指定专人负责记录踏勘全过程，详细记录各供应商的提问、工作组的答复以及现场讨论的关键点。记录内容需经工作组组长签字确认。第五章踏勘成果确认与文件归档第十八条踏勘纪要的编制（一）踏勘结束后3个工作日内，采购代理机构应编制《现场踏勘纪要》。纪要内容应客观、准确、完整，主要包括：踏勘时间、地点、参与供应商名单、现场情况综述、提问及答复汇总、现场发现的重大问题及处理建议等。（二）踏勘纪要中不得包含任何供应商的投标方案细节或商业机密。（三）踏勘纪要应经采购人确认无误后，按规定发布。若踏勘结果导致采购文件需要发生实质性变更（如技术参数调整、工程量增减等），必须按照法定程序发布澄清或修改公告，并顺延截标时间。第十九条现场资料确认（一）对于踏勘过程中确认的现场客观条件数据（如地形图、地下管线图等），应作为采购文件的附件组成部分，供所有投标人参考。（二）若现场实际情况与采购文件描述存在严重偏差，可能影响采购结果公正性或项目实施可行性时，采购人应立即暂停采购活动，重新梳理需求，修正采购文件后再行组织。第二十条档案管理（一）现场踏勘的所有相关资料均应纳入采购项目档案进行管理，保存期限不少于十五年。（二）归档资料包括但不限于：踏勘通知、踏勘方案、签到表（含身份证复印件）、授权委托书、踏勘纪要、提问与答复书面文件、现场影像资料、安全交底记录等。（三）档案管理应做到资料齐全、目录清晰、查找方便，确保采购全过程可追溯。第六章纪律与保密要求第二十一条回避制度（一）踏勘工作组成员与参与供应商有利害关系的，必须主动申请回避。（二）供应商发现踏勘工作组成员与其他供应商存在利害关系未回避的，有权向采购人或监管部门提出质疑或投诉。第二十二条行为规范（一）踏勘工作组成员不得接受供应商的任何宴请、礼品、礼金或有价证券。（二）严禁工作组成员私下接触某一供应商，为其提供其他供应商无法获得的额外信息。（三）供应商在踏勘过程中应遵守纪律，服从指挥，不得干扰正常踏勘秩序。严禁供应商之间相互串通，通过私下交流、交换联系方式等方式进行围标、串标活动。第二十三条保密义务（一）在中标结果公告前，踏勘工作组成员对踏勘过程中获取的供应商信息、踏勘纪要内容等负有保密义务。（二）供应商不得将踏勘过程中获悉的采购人内部信息、项目敏感数据泄露给第三方。（三）对于涉密项目的踏勘，所有参与人员必须签署保密协议，严禁携带手机、相机等电子设备进入核心涉密区域，严禁复制、摘抄涉密资料。第七章特殊情形处理第二十四条远程踏勘或视频踏勘（一）对于因客观原因无法组织所有潜在投标人集中到现场踏勘的（如跨省跨国项目、疫情管控、现场极其偏远危险等），经采购人主管部门同意，可采取远程视频踏勘或发放视频资料的方式进行。（二）采取远程踏勘方式的，采购人应确保提供的视频资料、全景图、数据资料等真实、全面、无死角，且应保证所有潜在投标人获得的信息完全一致。（三）视频踏勘资料应加盖采购人或代理机构电子印章，并注明资料形成时间，防止被篡改。第二十五条分批次踏勘（一）原则上不提倡分批次踏勘。若因现场空间狭小、安全承载能力有限等原因确需分批次的，必须保证各批次踏勘的内容、介绍人、讲解口径、环境条件完全一致。（二）不同批次踏勘的时间间隔不宜过长，避免因现场环境变化（如季节、天气、周边施工进度）导致各批次获取的信息产生实质性差异。（三）严禁利用分批次踏勘的机会，向不同批次的供应商透露不同的信息或进行倾向性引导。第二十六条突发情况处置（一）踏勘过程中遇恶劣天气（如暴雨、台风、暴雪）或突发事件（如现场事故、疫情封控），威胁到人员安全时，工作组应立即中止踏勘活动，组织人员有序撤离。（二）中止的踏勘活动，应尽快重新组织并通知原报名参与的供应商。若无法重新组织，应发布变更公告取消踏勘环节，并在采购文件中说明相关风险由投标人自行承担。第八章安全管理第二十七条安全责任划分（一）采购人或采购代理机构应负责踏勘现场的安全告知和必要的现场安全管理，提供符合基本安全标准的考察环境。（二）供应商参与踏勘人员作为具有完全民事行为能力的成年人，应对自身安全负直接责任。应严格遵守安全操作规程，佩戴必要的防护用品。第二十八条安全交底（一）踏勘开始前，必须进行书面安全交底。向所有参与人员告知现场存在的危险源（如深基坑、高压电、高空坠物、有毒气体等）及防范措施。（二）所有参与踏勘的供应商代表必须签署《安全责任承诺书》，承诺遵守现场安全管理规定，对自身安全负责，若因违规操作导致的人身伤害或财产损失，责任自负。第二十九条应急预案（一）工作组应配备急救药箱，并掌握最近的医疗机构位置及联系方式。（二）对于建筑工程现场，应核实现场是否配备专职安全员，协助处理突发安全事件。（三）若发生人员受伤等安全事故，应立即停止踏勘，优先救治伤员，并按规定向有关部门报告。第九章附则第三十条本细则未尽事宜，按照相关法律法规及行业主管部门规定执行。第三十一条本细则由采购管理部门负责解释。第三十二条本细则自发布之日起施行。以下为配套使用的标准化表格及工具：表一：采购项目现场踏勘签到表序号供应商名称（全称）参与人员姓名职务身份证号码联系电话签到时间签名备注123...注：本表一式两份，采购代理机构和采购人各留存一份。表二：现场踏勘问题记录与答复单问题编号提问供应商提问时间问题描述涉及领域现场初步答复核实后正式答复答复形式Q-001（隐去名称）09:30地下管线是否有燃气管道？工程需核实图纸确有，位于红线北侧3米处公告澄清Q-002（隐去名称）10:15现场是否提供临时用水接口？商务有接口直径DN50，水费自理现场口头+纪要...注：正式答复栏内容如涉及采购文件变更，必须走澄清修改流程。表三：踏勘工具与安全物资准备清单类别物品名称规格/型号数量状态责任人用途说明办公文具签到表A4打印20份良好张三身份核验答疑记录本专用2本良好张三记录问答便签纸/笔黑色签字笔30支良好李四现场记录测量工具激光测距仪/2台电量充足王工核实尺寸卷尺50米2把良好王工核实尺寸安全防护安全帽白色/红色20顶完好赵六头部防护反光背心荧光黄20件完好赵六视觉警示急救药箱标准配置1箱在效期内赵六应急处理影像设备相机单反/微单1台电量/存储卡李四留档记录录音笔/2支电量充足张三辅助记录表四：踏勘纪律承诺书（模板）现场踏勘纪律与安全责任承诺书本人系\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_（供应商名称）的授权代表，代表本公司参与\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_（项目名称）的现场踏勘活动。本人已认真阅读并充分理解现场踏勘的各项规定，现郑重承诺如下：一、遵守国家法律法规及采购人、采购代理机构的现场管理规定，服从工作人员的统一指挥和引导，不擅自离队，不进入非考察区域。二、严格遵守保密纪律，不私自接触其他供应商，不进行串通投标等