企业ESG管理体系 信息交流与沟通控制程序

第6.3节PRO-003信息交流与沟通控制程序使用说明：本文件整理了企业内外部ESG信息交流与沟通管理的通用程序参考，包含管理流程、实施提示及配套表单模板，供相关人员参考使用。第1条目的

确保企业内部各部门之间、企业与外部利益相关方之间就ESG相关信息进行有效、及时、准确的交流与沟通。第2条范围

适用于企业ESG管理体系运行过程中产生的所有内外部ESG信息交流、沟通及披露活动。第3条职责参考

第3.1款ESG推进组：归口管理，协调企业级重大ESG信息交流，规范信息记录与留存。

第3.2款各部门：负责本部门业务范围内ESG信息的收集、处理、传递与回应。

第3.3款董事会办公室或证券部（如适用）：负责涉及投资者、监管机构的重大ESG信息披露与专业沟通。第4条工作程序第4.1款内部信息交流第4.1.1项建立多渠道内部交流机制，确保ESG信息在企业内部传递畅通：

（1）月度或季度ESG工作会议：由ESG推进组组织，各部门ESG联络岗位参加，通报当期ESG绩效数据、目标完成进度、重点任务推进情况及存在问题。

（2）内部办公系统公告：通过企业内部办公系统、邮件群组或内部社交平台，及时发布ESG相关政策法规更新、体系文件变更、内部审核通知等重要信息。

（3）部门间沟通函：涉及跨部门协作的ESG事项，发起部门应以书面形式（邮件或工作函）发送至相关部门，明确事项内容、协作要求及完成时限。

（4）公示栏或电子看板：在生产现场、办公区域设置ESG信息公示栏或电子看板，定期更新ESG方针、目标、绩效数据及重要通知。第4.1.2项各部门应及时传递以下ESG相关信息，确保信息传递至相关岗位：

（1）ESG方针、年度目标及分解方案。

（2）ESG绩效数据及趋势分析。

（3）体系文件变更、新增或作废通知。

（4）内部审核发现的不符合项及整改要求。

（5）管理评审决议及改进行动计划。

（6）相关法律法规及行业标准的更新信息。

（7）ESG培训通知及培训材料。第4.1.3项ESG推进组应定期汇总ESG管理动态，每季度编制《ESG管理简报》，通过内部办公系统或邮件向全员发布。简报内容可包括：本季度ESG绩效亮点、重点任务进展、内外部审核结果、下季度工作计划等。第4.2款外部信息交流第4.2.1项客户沟通

（1）市场或服务部负责接收客户关于产品ESG性能、碳足迹、有害物质含量、供应链合规等方面的问询。

（2）收到客户问询后，应在2个工作日内协调研发部、质量部、供应链部等相关部门提供准确信息，由市场或服务部统一回复客户。

（3）回复内容应真实、准确，不得提供虚假信息或做出超出企业实际能力的承诺。

（4）每次客户问询及回复应形成《客户ESG相关问询处理记录》，记录问询内容、回复时间、回复内容及客户反馈。第4.2.2项供应商沟通

（1）供应链部负责向供应商传递企业ESG管理要求，包括但不限于：供应商行为准则、环保合规要求、劳动权益保障要求、商业道德要求等。

（2）新供应商准入时，供应链部应通过书面方式向其传达企业的ESG管理要求，并要求其签署确认回执。

（3）每年至少组织一次核心供应商ESG沟通会议，通报企业ESG管理动态、供应商ESG绩效评价结果及改进方向。

（4）收集供应商ESG绩效信息，包括环保合规证明、安全生产记录、劳动用工情况等，作为供应商绩效评价的依据。

（5）供应商沟通情况应形成《供应商ESG沟通记录》。第4.2.3项政府与监管机构沟通

（1）法务部或ESG推进组负责对接政府及监管机构，按要求报送ESG相关信息。

（2）涉及环境保护、安全生产、产品质量、劳动用工等领域的定期报告或数据报送，由相关职能部门负责编制，经法务部审核后报送。

（3）政府或监管机构进行现场检查时，ESG推进组应协调相关部门配合检查，提供所需的文件、记录及现场支持。检查结束后，应汇总检查结果、整改要求及后续改进计划，形成《政府监管ESG沟通记录》。第4.2.4项社区沟通

（1）行政部或ESG推进组负责开展社区ESG沟通活动，通报企业环保、安全、公益等工作情况。

（2）社区沟通方式可包括：社区公告栏发布环境监测数据、定期组织社区座谈会、开展企业开放日活动、参与社区公益活动等。

（3）收集社区意见和建议，对涉及企业ESG管理的合理建议，应纳入管理评审进行讨论。社区沟通情况应形成《社区ESG沟通记录》。第4.3款重大ESG信息披露第4.3.1项涉及以下事项的，属于重大ESG信息，应按规定进行披露：

（1）ESG战略调整、方针修订或年度目标重大变更。

（2）重大ESG事件，如环境污染事故、重大安全事故、重大客户投诉或产品召回。

（3）年度ESG报告或可持续发展报告。

（4）涉及投资者、债权人或其他利益相关方重大利益的ESG信息。

（5）法律法规或监管机构要求披露的其他ESG信息。第4.3.2项重大ESG信息披露流程：

（1）ESG推进组负责组织编制披露材料，确保信息真实、准确、完整。

（2）经ESG管理委员会审议通过后，由总经理或授权岗位批准。

（3）由董事会办公室或证券部（如适用）按照规定的渠道、时限和格式进行披露。

（4）披露材料及审批记录应归档保存，形成《ESG重大信息披露台账》。第4.4款信息记录与保密第4.4.1项所有内外部ESG信息交流均应形成记录。记录内容应包括：交流主题、交流类型（内部或外部）、相关方名称、交流时间、参与岗位、交流主要内容、达成共识及后续行动、责任部门和完成时限。记录表单参照《重要内外部信息交流记录》执行。第4.4.2项ESG信息交流过程中，应严格遵守企业保密管理规定。涉及商业秘密、技术秘密、客户信息、从业人员隐私等敏感信息的内容，应按照保密级别进行管控，确保信息传递范围仅限于需知悉的相关岗位。第4.4.3项对外披露的ESG信息，应经审批后方可对外发布。未经授权，任何岗位不得以企业名义对外发布ESG相关信息或接受媒体采访。第4.4.4项信息交流记录应定期归档。电子记录应设置访问权限并定期备份，纸质记录应分类存放、妥善保管。一般信息交流记录保存期限不少于3年，重大ESG信息披露记录保存期限不少于5年。第4.5款信息交流效果评估第4.5.1项ESG推进组应每半年对信息交流效果进行一次评估。评估内容应包括：

（1）内部信息传递的及时性：重要ESG信息是否在规定时限内传递至相关岗位。

（2）外部信息回应的满意度：客户问询是否在规定时限内回复，相关方对回复内容是否满意。

（3）信息交流记录的完整性：各类信息交流记录是否按要求填写、归档。

（4）信息交流渠道的有效性：现有沟通渠道是否满足信息传递需求，是否存在信息盲区。第4.5.2项评估方法可包括：

（1）抽查信息交流记录，核查传递时限和内容完整性。

（2）对客户、供应商等外部相关方进行回访或满意度调查。

（3）收集内部各部门对信息传递效率和质量的反馈意见。第4.5.3项对评估中发现的问题，ESG推进组应制定改进措施，明确责任部门和完成时限。改进措施可包括：优化沟通流程、增加沟通频次、开通新的沟通渠道、加强相关人员培训等。第4.5.4项评估结果及改进措施应形成书面记录，作为下一次管理评审的输入。第5条相关文件

5.1《文件与记录控制程序》

5.2《企业保密管理规定》

5.3《ESG信息披露管理办法》第6条配套记录参考

6.1《重要内外部信息交流记录》

6.2《客户ESG相关问询处理记录》

6.3《供应商ESG沟通记录》

6.4《政府监管ESG沟通记录》

6.5《社区ESG沟通记录》

6.6《ESG重大信息披露台账》

6.7《ESG管理简报》

6.8《信息交流效果评估报告》第7条实施提示7.1建议在内部办公系统中设置ESG信息专区，分类存放ESG方针目标、体系文件、绩效数据、培训资料、会议纪要等，便于各部门随时查阅。7.2对外沟通中涉及数据披露时，应确保数据口径一致、来源可追溯。不同渠道发布的同一指标数据，应采用相同的统计方法和计算依据。7.3客户ESG问询中频繁出现的问题，可整理为《常见问题解答》，经审核后在企业网站或客户服务系统中发布，提高回复效率。7.4供应商沟通会议可与年度供应商大会合并召开，但ESG相关内容应有独立的议程安排和专项讨论时间。7.5信息交流效果评估可与内部审核合并进行，由内审员在审核过程中收集信息传递效率和质量的证据，减少重复工作。第8条附：核心表单模板以下为本文提到的核心记录表单模板，可直接复制到Word中使用。填写时签署岗位名称，不填写个人姓名等隐私信息。PRO-003-01重要内外部信息交流记录序号交流主题类型(内部/外部)相关方名称交流时间参与岗位主要内容后续行动责任部门完成时限记录岗位1____________________________________________________________________________________________________2____________________________________________________________________________________________________PRO-003-02客户ESG相关问询处理记录问询编号__________问询日期____