广告合作招投标管理制度流程

广告合作招投标管理制度流程一、总则（一）目的与依据为规范公司广告合作项目的招投标行为，提高广告投放效益，保证项目质量，防范合作风险，保护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司所有通过招投标方式进行的广告合作项目，包括但不限于媒体广告投放、创意设计、活动执行、内容制作等各类广告相关服务的采购与合作。凡涉及规定金额标准或特定条件的广告合作项目，均须遵照本流程执行。（三）基本原则广告合作招投标活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，确保所有符合条件的潜在合作方均有平等参与机会，并以最优综合方案选定合作方。二、组织与职责（一）招标工作领导小组公司成立广告合作招标工作领导小组（以下简称“领导小组”），由公司相关领导、市场、采购、财务、法务及相关业务部门负责人组成。其主要职责包括：1.审批广告合作招标项目的立项及招标方案；2.审定重要项目的招标文件及评标标准；3.听取招标工作进展汇报，协调解决重大问题；4.审定中标结果，批准签订合作合同。（二）招标执行部门公司指定市场部（或采购部/招投标管理部，根据公司实际情况确定）作为广告合作招投标工作的牵头执行部门（以下简称“招标执行部门”），其主要职责包括：1.负责招标项目的具体组织与实施工作；2.牵头编制招标方案、招标文件；3.发布招标信息，组织潜在投标人报名；4.组织招标文件的答疑、澄清；5.组织开标、评标会议；6.负责投标文件的接收、保管与保密；7.汇总评标结果，报领导小组审批；8.负责中标通知的发放，组织合同谈判与签订。（三）需求部门提出广告合作需求的业务部门（以下简称“需求部门”）是招标工作的重要参与方，其主要职责包括：1.准确、详细地提出广告项目的需求规格、技术参数、质量标准、服务要求及预算金额；2.参与招标文件中技术需求部分的编制与审核；3.推荐潜在合格投标人（如适用且符合规定）；4.参与评标委员会，负责对投标方案的技术部分进行评审；5.配合招标执行部门进行合同履行过程中的技术对接与验收。（四）其他相关部门1.财务部：负责审核招标项目的预算，参与合同款项支付条款的审核，确保资金合规使用。2.法务部/合规部：负责审核招标文件、合同文本的合法性与合规性，提供法律支持，防范法律风险。3.技术部门（如适用）：对涉及技术开发、系统对接等广告项目提供技术支持和评审意见。三、招标流程（一）项目立项与需求确认1.需求部门根据公司营销计划或业务发展需要，提出广告合作项目申请，明确项目背景、目标、预算、需求详情、期望合作周期等，并提交至招标执行部门。2.招标执行部门会同财务部对项目预算进行初步审核，需求部门进一步细化需求，形成正式的《广告合作项目需求说明书》。3.对于达到公司规定招标标准的项目，由招标执行部门按程序报请领导小组审批立项。（二）招标方式与组织形式确定1.招标方式：根据项目金额、性质、复杂程度及市场竞争情况，可选择公开招标、邀请招标等方式。*公开招标：适用于金额较大、市场竞争充分的项目，通过指定媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或其他组织投标。*邀请招标：适用于项目技术复杂、专业性强或符合条件的潜在投标人数量有限的情况，向3家及以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书。*达到国家或地方政府规定强制招标标准的项目，须严格按照国家相关法律法规执行。2.组织形式：公司广告合作招标一般采用自行招标方式，由招标执行部门组织实施。对于特别重大或复杂的项目，经领导小组批准，可委托具有相应资质的招标代理机构代理招标。（三）招标文件编制与审核1.招标执行部门牵头，会同需求部门、法务部、财务部等相关部门共同编制《广告合作项目招标文件》。2.招标文件一般应包含以下主要内容：*招标公告/投标邀请书*投标人须知（包括投标文件的组成、递交方式、截止时间、开标时间地点等）*广告项目需求与技术规格要求（由需求部门主导）*合同主要条款（包括服务范围、价格、付款方式、交付成果、验收标准、违约责任等）*投标文件格式*评标标准与方法（应明确各项评审因素及其权重）*其他需要说明的事项3.招标文件编制完成后，须履行公司内部审核程序，经相关部门负责人及领导小组审定后发布。（四）发布招标信息或发出投标邀请1.采用公开招标的，招标执行部门应在国家指定的媒介或公司官方渠道（如适用）发布招标公告。招标公告应载明招标人名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。2.采用邀请招标的，招标执行部门应向选定的潜在投标人发出投标邀请书，邀请书内容参照招标公告核心要素。（五）潜在投标人资格预审（如适用）对于技术复杂或有特殊要求的重大广告项目，可根据需要对潜在投标人进行资格预审。资格预审文件应明确资格审查的标准和方法。经资格预审合格的投标人，方可参加投标。（六）发售招标文件与澄清答疑1.招标执行部门按规定向符合条件的潜在投标人发售或提供招标文件。2.投标人对招标文件有疑问的，应在规定时间内以书面形式向招标执行部门提出。招标执行部门对投标人的疑问进行汇总整理，必要时会同需求部门等进行研究，在规定时间内以书面形式（答疑文件或补遗通知）向所有已获取招标文件的投标人进行澄清或解答，该澄清或解答作为招标文件的组成部分。（七）投标文件递交与接收1.投标人应按照招标文件要求，在规定的投标截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。2.招标执行部门负责接收投标文件，并对送达时间、密封情况等进行记录。逾期送达或未按要求密封的投标文件，招标人有权拒收。（八）开标1.开标应在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应为招标文件中预先确定的地点。2.开标由招标执行部门主持，邀请所有投标人参加，并可邀请公司纪检监察人员（如设）或相关领导列席监督。3.开标时，由投标人代表或其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可由招标人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。4.开标过程应当记录，并存档备查。（九）评标1.评标委员会组建：开标前，由招标执行部门从公司评标专家库中随机抽取（或根据项目情况由领导小组指定）相关领域专家组成评标委员会，负责投标文件的评审工作。评标委员会人数应为不少于3人的单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。需求部门可委派代表参与评标，但不得担任评标委员会负责人。2.评标原则与保密：评标委员会应严格按照招标文件确定的评标标准和方法独立进行评审，做到客观、公正、保密。评标过程及相关信息在中标结果确定前不得泄露。3.初步评审：评标委员会首先对投标文件进行初步评审，检查投标文件是否实质上响应招标文件的要求，有无重大偏差或废标情形（如未按要求盖章签字、未提交投标保证金、报价明显不合理等）。4.详细评审：对通过初步评审的投标文件，评标委员会根据评标标准和方法进行详细评审，对投标人的技术方案、报价、履约能力、资质信誉、服务承诺、案例经验等方面进行综合打分或评议。广告项目的评审应重点关注创意方案的契合度、执行能力、媒体资源优势、服务团队专业水平以及综合性价比。5.澄清说明：评标委员会认为需要投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要澄清或者说明的，应当以书面形式要求投标人作出澄清或者说明，但澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。6.评标报告：评标结束后，评标委员会应根据评审结果推荐中标候选人（一般为1-3名，并标明排序），并向领导小组提交书面《评标报告》，详细说明评标过程、评审结果及推荐理由。（十）确定中标人并公示1.领导小组根据评标委员会提交的《评标报告》和推荐的中标候选人，结合项目实际情况，集体研究确定中标人。一般情况下应确定排名第一的中标候选人为中标人。2.中标人确定后，招标执行部门应在规定媒介或公司内部进行中标结果公示，公示期不少于规定时限。3.公示期内如无异议或异议不成立，方可发出中标通知书。（十一）发出中标通知书与签订合同1.公示结束且无异议后，招标执行部门向中标人发出《中标通知书》，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与招标人（公司）按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。合同条款不得与招标文件和中标人的投标文件的实质性内容相背离。3.合同签订前须履行公司合同审批流程。（十二）招标资料归档招标执行部门负责将整个招投标过程中的所有文件资料（包括立项申请、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同文本等）整理成册，按照公司档案管理规定进行归档保存。四、监督与责任（一）监督机制公司纪检监察部门（或指定的监督机构）应对广告合作招投标活动的全过程进行监督，确保招投标活动的公平、公正、合规。任何单位和个人有权对招投标过程中的违法违规行为进行举报和投诉。（二）责任追究对在招投标过程中出现的泄露保密信息、与投标人串通、歧视或排斥潜在投标人、评标不公、索贿受贿等违规违纪行为，一经查实，将依照公司相关规定对责任人进行严肃处理；涉嫌违法的，移交司法机关处理。五、附则（一）非招标方式对于未达到规定招标金额标准或因特