学术交流活动管理细则

学术交流活动管理细则第一章总则第一条目的与依据为深入贯彻实施创新驱动发展战略，营造自由开放、严谨求实的学术环境，进一步规范本单位（以下简称“本单位”）学术交流活动的组织与管理，提升学术影响力，促进学科建设与人才培养，根据国家相关法律法规及本单位科研管理规章制度，特制定本细则。第二条适用范围本细则适用于本单位所属各部门、各学院（系、所）及全体教职工、学生（含博士后、访问学者）组织开展或参与的各种形式学术交流活动。涵盖在本单位举办的国际、国内学术会议，专题学术研讨会、论坛、讲座，以及本单位人员赴外参加的学术会议、访问考察、合作研究等项目。第三条基本原则学术交流活动应当遵循“服务大局、注重实效、规范管理、厉行节约”的原则。（一）服务大局：学术活动应紧密围绕本单位发展规划、学科建设重点及科研攻关方向，有利于提升核心竞争力。（二）注重实效：反对形式主义，注重学术交流的质量与产出，鼓励实质性的国际合作与跨学科交叉。（三）规范管理：实行分类分级管理，明确审批权限，强化过程监督，确保活动有序开展。（四）厉行节约：严格执行财经纪律，合理编制预算，控制经费开支，提高资金使用效益。第四条活动分类本细则所称学术交流活动主要包括以下几类：（一）举办学术会议：指由本单位主办、承办或协办的国际性、全国性或区域性学术会议，包括年会、专题研讨会、高峰论坛等。（二）学术讲座与论坛：指邀请国内外知名专家学者、行业领军人物来本单位进行的学术报告、专题讲座或学术沙龙。（三）涉外学术交流：包括但不限于聘请境外专家讲学、本单位人员赴境外参加国际学术会议、开展合作研究、短期访问及国际学术组织任职相关活动。（四）国内学术出访：指本单位人员赴国内其他高校、科研机构、企业参加的学术会议、合作研究及学术调研等活动。第二章管理机构与职责第五条职能部门职责本单位科研管理部门（或学术委员会办公室）是学术交流活动的归口管理部门，主要职责包括：（一）制定和修订学术交流管理相关规章制度及年度规划；（二）负责学术会议（特别是涉外会议）的审核、报批与备案管理；（三）协调跨部门、跨学科的学术交流活动；（四）负责学术交流经费的预算审核与绩效评估；（五）汇总年度学术交流情况，编制统计报告，并作为考核依据。第六条二级单位职责各学院（系、所）作为学术交流活动的具体实施单位，主要职责包括：（一）根据学科发展需要，制定本单位年度学术交流计划并组织实施；（二）负责本单位举办学术活动的可行性论证、内容审核及初步审批；（三）负责邀请专家的背景核查、学术声誉评估及接待安排；（四）负责学术活动经费的预算申报、使用管理及报销审核；（五）负责学术活动资料的收集、归档及宣传报道工作。第七条财务与审计职责财务部门负责学术交流经费的财务管理和会计核算，依据审批后的预算及报销标准进行资金拨付与结算。审计与纪检监察部门负责对学术交流活动经费使用情况进行监督检查，对违规违纪行为进行处理。第三章计划与申报管理第八条年度计划管理学术交流活动实行年度计划制度。各二级单位应于每年年底前编制下一年度《学术交流年度计划表》，报科研管理部门备案。列入年度计划的活动，在经费保障上予以优先支持。未列入计划但因特殊原因确需举办的活动，须提交专项申请，说明理由及经费来源，经审批后方可实施。第九条举办会议申报在本单位举办学术会议，须提前履行申报手续。（一）国际学术会议：举办国际学术会议（含港澳台）须严格按照教育部及外事主管部门规定执行。一般应提前6个月提交《举办国际学术会议申请表》，内容包括：会议名称、主题、时间、地点、规模、主办方及协办方、组委会名单、经费预算及来源、特邀境外嘉宾名单、学术议程及征文通知等。经科研管理部门审核，报外事部门及单位领导审批后，向上级主管部门报备或报批。（二）国内学术会议：举办全国性或区域性学术会议，应提前3个月提交申请。申请材料应重点说明会议的学术价值、预期成果及经费筹措情况。第十条学术讲座备案各类学术讲座、论坛实行“一会一报”备案制。举办单位应在活动举办前5个工作日，将讲座主题、嘉宾简介、讲座内容摘要、时间地点及主持人信息报科研管理部门备案。涉及敏感议题或邀请敏感人员，须提前10个工作日提交专项报告，经相关职能部门会签及单位领导批准后方可举办。第十一条赴外参会申请本单位人员赴国（境）外参加学术会议，须凭会议正式邀请函及论文录用通知，提前填写《因公临时出国（境）学术交流申请表》，详细说明会议性质、学术价值、经费预算及行程安排，经所在单位同意、科研管理部门审核后，报外事部门按因公出国（境）规定办理审批手续。赴国内参加学术活动，原则上须经所在单位批准，并在活动结束后将参会总结及相关材料报科研管理部门登记。第四章内容管理与学术规范第十二条内容审查学术交流活动必须坚持正确的政治方向，恪守学术道德。各举办单位须对活动内容进行严格审查，严禁出现以下情形：（一）违反宪法确定的基本原则，危害国家安全、荣誉和利益；（二）煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结，宣扬邪教和封建迷信；（三）散布谣言、扰乱社会秩序，侮辱或诽谤他人，侵犯他人合法权益；（四）泄露国家秘密、商业秘密或个人隐私；（五）含有法律法规禁止的其他内容。第十三条学术诚信参与学术交流的人员应遵守学术诚信规范，严禁抄袭、剽窃、伪造数据等学术不端行为。邀请专家应保证其报告内容的原创性和科学性。对于在学术交流活动中发现的学术不端行为，任何人均可举报，本单位学术委员会将依据相关规定进行调查处理。第十四条安全管理举办大型学术会议或涉及公众参与的讲座，须制定安全工作预案，落实安全责任人，必要时需报请安全保卫部门协助维护现场秩序。涉及意识形态领域的讲座，举办单位需安排专人全程参与，并做好应急准备。第五章经费预算与管理第十五条经费来源学术交流活动经费来源包括：（一）单位年度专项预算拨款；（二）各级政府科研项目经费中列支的学术交流费；（三）社会捐赠、企业赞助及会议注册费收入等。举办单位应积极拓宽经费渠道，多渠道筹措资金，确保活动顺利开展。第十六条预算编制申请学术交流经费支持时，须编制详细的预算。预算编制应遵循实事求是、厉行节约的原则，各项支出标准应符合国家及本单位财务制度规定。预算科目包含内容编制要求与限制住宿费参会专家、特邀代表住宿开支严格执行差旅住宿标准，不得安排高档套房，不得向无关人员提供住宿。伙食费会议期间工作餐、自助餐开支严格控制标准，严禁提供高档菜肴、烟酒。一般安排自助餐或桌餐，人均标准按规定执行。场地租金会议室、音响设备、同声传译设备租赁优先使用本单位内部场地资源，确需外部租用的，需比价择优，费用合理。交通费接送站、市内交通及特邀专家差旅费按照差旅费管理规定执行，严禁租用豪华车辆。资料印刷费会议手册、论文集、议程表、证书制作尽量采用电子版资料，确需印刷的需控制数量和规格，双面打印，简约装订。劳务费专家讲课费、咨询费、临时工作人员劳务严格按照国家及本单位规定的标准发放，需代扣个人所得税。其他费用办公用品、网络布线、宣传横幅等与会议直接相关的必要开支，需详细说明。第十七条经费报销学术交流活动结束后，举办单位应及时办理报销手续。报销时须提供：（一）活动审批文件；（二）经费预算表；（三）参会人员签到表；（四）合法合规的原始凭证（发票、明细清单等）；（五）活动总结报告及新闻宣传报道复印件。财务部门对票据的真实性、合规性进行审核，超出预算或不合规的支出不予报销。第十八条会议注册费管理举办学术会议收取的注册费，须纳入本单位财务账户统一管理，实行“收支两条线”，严禁坐收坐支、账外循环或设立“小金库”。会议收支情况应在活动结束后1个月内进行决算，并报送科研管理部门和财务部门备案。第六章组织实施与过程管理第十九条前期筹备活动获得批准后，举办单位应成立筹备工作组，明确分工。（一）印发通知：及时发布学术会议征文通知或讲座预告，内容应准确、规范。（二）嘉宾联络：与邀请专家确认行程、讲座题目及多媒体设备需求。（三）场地布置：提前检查场地设施，悬挂会标，摆放座次表，设置签到处。（四）材料准备：准备会议手册、议程表、笔记本、笔等材料，并收集专家简介、演讲PPT（如允许）。第二十条现场执行（一）签到管理：严格实行参会签到制度，记录参会人数及人员构成。（二）主持人职责：主持人应把控活动节奏，介绍嘉宾背景，引导互动交流环节，并在结束时做总结发言。（三）记录工作：安排专人对活动进行记录，包括文字记录、拍照或录像，重要会议应安排速记。（四）突发处理：遇到设备故障、专家迟到或缺席等突发情况，应及时启动应急预案，妥善处理，并向参会人员做好解释工作。第二十一条宣传报道学术活动结束后，举办单位应在3个工作日内撰写新闻稿，在本单位官方网站、微信公众号等平台发布宣传。新闻稿应客观反映活动概况、主要观点及学术成果。涉及重大影响力的活动，可联系校外媒体进行报道。发布前须经本单位宣传部门审核。第二十二条涉外活动特殊要求接待外籍专家，应严格遵守外事纪律，注重礼仪规范。举办单位应提前协助专家办理签证、居留许可等手续，并告知我国相关法律法规及本单位管理规定。交流过程中，如涉及敏感话题，应予以适当引导或礼貌回避。第七章考核、成果与归档第二十三条考核评估科研管理部门定期对学术交流活动进行评估考核。评估指标包括：（一）活动计划完成率及执行规范度；（二）参会专家层次与规模；（三）学术成果产出（如论文集、合作意向、联合申请项目等）；（四）师生满意度及社会反响；（五）经费使用效益。考核结果将作为下一年度学术交流经费分配及二级单位科研绩效考核的重要依据。第二十四条成果管理鼓励将学术交流的成果转化为实际科研生产力。对于通过学术交流达成的合作研究意向，应积极签署合作协议，申报联合科研项目。对于会议上产生的优秀论文，应支持其发表在高水平期刊上。第二十五条档案管理学术交流活动实行“一事一档”制度。活动结束后1个月内，举办单位须将以下材料整理归档，并移交本单位档案管理部门：（一）活动申报与审批文件；（二）会议通知、议程、手册、邀请函；（三）专家演讲稿（或PPT）、论文集（全文或摘要）；（四）活动现场照片、录像资料；（五）签到表、新闻稿、总结报告；（六）经费决算表。档案保管期限遵照本单位档案管理规定执行，重要的国际学术会议档案应永久保存。第八章纪律与责任第二十六条违规处理在学术交流活动管理中，凡违反本细则规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予通报批评、取消申报资格、追回违规经费、行政处分等处理；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自举办学术活动，或虚假申报、骗取经费的；（二）擅自更改活动主题、内容、规模或邀请未经审核的嘉宾，造成不良影响的；（三）在活动中发表违反国家法律法规、政治纪律言论，且制止不力的；（四）经费管理混乱，存在贪污、挪用、私分、挥霍浪费等违纪违法行为的；（五）因组织不力、管理疏忽，造成重大安全事故或群体性事件的；（六）拒绝接受监督检查或弄虚作假、隐瞒事实的。第二十七条责任追究坚持“谁主管、谁负