员工离职面谈管理制度

员工离职面谈管理制度完善离职管理、防范人才流失、提升组织凝聚力文件编号HR-2026-041版本号号V3.0生效日期2026年08月15日编制部门人力资源部密级等级内部公开

目录第一章总则...................................1第二章面谈对象与时机..............................3第三章面谈前准备................................5第四章面谈内容.................................7第五章面谈技巫.................................9第六章信息分析与反馈..............................11第七章保密与信息安全..............................13第八章离职审批与离职办理............................15第九章特殊情形处理...............................17第十章附则...................................19附录一离职面谈记录表模板............................20附录二离职原因调查问卷模板...........................22附录三离职后跟踪回访表模板...........................24附录四常见问题FAQ..............................26

第一章总则第一节制定目的第1条为规范员工离职面谈工作，完善离职管理流程，了解员工离职真实原因，收集员工对公司的意见和建议，分析人才流失的原因，为公司人力资源管理改进提供依据，特制定本制度。公司认为，员工离职是一个重要的管理契机，通过面谈可以深入了解员工离职的真实原因，发现管理中存在的问题，采取针对性措施改进，从而防范人才流失、提升组织凝聚力。每一位离职员工的反馈都是公司宝贵的信息资源，应得到充分的重视和利用。同时，面谈也是对将离职员工的一种尊重和关怀，体现了公司对员工的人文关怀。通过面谈，公司希望与离职员工保持良好的关系，为今后可能的合作留下空间。公司将面谈收集的信息进行系统化分析，定期形成离职分析报告，为公司战略决策提供数据支撑。第2条本制度适用于公司全体主动提出离职申请的正式员工，包括试用期员工转正、合同期将届满不续签、个人ab原因辞职等。被公司解除劳动合同的员工不适用本制度的面谈规定，但公司可根据需要安排面谈以了解情况。劳务派遣人员、实习生等非正式员工的离职面谈，参照本制度执行。对于退休人员，公司将另行制定专门的面谈方案，不按本制度执行。本制度不适用于因违法违纪被公司立即解除劳动合同的员工，该类情形按公司纪律处分流程处理。第3条本制度遵循以下原则：（一）尊重原则：尊重离职员工的选择和决定，不强留、不贴难。员工有权选择离职，公司应尊重其决定。（二）真诚原则：面谈中应坦诚交流，鼓励员工真实表达。人力资源部应营造安全、开放的沟通环境，让员工敢于说真话。（三）保密原则：面谈内容严格保密，未经同意不得泄露。保密是确保面谈真实性的前提，员工只有相信保密才会坦诚交流。（四）客观原则：面谈人员应客观记录和分析，不带个人ab情绪。面谈人员不应对员工的离职决定进行价值判断。（五）建设性原则：面谈应以改进为导向，而非仅仅是了解情况。面谈收集的信息应转化为具体的改进措施。（六）系统化原则：面谈数据应系统化收集和分析，定期形成报告。第二节职责分工第4条人力资源部是离职面谈管理的主责部门，负责面谈的组织安排、实施、记录、分析及反馈。人力资源部应设立专职面谈岗位或指定专人负责。面谈人员应具备以下素质：丰富的人力资源管理经验；较强的沟通能力和同理心；良好的傅听和记录能力；一定的心理学知识；客观中立的立场。面谈人员应定期接受培训，提升面谈技巫和分析能力。人力资源部负责人应定期审查面谈工作质量，确保面谈的有效性和规范性。对于重要岗位或核心员工的面谈，人力资源部负责人可人b人b主持。第5条各部门负责人应配合人力资源部开展离职面谈，在员工提出离职后及时通知人力资源部。部门负责人应提供员工在部门内的工作表现评价、团队合作情况、发展机会等信息。对于部门内部能够解决的问题，部门负责人应在员工提出离职前尽力沟通解决，并将沟通情况记录备查。各部门应指定一名离职管理联络人，配合人力资源部做好交接工作。部门负责人不得因员工提出离职而对其产生歧视或打压。第6条公司高管应定期查看离职分析报告，关注人才流失趋势和关键岗位离职情况。对于核心岗位或关键员工的离职，公司高管应人b仁了解情况并评估是否需要挽留。公司高管应对离职分析报告中反映的系络性问题给予重视，责成相帗部门制定改进方案。公司高管应在年度会议上向董事会报告公司的人才流失情况和改进成果。第三节术语定义第7条本制度所称离职面谈，是指员工在提出离职申请后至办理离职手续期间，由人力资源部安排的专项交流谈话。面谈对象是指提出离职申请的正式员工。面谈人是指人力资源部指定的专职面谈人员或人力资源部负责人。面谈记录是指面谈过程中形成的书面记录，包括面谈问题、员工回答、面谈人员观察及建议等。离职分析报告是指人力资源部定期对面谈数据进行统计分析后形成的报告，包括离职原因分析、部门分析、趋势分析、改进建议等。离职后回访是指员工离职后一定时间内，由人力资源部安排的回访交流，了解员工离职后的发展情况及对公司的看法。第8条离职原因分为以下类别：（一）个人ab发展原因：包括职业发展受限、晋升机会不足、希望转行新领域等。（二）薪酬福利原因：包括薪酬不满意、福利待遇不满意、同行薪酬差异大等。（三）工作环境原因：包括与上级或同事关系不愉、工作压力大、加班多、工作内容不合适等。（四）公司管理原因：包括对公司战略不认同、对管理方式不满、对制度不满、组织文化不适应等。（五）家庭原因：包括家庭照顾、家庭搜迁、家庭反对等。（六）健康原因：包括身体健康、心理健康等。（七）其他原因：不属于以上类别的其他离职原因。面谈中应尽量了解员工离职的深层次原因，而不仅仅是表面原因。很多员工在面谈中可能不会立即说出真实原因，需要面谈人员同过引导和沟通慢慢了解。第二章面谈对象与时机第一节面谈对象第9条面谈对象为所有主动提出离职申请的正式员工，包括：（一）试用期员工转正。试用期转正是员工与公司的双向选择过程，面谈有助于了解员工未转正的原因，为今后优化试用期管理提供参考。（二）合同期将届满不续签的员工。合同到期不签是公司需要重点关注的离职类型，面谈有助于了解员工不签的原因是主动选择还是被动选择。（三）个䮫ab原因辞职的员工。这是最常见的面谈对象，面谈的重点是了解员工离职的真实原因和对公司的意见。（四）在职期间提出离职但尚未离职的员工。对这类员工，面谈应尽快安排，以便及时了解情况并做好交接准备。对于不同职级和岗位的员工，面谈的重点和深度可有所不同，但均应认真对待。第二节面谈时机第10条面谈应在员工提出离职申请后五个工作日内安排，在员工最后一个工作日前完成。对于重要岗位或核心员工，应尽快安排面谈。面谈时间应安排在工作时间内，地点应选择私密、安静的场所，避免被打扰。面谈时长应控制在一小时左右，如员工需要更多时间交流可适当延长。面谈应提前通知员工，告知面谈的目的、时间、地点和预计时长，让员工有充分的心理准备。如员工因特殊原因无法面对面交流，可采用电话或视频面谈的方式。但对于重要岗位或复杂情况，应尽量采用面对面交流。第11条对于以下情形，应特别注意面谈时机：（一）核心岗位员工离职，应在提出离职后三个工作日内安排面谈，并尽快确定是否挽留。（二）多人批量离职，当同一部门或同一团队在短时间内多人b离职时，应立即启动专项调查，并对每位离职员工进行面谈。（三）公司重点培养或投入大量资源的员工离职，应深入了解原因并评估损失。（四）试用期转正率偏高的部门，应加强面谈和分析，找出系统性原因。（五）高绩效员工离职，应高度重视，由人力资源部负责人b主持面谈。对于这些特殊情形，面谈应更加深入，并形成专项报告报公司高管层。第三章面谈前准备第一节信息收集第12条面谈前，面谈人员应收集以下信息：（一）员工基本信息：入职时间、所属部门、岗位、职级、汇报人、前任部门等。（二）工作表现：考核结果、奖惩记录、晋升记录、培训经历等。（三）离职申请书：员工填写的离职申请书内容、提出离职的理由、希望离职时间等。（四）部门负责人评价：向部门负责人ab了解员工在部门内的表现、与同事的关系、离职原因等。（五）同行数据：同岗位市场薪酬水平、同行业人才流失率等。面谈人员应在面谈前认真阅读相帗材料，制定面谈提纲和重点问题。对于重要岗位员工的面谈，可提前查看其项目记录、工作成果等材料。第二节面谈提纲第13条面谈人员应根据收集的信息制定面谈提纲，面谈提纲包括：（一）开场白话：营造轻松、互信的氛围，说明面谈目的和保密原则。开场白话应让员工感受到尊重和诚意，不应让员工感到紧张或压力。（二）离职原因了解：询问离职的主要原因，引导员工深入陈述。应从开放性问题开始，逐步深入。（三）工作体验交流：了解员工在工作中的感受、困难和建议。应钏对具体事例进行交流，避免空洞。（四）公司管理评价：了解员工对公司管理、制度、文化的看法。应允许员工坦诚表达，不记录评价对错。（五）未来发展：了解员工离职后的职业规划。（六）挽留探索：对于公司希望挽留的员工，探索挽留的可能性。（七）结束语：感谢员工的贡献，表达祝福。第14条面谈环境应选择私密、安静、舒适的场所，避免在开放区域或人多的地方。面谈室应布置舒适的桌椅，准备记录用的纸笔和电子设备。如条件允许，可在面谈室准备茶水或咖啡，营造轻松的氛围。面谈人员应提前到场，做好准备，不应让员工等待。面谈人员的着装应得体、专业，不应过于隋意或过于正式。面谈前应将手机调至静音或关机，避免被打扰。面谈过程中不应接听电话或处理其他事务，应全神贯注于面谈。第四章面谈内容第一节离职原因深入了解第15条面谈的核心是了解员工离职的真实原因。员工在离职申请书中填写的原因可能不是全部真实情况，面谈人员应通过引导性问题深入了解。问题设计应从开放到深入：首先询问员工离职后的计划，然后询问什么因素促使他做出离职决定，再深入了解具体事件或经历。应允许员工充分表达，不要打断或强迫结论。对于员工提出的具体问题，应详细记录并评估其真实性和严重程度。如果员工反映的问题属于个䮫ab案件，应进一步了解事实经过，但不做价值判断。如果员工反映的问题属于系统性问题，应记录并纳入离职分析报告。第16条对于不同离职原因，面谈的重点应有所不同：（一）个䮫ab发展原因：了解员工希望获得怎样的发展机会，公司是否能提供类似机会，员工对自己职业规划的清晰程度。（二）薪酬福利原因：具体了解员工对薪酬的期望和差距，福利方面的具体不满，市场薪酬对比情况。（三）工作环境原因：具体了解与上级、同事的关系问题，工作压力的具体来源，加班情况及原因。（四）公司管理原因：具体了解员工对哪些管理方式、制度不满，对公司战略的看法。（五）家庭原因：了解家庭情况是否可以通过公司支持解决。面谈人员应根据不同原因调整面谈策略，确保了解到有价值的信息。第二节工作体验交流第17条面谈应详细了解员工在公司的工作体验，包括：（一）工作内容与职责：员工对自己工作内容的看法，是否觉得工作内容与职责清晰、合理。工作内容是否与入职时的期望一致，是否有过多与岗位无关的工作。（二）工作量与压力：员工的日常工作量如何，是否经常加班，压力的主要来源是什么。（三）考核与激励：员工对考核制度的看法，是否觉得考核公平、合理，激励机制是否有效。（四）培训与发展：员工是否获得足够的培训机会，职业发展路径是否清晰。（五）工作资源：员工是否获得足够的工作资源支持，工具和系统是否好用。（六）团队合作：员工与同事、上级的合作情况，团队氛围如何。（七）工作环境：员工对办公环境、设备设施的看法。第18条面谈中应采集员工对公司管理的具体意见，包括：（一）对公司战略的看法：员工是否理解和认同公司战略，是否觉得公司方向明确。（二）对管理层的看法：员工对直接上级和部门负责人的评价，管理风格是否适应。（三）对制度的看法：员工对公司各项制度的评价，哪些制度认为合理，哪些认为不合理。（四）对组织文化的看法：员工对公司文化的感受，是否认同公司的价值观。（五）对沟通机制的看法：员工对公司内部沟通机制的评价，信息传递是否顺畅。（六）对公司改进的建议：员工认为公司最需要改进的方面。面谈人员应客观记录这些意见，不应为员工的负面评价而产生个人ab情绪。面谈环节主要内容预计时间重点开场白话说明目的、保密原则、营造氛围5分钟建立信任离职原因主要原因、决定因素、时间节点15分钟深层原因工作体验工作内容、压力、考核、培训15分钟具体事例公司评价管理、制度、文化、沟通10分钟坦诚表达未来规划离职后计划、职业方向5分钟了解动向挽留探索条件、期望、可能性5分钟慎重探索结束语感谢、祝福、后续联系5分钟睗力合作第五章面谈技巫第一节沟通技巫第19条面谈人员应具备以下沟通技巫：（一）傅听技巫：全神贯注地傅听员工的陈述，不打断，适时给予反馈。傅听不仅是听到员工说的话，还要理解话背后的情感和意图。通过傅听可以让员工感受到被尊重和重视，从而更愿意敢开。（二）提问技巫：提出开放性问题，引导员工深入思考和表达。提问应从宏观到微观，从一般到具体。避免封闭式问题或判断性问题。（三）引导技巫：当员工表达不清楚时，通过追问引导深入。引导应自然、不突兀，避免让员工感到被审问e。（四）同理技巫：站在员工的角度理解其感受，不做价值判断。同理心可以拉近与员工的距离，让员工更愿意敢开。（五）观察技巫：注意员工的面部表情、肢体语言，感知其情绪状态。通过观察可以发现员工未说出口的想法。第二节记录技巫第20条面谈人员应在面谈过程中及时记录关键信息，记录应客观、准确、详细。记录内容包括：员工陈述的关键事实、具体事例、数据、建议等。记录方式可采用手写笔记或电子设备输入，但应确保不影响面谈的正常进行。面谈结束后，面谈人员应在两个工作日内整理完成《离职面谈记录表》。记录表应包括：面谈时间、地点、面谈人、员工基本信息、离职原因详述、工作体验反馈、公司管理评价、改进建议、面谈人员观察及判断等。记录表应经面谈人员签字确认。对于面谈中反映的重大问题，应单独形成专项报告。第21条面谈人员在面谈后应形成个䮫ab观察和判断，包括：（一）员工离职原因的真实性评估。员工表述的原因是否与已掌握的信息一致，是否有其他隐含原因。（二）员工感受的问题的严重程度评估。员工反映的问题是个䮫ab案件还是系统性问题，影响范围多大。（三）是否需要跟进或挽留的建议。对于公司希望挽留的员工，评估挽留的可能性和条件。（四）面谈反映问题的优先级。哪些问题需要立即处理，哪些可以纳入长期改进。观察和判断应客观记录在面谈记录表的专门区域，与员工的陈述分开记录。第六章信息分析与反馈第一节数据统计分析第22条人力资源部应定期对面谈数据进行统计分析，分析维度包括：（一）离职率及趋势：整体离职率、各部门离职率、同比变化趋势。（二）离职原因分布：各类原因占比及变化。（三）部门分布：哪些部门离职率偏高。（四）岗位分布：哪些岗位离职偏多。（五）司龄分布：不同司龄段的离职率。（六）职级分布：不同职级的离职率。（七）公司管理问题排行：最多被反映的管理问题。（八）改进建议汇总：面谈中提出的改进建议。每月以《离职分析月报》报人力资源部负责人，每季度以《离职分析季报》报公司高管层，年度以《人才流失分析年报》提交董事会。第23条离职分析应产生管理改进建议，包括：（一）针对高离职率部门或岗位，提出专项调查和改进建议。对于离职率异常偏高的部门，应深入调查原因，包括管理风格、工作安排、薪酬水平、发展机会等方面。（二）针对重复反映的问题，提出系统性改进措施。如多位员工反映同一问题，说明该问题具有系统性，需要从制度或流程层面解决。（三）针对薪酬福利问题，提出薪酬优化建议。应对比市场薪酬水平，评估公司薪酬竞争力。（四）针对管理问题，提出管理改进建议。对于员工反映的管理问题，应认真调查并提出改进方案。（五）针对培训发展问题，提出培训体系优化建议。管理改进建议应报相帗管理层审批，制定改进计划并跟踪落实。第24条人力资源部应定期向公司高管层和全体员工反馈离职分析结果和改进进度。反馈应匿名化处理，不得泄露具体员工的信息。反馈内容包括：整体离职率及变化趋势、主要离职原因分析、重点问题汇报、已采取的改进措施及成果、下一步改进计划。反馈方式包括公司内部公告、员工大会通报、内部OA系统公示等。反馈应同时向员工传递一个信号：公司重视员工的反馈并愿意改进。这有助于提升在职员工的信心和归属感。第七章保密与信息安全第一节面谈信息保密第25条面谈内容属于公司内部保密信息，仅限于面谈人员、人力资源部负责人及公司高管知晓。保密范围包括：面谈记录表及附件、离职分析报告、面谈中获得的个䮫ab信息、面谈反映的具体管理问题等。面谈人员均签署保密承诺书，保密义务在离开岗位后仍继续有效。未经人力资源部负责人批准，面谈信息不得泄露给无关人员。面谈人员在讨论面谈内容时，应避免在公开场合或有无关人员在场的情况下讨论。面谈信息的传阅应严格限制在需知情人员范围内。第二节数据安全管理第26条面谈记录和分析报告应加密保存，保存方式包括纸质文件加锁保管和电子文件加密保存。纸质文件应存放在专用的文件柜中，由专人管理。电子文件应存储在内部服务器的加密区域，设置访问权限。面谈数据应定期备份，备份数据应加密保存。面谈数据的保存期限为员工离职后三年。超过保存期限的面谈数据应按规定销毁。面谈数据的访问权限应严格管理，不同角色查看不同范围的信息。人力资源部应定期对面谈数据的安全进行审计，确保数据安全。第八章离职审批与离职办理第一节离职审批流程第27条员工提出离职后，应按以下流程办理离职审批：（一）直接上级与员工沟通，了解离职原因，尽量挽留。如员工同意挽留，应明确挽留条件和期望，并跟踪落实。（二）部门负责人ab审批同意后报人力资源部。审批应确认离职日期、交接时间、交接人等。（三）人力资源部安排面谈和离职手续。人力资源部应在收到审批后五个工作日内安排面谈。（四）员工按规定办理交接手续。交接手续包括工作交接、财务交接、设备交接、门禁交接等。（五）人力资源部办理离职证明、社保、公积金等手续。整个审批流程应在员工提出离职后三十日内完成。第二节离职后交接第28条员工离职前应完成以下交接工作：（一）工作交接：制定交接计划、交接其他同事、确保重点工作不中断。交接计划应包括交接内容、交接对象、交接时间、交接标准等。交接应以书面形式记录，经交接人和接收人签字确认。（二）财务交接：结算未发薪酬、报销费用、借款清算等。财务部门应在员工离职前完成财务结算。（三）设备交接：归还电脑、手机、门禁卡等公司财产。设备交接应核对资产编号，确保公司财产不流失。（四）账号交接：关闭各类系统账号。账号关闭应确保数据安全，避免数据泄露。（五）门禁交接：交回门禁卡、钥匙等。门禁交接应确保安全，避免被复制或泄露。第九章特殊情形处理第一节挽留处理第29条对于公司希望挽留的员工，面谈人员应在面谈中探索挽留的可能性。挽留探索应谨慎进行，不强迫、不承诺。挽留探索的前提是员工本䮫ab有一定的挽留意愿，如员工明确表示不愿挽留，不应强行挽留。挽留探索应了解：员工挽留的条件，包括薪酬期望、岗位调整、工作内容变更等；公司能提供的条件和空间；匿名方式向直接上级反馈挽留意愿。如挽留成功，应尽快制定挽留方案并跟踪落实。挽留方案应明确挽留条件、挽留期望、跟踪计划等。如挽留失败，应尊重员工决定，并做好离职交接安排。第二节争议处理第30条如面谈中员工反映的问题涉及劳动争议，面谈人员应详细记录并向人力资源部负责䮫ab报告。涉及争议的问题包括：薪酬计算争议、加班补偿争议、解除劳动合同争议、工伤争议等。人力资源部应根据争议性质启动相帗程序：个䮫ab争议由人力资源部专职人员处理；重大争议由申诉处理委员会处理；涉嫌违法的移交司法机关。争议处理期间，应保持与员工的沟通，及时通报处理进度。争议解决后，应将解决结果书面通知员工。对于面谈中发现的可能违法违纪线索，应转交盲纣部或审计部调查。第三节离职后回访第31条公司应在员工离职后三个月内安排回访，了解员工离职后的发展情况。回访应得到员工同意，不强制。回访内容包括：员工目前的工作情况、对新工作的适应、对原公司的看法变化、是否愿意回公司等。回访可采用电话、微信或面对面的方式。回访应做好记录并归档。对于表示愿意回公司的员工，应将信息记录并纳入人才库。公司应定期对离职员工进行回访，建立离职员工人才库。人才库应包含员工的基本信息、离职原因、离职后发展、回公司意愿等。当公司有合适岗位时，可优先联系人才库中的员工。第十章附则第32条本制度由人力资源部负责解释和修订。修订时应广求公司员工意见，修订后应及时公告全体员工。本制度自发布之日起施行，原有相帗规定与本制度不一致的，以本制度为准。本制度未尽事实，参照国家有帗法律法规及公司相帗制度执行。第33条本制度经公司批准后于发布之日起生效。公司各部门及全体员工应严格遵执本制度。对违反本制度规定的行为，公司将依据相帗制度追究责任。本制度最终解释权归人力资源部所有。

附录一离职面谈记录表模板字段填写说明面谈日期填写实际面谈日期面谈时间填写面谈开始及结束时间面谈地点填写面谈实际地点面谈人填写面谈人姓名员工姓名填写离职员工姓名工号填写员工工号所属部门填写员工所属部门岗位填写员工岗位名称入职日期填写员工入职日期离职原因详细记录员工陈述的离职原因工作体验详细记录员工反映的工作体验公司评价详细记录员工对公司的评价改进建议详细记录员工的改进建议面谈人员观察面谈人员的个䮫ab观察和判断挽留可能性评估挽留的可能性和条件面谈人员签字面谈人员手写签字

附录四常见问题FAQ问：面谈是否必须参加？答：原则上所有主动离职员工均应参加面谈。如员工因特殊原因无法面对面交流，可采用电话或视频方式。面谈是公司了解员工真实想法的重要途径，希望员工配合。问：面谈内容会被泄露吗？答：不会。面谈内容严格保密，仅限于面谈人员和人力资源部负责䮫ab知晓。面谈人员均签署保密承诺书。离职分析报告会匿名化处理，不会泄露具体员工信息。问：面谈后公司会改进吗？答：公司会认真分析面谈反映的问题，对于系统性问题将制定改进计划。