公司印章使用管理协议

公司印章使用管理协议一、总则为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理工作，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司的合法权益，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定，结合本公司实际情况，特制定本协议。本协议所称公司印章（以下简称“印章”）是指公司在经营管理活动中行使职权、明确公司权利义务关系的重要凭证和工具，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章及各职能部门印章等。公司所有印章的管理，均适用本协议。任何部门或个人在使用、保管印章时，必须严格遵守本协议的各项规定。印章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、审批用印”的原则。二、印章的种类与保管（一）印章的种类1.公司公章：用于公司对外正式文件、报告、函件、证明等具有法律效力的文件。2.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议及相关法律文件。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据等财务活动。4.发票专用章：用于公司开具增值税发票及其他合法票据。5.法定代表人印章：用于公司特定的财务、行政事务或法定代表人授权的其他事务。6.部门印章：由公司各职能部门使用，仅限于部门内部工作联系、业务沟通等非对外法律效力的文件。部门印章不得用于对外签订合同、承诺债务、出具担保等具有法律风险的行为。（二）印章的保管1.各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为公司正式员工，并具备良好的职业道德和责任心。2.公司公章、合同专用章：一般由公司指定的综合管理部门（或行政部）专人保管。3.财务专用章、发票专用章、法定代表人印章：由公司财务部根据内部职责分工安排专人保管，且财务专用章与法定代表人印章原则上不得由同一人保管。4.部门印章：由各部门负责人指定专人保管，并报综合管理部门备案。5.印章保管人应妥善保管印章，将印章存放在安全、保密的地方（如带锁的抽屉或保险柜），不得随意放置或交他人代管。未经批准，严禁将印章带出公司指定的保管地点。6.印章保管人因事、病、休假等原因需临时交接印章的，须经其直接上级批准，并办理书面交接手续，明确交接双方的责任。7.印章保管人发生变动时，应及时办理印章交接手续，并由部门负责人监交，交接记录应存档备查。三、用印申请与审批（一）用印申请公司任何部门或个人因业务需要使用印章，均须事先填写《用印申请单》，详细列明用印文件名称、份数、用印事由、用印日期、申请部门、申请人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。（二）审批流程1.常规文件用印：*对于一般性、常规性的业务文件，如日常办公函件、内部通知等，由部门负责人审核后，报印章保管部门负责人审批。*涉及对外承诺、权利义务变更或有重大经济利益关系的文件（如合同、协议、担保函、重要对外报告等），除部门负责人审核外，还须报请公司分管领导或总经理审批。具体审批权限由公司根据文件性质、重要程度及公司相关授权体系进行划分。2.合同类文件用印：*所有对外合同、协议在用印前，必须履行公司规定的合同评审程序，经法务部门（或指定法律顾问）审核法律风险，相关业务部门、财务部门会签，再按审批权限报请相应领导审批。3.财务类文件用印：*涉及资金支付、融资、担保、开具票据等财务类文件用印，须严格按照公司财务管理制度及审批流程执行，由财务负责人审核，报分管财务领导或总经理审批。4.紧急情况用印：*遇特殊紧急情况需立即用印，而相关审批人无法及时签署时，申请人可通过电话、即时通讯工具等方式向审批人请示，经审批人口头同意后，由印章保管人记录情况并在用印后及时补办审批手续。（三）审批要求各级审批人员应对《用印申请单》及所附文件的内容进行认真审核，确认用印事由真实、合法，文件内容准确无误，符合公司规定后，方可签字批准。对不符合规定或存有疑问的用印申请，审批人有权拒绝审批或要求申请人补充说明。四、用印规范与监督（一）用印核对印章保管人在接到审批通过的《用印申请单》及用印文件后，应对照申请单内容与文件原件进行仔细核对，确认审批手续齐全、文件内容与申请事由一致、文件版本为最终定稿。（二）用印操作1.用印时应确保印迹清晰、端正、完整，印章名称与文件落款名称一致。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。3.如需在多页文件上用印，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和关联性。4.用印完毕后，印章保管人应在《用印申请单》上记录用印日期、用印份数，并由申请人签字确认。《用印申请单》及用印文件样本（或复印件）应妥善保管，定期归档。（三）用印监督1.公司综合管理部门（或指定的内控部门）负责对公司印章的使用和保管情况进行定期或不定期的检查与监督。2.印章保管人应自觉接受公司的监督管理，配合检查工作。3.任何部门或个人发现印章使用不当或存在违规行为，均有权向公司综合管理部门或管理层举报。五、违规用印的责任1.印章保管人应严格履行保管职责，如因保管不善导致印章遗失、被盗或被滥用，给公司造成损失的，应承担相应的管理责任；情节严重的，公司将追究其行政责任、经济赔偿责任；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。2.申请人或审批人如提供虚假信息、越权审批或违反审批程序，导致违规用印并给公司造成损失的，应承担相应的过错责任；情节严重的，公司将追究其行政责任、经济赔偿责任；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。3.未经批准，任何部门或个人擅自刻制、伪造、变造、买卖、出借、转让公司印章，或盗用、滥用公司印章的，一经发现，公司将立即追究其法律责任，并视情节轻重给予相应处分；给公司造成损失的，必须全额赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、附则1.本协议未尽事宜，按照国家有关法律法规及公司其他相关管理制度执行。2.公司各部门可根据本协