煤矿建设项目档案管理规范

一、总则煤矿建设项目档案是煤矿工程建设全过程的真实记录，是项目竣工验收、生产运营、维护改造、事故处理以及后续项目规划的重要依据，具有不可替代的凭证价值和参考价值。为规范煤矿建设项目档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，充分发挥档案在煤矿安全生产和可持续发展中的作用，特制定本规范。本规范适用于各类新建、改建、扩建煤矿建设项目的档案管理活动。凡参与煤矿建设项目的建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及设备供应单位等，均应遵守本规范。煤矿建设项目档案管理应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密的原则，将档案管理工作纳入项目建设全过程管理，与项目建设同步规划、同步实施、同步验收。二、档案管理的基本原则（一）真实性原则档案内容必须真实反映项目建设的实际情况，各项记录、数据应准确无误，签字手续完备，不得虚构、篡改或伪造。原始凭证是档案的核心，必须予以重点保护。（二）完整性原则档案应全面反映项目建设的各个阶段和各个方面，从项目立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理、设备安装调试到竣工验收等各个环节形成的具有保存价值的文件材料，均应收集齐全，确保归档文件的完整成套。（三）系统性原则档案的整理应按照项目的内在联系和形成规律，进行科学分类、有序排列和规范编目，使档案形成一个有机整体，便于查阅和利用。不同阶段、不同专业的档案之间应有清晰的逻辑关联。（四）规范性原则档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和移交等各个环节，均应符合国家及行业有关档案管理的标准和规范，确保档案管理工作的标准化和制度化。文件材料的格式、书写、载体等应符合归档要求。（五）安全性原则建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失、泄密和篡改。对涉密档案应按照国家保密规定进行管理。三、项目各阶段档案管理要求（一）项目前期阶段项目前期阶段形成的文件材料是项目决策和初步设计的依据，应重点收集和管理。主要包括：项目建议书及批复文件；可行性研究报告及批复文件；项目申请报告、核准或备案文件；环境影响评价、安全预评价、职业病危害预评价、水土保持、矿产资源开发利用方案等专项评价报告及批复文件；初步设计（含安全设施设计、职业病防护设施设计）及批复文件；项目选址意见书、建设用地规划许可证、国有土地使用证等相关证照；以及与项目前期工作相关的其他重要文件材料。此阶段档案管理的关键在于确保各项审批手续的完整性和规范性，文件的签署、盖章应齐全有效。（二）项目实施阶段项目实施阶段是档案产生量最大、最复杂的时期，也是档案管理的重点和难点。1.招投标与合同管理文件：包括招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、设备采购等）及相关补充协议、履约保函等。2.勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、设计图纸（施工图、技术交底、设计变更等）、设计计算书、设计说明等。设计变更应履行规范的审批手续，并与原图对应。3.施工文件：涵盖施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底记录、测量放线记录、隐蔽工程验收记录、工程质量检验评定记录、分部分项工程验收记录、施工日志、重大质量事故处理记录、安全事故处理记录、以及各类试验报告（原材料、半成品、构配件等）。施工文件应真实反映施工过程和工程质量状况，签字确认手续应完备。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知及回复、旁站监理记录、平行检验记录、工程款支付证书、质量评估报告等。监理文件是对施工过程进行监督和控制的重要依据。5.设备材料文件：主要有设备、材料的采购合同、出厂合格证、质量证明文件、装箱单、安装使用说明书、开箱验收记录、安装调试记录、试运行记录等。进口设备还应包括报关单、商检证明等文件。（三）项目竣工验收阶段竣工验收阶段档案是对项目建设成果的最终确认。主要包括：项目竣工报告、竣工验收申请报告、竣工验收会议纪要、竣工验收鉴定书、各专项验收（环保、安全设施、职业病防护设施、消防、水土保持、档案等）报告及批复文件、竣工结算报告及审计报告、竣工图等。竣工图是此阶段最重要的档案之一，必须做到图物相符，准确反映工程竣工时的实际情况。凡有变更的，应在原图上进行修改或重新绘制，并加盖竣工图章，注明修改依据。四、档案的收集与整理（一）档案的收集建设单位应明确各参建单位的档案收集责任，建立档案移交清单制度。各参建单位应指定专人负责本单位形成文件材料的收集工作，确保文件材料在形成后及时、完整地收集归档，避免遗漏和散失。收集工作应贯穿于项目建设的全过程，与工程进度同步。对于重要的会议、现场检查、事故处理等活动，应做好文字记录、录音录像等资料的收集。（二）档案的整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统联系，便于保管和利用。1.组卷：根据文件材料的性质、内容、形成时间或项目专业进行分类组卷。同一事项的请示与批复、正件与附件、印件与定稿、主件与附件应放在一起。2.排列：卷内文件材料应按照一定的顺序排列，通常可采用时间顺序、逻辑顺序或重要程度顺序。3.编号：对卷内文件材料进行页号编制，空白页不编号。4.填写卷内目录和备考表：卷内目录应包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容；备考表应注明卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题。5.装订：案卷应采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。对于不宜装订的图纸等，可以采用盒装或卷装。6.案卷封面的填写：案卷封面应逐项填写清楚，包括项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。五、档案的归档与保管（一）归档项目竣工验收前，各参建单位应将整理完毕的项目档案向建设单位进行移交。建设单位应组织对移交档案的完整性、规范性进行审核验收。归档文件材料应为原件，确无原件的，复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖档案提供单位的公章。归档时间应在项目竣工验收后规定期限内完成。（二）保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。2.装具要求：应使用符合国家标准的档案柜、档案盒（袋）等装具存放档案。3.管理制度：建立健全档案库房管理制度，包括库房出入登记、档案借阅、清点核对、安全检查等制度。定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。4.数字化管理：积极推进煤矿建设项目档案数字化工作，对纸质档案进行扫描、著录、存储，建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和便捷利用。数字档案的形成、存储、保管和利用应符合国家相关电子文件管理规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。六、档案的利用与保密（一）档案利用建设单位应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式和审批程序。档案利用可采取查阅、复制、摘录等形式。利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得擅自公布档案内容。档案管理部门应为档案利用提供便利条件，并做好利用登记和效果反馈工作。（二）档案保密严格执行国家保密法律法规，建立档案保密制度。明确涉密档案的范围和密级，对涉密档案的管理、借阅、复制、传递等环节进行严格控制。档案管理人员和利用者应遵守保密纪律，不得泄露档案秘密。涉密档案的销毁应按照国家有关规定执行。七、责任与保障（一）组织领导建设单位是煤矿建设项目档案管理的责任主体，应将档案工作纳入项目建设总体规划，明确分管领导，设立或指定档案管理部门，配备足够数量的、具备专业知识的档案管理人员，并保持档案管理人员的相对稳定。各参建单位也应明确相应的档案管理职责和人员。（二）制度保障建立健全覆盖档案收集、整理、归档、保管、利用、保密等各个环节的档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作有章可循、规范有序。（三）经费保障建设单位应将档案管理所需经费（包括档案库房建设或租赁、档案装具购置、档案数字化、档案人员培训、档案保管维护等费用）纳入项目建设总投资和年度经费预算，确保档案工作的正常开展。（四）人员培训加强对档案管理人员和各参建单位相关人员的业务培训，提高其档案法律法规意识和档案管理专业技能，使其熟悉档案工作的标准和要求。（五）监督检查与考核建设单位应定期对项目档案管理工作进行监督检查，对在档案管理工作中做出突出成绩的单位和个人给予表彰和奖励；对档案管理混乱、造成档案损失的，应追究相关单位和人员的责任。项目竣工验收时，应将档案验收作为重要组成部分，